Japans system för uppehållshantering: Perspektiv på företags efterlevnad och riskhantering

I takt med globaliseringens framsteg och förändringar i Japans befolkningsdynamik har säkrandet av kvalificerad utländsk arbetskraft blivit en nödvändig del av affärsstrategin för många japanska företag för att uppnå tillväxt. Att anställa utländsk arbetskraft och fullt utnyttja deras kompetens kräver dock mer än bara personal- och arbetsrättslig hantering; det krävs specialiserad juridisk kunskap. En djup förståelse för det grundläggande rättsliga systemet som reglerar utländska arbetares aktiviteter i Japan, nämligen ‘Immigration Control and Refugee Recognition Act’ (hädanefter kallad ‘Immigrationslagen’), är en extremt viktig del av modern företagsstyrning och riskhantering. Detta system bestämmer den juridiska statusen för alla utländska medborgare som bor i Japan och definierar strikt deras aktivitetsområde. Därför är det avgörande att företag följer denna lagstiftning och hanterar den korrekt, inte bara för att undvika juridiskt ansvar utan också för att skapa en miljö där utländska anställda kan känna sig trygga och utnyttja sin fulla potential, vilket i sin tur utgör en grund för företagets hållbara tillväxt. I denna artikel kommer vi att förklara kärnan i det japanska systemet för uppehållstillståndshantering ur ett expertperspektiv, inklusive systemet för uppehållstillstånd under vistelsen, förfaranden för utresa och återinresa, samt relaterade juridiska risker, med konkreta lagar och praktiska överväganden för företagsledare och juridiska ansvariga att beakta.

Grunden för vistelsehantering: Systemet för uppehållstillstånd i Japan

För att utländska medborgare lagligt ska kunna vistas och verka i Japan är det en absolut förutsättning att de förvärvar och behåller någon form av uppehållstillstånd som definieras av immigrationslagen. Systemet för uppehållstillstånd utgör kärnan i den japanska vistelsehanteringsadministrationen, och att förstå dess struktur är det första steget mot efterlevnad.

Grundläggande principer för systemet för uppehållstillstånd

Det japanska systemet för uppehållstillstånd bygger på principen om tillståndsbaserad verksamhet, där lagstiftningen inte listar förbjudna aktiviteter utan snarare begränsar de aktiviteter som är tillåtna för varje specifikt uppehållstillstånd. Under detta ramverk är aktiviteter utanför det tillåtna området, särskilt de som genererar inkomst, i princip förbjudna utan särskilt tillstånd. Denna “icke-tillåtna som standard”-struktur är en grundläggande princip som företag måste vara medvetna om när de hanterar arbetsinnehållet för sina utländska anställda.

Uppehållstillstånd kan grovt indelas i två kategorier baserat på deras grund.

Den ena är “aktivitetstillstånd”, som fokuserar på den typ av aktivitet som utförs i Japan. Exempel på detta är “Teknik, humaniora/kunskap, internationella tjänster” och “Företagsledning”, där endast specifika professionella och tekniska aktiviteter är tillåtna.

Den andra är “bosättningstillstånd”, som fokuserar på individens status eller position. Detta inkluderar “permanent bosatta” och “makar till japanska medborgare”, och de som innehar dessa uppehållstillstånd har i princip inga begränsningar i sina aktiviteter och kan arbeta fritt.

Ur ett företagsperspektiv på efterlevnad och riskhantering finns det viktiga skillnader mellan dessa två kategorier. När man anställer en medarbetare med aktivitetstillstånd, har företaget ett ansvar att kontinuerligt se till att medarbetarens arbetsuppgifter inte avviker från det som är tillåtet enligt uppehållstillståndet. Å andra sidan, för anställda med bosättningstillstånd, finns det inga begränsningar i arbetsaktiviteter enligt immigrationslagen, vilket avsevärt minskar företagets förvaltningsbörda. Denna skillnad kan vara en viktig faktor att beakta vid utformningen av rekryteringsstrategier.

Uppehållskort: Bevis på status och arbetstillstånd

Utländska medborgare som vistas i Japan under medellång till lång sikt tilldelas ett “uppehållskort” av justitieministern. Detta kort är inte bara ett identitetsbevis utan en offentlig handling som samlar viktig information för vistelsehanteringen. På kortet anges grundläggande information såsom namn, nationalitet och födelsedatum, samt typ av uppehållstillstånd, giltighetstid för vistelsen och, viktigast av allt, “om det finns några arbetsrestriktioner”.

Enligt artikel 23 i immigrationslagen är medellång- till långsiktiga invånare skyldiga att alltid bära med sig sitt uppehållskort. För företag är uppehållskortet den enda och absoluta källan för att verifiera en potentiell anställds arbetstillstånd. Muntliga påståenden eller självmarknadsföring från kandidater är otillräckliga, och företag är juridiskt skyldiga att kontrollera originalet av uppehållskortet innan anställningsavtalet undertecknas för att exakt fastställa om arbetet är tillåtet och, om så är fallet, inom vilka ramar. Om denna kontroll försummas kan företaget bli ansvarigt för att ha underlättat olagligt arbete, vilket kan utgöra en allvarlig brist i efterlevnaden.

Viktiga visumkategorier för affärsverksamhet i Japan

Det finns många olika visumkategorier som är direkt relaterade till företagsaktiviteter, men två kategorier som är särskilt relevanta för ledningspersonal och specialiserade yrkesverksamma kräver en noggrann förståelse av deras krav och tillämpning.

Företagsledning och administration

Visumkategorin “Företagsledning och administration” riktar sig till utländska medborgare som bedriver verksamhet relaterad till ledning och administration av ett företag i Japan. Detta inkluderar positioner som verkställande direktörer och styrelsemedlemmar, samt filialchefer. Vid granskningen av denna visumkategori bedöms inte bara den sökandes personliga meritlista utan även företagets substans, stabilitet och kontinuitet strikt.

Specifika krav inkluderar att ha en etablerad affärsplats i Japan, att företagets storlek uppfyller vissa kriterier (till exempel att anställa minst två heltidsanställda eller att ha ett kapital eller totala investeringar på över 5 miljoner yen), och att affärsplanen är konkret och genomförbar. Särskilt företagets kontinuitet granskas noggrant, och en finansiell situation som visar på skulder över tillgångar i den senaste bokslutsrapporten kan leda till en sträng bedömning.

En nyligen observerad trend är att kraven för denna visumkategori har blivit strängare. Till exempel är det en riktning att införa ett system som kräver en viss nivå av japanska språkkunskaper för sökanden eller de heltidsanställda, vilket visar att myndigheterna inte bara fokuserar på formella krav utan också på förmågan och viljan att faktiskt driva ett företag i Japan. När företag bjuder in utländska medarbetare med denna visumkategori måste de inte bara etablera ett företag utan också objektivt bevisa att verksamheten är substantiell och hållbar.

Teknik, humaniora och internationella affärer

“Teknik, humaniora och internationella affärer” är en av de mest representativa arbetsrelaterade visumkategorierna. Den omfattar aktiviteter inom teknik och kunskap som kräver expertis inom naturvetenskapliga områden som fysik och ingenjörsvetenskap (teknik), arbete som kräver kunskap inom humaniora som juridik, ekonomi och sociologi (humaniora), samt arbete som kräver tänkande eller känslighet grundad i en utländsk kultur (internationella affärer). Exempel på yrken inkluderar IT-ingenjörer, maskinkonstruktörer, ekonomi- och finansansvariga, konsulter, tolkar och översättare, språklärare och designers.

Det viktigaste kravet för att få denna visumkategori är att det finns ett direkt och rimligt samband mellan sökandens utbildning eller yrkeserfarenhet och de arbetsuppgifter som ska utföras i Japan. Till exempel krävs det inom områdena “teknik” och “humaniora” att man i princip har avslutat universitetsstudier med inriktning på ämnen relaterade till det arbete man avser att utföra, eller att man har mer än tio års praktisk erfarenhet. Inom området “internationella affärer” krävs det i allmänhet mer än tre års praktisk erfarenhet, med undantag för tolkning och översättning samt språkundervisning.

Det är viktigt att notera att denna visumkategori inte tillåter aktiviteter som anses vara enkel arbetskraft och inte kräver specialiserad kunskap eller teknik. En brist på överensstämmelse mellan utbildning eller yrkeserfarenhet och arbetsuppgifter är en av de vanligaste orsakerna till att en visumansökan avslås. Därför måste företag vid rekrytering noggrant kontrollera att kandidatens specialkompetens överensstämmer med de arbetsuppgifter som tilldelas och tydligt beskriva detta samband i ansökningsdokumenten. Dessutom är det avgörande för efterlevnad att kontinuerligt övervaka att anställdas arbetsuppgifter inte avviker från det ursprungliga jobbomfånget och övergår till att betraktas som enkel arbetskraft.

Juridiska förfaranden under vistelse i Japan

När utlänningar vistas i Japan krävs olika juridiska förfaranden beroende på förändringar i deras situation. Att korrekt genomföra dessa förfaranden är grundläggande för att upprätthålla en stabil vistelse i landet.

Ansökan om ändring av uppehållstillstånd i Japan

Utlänningar som innehar ett uppehållstillstånd i Japan och önskar utföra aktiviteter som inte täcks av deras nuvarande uppehållstillstånd måste ansöka om och erhålla “tillstånd för ändring av uppehållstillstånd” i förväg. Denna process är reglerad enligt artikel 20 i den japanska invandringslagen. Till exempel, en student med uppehållstillståndet “studier” som efter examen vill anställas av ett japanskt företag och arbeta som specialist, måste ändra sitt uppehållstillstånd till exempelvis “teknik, humaniora och internationella tjänster”.

Ansökan om ändring av uppehållstillstånd är inte bara en uppdatering av registreringsinformation. Det är en omfattande och strikt granskning som är jämförbar med en helt ny ansökan om uppehållstillstånd, där det bedöms om sökanden uppfyller alla krav för det nya uppehållstillståndet. Granskningsmyndigheten bedömer på grundval av de inlämnade dokumenten inte bara rimligheten i de nya aktiviteterna och sökandens lämplighet, utan även sökandens tidigare uppförande under vistelsen i Japan.

Tillstånd för förlängning av vistelsetid i Japan

För varje typ av uppehållstillstånd i Japan finns det en vistelsetid som är fastställd av Justitieministeriets förordning. Om du önskar fortsätta din vistelse i Japan efter att den på uppehållskortet angivna vistelsetiden löpt ut, måste du ansöka om “tillstånd för förlängning av vistelsetid” innan den nuvarande perioden upphör. Denna process är baserad på artikel 21 i den japanska invandringslagen. Ansökan kan i regel göras från cirka tre månader före vistelsetidens utgång.

Denna ansökan om förlängning har även en aspekt av regelbunden compliance-översyn av vistelsestatus. Myndigheterna utvärderar på nytt om sökanden fortsätter att ärligt utföra de aktiviteter som är tillåtna enligt deras uppehållstillstånd och om det finns några problem med deras uppförande. Till exempel, för de som har uppehållstillstånd för “företagsledning och administration”, kontrolleras det om företagets drift upprätthålls på ett hälsosamt sätt, och för de med “teknik, humaniora och internationella tjänster” granskas det om de fortsätter att engagera sig i sina specialiserade yrkesroller.

Om det inte har fattats något beslut om ansökan vid tiden för vistelsetidens utgång, finns det en “särskild period” på upp till två månader från den ursprungliga vistelsetidens utgång, under vilken man lagligt kan fortsätta sin vistelse, förutsatt att ansökan om förlängning har accepterats innan periodens slut. Detta är ett viktigt system för att förhindra att personer hamnar i en olaglig vistelse på grund av förseningar i granskningen.

Tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationer i Japan

Utländska medborgare med uppehållstillstånd i Japan som önskar engagera sig i inkomstbringande aktiviteter som inte är tillåtna enligt deras nuvarande visum, måste i förväg erhålla ett “tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationer”. Detta tillstånd baseras på artikel 19, paragraf 2 i den japanska invandringslagen.

Det finns huvudsakligen två typer av sådana tillstånd. Det första är ett “omfattande tillstånd” som främst riktar sig till personer med uppehållstillstånd för “studier” eller “familjevistelse”. Detta tillstånd tillåter i princip arbete upp till 28 timmar per vecka, med undantag för vissa branscher som nöjesindustrin. Den andra typen är ett “individuellt tillstånd”, som kan beviljas till yrkesverksamma med arbetsvisum som vill bedriva föreläsningar eller konsultationer som en sidoaktivitet, baserat på deras expertis och med specifikation av aktivitetens innehåll och kontraktsparter.

När företag anställer studenter som deltidsarbetare, är det inte tillräckligt att endast kontrollera tillgängligheten av tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationer på deras uppehållskort. Den tidsbegränsning på 28 timmar per vecka måste inkludera arbetstid hos andra arbetsgivare. Företag måste därför etablera ett system (inklusive personlig rapportering, löften och ansökningar om att ha flera jobb) som säkerställer att den totala arbetstiden inte överskrider 28 timmar per vecka och vidta korrigerande åtgärder om det finns tecken på överskridande. Om företaget försummar denna förvaltning och som ett resultat arbetar anställda över den tillåtna gränsen, riskerar företaget att anses främja olagligt arbete.

Permanent Uppehållstillstånd i Japan

“永住許可” (Permanent uppehållstillstånd) är ett tillstånd som tillåter ändring av visumstatus till “permanent resident” enligt artikel 22 i den japanska invandringslagen. En permanent residents visumstatus har inga begränsningar gällande vistelseaktiviteter och har ingen tidsbegränsning, vilket skiljer sig från andra visumstatusar och avsevärt förenklar vistelsehanteringen. Detta stabiliserar i hög grad livsbasen i Japan.

För att erhålla permanent uppehållstillstånd måste man uppfylla tre strikta krav enligt artikel 22, paragraf 2 i invandringslagen. För det första krävs “god moral” (krav på god moral), för det andra “tillräckliga tillgångar eller färdigheter för att försörja sig själv” (krav på självförsörjning), och för det tredje “att personens permanenta vistelse anses vara till fördel för Japans intressen” (krav på nationellt intresse). Kravet på nationellt intresse innefattar i princip att man har vistats i Japan i mer än 10 år i följd, samt att man har fullgjort sina offentliga skyldigheter såsom att betala skatter och socialförsäkringsavgifter på ett korrekt sätt.

Granskningen för permanent uppehållstillstånd är mycket noggrann och den standardiserade behandlingstiden är fyra månader, men i verkligheten kan det ta sex till tio månader, eller till och med längre. Eftersom ansökningens hela vistelseperiod i Japan granskas noggrant, kan även mindre överträdelser eller oegentligheter från det förflutna leda till att tillståndet nekas.

Tillfällig utresa och återinresa under japansk lag

Utländska medborgare som är bosatta i Japan och som behöver lämna landet tillfälligt för arbete eller privata ärenden måste följa rätt procedurer innan de reser ut för att kunna återvända med samma uppehållstillstånd. Om dessa procedurer försummas kan det befintliga uppehållstillståndet bli ogiltigt, och personen måste då börja om processen för att få ett nytt uppehållstillståndscertifikat för att återvända till Japan.

Översikt av systemet för återinresetillstånd

Det finns två system för att underlätta återinresa efter att ha lämnat Japan: “återinresetillstånd” och “förutsatt återinresetillstånd”. Valet mellan dessa system bör göras noggrant, baserat på längden och syftet med utlandsvistelsen.

“Återinresetillstånd” är ett system baserat på artikel 26 i immigrationslagen, där man i förväg måste ansöka om och få tillstånd från den regionala invandringsbyrån innan man lämnar landet. Detta tillstånd används när en längre utlandsvistelse på över ett år är planerad. Det finns tillstånd för enstaka resor och flerresorstillstånd som kan användas flera gånger inom giltighetstiden, som kan vara upp till fem år inom ramen för den nuvarande uppehållstiden.

Å andra sidan är “förutsatt återinresetillstånd” ett förenklat system baserat på artikel 26.2 i immigrationslagen. Detta system tillåter medellånga och långa uppehållsinnehavare som har ett giltigt pass och uppehållskort att återvända till Japan inom ett år efter utresa utan att behöva ansöka om tillstånd i förväg, genom att deklarera sin avsikt att återvända vid utresan till en immigrationskontrollant med hjälp av ett utreserekord (ED-kort).

Val av system ur ett riskhanteringsperspektiv

“Förutsatt återinresetillstånd” är populärt för kortare affärsresor och semester på grund av dess enkla procedur och avsaknad av avgifter. Men detta system innehåller betydande risker. Dess största svaghet är att giltighetstiden på ett år (eller den tidigare av uppehållstidens utgångsdatum) inte kan förlängas från utlandet. Oavsett anledning, såsom oväntad sjukdom, politisk instabilitet på plats eller förlängning av arbetsuppdrag, om man inte kan återvända till Japan inom ett år, upphör uppehållstillståndet automatiskt att gälla. Om uppehållstillståndet upphör att gälla, nollställs även den ackumulerade tiden för kontinuerlig vistelse som krävs för ansökan om permanent uppehållstillstånd.

Ur ett företags riskhanteringsperspektiv är det klokaste att instruera anställda att skaffa ett vanligt “återinresetillstånd” före utresa, även om det innebär mer arbete och kostnader, om det finns en möjlighet att deras utlandsvistelse kan förlängas eller om de planerar att vara borta nära ett år. Detta är en viktig försäkringsåtgärd för att upprätthålla de anställdas stabila uppehållstillstånd och för att förhindra avbrott i verksamheten på grund av oväntade händelser.

Nedan sammanfattas de viktigaste skillnaderna mellan de två systemen.

Företagsansvar och juridiska risker: En ledningsperspektiv

Att korrekt hantera utländska anställdas uppehållstillstånd är inte bara en del av företagets sociala ansvar utan också en ledningsfråga för att undvika allvarliga juridiska risker. Speciellt frågor relaterade till olagligt arbete kan skada företagets rykte avsevärt och leda till stränga straffrättsliga påföljder.

Brottet att främja olagligt arbete

Artikel 73-2 i den japanska invandringslagen definierar brottet att främja olagligt arbete. Detta brott bestraffar handlingar som innebär att anställa utländska medborgare utan arbetsrättigheter eller att låta dem utföra arbete som överskrider de aktiviteter som tillåts av deras uppehållstillstånd. Det inkluderar också att placera utländska medborgare under sin kontroll för att utföra olagligt arbete eller att förmedla sådana aktiviteter som en affärsverksamhet. Den lagstadgade påföljden är upp till tre års fängelse eller böter på upp till 3 miljoner yen, eller både och, vilket är mycket strängt.

Det mest anmärkningsvärda med detta brott är bestämmelserna i samma artikels andra stycke. Detta stycke fastställer att även om arbetsgivaren “inte kände till” att den utländska medborgaren var en olaglig arbetstagare, blir de straffbara om det finns “vårdslöshet”. Detta innebär i praktiken att arbetsgivare har en strikt skyldighet att kontrollera de utländska anställdas uppehållstillstånd och arbetsrättigheter. Att försumma att kontrollera uppehållskort eller inte fullgöra grundläggande omsorgsplikter innebär att ursäkten “jag visste inte” inte kommer att accepteras. Faktum är att företag inom olika branscher, såsom bemanningsföretag, byggföretag, restauranger och japanska språkskolor, har blivit åtalade för detta brott, vilket visar att myndigheterna aktivt verkställer lagen.

Från straffrättsligt ansvar till civilrättsligt ansvar: Dom från Hiroshima High Court den 26 mars 2021

Riskerna som brister i uppehållstillståndshantering medför begränsas inte till straffrättsliga och administrativa påföljder. På senare tid har det visats rättsliga beslut som erkänner direkt civilrättsligt skadeståndsansvar för företag, en trend som ledare bör ta på största allvar.

Ett symboliskt fall är domen från Hiroshima High Court den 26 mars 2021. I detta fall blev en utländsk medborgare anställd som praktikant inom “brödtillverkning” beordrad av företaget att utföra arbete utanför praktikplanen, såsom diskning och serveringsarbete på en restaurang. Som ett resultat arresterades och häktades praktikanten för misstanke om att ha utfört arbete utanför sin kvalifikation.

I detta fall beordrade domstolen företaget och dess verkställande direktör att betala skadestånd till praktikanten. Domstolens resonemang är mycket insiktsfullt för företags riskhantering.

För det första fastställde domstolen att att beordra arbete utanför planen utgjorde ett avtalsbrott. För det andra, och ännu viktigare, ansåg domstolen att företaget hade en rättslig skyldighet att inte ge arbetsorder som skulle leda till brott mot invandringslagen, och att företaget hade brutit mot denna skyldighet. Företaget hävdade att de hade konsulterat med en tillsynsorganisation, men domstolen avvisade detta argument och fastställde att det slutliga ansvaret för att följa lagar och förordningar ligger hos arbetsgivaren, det vill säga företaget självt. Dessutom ansåg domstolen att det var oundvikligt att den utländska anställda litade på företagets instruktioner och därför inte ställde något ansvar på den anställda.

Betydelsen av denna dom är betydande. Den visar att ett brott mot invandringslagen, ett offentligrättsligt problem, kan leda direkt till en privaträttslig fråga om skadeståndskrav från anställda mot företaget. Med andra ord, om ett företag missköter hanteringen av en anställds uppehållstillstånd och beordrar arbete som överskrider de tillåtna aktiviteterna, riskerar de inte bara straff från myndigheterna utan också att bli föremål för skadeståndskrav från den anställda för förlorad inkomst och sveda och värk. Detta har ökat betydelsen av uppehållstillståndshantering från att vara en fråga om enbart regelföljsamhet till att bli en central ledningsfråga som berör arbetsrelationer, företagsansvarsförsäkring och övergripande företagsstyrning.

Sammanfattning

Det japanska systemet för uppehållstillstånd är uppbyggt kring en strikt ram baserad på individuella tillstånd, och dess tillämpning är komplex. För företag är det inte längre bara en del av administrativa uppgifter att korrekt förstå och följa detta system. Det är en grundläggande compliance-aktivitet för att skydda den värdefulla resursen som utländsk arbetskraft utgör och för att stödja företagets tillväxt. Riskerna med att försumma noggrann kontroll av uppehållsstatus, kontinuerlig hantering av arbetsomfång och korrekt genomförande av olika procedurer sträcker sig från straffrättsliga påföljder till civilrättsligt skadeståndsansvar och är ytterst allvarliga.

För att navigera korrekt genom detta komplexa och specialiserade rättsområde krävs djupgående expertkunskap och omfattande praktisk erfarenhet. Monolith Law Office har en lång historia av att tillhandahålla juridiska tjänster inom alla aspekter av japansk invandringslagstiftning till ett stort antal klienter, både inom och utanför Japan. Vår byrå har flera engelsktalande experter, inklusive de med utländska advokatbehörigheter, vilket gör det möjligt för oss att noggrant möta de varierande behoven i en internationell affärsmiljö. Vi erbjuder omfattande stöd för att säkerställa att våra klientföretag kan minska juridiska risker och använda globala talanger på ett stabilt och compliance-följande sätt.