Den juridiska ställningen för deltidsarbetare enligt japansk arbetsrätt och företagens skyldigheter

I Sverige betraktar vi med stor uppmärksamhet de betydande förändringar som sker inom det japanska arbetsrättsliga systemet. Särskilt regleringen av deltidsarbetare har blivit en av de mest kritiska juridiska frågorna för företagsledning i Japan. Tidigare kunde anställningsformens benämning ibland rättfärdiga skillnader i behandling, men enligt gällande lagstiftning i Japan accepteras inte längre sådana formella distinktioner. Det nuvarande rättssystemet kräver att företag bedömer rättvisan i behandlingen baserat på den faktiska karaktären av arbetet, snarare än beteckningen av arbetstagaren. I hjärtat av denna förändring ligger “Lagen om förbättring av anställningshanteringen för deltids- och tidsbegränsat anställda arbetstagare”, allmänt känd som “Deltids- och tidsbegränsad anställningslag” (Part-Time and Fixed-Term Employment Law). Denna lag utgår från den grundläggande principen att förbjuda orimliga skillnader i behandlingen mellan deltidsarbetare och de anställda som företagen betraktar som “vanliga arbetstagare”. Företagen har ansvar för att förklara alla skillnader i behandling med objektiva och rimliga skäl. Denna juridiska kravställning bör inte ses enbart som en fråga om efterlevnad, utan som en strategisk uppmaning att säkerställa logisk konsistens och transparens i personalpolitiken, och därigenom uppnå hållbar företagsstyrning. I denna artikel kommer vi först att förklara de grundläggande principerna för behandling som lagen fastställer, följt av en analys av viktiga prejudikat från Japans högsta domstol som har format de specifika bedömningskriterierna. Slutligen kommer vi att detaljerat beskriva de specifika skyldigheter som lagen ålägger företagen och de praktiska åtgärder som bör vidtas.

Grundprinciper för behandling: Balanserad behandling och lika behandling under japansk lag

I Japan fastställer lagen om deltids- och tidsbegränsad anställning två viktiga principer för behandlingen av deltidsarbetare: “balanserad behandling” och “lika behandling”. Dessa principer utgör den juridiska grunden för företag när de bygger upp och hanterar sina personalssystem.

Den första principen är balanserad behandling, som definieras i artikel 8 i den japanska lagen om deltids- och tidsbegränsad anställning och innebär “förbud mot orimlig behandling”. Denna princip tillämpas när det finns någon skillnad mellan deltidsarbetare och ordinarie arbetare i fråga om arbetsinnehåll och liknande. Lagen förbjuder inte i sig att det finns skillnader i behandlingen mellan de två, men den fastställer att skillnaderna inte får vara orimliga. Vid bedömningen av orimlighet beaktas främst tre faktorer: för det första “arbetsuppgifternas innehåll”, det vill säga innehållet i arbetet och den grad av ansvar som det medför. För det andra “omfattningen av förändringar i arbetsuppgifter och placering”, vilket inkluderar möjligheten och omfattningen av omplaceringar, avdelningsbyten och befordran. För det tredje “övriga omständigheter”, som kan inkludera rimliga arbetsgivar- och arbetstagarpraxis. Företag måste sammanväga dessa faktorer och logiskt kunna förklara att skillnaderna i behandling är balanserade och motiverade av dessa väsentliga skillnader.

Den andra principen är lika behandling, som definieras i artikel 9 i samma lag och innebär “förbud mot diskriminerande behandling”. Denna striktare princip tillämpas i begränsade situationer, nämligen när en deltidsarbetares “arbetsuppgifter” och “omfattningen av förändringar i arbetsuppgifter och placering” är identiska med de hos en ordinarie arbetare som de jämförs med. När dessa faktorer överensstämmer helt, är det förbjudet för företag att behandla deltidsarbetare på ett diskriminerande sätt när det gäller grundlön, bonusar och alla andra former av behandling på grund av att de är deltidsarbetare. Med andra ord måste behandlingen av båda parter i princip vara densamma.

Därför är det första steget ett företag bör ta att noggrant analysera verkligheten i de arbetsuppgifter som utförs av de deltidsarbetare de anställer och avgöra om de två ovan nämnda faktorerna är identiska med de hos de ordinarie arbetare de jämförs med. Denna initiala bedömning är ett ytterst viktigt steg som kommer att bestämma riktningen för företagets personalstrategi och juridiska riskhantering. Att skapa och upprätthålla exakta arbetsbeskrivningar är inte bara en fråga om personalhantering, utan har en stark betydelse som en juridisk försvarsmekanism.

Bedömningskriterier för “orimlighet”: Viktiga prejudikat från Japans högsta domstol

Den specifika innebörden av “orimlig behandlingsskillnad” som förbjuds enligt den japanska lagen om deltids- och tidsbegränsad anställning har konkretiserats genom en serie domslut från Japans högsta domstol under de senaste åren. Domstolen har konsekvent antagit en metod där den analyserar “syftet” med olika ersättningar och förmåner, det vill säga betalningens avsedda ändamål, för att avgöra om skillnaden i behandling är rimlig eller inte. Denna “syftesbaserade ansats” är en oumbärlig riktlinje för företag att granska sina personalpolitiska system och bedöma juridiska risker.

När det gäller olika tillägg blev domsluten i Hamakyorex-fallet och Nagasawa Transport-fallet från 2018 viktiga prejudikat. I dessa fall granskade högsta domstolen varje tilläggs avsedda syfte individuellt. Till exempel ansågs det orimligt att inte ge deltidsarbetare pendlingstillägg (syfte: att kompensera för pendelkostnader), måltidsersättning (syfte: att stödja måltider under arbetstid) och närvarotillägg (syfte: att uppmuntra full närvaro), eftersom dessa tilläggs syften inte skiljer sig mellan vanliga arbetare och deltidsarbetare. Å andra sidan ansågs det rimligt att inte ge bostadstillägg till kontraktsanställda som inte förväntas genomgå omplaceringar, eftersom syftet med tillägget var att stödja levnadskostnader för anställda som kan behöva flytta på grund av omplaceringar.

Beträffande ekonomiskt betydande förmåner som bonusar och pensionsavgångsvederlag har domsluten i Osaka Medical and Pharmaceutical University-fallet och Metro Commerce-fallet från 2020 väckt uppmärksamhet. Högsta domstolen bedömde att det inte omedelbart är orimligt att inte ge deltidsarbetare bonusar eller pensionsavgångsvederlag under vissa specifika omständigheter. Som skäl angavs att dessa förmåner inte bara är en efterbetalning av lön utan också har ett sammansatt syfte att belöna långsiktiga bidrag till företaget och att säkra och behålla kärnpersonal som förväntas bidra i framtiden. Deltidsarbetarna i dessa fall ansågs inte vara i en position där man kunde förvänta sig ett sådant långsiktigt bidrag, baserat på deras arbetsuppgifter och omfattningen av omplaceringar. Dessa domslut innebär inte ett generellt godkännande av att inte ge bonusar eller pensionsavgångsvederlag, utan ställer frågan om det finns en överensstämmelse mellan syftet med förmånen och arbetstagarens faktiska arbetsuppgifter.

När det gäller semester och andra förmåner var en serie domslut relaterade till Japan Post-fallet från 2020 avgörande. Högsta domstolen bedömde att det är orimligt att inte ge deltidsarbetare sommar- och vinterledighet, betald sjukledighet, tillägg för arbete under årsskiftet och familjetillägg. Syftet med dessa förmåner, som att ge återhämtning för kropp och själ (semester), ekonomiskt stöd under sjukdom (sjukledighet) och kompensation för arbete under högsäsong (tillägg), ansågs vara relevanta för alla arbetstagare som utför dagligt arbete och inte direkt relaterade till en långsiktig karriärväg.

Vad dessa domslut visar är att när företag etablerar skillnader i behandling måste de tydligt definiera syftet med varje system och kunna förklara, baserat på objektiva fakta som arbetsuppgifter, ansvar och omfattningen av omplaceringar, varför syftet endast är tillämpligt på en specifik grupp arbetstagare och inte på andra. Denna logiska konsekvens är nyckeln till att grunda “rimligheten” i behandlingsskillnader.

Arbetsgivarens huvudsakliga skyldigheter och praktisk hantering under japansk lag

I Japan är Part-Time and Fixed-Term Employment Law (Japans lag om deltids- och tidsbegränsad anställning) grundad på principen om förbud mot orimliga skillnader i behandling och ålägger företag att vidta specifika åtgärder. Att uppfylla dessa skyldigheter är avgörande för att förebygga rättsliga tvister och bygga upp sunda arbetsrelationer.

En av de viktigaste skyldigheterna är “förklaringsskyldigheten” som fastställs i artikel 14 i Japans lag om deltids- och tidsbegränsad anställning. Denna skyldighet har två aspekter. För det första måste företag snabbt förklara för deltidsanställda om lönesystem, utbildning, välfärdsfaciliteter och åtgärder för övergång till fast anställning som företaget har infört. För det andra, när en deltidsanställd begär en förklaring av skillnaderna och orsakerna till dessa mellan sin egen behandling och den som ordinarie anställda får, är företaget skyldigt att svara objektivt och konkret. Till exempel räcker det inte att säga “eftersom du är deltidsanställd” som en abstrakt förklaring; företaget måste specifikt visa på skillnader i arbetsuppgifter och ansvar. Det är strikt förbjudet enligt artikel 14.3 i samma lag att avskeda eller på annat sätt behandla en arbetstagare ogynnsamt på grund av att de har begärt en förklaring. Denna förklaringsskyldighet fungerar som en verklig mekanism för att genomföra lagen, vilket uppmuntrar företag att kontinuerligt granska den logiska grunden för sitt personalssystem.

Därefter ålägger artikel 13 i samma lag företag att vidta åtgärder för att främja “övergång till ordinarie anställning”. Företag måste genomföra minst en av följande tre åtgärder:

1. Informera deltidsanställda om rekryteringsinnehållet när ordinarie anställda rekryteras, genom anslag inom företaget eller via e-post.
2. Ge deltidsanställda möjlighet att ansöka när nya positioner för ordinarie anställda skapas, genom interna utlysningar och liknande.
3. Införa ett provsystem eller liknande för att ge deltidsanställda möjlighet att övergå till ordinarie anställda. Denna bestämmelse ålägger företag att erbjuda möjligheter till övergång, men garanterar inte själva övergången.

Utöver dessa huvudsakliga skyldigheter är företag också skyldiga att genomföra utbildning och träning för att ge deltidsanställda de färdigheter som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter (enligt artikel 11) och att ge dem tillgång till välfärdsfaciliteter som matsalar, vilorum och omklädningsrum (enligt artikel 12). Genom att betrakta dessa skyldigheter som en helhet och systematiskt organisera hanteringen av deltidsanställda, kan företag uppnå både efterlevnad av lagar och förbättring av företagsvärde.

Sammanfattning

Under japansk arbetsrättslagstiftning, särskilt regleringen av deltidsarbetare, sänder ett tydligt budskap till företag att de bör erbjuda rättvis behandling baserad på arbetsuppgifternas faktiska natur snarare än anställningens benämning. För att följa Japans lag om deltids- och tidsbegränsad anställning är det avgörande att företag definierar ‘syftet’ med varje aspekt av sitt personal- och lönesystem klart och att de kan logiskt förklara alla skillnader i behandlingen mellan vanliga arbetstagare och deltidsarbetare baserat på objektiva skillnader såsom arbetsinnehåll, ansvarsområden och möjligheter till omplacering. Japans högsta domstols rättspraxis visar en strikt hållning till överensstämmelsen mellan ‘syftet’ och den faktiska situationen, och företag måste använda dessa som riktlinjer för att kontinuerligt granska sina system ur ett förebyggande rättsligt perspektiv.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att ge råd om arbetsrätt för deltidsarbetare till ett stort antal klienter i Japan. Vår byrå har flera experter som inte bara är kvalificerade som japanska advokater utan också har juridiska kvalifikationer från andra länder och är engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda exakt och praktisk juridisk support för företag som bedriver internationell verksamhet och står inför komplexa personal- och arbetsrättsliga frågor.