Japans system för uppehållstillstånd: En genomgång av grundläggande principer och företags juridiska ansvar

För att framgångsrikt bedriva verksamhet i Japan och anställa personal med utländskt medborgarskap är en korrekt förståelse av det japanska invandringskontrollsystemet, särskilt systemet för uppehållstillstånd, avgörande. Detta system utgör den juridiska grunden för utländska medborgares vistelse och aktiviteter i Japan och är en central del av företags efterlevnad och riskhantering. Den japanska “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (nedan kallad “Immigrationslagen”) syftar till att rättvist reglera in- och utresa samt vistelse för alla personer som kommer till eller lämnar Japan. Enligt denna lag är utländska medborgare som vistas i Japan i princip endast tillåtna att stanna och verka inom ramen för den “uppehållsstatus” och den motsvarande “uppehållsperiod” som beviljats individuellt. Uppehållsstatus klassificerar juridiskt de aktiviteter och den status som en person kan ha i Japan och bestämmer direkt om och i vilken omfattning arbete är tillåtet. Därför är det av yttersta vikt att företag som anställer utländsk personal djupt förstår strukturen och principerna för detta system för uppehållstillstånd och hanterar de relaterade juridiska förfarandena på ett korrekt sätt för att maximera användningen av personalens kompetenser. I denna artikel kommer vi att förklara de grundläggande koncepten och strukturen för systemet för uppehållstillstånd, samt företagens juridiska ansvar för att följa systemet, baserat på specifik lagstiftning och rättsfall.

Grundprinciperna för Japans system för uppehållstillstånd

Japans system för uppehållstillstånd bygger på principen om “tillståndsbaserad vistelse”, vilket innebär att vistelsen för personer med utländsk nationalitet inte automatiskt garanteras som en rättighet, utan snarare beviljas av den japanska staten under vissa villkor baserat på dess suveränitet. Denna princip är grundläggande för att förstå hela systemet. Enligt artikel 2.2.1 i den japanska invandringslagen måste utlänningar som vistas i Japan inneha en vistelsestatus som fastställts vid tillstånd för landstigning och liknande. Detta representerar principen om “vistelsestatuscentrism”, vilket innebär att alla utlänningar som vistas i Japan måste ha någon form av vistelsestatus.

Dessutom har varje vistelsestatus en “uppehållsperiod” som fastställs genom förordningar från justitieministeriet. Denna uppehållsperiod är den tidsgräns under vilken personen är tillåten att stanna i Japan med den aktuella vistelsestatusen, och det är i princip inte tillåtet att stanna längre än denna period. För att fortsätta sin vistelse måste man ansöka om förnyelse av uppehållsperioden innan den nuvarande perioden löper ut och få detta godkänt.

Det mest kritiska aspektet av detta system är att den beviljade vistelsestatusen strikt definierar omfattningen av de aktiviteter som kan utföras inom Japan. Särskilt arbetsaktiviteter, det vill säga aktiviteter mot ersättning, är tydligt skilda beroende på vistelsestatusen, både vad gäller tillåtlighet och innehåll. Att engagera sig i arbetsaktiviteter utanför de tillåtna gränserna eller att stanna i landet längre än uppehållsperioden betraktas som “olagligt arbete” eller “olaglig vistelse” och kan leda till brott mot invandringslagen, vilket i sin tur kan resultera i tvångsutvisning och andra stränga åtgärder. Principen om tillståndsbaserad vistelse har upprepats i efterföljande rättsfall och beviljandet eller förnyelsen av vistelsestatus är föremål för justitieministerns omfattande skönsmässiga bedömning. Därför krävs det vid ansökan att man genom dokumentation bevisar att man uppfyller alla krav enligt lagar och riktlinjer, och individuella omständigheter bedöms under en omfattande skönsmässig prövning.

Strukturen av Japans viseringssystem

Japans viseringssystem kan i stort sett delas in i två kategorier baserat på grunden för tillståndet. Den ena är viseringar som beviljas baserat på specifika “aktiviteter” som utförs i Japan, och den andra är viseringar som beviljas baserat på en specifik “status eller position”. Att förstå denna indelning är mycket viktigt när man överväger arbetsomfånget och karriärvägarna för utländsk personal som anställs.

Viseringar baserade på aktiviteter är definierade i bilaga 1 till den japanska invandringslagen och kan i sin tur delas in i de som tillåter arbete och de som inte gör det. Exempel på viseringar som tillåter arbete inkluderar “Teknik, humaniora/kunskap, internationella tjänster”, “Företagsledning” och “Särskilda färdigheter”. Innehavare av dessa viseringar får endast arbeta inom de professionella uppgifter och aktiviteter som deras visering specificerar. Till exempel kan en ingenjör med visering för “Teknik, humaniora/kunskap, internationella tjänster” arbeta med utvecklingsuppgifter som utnyttjar sin expertis, men får i princip inte utföra enkla arbetsuppgifter som inte är relaterade till sin specialitet. Detta är kännetecknande för de strikta begränsningarna av arbetsområdet.

Å andra sidan är viseringar baserade på status eller position definierade i bilaga 2 till den japanska invandringslagen och inkluderar “Permanent bosatta”, “Make/maka till japansk medborgare etc.” och “Långtidsbosatta”. Dessa viseringar beviljas baserat på en specifik status eller en stark anknytning till Japan och har i princip inga begränsningar i aktiviteter. Därför kan innehavare av dessa viseringar arbeta fritt i alla lagliga yrken, precis som japanska medborgare, oavsett bransch eller yrke.

Skillnaden mellan dessa två kategorier har en direkt inverkan på företagens strategier för personalresurshantering. Anställda med viseringar baserade på aktiviteter förväntas bidra inom sina specialområden, men kan behöva ansöka om ändring av viseringen vid omplaceringar eller ändringar i arbetsuppgifter. Å andra sidan kan anställda med viseringar baserade på status eller position flexibelt placeras i olika avdelningar och arbetsuppgifter inom företaget och kan vara föremål för långsiktig personalutveckling och karriärutveckling.

Förnyelse av uppehållstillstånd och ändring av uppehållsstatus i Japan

Utländska medborgare som önskar stanna i Japan längre än den tillåtna uppehållstiden, eller som vill utföra aktiviteter som skiljer sig från de som deras nuvarande status tillåter, måste genomgå juridiska förfaranden. Detta innebär specifikt att ansöka om “förnyelse av uppehållstillstånd” och “ändring av uppehållsstatus”. Dessa processer är inte automatiskt godkända utan är beroende av diskretionära beslut från justitieministern.

Förnyelse av uppehållstillstånd regleras av artikel 21 i den japanska invandringslagen. Enligt denna artikel kan justitieministern endast godkänna förnyelse av uppehållstillstånd för en utländsk medborgare “när det finns tillräckliga skäl att anse att förnyelsen är lämplig”. Vid bedömningen av om det finns “tillräckliga skäl” beaktas den sökandes aktiviteter under vistelsen, skattskyldighet och uppfyllande av offentliga skyldigheter, samt uppförande. Till exempel, om det finns en historik av lagöverträdelser eller brott, ökar risken för att förnyelsen av uppehållstillståndet nekas.

Å andra sidan baseras ändring av uppehållsstatus på artikel 20 i den japanska invandringslagen. Detta förfarande kan vara nödvändigt, till exempel, för en person som har vistats i Japan med en “student”-status och efter examen får anställning hos ett japanskt företag och behöver en status för “teknik, humaniora och internationella tjänster” för att arbeta. Även här kan justitieministern endast godkänna ändring av uppehållsstatus “när det finns tillräckliga skäl att anse att ändringen är lämplig”, och likt förnyelseprocessen finns det ett brett utrymme för diskretionär bedömning.

Det är viktigt att notera att beslutet om dessa ansökningar beviljas eller inte baseras på en bedömning av myndigheterna som tar hänsyn till individuella omständigheter. Sökanden måste inte bara visa att de uppfyller formella krav, utan också övertygande bevisa varför fortsatt uppehåll eller ändring av aktivitet är nödvändig och acceptabel för det japanska samhället, med stöd av objektiva dokument.

Uppehållstillstånd och rättsfall: Betydelsen av MacLean-fallet

I det japanska systemet för uppehållstillstånd symboliserar Högsta domstolens plenumdom från den 4 oktober 1978 (Showa 53), allmänt känd som “MacLean-fallet”, en av de mest betydelsefulla juridiska bedömningarna som illustrerar den omfattande skönsrätten hos myndigheterna. Detta prejudikat ligger till grund för den grundläggande inställningen till Japans invandringsadministration och ger en rättslig bakgrund som företag bör förstå när de hanterar uppehållstillstånd för utländsk arbetskraft.

Fallet gällde en amerikansk medborgare, Mr. MacLean, som hade fått sin ansökan om förlängning av uppehållstillstånd avslagen av justitieministern och som därefter stämde för att få beslutet upphävt. Ett av skälen till avslaget var att Mr. MacLean hade deltagit i politiska aktiviteter mot Vietnamkriget och det japansk-amerikanska säkerhetsavtalet under sin vistelse i Japan.

Högsta domstolen gjorde flera viktiga bedömningar i detta fall. För det första fastslog domstolen att Japans konstitution inte garanterar utländska medborgare rätten att fritt komma in i landet eller att fortsätta att vistas där. För det andra ansåg domstolen att beslutet att bevilja eller inte bevilja uppehållstillstånd, samt att godkänna förlängning av sådana tillstånd, är en fråga om nationell suveränitet och ligger inom justitieministerns omfattande skönsområde.

För det tredje, och som den mest betydelsefulla punkten, fastslog domstolen att även om utländska medborgare har rätt till grundläggande mänskliga rättigheter såsom yttrandefrihet under sin vistelse i Japan, är dessa rättigheter endast tillämpliga “inom ramen för det japanska uppehållssystemet”. Det innebär att när man bedömer om uppehållstillståndet ska förlängas, kan även lagliga politiska aktiviteter och deras innehåll samt relationen till Japans nationella intressen beaktas, och att det kan anses lämpligt att avslå fortsatt vistelse inom ramen för justitieministerns skönsrätt.

Domslutet indikerar att beviljandet av uppehållstillstånd för utländska medborgare inte bara bedöms utifrån om personen följer lagen, utan också utifrån en mer omfattande synvinkel som inkluderar huruvida personens aktiviteter i allmänhet är fördelaktiga för det japanska samhället och nationella intressen. För företag innebär detta att det inte bara är arbetsprestation och efterlevnad av regler på arbetsplatsen som är viktigt för att upprätthålla en utländsk anställds uppehållstillstånd, utan att den anställdes beteende i det sociala livet i stort kan beaktas vid granskningen av en ansökan om förlängning av uppehållstillståndet, vilket utgör en viktig riskfaktor.

Efterlevnad av viseringssystemet och företags juridiska ansvar i Japan

När företag anställer personal med utländskt medborgarskap är det inte bara en administrativ formalitet att följa viseringssystemet, utan det medför även betydande juridiska ansvar. Japans invandringslagstiftning syftar till att förhindra olagligt arbete och ålägger arbetsgivare strikta kontrollskyldigheter och ansvar. Om dessa försummas kan det leda till stränga straff.

Olagligt arbete kan främst delas in i tre kategorier. För det första, när en person som saknar visering eller har överskridit sin vistelsetid arbetar olagligt. För det andra, när en person med en visering som ‘korttidsvistelse’ eller ‘studier’, där arbete i princip inte är tillåtet, arbetar utan tillstånd för aktiviteter utanför viseringens ramar. För det tredje, när en person med en arbetsberättigande visering arbetar utöver de aktiviteter som viseringen tillåter.

Företag har en juridisk skyldighet att kontrollera att den utländska personalen har rätt visering för att arbeta lagligt. Denna kontroll görs främst genom att granska ‘residence card’. Det är viktigt att noggrant kontrollera fältet för ‘arbetsrestriktioner’, utgångsdatumet för vistelseperioden och innehållet i ‘tillstånd för aktiviteter utanför viseringens ramar’ på kortets baksida.

Särskilt bör man vara uppmärksam på brottet ‘främjande av olagligt arbete’ som definieras i artikel 73-2 i Japans invandringslag. Denna bestämmelse kan leda till upp till tre års fängelse eller böter på upp till tre miljoner yen, eller båda, för den som låter någon utföra olagligt arbete eller förmedlar sådant arbete. En viktig aspekt av detta brott är att även om arbetsgivaren inte klart och tydligt var medveten om att den anställda personen var en olaglig arbetstagare, kan arbetsgivaren bli straffad om det finns försummelse, såsom att inte kontrollera ‘residence card’. Med andra ord, en ursäkt som ‘jag visste inte’ håller inte om man har försummat sin kontrollskyldighet.

Denna lagstiftning innebär i praktiken att företag får en roll som övervakare och kontrollanter i frontlinjen för invandringshantering. Därför är det avgörande att företag inte bara kontrollerar ‘residence card’ vid anställningstillfället, utan också regelbundet hanterar viseringsstatus och vistelseperiodens utgångsdatum under anställningsperioden, samt stödjer lämpliga uppdateringsförfaranden. Att bygga upp ett kontinuerligt efterlevnadssystem är avgörande för att undvika allvarliga affärsrisker, inklusive straffrättsliga påföljder.

Senaste fall av brott mot främjande av olaglig anställning under japansk lag

Riskerna för företag kopplade till brott mot främjande av olaglig anställning är inte bara teoretiska. På senare år har även välkända företag blivit anklagade för detta brott, vilket visar på de verkliga hot som företag står inför.

Ett särskilt anmärkningsvärt fall är från 2021, då den stora livsmedelsproducenten Nakamuraya Co., Ltd. blev föremål för en brottsutredning för misstänkt främjande av olaglig anställning. Fallet var inte en enkel fråga om anställning av personer utan uppehållstillstånd. Företaget hade anställt nepalesiska medarbetare med visum för “teknik, humaniora och internationella tjänster” genom ett bemanningsföretag, men lät dem arbeta med tillverkning av traditionella japanska sötsaker, vilket var en enkel arbetsuppgift som inte täcktes av deras visum.

Detta fall innehåller flera viktiga lärdomar för företag. För det första kan risken för olaglig anställning uppstå inte bara när man anställer personer utan uppehållstillstånd, utan även när man låter anställda med giltiga visum utföra arbete som inte är tillåtet enligt deras visum, så kallad “aktivitet utanför kvalifikationerna”. Detta är en risk som kan uppstå oavsiktligt, särskilt i stora företag där arbetsuppgifterna är många och beslut om arbetsfördelning kan göras lättvindigt på plats.

För det andra, enligt rapporter var företagets ansvariga medvetna om olagligheten men fortsatte anställningen på grund av personalbrist. Detta visar tydligt att affärsbehov inte kan rättfärdiga brott mot lagen.

För det tredje visar fallet att även företag som tar emot bemanningsarbetare (klientföretag) kan hållas ansvariga för brott mot främjande av olaglig anställning. Det är inte acceptabelt för klientföretag att försumma sin kontrollplikt i tron att “bemanningsföretaget borde ha kontrollerat detta”. Liknande fall har rapporterats inom olika branscher, inklusive bemanningsföretag, byggföretag och japanska språkskolor, vilket visar att detta inte är ett problem begränsat till en specifik sektor. Dessa fall visar att en av de mest potentiella compliance-riskerna för moderna företag inte bara är brister i kontrollen vid anställningstillfället, utan också en bristande överensstämmelse mellan anställdas uppehållstillstånd och deras faktiska arbetsuppgifter efter anställning.

Sammanfattning

Som vi har översikt i denna artikel, är det japanska systemet för uppehållstillstånd en strikt och systematisk ram som utgör den juridiska grunden för utländska medborgares vistelse och aktiviteter i Japan. I grunden för detta system ligger principen att uppehållstillstånd inte är en rättighet utan ett tillstånd som beviljas efter landets eget gottfinnande. För företag som anställer utländsk personal och bedriver affärsverksamhet är en korrekt förståelse och efterlevnad av detta system en absolut förutsättning. Det är särskilt viktigt att korrekt förstå begränsningarna i de aktiviteter som definieras av uppehållstillståndet och att bygga ett internt kontrollsystem för att undvika allvarliga juridiska risker som medverkan till olagligt arbete. Compliance är inte en engångsåtgärd vid anställning utan en ledningsfråga som kontinuerligt ska hanteras under anställningsperioden.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster till ett stort antal inhemska och internationella klienter i ärenden som rör japansk invandringslagstiftning. Vår byrå har flera experter med internationell juridisk kompetens, inklusive engelsktalande med utländsk advokatexamen. Vi kan erbjuda omfattande juridiskt stöd, från att hjälpa till med att skaffa, förnya och ändra uppehållstillstånd för utländsk personal, till att bygga compliance-strukturer för att undvika risker med olagligt arbete, och även hantera myndighetskontakter om något skulle inträffa. I en alltmer komplicerad internationell personalhantering, står vi redo att kraftfullt stödja ert företags affärsverksamhet från en juridisk synvinkel.