Helhetsbilden och rollfördelningen av 'bolagsorgan' i japansk bolagsrätt

I japansk bolagsrätt avser “bolagets organ” de olika organisatoriska enheter som ansvarar för bolagets beslutsfattande, affärsförvaltning och tillsyn. Dessa organ är avgörande för bolagets korrekta funktion och styrning. I ett aktiebolag är de mest grundläggande och nödvändiga organen bolagsstämman och minst en styrelseledamot.

Bolagslagen erbjuder flexibilitet i utformningen av bolagets interna struktur beroende på bolagets storlek, karaktär och affärsmål. Detta möjliggör för företag att välja mellan en mängd olika organstrukturer, från de enklaste konstellationerna till mer komplexa bolag med inrättade kommittéer.

Grundläggande institutioner i Japan: Aktieägare och styrelseledamöter

Aktiebolagets bolagsstämma: Det ultimata beslutsfattande organet

Roller, befogenheter och typer av beslut

Aktiebolagets bolagsstämma är det högsta beslutsfattande organet och består av bolagets aktieägare. Dess befogenheter är omfattande och inkluderar att fatta beslut om alla frågor som anges i den japanska bolagslagen (Companies Act) och i bolagsordningen. I bolag med en styrelse är bolagsstämmans befogenheter dock vanligtvis begränsade till de frågor som uttryckligen anges i den japanska bolagslagen eller i bolagsordningen.

De huvudsakliga befogenheterna hos bolagsstämman inkluderar beslut om frågor relaterade till bolagets bildande, såsom utnämning av initiala styrelseledamöter och revisorer, ändringar i bolagsordningen vid bildandet och beslut om att upplösa bolaget. När det gäller aktierelaterade frågor fattas beslut om bolagets förvärv av egna aktier mot ersättning, förvärv av aktier med särskilda förvärvsklausuler och begäran om överlåtelse till arvingar. Dessutom fattas beslut om utnämning och avsättning av styrelseledamöter, revisorer, revisorsassistenter och revisorer i frågor relaterade till bolagets organ. När det gäller viktiga beslut om affärsförvaltning, även om många av dessa beslut delegeras till styrelsen, kan bolag utan en styrelse kräva bolagsstämmans godkännande för specifika viktiga frågor, såsom avyttring av betydande tillgångar eller upptagande av stora lån.

Bolagsstämmans beslut kan vara av olika slag, såsom vanliga beslut, särskilda beslut och extraordinära beslut, beroende på vikten av beslutsfrågan.

Aktieägarnas och bolagsstämmans skyldigheter och ansvar

Aktieägarnas grundläggande ansvar är begränsat till det belopp som betalats för aktierna, vilket kallas “begränsat ansvar”. Detta innebär att aktieägarna inte personligen ansvarar för bolagets skulder utöver det investerade beloppet.

Bolagets skyldigheter i samband med bolagsstämman (vanligtvis hanterade av styrelsen) inkluderar skyldigheten att kalla till bolagsstämma på ett lämpligt och korrekt sätt, vilket inkluderar att skicka kallelser. Det finns också en skyldighet att tillhandahålla aktieägarna nödvändig information om dagordningen och att upprätta och förvara protokollet från stämman.

Även om bolagsstämman i sig inte bär direkt ansvar, kan personer som varit inblandade i bolagets bildande, såsom initiativtagare, initiala styrelseledamöter och revisorer, hållas ansvariga för skadestånd om de försummar sina uppgifter i samband med bildandet, såsom underlåtenhet att tillhandahålla tillräckliga tillgångar eller förklädnad av insatser.

Styrelsemedlemmar och styrelsemöten: Ledning och tillsyn enligt japansk företagslagstiftning

Roller, befogenheter och struktur under japansk bolagsrätt

En styrelseledamot är en verkställande tjänsteman i ett företag och ansvarar för den dagliga verksamheten. Alla aktiebolag i Japan måste ha minst en styrelseledamot. I bolag med en styrelse består styrelsen av alla styrelseledamöter. Dess huvudsakliga roller inkluderar att fatta beslut om företagets verksamhetsutövning, övervaka de enskilda styrelseledamöternas arbetsutförande och att utse samt avsätta den verkställande direktören som lagligen representerar företaget.

Styrelsen kan inte delegera beslut om vissa viktiga verksamhetsutövningar till enskilda styrelseledamöter. Detta inkluderar disposition och överlåtelse av viktiga tillgångar, upptagande av stora lån, utnämning och avskedande av chefer och andra viktiga anställda, etablering, ändring och avveckling av filialer och andra viktiga organisatoriska enheter, viktiga frågor relaterade till emission av företagsobligationer, samt att säkerställa en verksamhetsutövning som överensstämmer med lagar och bolagsordning. För större bolag med en styrelse är det obligatoriskt att etablera ett internt kontrollsystem för att säkerställa korrekt genomförande av verksamheten och efterlevnad av lagar och bolagsordning.

Huvudsakliga skyldigheter: Skyldigheten till god förvaltning och lojalitetsplikten under japansk bolagsrätt

Förhållandet mellan ett bolag och dess styrelseledamöter grundar sig på ett “uppdrag”. Detta innebär att styrelseledamöterna har fått i uppdrag av bolaget genom beslut vid bolagsstämman att utföra bolagets verksamhet.  

Som en del av skyldigheten till god förvaltning måste styrelseledamöterna, som förtroendemän, agera med den omsorg och uppmärksamhet som förväntas av en “god förvaltare”. Denna standard är objektiv och varierar beroende på styrelseledamotens position, expertis och omständigheter. Som en del av lojalitetsplikten, utöver den allmänna skyldigheten till god förvaltning, är det uttryckligen fastställt i japanska bolagslagen att styrelseledamöterna måste följa lagar och förordningar, bolagsordningen och beslut från bolagsstämman och lojalt utföra sina uppgifter för aktiebolagets räkning.  

Från dessa huvudsakliga skyldigheter uppstår specifika plikter såsom förbud mot intressekonflikter, där styrelseledamöter principiellt är förbjudna att genomföra transaktioner med bolaget som är i konflikt med deras personliga intressen. Detta kräver godkännande från styrelsen eller bolagsstämman. Som en del av konkurrensbegränsningsplikten får styrelseledamöter inte bedriva verksamhet som konkurrerar med bolaget eller genomföra transaktioner som hör till bolagets verksamhet för egen eller tredje parts räkning utan förhandsgodkännande från styrelsen eller bolagsstämman.  

Ansvar och juridiskt ansvar under japansk lag

Som en del av sitt ansvar för tjänsteförsummelse, om en styrelseledamot bryter mot sin skyldighet att agera med omsorg och lojalitet och därigenom orsakar skada på företaget, är de ansvariga för den skadan. Detta ansvar kan förföljas av själva företaget eller genom en aktieägarrepresentationsstämning av en kvalificerad aktieägare. När det gäller ansvar gentemot tredje part, kan en styrelseledamot även vara ansvarig för skador som orsakats tredje part (till exempel, kreditgivare, aktieägare) genom illvilja eller grov försummelse i utförandet av sina arbetsuppgifter. För att begränsa ansvar och som en del av D&O-försäkring, tillåter japansk bolagslagstiftning specifika bestämmelser för att begränsa styrelseledamöters ansvar, såsom ansvarsfrihet genom särskilt beslut på bolagsstämman eller ansvarsbegränsningsavtal med icke-verkställande styrelseledamöter. Dessutom används i praktiken försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar ofta som en allmän åtgärd för att täcka potentiella ersättningskrav.

Praktisering av principen om affärsomdöme

När japanska domstolar bedömer om styrelseledamöters skyldighet att agera med omsorg och noggrannhet har brutits i samband med affärsbeslut, tillämpar de “principen om affärsomdöme”. Denna princip erkänner de risker och osäkerheter som är inneboende i affärsbeslut och ger styrelseledamöter ett brett utrymme för skönsmässig bedömning. En styrelseledamots handlingar anses vanligtvis inte vara ett brott mot skyldigheten om det inte finns “väsentliga och oaktsamma fel i de fakta som låg till grund för beslutet” eller om “beslutsprocessen och innehållet är särskilt orimligt eller olämpligt” för en företagsledare.  

I rättsfallet Apaman Shop aktieägarrepresentationsmål (Japans högsta domstol den 15 juli 2010 (Heisei 22)), upphävde högsta domstolen i denna banbrytande dom ett beslut från högre domstolen som hade erkänt ansvaret hos styrelseledamöter som förvärvat dotterbolagsaktier till ett pris som var avsevärt högre än det externa värdet. Högsta domstolen betonade att utformningen av en affärsomstruktureringsplan, särskilt beslutet om aktieköpspriset, överlåts till professionellt affärsomdöme som innefattar framtida prognoser. Domstolen tog hänsyn till behovet av en smidig förvärvsprocess, upprätthållandet av goda relationer med franchisetagare och den breda värderingen av privata aktier och fastställde att styrelseledamöternas beslut inte kunde anses vara “uppenbart orimligt”. Detta rättsfall visar domstolarnas subtila tillvägagångssätt när det gäller balansen mellan rättslig tillsyn och företagsledares skönsmässiga bedömning.  

“Principen om affärsomdöme” är ett ytterst viktigt koncept för att förstå styrelseledamöters ansvar i Japan. Apaman Shop-fallet klargör tydligt tillämpningen av denna princip och de inneboende spänningar som följer med den. Domstolarna erkänner styrelseledamöters breda skönsmässiga bedömning men granskar noggrant om beslutsprocessen och innehållet saknar “uppenbar orimlighet”. Att fallet har gått igenom olika bedömningar i distriktsdomstolen, högre domstolen och högsta domstolen belyser den subjektiva naturen av denna bedömning. Detta innebär att styrelseledamöter inte kan använda “affärsomdöme” som en ursäkt och att de måste kunna visa att de har genomfört en “rationell och flitig process” i informationsinsamling, analys och beslutsfattande, även om resultatet inte är gynnsamt. För utländska företag antyder detta att japansk lag skyddar rationella affärsbeslut, men att en grundlig dokumentation av beslutsprocessen är av yttersta vikt.

Revision och tillsynsorgan: Att säkerställa företags hälsa i Japan

Revisorer och Revisionsutskottet i Japan

Roll och revisionsomfång

Revisorer är lagstadgade organ som utses av bolagsstämman och har till uppgift att granska styrelsens arbetsutförande. Deras huvudsakliga roll är att säkerställa att styrelsen utför sina uppgifter på ett korrekt sätt och att fungera som en oberoende kontrollinstans gentemot ledningen. Revisorer deltar inte i den operativa verksamheten.

Revisorernas revisionsomfång täcker vanligtvis både verksamhetsrevision och finansiell revision. För privata bolag kan bolagsordningen begränsa revisorernas revisionsomfång till enbart finansiell revision.

Revisorer har ansvar för att sammanställa en revisionsrapport över resultatet av årets revision.

Befogenheter, skyldigheter och ansvar

För att säkerställa effektiv tillsyn har revisorer tilldelats följande viktiga befogenheter: rätt att granska styrelsens arbetsutförande, rätt att begära affärsrapporter från styrelsen, rätt att undersöka företagets affärs- och finansiella ställning, rätt att undersöka dotterbolag, skyldighet att närvara vid styrelsemöten och framföra åsikter, rätt att begära och sammankalla styrelsemöten, rätt att begära åtgärder mot styrelsens olagliga handlingar, rätt att representera företaget i rättsliga tvister mot styrelsen, rätt att godkänna förslag som rör styrelsens ansvarsfrihet, rätt att bestämma innehållet i förslag som rör utnämning, avskedande eller omval av revisorer, samt rätt att godkänna revisorernas arvode.

Huvudskyldigheterna inkluderar närvaro vid styrelsemöten, granskning och rapportering av förslag till bolagsstämman, samt rapportering till styrelsen.

Revisorer kan bli ansvariga för skadestånd till företaget om de inte fullgör sina uppgifter på ett adekvat sätt.

Kvalifikationskrav och oberoende

Personer med vissa brottsliga bakgrunder, eller de som innehar positioner som styrelseledamot, chef, anställd, bokföringsmedarbetare eller verkställande direktör i företaget eller dess dotterbolag, är inte kvalificerade att vara revisorer. Detta för att säkerställa oberoende från ledningen.

Företag med ett revisionsutskott måste ha minst tre revisorer, varav majoriteten måste vara externa revisorer som uppfyller vissa oberoendekriterier.

Rättsfall i fokus: Viktiga domar om revisorers ansvar i Japan

I rättspraxis har Tokyo High Court i sitt beslut den 25 juli 2012 (Heisei 24) erkänt att revisorer som på aktieägares begäran har väckt ansvarsförföljning mot styrelseledamöter kan kräva återbetalning av nödvändiga kostnader från företaget. Även om rättegången inte kunde bevisa styrelsens ansvar, så länge revisorns handlingar överlag var i företagets intresse, kan företaget inte vägra betalning såvida de inte kan bevisa att kostnaderna inte var “nödvändiga för revisorns arbetsutförande”.

Supreme Court of Japan i sitt beslut den 19 juli 2021 (Reiwa 3) klargjorde ansvaret för revisorer som endast granskar finanserna. Högsta domstolen upphävde en högre domstols beslut som förnekade ansvar för en revisor som missat att upptäcka förskingring och förklarade att även en revisor som endast granskar finanserna inte bör anta att bokföringsböckerna är korrekta per automatik. De bör vidta åtgärder som att begära rapporter från styrelsen och verifiera underliggande dokument för att säkerställa att finansiella rapporter korrekt återspeglar företagets finansiella och resultatmässiga ställning. Detta antyder att även för revisorer med begränsat revisionsomfång krävs en högre standard av omsorgsplikt.

Redovisningsmedverkan: Expertstöd vid framställning av finansiella dokument

Roll, kvalifikationer och gemensamt ansvar

Redovisningsmedverkan är en institution som inrättas för att öka tillförlitligheten i ett företags finansiella dokument. De skiljer sig från andra institutioner genom att de arbetar tillsammans med styrelsen för att skapa finansiella dokument, tilläggsupplysningar och konsoliderade finansiella dokument.  

För att säkerställa professionell expertis måste redovisningsmedverkan vara antingen en auktoriserad revisor, en revisionsbyrå, en skatterådgivare eller en skatterådgivningsbyrå.  

Upprättandet av en redovisningsmedverkan kan frivilligt bestämmas av företagets bolagsordning.  

Befogenheter, skyldigheter och ansvar

Som befogenhet har redovisningsmedverkan rätt att granska och kopiera räkenskapsböcker och relaterade dokument och kan begära redovisningsrapporter från styrelseledamöter, redovisningsmedverkande, förvaltare och andra anställda.  

Som skyldighet har de ansvar för att skapa redovisningsrapporter för aktieägare och borgenärer. Om de upptäcker någon allvarlig överträdelse av lagar eller bolagsordning i styrelsens arbetsutförande, måste de omedelbart rapportera detta till aktieägarna (eller till revisorerna i företag med sådana). De är även skyldiga att närvara vid styrelsemöten där finansiella dokument godkänns och vid behov framföra sina åsikter, förklara finansiella dokument vid aktieägarstämmor om så efterfrågas, och att bevara finansiella dokument och redovisningsrapporter i fem år.  

Redovisningsmedverkande bär ett betydande juridiskt ansvar. Om de försummar sina uppgifter vid framställning av finansiella dokument eller andra arbetsuppgifter och därigenom orsakar skada för företaget, aktieägare, investerare eller borgenärer, kan de bli skadeståndsskyldiga. Deras förhållande till företaget baseras på ett uppdragsavtal och de har en skyldighet att agera med omsorg och noggrannhet.  

Att redovisningsmedverkande är externa experter som samtidigt arbetar “tillsammans” med styrelsen för att skapa finansiella dokument skapar en unik dynamik. Detta är avsett att inte bara genomföra extern revision utan också direkt integrera extern expertis i den finansiella rapporteringsprocessen för att förbättra noggrannheten och tillförlitligheten redan från skapandet av finansiell information. Denna struktur erbjuder ett extra lager av finansiell transparens och tillförlitlighet, särskilt för små och medelstora företag där det inte är obligatoriskt att ha en revisor, och är en viktig faktor för utländska företag att förstå sundheten i Japans finansiella rapportering.

Revisorer: Extern finansiell granskning i Japan

Roll och skyldighet att inrätta

En revisor är en oberoende extern expert, antingen en certifierad revisor eller en revisionsbyrå, vars huvudroll är att granska ett företags finansiella rapporter och tillhörande detaljerade uttalanden.  

I Japan är det obligatoriskt för vissa företag att inrätta en revisor. Detta gäller aktiebolag som är stora företag, med ett kapital på över 500 miljoner yen eller en total skuldsättning på över 20 miljarder yen i balansräkningen för det senaste räkenskapsåret. Företag med avancerade styrningsstrukturer, såsom de med en revisionskommitté eller en nomineringskommitté, är också skyldiga att utse en revisor. Dessutom blir det obligatoriskt att genomföra en lagstadgad revision för företag som frivilligt har bestämt sig för att inrätta en revisor i sina stadgar.  

Befogenheter, skyldigheter och kvalifikationer

Revisorer har befogenheten att när som helst granska och kopiera bokföringsböcker och relaterade dokument, samt att begära redovisning från styrelseledamöter, redovisningsansvariga, förvaltare och andra anställda. De har också möjlighet att undersöka dotterbolag.  

Deras huvudsakliga skyldighet är att genomföra en revision av företagets finansiella rapporter och att upprätta en revisionsrapport.  

För att kvalificera sig som revisor måste man vara en certifierad revisor eller en del av en revisionsbyrå.  

När det gäller ersättning bestäms revisorns arvode av styrelsen, men det krävs samtycke från revisionsutskottet eller revisorerna. Detta system syftar till att säkerställa revisorns oberoende från företagsledningen.  

Skyldigheten att inrätta revisorer i stora företag och företag med kommittéstruktur i Japan visar tydligt att landet värderar oberoende finansiell granskning från externa parter. Medan redovisningsansvariga skapar rapporter i samarbete med företagsledningen, tillhandahåller revisorer en extern kontrollfunktion som ökar trovärdigheten för investerare och kreditgivare. Speciellt är systemet där revisorernas ersättning kräver godkännande av revisorerna en subtil men viktig mekanism för att skydda deras oberoende så att de kan utföra sina uppgifter oberoende av den ledning de granskar. Denna struktur speglar ett starkt åtagande till solid finansiell rapportering och transparens, vilket är en avgörande faktor för att locka och behålla utländska investerare.

Avancerad styrningsstruktur: Kommittébaserade företag i Japan

Bolag med nomineringskommitté i Japan

Struktur och filosofi

Denna styrningsstruktur syftar till att efterlikna den västerländska modellen genom att tydligt separera styrelsens tillsynsfunktion från verkställande direktörers operativa funktioner. Bolag i Japan som antar denna struktur är skyldiga att inrätta följande tre lagstadgade kommittéer inom styrelsen. Nomineringskommittén beslutar om innehållet i förslagen gällande utnämning och avskedande av styrelseledamöter och revisorer. Revisionskommittén övervakar verkställande direktörers och styrelseledamöters tjänsteutövning. Ersättningskommittén beslutar om innehållet i individuell ersättning för verkställande direktörer och styrelseledamöter.

En viktig egenskap hos denna struktur är att det är obligatoriskt att ha en revisor. Bolag som antar denna struktur kan inte ha en revisionsledamot eller en revisionskommitté eftersom deras funktioner absorberas av revisionskommittén.

Varje kommittés roll och befogenheter

Nomineringskommittén beslutar om innehållet i förslagen som ska läggas fram vid bolagsstämman gällande utnämning och avskedande av styrelseledamöter och revisorer. Revisionskommittén övervakar verkställande direktörers och styrelseledamöters tjänsteutövning och beslutar om innehållet i förslagen gällande utnämning, avskedande eller omval av revisorer. Majoriteten av kommittémedlemmarna måste vara externa styrelseledamöter. Till skillnad från en revisionskommitté har revisionskommittén rösträtt i styrelsen och dess medlemmar kan direkt delta i beslutsfattandet. De ansvarar för att skapa revisionsrapporter och förlitar sig starkt på företagets interna kontrollsystem för en effektiv revision.

Ersättningskommittén beslutar om innehållet i individuell ersättning för verkställande direktörer och styrelseledamöter.

Styrelsen i denna struktur har som sin huvudsakliga funktion att besluta om företagets grundläggande riktlinjer och övervaka verkställande direktörers och styrelseledamöters tjänsteutövning. Den kan inte delegera specifika viktiga strategiska beslut till verkställande direktörer.

Modellen för bolag med nomineringskommitté representerar en betydande förändring från det traditionella systemet som är centrerat kring revisionsledamöter. Dess kärnfilosofi är separationen av tillsyns- och verkställande funktioner, och genom att ha en majoritet av externa styrelseledamöter i revisionskommittén lägger den stor vikt vid oberoende tillsyn utifrån. Dessutom indikerar revisionskommitténs rösträtt i styrelsen, till skillnad från en revisionskommitté utan rösträtt, en mer direkt och aktiv roll i styrningen. Modellen är utformad för att öka företagets transparens, ansvarsskyldighet och förmåga att möta globala styrningsstandarder, vilket gör den till ett särskilt attraktivt alternativ för utländska investerare.

Bolag med revisionskommitté i Japan

Struktur och syfte

Den här strukturen, som infördes i den japanska bolagslagen (2014), positioneras som en mellanmodell mellan det traditionella revisionsorganet och det fullständiga kommittébolagssystemet. Den har särskilt ökat i popularitet bland företag som siktar på en börsintroduktion (IPO).  

Strukturen kännetecknas av inrättandet av en revisionskommitté inom styrelsen.  

Likt andra kommittébolag kan bolag med revisionskommitté inte ha en traditionell revisor.  

Revisionskommitténs roll och befogenheter

Revisionskommittén består av minst tre styrelseledamöter som är revisionskommittémedlemmar, varav en majoritet måste vara externa styrelseledamöter.  

Dess befogenheter inkluderar att granska verkställandet av styrelseledamöters och redovisningsansvarigas arbete, att skapa revisionsrapporter och att ha rösträtt i styrelsen. Detta är en viktig skillnad från den traditionella revisorn och innebär att kommittémedlemmarna kan delta direkt i styrelsens beslutsfattande. Deras revisionsomfattning sträcker sig inte bara till laglighet utan även till rimligheten i affärsföringen. Vid bolagsstämman kan de uttala sig om val av andra styrelseledamöter och deras ersättning. Oavsett företagets storlek är det obligatoriskt att ha ett internt kontrollsystem.  

Revisionskommittémodellen positioneras som en strategisk kompromisspunkt. Genom att integrera revisionsfunktionen direkt i styrelsen och ge dess medlemmar rösträtt, uppnås en mer aktiv och effektiv tillsyn än med den traditionella revisorn, samtidigt som man behåller en mindre radikal struktur än det mer komplexa nomineringskommittémodellen. Att utvidga revisionsområdet till att inkludera “rimlighet” indikerar en övergång mot att utvärdera sundheten i affärsbeslut, utöver enbart laglydnad. Denna struktur är särskilt attraktiv för företag som vill stärka sin företagsstyrning utan att helt införa det mer komplexa västerländska kommittésystemet, och erbjuder en balans mellan flexibilitet och förstärkt tillsyn.

Sammanfattning

Under japansk bolagsrätt erbjuds en balans mellan aktieägarnas tillsyn och företagsledningens effektivitet, samtidigt som det tillhandahålls ett flexibelt men komplext ramverk för företagets organ. Det är av yttersta vikt att förstå de specifika roller, befogenheter, skyldigheter och ansvar som varje organ har, från den grundläggande bolagsstämman och styrelsen till de mer specialiserade revisionsorganen och kommittébolagen.

Monolith Advokatbyrå har en omfattande erfarenhet inom japansk bolagsrätt och corporate governance. Vi använder vår djupa expertis och flerspråkiga kapacitet för att erbjuda skräddarsydda råd som överbryggar juridiska och kulturella klyftor. Våra tjänster inkluderar strategisk rådgivning om organisationsstruktur och företagsomstruktureringar, utformning och granskning av bolagsordningar och interna policyer, vägledning om styrelseledamöters och tjänstemäns skyldigheter, ansvar och ansvarsminimering, stöd för aktieägarstämmor och investerarrelationer, omfattande juridisk due diligence för M&A och andra transaktioner, samt representation i företagsrättsliga tvister.