Administrativa åtgärder mot orättvisa arbetspraxis i Japan: En strategisk guide för företagsledare

I Sverige, när man driver verksamhet i Japan, är förståelsen för arbetsrätten, särskilt det rättsliga systemet som reglerar förhållandet till fackföreningar, oumbärlig. Artikel 28 i den japanska konstitutionen garanterar arbetstagare rätten till föreningsfrihet, kollektiv förhandling och kollektiva åtgärder. För att skydda dessa konstitutionella rättigheter i praktiken, förbjuder den japanska fackföreningslagen arbetsgivare från att begå vissa handlingar som anses vara “orättvisa arbetspraktiker”. Dessa orättvisa arbetspraktiker är inte bara brott mot regelverket, utan utgör också en allvarlig riskfaktor som direkt påverkar företagets rykte, arbetsrelationer och i slutändan stabiliteten i företagsledningen.

Om en fackförening eller anställd hävdar att det har förekommit orättvisa arbetspraktiker, hanteras tvisten genom ett unikt administrativt rättsmedel som syftar till en specialiserad och snabb lösning, skilt från vanliga civilrättsliga förfaranden i domstol. Denna process leds huvudsakligen av en administrativ myndighet känd som “Arbetskommissionen” i Japan. Systemet har en tredelad struktur bestående av första instans-förfaranden, omprövningsförfaranden och administrativa rättsprocesser, var och en med sina egna regler och strategiska överväganden. Första instansen hanteras av prefekturernas arbetskommissioner, som fastställer fakta och gör det första avgörandet, vilket lägger grunden för hela förfarandet. Om en part är missnöjd med detta beslut kan de begära omprövning hos den centrala arbetskommissionen. Slutligen kan processen övergå till en administrativ rättsprocess där giltigheten av arbetskommissionens beslut kan ifrågasättas i domstol. Att förstå denna process är det första steget för att kunna agera lämpligt och strategiskt när en tvist om orättvisa arbetspraktiker uppstår. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara dessa tre administrativa rättsmedelsförfaranden ur en företagsledares perspektiv, inklusive en översikt över varje steg, viktiga punkter och juridiska risker.

Typer av orättvisa arbetspraktiker som chefer bör förstå enligt japansk lag

Enligt artikel 7 i den japanska lagen om arbetsföreningar specificeras de orättvisa arbetspraktiker som arbetsgivare inte får utföra. Att korrekt förstå dessa typer är extremt viktigt ur ett förebyggande rättsligt perspektiv.

Ogynnsam behandling och gula hund-kontrakt under japansk arbetsrätt

Artikel 7, punkt 1 i den japanska lagen om arbetsföreningar förbjuder att avskeda eller på annat sätt behandla en arbetstagare ogynnsamt på grund av att personen är medlem i en fackförening, försöker gå med i en fackförening, försöker bilda en fackförening eller utför legitima handlingar som en del av fackföreningsverksamheten. Med “ogynnsam behandling” avses alla åtgärder som negativt påverkar arbetstagarens ställning eller villkor, inklusive uppsägning, degradering, lönesänkning eller ogynnsamma omplaceringar. Till exempel skulle det att avskeda en anställd som har lett bildandet av en fackförening eller att utesluta någon från löneökningar på grund av deltagande i en strejk falla under denna kategori.

Lagen förbjuder också så kallade “gula hund-kontrakt”. Detta avser kontrakt där en anställningsvillkor är att arbetstagaren inte ska gå med i eller lämna en fackförening. Ett typexempel är när en arbetsgivare kräver att en arbetssökande lämnar in ett löfte om att inte ansluta sig till en fackförening vid anställningstillfället.

Förhandlingar med fackföreningar under japansk lag

Enligt artikel 7, punkt 2 i den japanska lagen om arbetsföreningar (Labor Union Act) är det förbjudet för arbetsgivare att utan giltig anledning vägra att förhandla med representanter för de anställda. Denna bestämmelse omfattar inte bara handlingar som innebär att man vägrar sätta sig vid förhandlingsbordet, utan även så kallade “oärliga förhandlingar”, där man formellt sett deltar i förhandlingar men inte för dem på ett uppriktigt sätt.

Handlingar som kan bedömas som oärliga förhandlingar varierar. Till exempel kan det innebära att man utan rimlig anledning vägrar att lämna ut finansiell information som är nödvändig för löneförhandlingar, att endast skicka representanter utan förhandlingsmandat till mötena, att upprepa svar som “vi tar det med oss och överväger”, eller att kontinuerligt skjuta upp förhandlingsdatum med hänvisning till att man är upptagen. Lagen kräver inte att parterna når en överenskommelse, utan att de uppriktigt anstränger sig för att nå en sådan. Denna “uppriktighet” innehåller subjektiva element och även om arbetsgivaren anser att deras agerande är rimligt, kan det objektivt sett bedömas som oärligt. Därför är det extremt viktigt att dokumentera förhandlingsprocessen genom att skapa protokoll och att presentera konkreta grunder för svaren för att objektivt bevisa en uppriktig inställning. I ExxonMobil-fallet (Tokyo High Court, 14 mars 2012 (2012)) bedömdes oärliga förhandlingar som en olaglig handling, och företaget beordrades att betala skadestånd till enskilda fackföreningsmedlemmar. Detta är ett viktigt prejudikat som visar att oärliga förhandlingar kan leda till ekonomiskt ansvar och inte bara till rättsmedel från arbetskommissionen.

Dominansingripande och ekonomiskt stöd

Enligt artikel 7, punkt 3 i den japanska lagen om arbetsföreningar (労働組合法) är det förbjudet för arbetsgivare att dominera eller ingripa i bildandet eller driften av en fackförening (dominansingripande), samt att ge ekonomiskt stöd för fackföreningens driftskostnader (ekonomiskt stöd). Syftet med detta är att säkerställa fackföreningens självständighet och bygga upp en jämlik relation mellan arbetsgivare och arbetstagare som är oberoende av arbetsgivarens inflytande.

Exempel på dominansingripande inkluderar när ett företag stöder bildandet av en specifik fackförening samtidigt som det uttrycker fientlighet mot andra fackföreningar, ingriper i valet av fackliga företrädare, uppmuntrar anställda att lämna fackföreningen eller undersöker anställdas deltagande i fackliga aktiviteter. I Prima Ham-fallet (東京地方裁判所 1976年5月21日判決) ansågs det att företagets VD:s uttalanden som kritiserade fackföreningens ledning utgjorde ett dominansingripande som hindrade fackföreningens enighet.

När det gäller ekonomiskt stöd finns det undantag som tillåts, såsom att tillhandahålla ett fackföreningskontor av minimal storlek, men stöd som påverkar fackföreningens finanser och skadar dess självständighet är förbjudet.

Retaliatory Disadvantageous Treatment Under Japanese Law

Article 7, Paragraph 4 of the Japanese Labor Union Act prohibits employers from treating employees disadvantageously because they have filed a complaint for unfair labor practices with the Labor Commission or have provided evidence or testimony during the Labor Commission’s investigations or hearings. This provision ensures that workers can use the Labor Commission’s remedial procedures without hesitation.

Första instansens förfarande: Granskning vid prefekturernas arbetskommittéer i Japan

Förfarandet för att åtgärda orättvisa arbetspraktiker inleds i princip med ett första instansförfarande vid den behöriga prefekturarbetskommittén. Detta skede är det viktigaste i hela processen, där fakta i tvisten fastställs och den första juridiska bedömningen görs.

Ansökan och arbetsgivarens initiala åtgärder

En fackförening eller arbetstagare kan inleda förfarandet genom att inom ett år från dagen för den påstådda orättvisa arbetspraktiken lämna in en ansökan om åtgärder till arbetskommittén. När arbetskommittén tar emot ansökan skickar den en kopia till arbetsgivaren (svaranden) och begär att ett svarsskrift ska lämnas in.

Denna svarsskrift är arbetsgivarens första och mycket viktiga dokument i försvarshandlingen. I svarsskriften måste arbetsgivaren tydligt svara på varje faktum som ansökaren hävdar, antingen genom att erkänna (acceptera), förneka (förkasta) eller uttrycka okunskap (icke kännedom). Dessutom måste arbetsgivaren specifikt argumentera för den juridiska grunden för att företagets handlingar inte utgör orättvisa arbetspraktiker och för att styrka handlingarnas legitimitet. De argument och motargument som presenteras här kommer att utgöra grunden för de frågor som undersöks och diskuteras i senare skeden. Därför bör utformningen av svarsskriften baseras på juridisk expertis och genomföras strategiskt.

Utredning och förhör

Efter att svarsskriften har lämnats in går ärendet in i utredningsfasen. Utredningen utförs vanligtvis av en ansvarig kommitté bestående av offentliga medlemmar, arbetstagarmedlemmar och arbetsgivarmedlemmar, och sker i regel bakom stängda dörrar. Under detta skede organiseras båda parters påståenden och bevis granskas för att klargöra tvistefrågorna. Mot slutet av utredningen är det vanligt att en “granskningsplan” utarbetas, där man fastställer hur förhören ska gå till, antalet vittnen och när order ska utfärdas.

Efter utredningen, om det finns en skillnad i tvistefrågor mellan parterna, går förfarandet vidare till förhör. Förhören genomförs i princip offentligt, likt en domstolsförhandling, där bevisprövning sker genom förhör av parter och vittnen. Vittnen är skyldiga att vittna under ed, och huvudförhör samt korsförhör utförs av båda parters advokater. De vittnesmål och bevis som erhålls under dessa förhör blir grunden för arbetskommitténs faktiska bedömning.

Detta första instansförfarande är inte bara en första omgång. De fakta och bevis som etableras här blir grunden för senare omprövningar och administrativa rättsprocesser. Det är ofta svårt att lägga fram nya bevis i senare skeden, och ett nederlag i första instansen kan vara mycket svårt att omvända i efterföljande förfaranden. Därför är det avgörande för företag att från första instansen investera maximala juridiska resurser och genomföra en genomtänkt argumentation och bevisföring.

Order eller förlikning

När förhören är avslutade hålls en överläggning av offentliga medlemmar för att avgöra om arbetsgivarens handlingar utgör orättvisa arbetspraktiker.

Om det fastställs att orättvisa arbetspraktiker har förekommit, utfärdar arbetskommittén en “åtgärdsorder”. Innehållet i ordern varierar beroende på fallet, men kan till exempel innefatta återanställning av uppsagda fackmedlemmar i deras tidigare positioner, godkännande av kollektivförhandlingar, upphörande av handlingar som kränker fackets självständighet och utfärdande av ett dokument (post-notice) som lovar att inte upprepa liknande handlingar och som ska anslås inom företaget.

Om orättvisa arbetspraktiker inte erkänns, utfärdas en “avslagsorder”, och ansökarens begäran avslås.

Under alla stadier av granskningsförfarandet kan arbetskommittén föreslå förlikning för båda parter. Om en förlikning uppnås avslutas ärendet där. Förlikning kan vara ett effektivt alternativ för att undvika långvariga tvister och för att reparera arbetsrelationer.

Överprövningsförfarande: Att överklaga till den centrala arbetskommittén i Japan

Parter som är missnöjda med ett beslut från en prefektural arbetskommitté i Japan, oavsett om det är från arbetsgivarens eller arbetstagarnas sida, kan begära en överprövning hos den centrala arbetskommittén. Detta erbjuder en möjlighet till granskning av en högre instans inom förvaltningen.

Det viktigaste att notera i detta förfarande är den korta tidsfristen för att göra en sådan begäran. En begäran om överprövning måste göras inom bara 15 dagar från dagen efter att man mottagit en kopia av beslutet. Denna tidsfrist är extremt strikt, och om den överskrids med även en dag kommer begäran att avvisas som otillåtlig. Följaktligen måste företag som mottar ett beslut från första instansen omedelbart analysera innehållet och snabbt besluta om de ska begära en överprövning eller inte.

Överprövningsförfarandet baseras ofta på de handlingar som lagts fram i första instansen (inlagor, bevis, förhörsprotokoll etc.). Den centrala arbetskommittén granskar om första instansens beslut var korrekt med avseende på fakta och lagtolkning. Möjligheten att lägga fram ny bevisning eller genomföra egna undersökningar och förhör tillåts också, vilket innebär att en ny granskning av både fakta och lagstiftning genomförs. Som ett resultat av sin granskning kan den centrala arbetskommittén välja att stödja, ändra eller upphäva beslutet från första instansen. Även i detta skede finns möjligheten till en lösning genom förlikning öppen.

Administrativt överklagande: Det sista steget för att begära upphävande av beslut från arbetsnämnden i Japan

Som det slutgiltiga steget för att ifrågasätta ett beslut från arbetsnämnden finns möjligheten att väcka en administrativ talan i domstol för att begära att beslutet upphävs. Detta är ett förfarande där en administrativ myndighets beslut granskas i en rättslig instans.

Osymmetriska tidsfrister för att väcka talan

När man väcker en administrativ talan är tidsfristerna för att göra detta starkt varierande beroende på part. Om arbetsgivaren är kärande måste denne väcka talan inom 30 dagar från dagen efter att denne mottagit en kopia av beslutet. Å andra sidan har en fackförening som kärande upp till sex månader på sig. Denna osymmetriska tidsinställning kräver mycket snabba beslut från arbetsgivarens sida.

En ytterligare viktig aspekt är att arbetsgivaren inte kan välja att samtidigt begära omprövning hos centrala arbetsnämnden och väcka en administrativ talan i domstol. Arbetsgivaren ställs inför valet att antingen direkt väcka en administrativ talan mot ett beslut från den prefekturala arbetsnämnden utan att begära omprövning, eller att efter en omprövning väcka talan mot ett beslut från centrala arbetsnämnden.

Omfattningen av rättslig granskning och risken med brådskande beslut

Domstolen granskar arbetsnämndens beslut både med avseende på fakta och rättslig tolkning, men arbetsnämnden, som är en specialiserad administrativ myndighet för arbetsfrågor, tenderar att ges ett visst mått av skönsmässigt utrymme. Därför är det endast under omständigheter där det finns fel i bevisvärderingen eller i faktafastställningen som domstolen kan omvända arbetsnämndens faktafastställning, vilket innebär att arbetsgivaren står inför en hög bevisbörda.

En av de största strategiska riskerna för arbetsgivaren är systemet med “brådskande beslut”. Om arbetsgivaren väcker talan för att få ett beslut upphävt, kan arbetsnämnden ansöka hos domstolen om att arbetsgivaren ska följa hela eller delar av beslutet tills domen vinner laga kraft. Om domstolen beviljar detta och utfärdar ett brådskande beslut, kan arbetsgivaren, även under tiden som målet är under övervägande, bli skyldig att till exempel fortsätta betala lön till en uppsagd anställd. Att bryta mot ett brådskande beslut kan leda till böter och är ett kraftfullt system som i praktiken kan göra den tidsmässiga fördelen med att väcka talan verkningslös.

Således blir de tidsmässiga begränsningarna och de juridiska riskerna större för arbetsgivaren ju längre överklagandeprocessen fortskrider. Om man får ett ogynnsamt beslut i första instans är vägen att få det omkullkastat svår och medför stora kostnader och risker. Detta antyder att tyngdpunkten i en tvist alltid ligger i första instansförfarandet, och att förmågan att uppnå ett gynnsamt resultat i första instansen är nyckeln i tvister om orättvisa arbetsförhållanden i Japan.

Jämförelse av administrativa rättsmedel vid otillbörliga arbetspraktiker under japansk lag

När vi jämför de huvudsakliga egenskaperna hos de tre procedurer som vi har förklarat hittills, ser vi en översikt som i tabellen nedan. Denna tabell klargör tydligt vilken myndighet som har jurisdiktion, tidsbegränsningar, omfattningen av granskningen och skillnaderna i resultat, vilket hjälper till att förstå helhetsbilden.

Sammanfattning

Administrativa rättsmedel för orättvisa arbetspraktiker i Japan styrs av en specialiserad myndighet känd som arbetskommittén, vilken följer unika regler och dynamik inom detta speciella rättsområde. Särskilt viktiga aspekter som företagsledare måste vara medvetna om är det subjektiva kravet på ‘uppriktighet’ i kollektiva förhandlingar, den avgörande betydelsen av första instansens förfaranden, samt de extremt korta tidsfristerna och riskerna för brådskande order som arbetsgivarsidan står inför vid överklaganden. Hur man hanterar en konflikt med en fackförening i dess tidiga skeden kan ha en stor inverkan på hur situationen utvecklas. Kontinuerlig personalhantering, uppriktigt agerande under kollektiva förhandlingar, noggrann dokumentation av förhandlingsprocessen och snabb samt träffsäker initial respons vid konflikter är avgörande för att hantera risker och skydda företagets intressen.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att representera ett stort antal inhemska och utländska företag i fall av orättvisa arbetspraktiker, från granskning i prefekturarbetskommittéer och Centrala arbetskommittén till efterföljande administrativa rättegångar. Vår byrå har flera medarbetare som är kvalificerade utländska advokater och engelsktalande, vilket möjliggör avancerad och smidig kommunikation samt strategisk rådgivning som övervinner språk- och kulturbarriärer när internationella klienter står inför Japans komplexa arbetsrättsliga system. Vi erbjuder omfattande stöd på alla nivåer inom detta högspecialiserade område.