Skydd av Löner enligt Japansk Arbetsrätt: En Förklaring av Grundläggande Principer som Chefer Bör Följa

Betalning av löner är en av de mest grundläggande skyldigheterna för arbetsgivare och utgör en kärnkomponent i arbetskontraktsrelationer i Japan. Att följa det strikta rättsliga ramverket för lönebetalningar är en avgörande del av riskhanteringen när man bedriver verksamhet i Japan. Detta område regleras huvudsakligen av två lagar. Den första är ‘Japans civilrätt’, som baseras på principen om avtalsfrihet och definierar förhållandet mellan arbete och ‘ersättning’. Den andra är ‘Japans arbetsstandardlag’, en speciallag som inför tvingande regleringar för att skydda arbetstagare, baserat på antagandet om en obalans i förhandlingsstyrka mellan arbetsgivare och arbetstagare. Särskilt de bestämmelser om ‘löner’ som fastställs av arbetsstandardlagen har företräde framför civilrättens allmänna principer och påverkar direkt företagsaktiviteter. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara de rättsliga principerna som utgör kärnan i löneskyddet enligt Japans arbetsstandardlag, särskilt de ‘fem principerna för lönebetalning’ som fastställs i lagens artikel 24, med hänvisning till specifika lagtexter och viktiga rättsfall. Syftet är att hjälpa företagsledare, aktieägare och juridiska ansvariga att korrekt förstå dessa komplexa regleringar, säkerställa efterlevnad och effektivt minska juridiska risker.

Löner enligt japansk rätt: Samspel mellan civilrätten och arbetsstandardlagen

I det japanska rättssystemet regleras ersättningen för arbete från två olika perspektiv: “Japans civilrätt” och “Japans arbetsstandardlag”, och det är ytterst viktigt att förstå denna skillnad.

Perspektivet enligt japansk civilrätt: ‘Ersättning’ i anställningsavtal

Artikel 623 i Japans civilrätt definierar ett anställningsavtal som ett avtal där “en part lovar att utföra arbete för den andra parten, och den andra parten lovar att ge ersättning för detta arbete” . Här betraktas ‘ersättningen’ som ett privat rättsförhållande baserat på parternas överenskommelse, det vill säga principen om avtalsfrihet. Civilrätten specificerar inte detaljerade regler för betalning av ersättning och i princip kan arbetstagaren inte kräva ersättning förrän det utlovade arbetet har slutförts (Japans civilrätt artikel 624, stycke 1) . Detta innebär att i en värld utan arbetsstandardlagen skulle tidpunkten och sättet för betalning helt och hållet bero på parternas överenskommelse.

Perspektivet enligt japansk arbetsstandardlag: ‘Lön’ som en rättighet som ska skyddas

Å andra sidan har Japans arbetsstandardlag karaktären av en offentlig lag som fastställer minimistandarder för arbetsvillkor. Lagen definierar ‘lön’ mycket brett som “allt som arbetsgivaren betalar arbetstagaren som ersättning för arbete, oavsett benämning, inklusive lön, tillägg, bonusar och annat” i artikel 11 . Eftersom arbetsstandardlagen är en speciallag i förhållande till civilrätten, har dess bestämmelser tvingande verkan. Det innebär att överenskommelser i anställningsavtal som inte uppfyller standarderna som fastställts av arbetsstandardlagen, enligt artikel 13 i samma lag, är ogiltiga i de delar de inte uppfyller lagens krav, och lagen tillämpas automatiskt .

Förhållandet mellan dessa två lagar är inte bara en fråga om definitionsskillnader. Det speglar en filosofisk förändring i lagstiftningen som flyttar arbetsrelationen från en privat sfär av avtalsautonomi till en offentlig reglerad sfär där staten ingriper för att ge ett minimum av skydd. Medan civilrätten utgår från ‘överenskommelse’ mellan jämlika parter, utgår arbetsstandardlagen från att det finns en strukturell obalans i maktrelationen mellan arbetsgivare och arbetstagare och ingriper för att skydda arbetstagarens liv. Därför, även om arbetstagaren individuellt har gått med på betalningsmetoden för lönen, om innehållet i detta samtycke strider mot standarderna i arbetsstandardlagen, anses det samtycket juridiskt ogiltigt. Att missförstå denna punkt kan leda till allvarliga misstag i efterlevnaden av reglerna.

Nedanstående tabell sammanfattar de konceptuella skillnaderna mellan ‘ersättning’ enligt Japans civilrätt och ‘lön’ enligt Japans arbetsstandardlag.

De fem principerna för lönebetalning: Kärnbestämmelser i den japanska arbetsstandardlagen

Artikel 24 i den japanska arbetsstandardlagen utgör kärnan i skyddet av löner och är känd som “de fem principerna för lönebetalning”. Denna lagtext fastställer att “löner ska betalas i valuta, direkt till arbetstagaren, och i dess fulla belopp.” “Löner måste betalas minst en gång i månaden på en förutbestämd dag.” Dessa fem principer fungerar inte isolerat från varandra utan samverkar för att uppnå ett gemensamt mål: att stabilisera arbetstagarnas ekonomiska grund. “Betalning i valuta” och “direkt betalning” garanterar att lönen når arbetstagaren på ett säkert och tillgängligt sätt, medan “full betalning” skyddar dess värde. “Månadsvis betalning” och “betalning på en förutbestämd dag” säkerställer förutsägbarheten i inkomsten. Att förstå detta övergripande syfte är avgörande när man tolkar undantagsbestämmelser och liknande för varje princip.  

Principen om betalning i valuta

Enligt principen måste löner i Japan betalas i den valuta som har lagstadgad betalningskraft, det vill säga i japanska yen i kontanter. Betalning i utländsk valuta, med checkar eller i form av varor (så kallad naturalieersättning) är i princip förbjuden för att skydda arbetstagare från olägenheter vid växling och värdets instabilitet.  

Det finns dock viktiga undantag från denna princip som anpassats till den moderna ekonomins verklighet. Det vanligaste undantaget är överföring till ett bankkonto som arbetstagaren själv har angivit, förutsatt att arbetstagaren har gett sitt tydliga samtycke. I detta fall är det inte tillräckligt att bara ha arbetstagarens samtycke; ofta krävs också att ett kollektivavtal om genomförande av kontobetalningar ingås. På senare år har det genom ändringar i förordningen om genomförande av arbetsstandardlagen blivit möjligt att, under förutsättning av arbetstagarens samtycke, betala löner till konton hos finansiella tjänsteleverantörer som har godkänts av ministeriet för hälsa, arbete och välfärd (så kallad digital betalning). Dessutom, om arbetstagaren samtycker, är det tillåtet att betala avgångsvederlag med check, och om det finns bestämmelser i ett kollektivavtal, kan reseersättning ges i form av pendlingstidkort.  

Det är viktigt att notera att “samtycket” för dessa undantag inte är en engångsföreteelse som inte kan återkallas. En dom från Kochi Summary Court den 18 mars 1981 (Mikuni Taxi-fallet) klargjorde denna punkt. I detta fall hade en arbetstagare initialt samtyckt till banköverföring men begärde senare att få betalt i kontanter, vilket arbetsgivaren vägrade. Domstolen ansåg att arbetsgivarens agerande strider mot principen om betalning i valuta. Domen indikerar att principen om betalning i valuta är en grundläggande rättighet för arbetstagare och att bekvämlighetsundantag (som banköverföring) inte är avsedda att permanent avstå från denna grundläggande rättighet. Följaktligen måste företag upprätthålla en praktisk struktur för att betala löner i kontanter till arbetstagare som inte samtycker till eller återkallar sitt samtycke till banköverföring.  

Principen om direkt betalning

Löner ska betalas direkt till arbetstagaren för att eliminera mellanhänder och säkerställa att ersättningen för utfört arbete faktiskt når arbetstagaren själv.  

Enligt denna princip är det olagligt att betala lönen till en ombudsperson (frivillig representant), även om arbetstagaren själv har gett sitt uppdrag. Om arbetstagaren är minderårig är det också uttryckligen förbjudet enligt den japanska arbetsstandardlagen (Labor Standards Act) artikel 59 att betala till dess lagliga företrädare, såsom vårdnadshavare. Dessutom är det inte tillåtet för arbetsgivaren att betala lönen direkt till en borgenär, även om arbetstagaren har en skuld.  

Det finns dock undantag för betalningar till en person som agerar som ‘sändebud’ för arbetstagaren. Ett sändebud är någon som endast överför eller utför arbetstagarens beslut utan att ha egen beslutanderätt. Ett exempel är när en familjemedlem tar emot en förseglad lönekuvert på uppdrag av en arbetstagare som är sjuk och inlagd på sjukhus. Men gränsen mellan ombud och sändebud kan vara oklar och medföra juridiska risker, så den säkraste metoden i praktiken är direkt betalning till arbetstagaren eller överföring till ett konto som arbetstagaren har godkänt.  

En banbrytande dom som illustrerar vikten av denna princip är Högsta domstolens beslut från den 12 mars 1968 (Showa 43). I detta fall överlät arbetstagaren sin rätt att ta emot avgångsvederlag (lönefordran) till en tredje part. Högsta domstolen fastslog att även om överlåtelsen av fordran kan vara giltig mellan parterna (arbetstagaren och mottagaren) enligt civilrätten, påverkar det inte arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsstandardlagen. Det innebär att arbetsgivaren fortfarande är skyldig att betala lönen (i detta fall avgångsvederlaget) direkt till arbetstagaren, och att fordringsmottagaren inte kan kräva direkt betalning från arbetsgivaren. Denna dom visar att offentlig politik för arbetarskydd kan ingripa i och till och med begränsa de rättsliga effekterna av privata transaktioner enligt civilrätten, vilket symboliserar arbetsstandardlagens imperativa karaktär. Följaktligen måste företag, även om de får ett meddelande om överlåtelse av lönefordran från arbetstagarens borgenär, ignorera detta och fortsätta att betala direkt till arbetstagaren.  

Principen om fullständig löneutbetalning under japansk arbetsrätt

Löner ska betalas ut i sin helhet, och det är i princip förbjudet för arbetsgivare att ensidigt dra av några pengar från lönen (så kallad löneavdrag) . Syftet med detta är att säkerställa att arbetstagare mottar hela det utlovade beloppet och att främja stabilitet i deras ekonomiska liv.  

Det finns dock undantag från denna princip. För det första kan avdrag från lönen göras utan särskilt avtal för poster som inkomstskatt, kommunalskatt och socialförsäkringsavgifter, vilka är obligatoriska enligt lag . För det andra, för att göra avdrag för poster som inte är baserade på lagstiftning, såsom hyra för företagsbostäder eller fackföreningsavgifter, krävs det att ett skriftligt avtal (kollektivavtal) ingås med en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna på arbetsplatsen (eller, om en sådan inte finns, med en representant för majoriteten av arbetstagarna) .  

En särskilt komplex juridisk fråga är huruvida en arbetsgivare kan kvitta sina fordringar mot en arbetstagare (till exempel rätt till skadestånd eller återbetalning av lån) mot lönefordringar. I princip är sådan ensidig kvittning i strid med principen om fullständig löneutbetalning och är inte tillåten. Detta fastställdes i en dom av Japans högsta domstol den 2 november 1956 (Kansai Seiki-fallet), där domstolen inte tillät arbetsgivarens påstådda rätt till skadestånd att kvittas mot lönen .  

Det finns dock två begränsade undantag som rättspraxis har erkänt. Det ena är “justerande kvittning”, vilket avser att justera överbetalningar som uppstått på grund av fel i löneberäkningen vid senare löneutbetalningar. Japans högsta domstol fastställde den 18 december 1969 (Fukushima-ken Kyōiku Dōmei-fallet) att sådan justering är tillåten om överbetalningen och justeringen sker inom en rimlig tidsram och om kvittningsbeloppet är så litet att det inte hotar arbetstagarens ekonomiska liv . Dock har det i fall där hälften av en bonus kvittats utan förvarning bedömts som olaglig justerande kvittning (Tokyos högre domstol, 9 april 2008) .  

Det andra undantaget är kvittning baserad på arbetstagarens “fria vilja och samtycke”. Ett ledande fall i denna fråga är Japans högsta domstols dom den 26 november 1990 (Nisshin Steel-fallet) . I detta fall hade arbetstagaren frivilligt begärt att återbetala ett lån från arbetsgivaren med sin avgångsvederlag, och eftersom det inte fanns någon tvång från arbetsgivarens sida i beslutsprocessen, ansågs kvittningen av avgångsvederlaget och lånet vara giltig. Detta fall visar att det inte räcker med en formell underskrift på ett samtyckesdokument; det är avgörande att samtycket inte påverkas av den ojämna maktfördelningen i arbetsrelationen och att det verkligen grundas på en fri vilja. Med tanke på den höga tröskeln för “samtyckets kvalitet” kan det sägas att det för företag generellt sett är säkrast att som princip inte kvitta löner.  

Principen om minst en löneutbetalning per månad och principen om fast utbetalningsdag

Dessa två principer fungerar tillsammans för att ge arbetstagares inkomster regelbundenhet och förutsägbarhet.  

Principen om “minst en löneutbetalning per månad” innebär att det måste finnas minst en lönedag under en kalendermånad (från den 1:a till den sista dagen). Detta gäller även för de som har en årsinkomst, där den årliga lönen måste delas upp och betalas ut minst tolv gånger om året. Till exempel, om en arbetstagare börjar sitt jobb i slutet av månaden, är det inte tillåtet att kombinera de få dagarnas lön med nästa månads lön och betala ut det i övermorgon månad, eftersom det skulle bryta mot denna princip.  

Principen om “fast utbetalningsdag” kräver att utbetalningsdagen är specifikt fastställd. Det är lagligt att bestämma en specifik dag som “den 25:e varje månad” eller “den sista dagen i månaden”, men det är olagligt att ha en flexibel period som “mellan den 20:e och 25:e varje månad” eller en variabel dag som “den tredje fredagen i månaden”, eftersom dessa inte anses vara specifikt fastställda datum.  

Det finns undantag från dessa principer enligt paragraf 24, stycke 2, proviso i den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act). För löner som betalas ut tillfälligt (som äktenskapsbonusar), bonusar eller andra tillägg som betalas ut baserat på arbetsprestation över en period längre än en månad och som av sin natur är svåra eller olämpliga att betala ut på en fast månadsdag, tillämpas inte dessa principer.  

De risker som lagöverträdelser medför för företagsledningen

Om man bryter mot någon av de fem grundprinciperna för löneutbetalningar som fastställs i artikel 24 i den japanska arbetsstandardlagen, kan man enligt artikel 120 i samma lag riskera att få en böter på upp till 300 000 yen (under japansk lag). I japanskt arbetsrätt är det vanligt att både den enskilda ansvariga personen och företaget som juridisk person kan bli föremål för straff, vilket innebär att företag inte kan undkomma ansvar.

Vid första anblicken kan en bötesstraff på 300 000 yen verka obetydlig, särskilt för större företag. Men detta direkta straff är ofta bara början på en mycket större ledningsrisk. En undersökning från arbetsstandardinspektionen kan leda till en omfattande granskning av företagets hela arbetsförvaltning, inte bara den initiala överträdelsen. Detta kan resultera i rekommendationer om rättelser och tvinga företaget att göra förändringar i sin verksamhet. Dessutom kan offentliggörandet av en lagöverträdelse allvarligt skada företagets sociala anseende och ha en negativ inverkan på allt från rekrytering och kundrelationer till finansieringsmöjligheter. Därför bör efterlevnaden av principerna för löneutbetalning ses inte bara som ett sätt att undvika böter utan som en viktig del av företagsstyrningen som stödjer företagets långsiktiga tillväxt och stabilitet.

Sammanfattning

De fem grundprinciperna för lönebetalning enligt den japanska arbetsstandardlagen, nämligen “betalning i valuta”, “direkt betalning”, “full betalning”, “minst en betalning per månad” och “betalning på en fastställd dag”, är inte bara administrativa riktlinjer utan stränga och imperativa juridiska krav som grundar sig i en stark offentlig politik för arbetarskydd. Dessa principer kan inte ändras eller undantas genom privat överenskommelse mellan arbetstagare och arbetsgivare. För alla företag som bedriver verksamhet i Japan är det en avgörande skyldighet att djupt förstå dessa regler, etablera interna system och strikt följa dem för att bygga stabila arbetsrelationer och undvika juridiska risker. Monolith Law Office har en lång erfarenhet av att ge råd till en mångfald av inhemska och internationella klienter om komplexa frågor relaterade till japansk arbetsrätt, särskilt i frågor om lön och löneberäkningens efterlevnad. Vår byrå har flera medarbetare som inte bara är väl insatta i japansk rätt, utan också är kvalificerade advokater i andra länder och talar engelska. Denna kombination av språkkunskaper och juridisk expertis över flera rättsområden är en unik och kraftfull resurs, särskilt för utländska och multinationella företag som behöver anpassa sina globala personalpolitik till japanska lagar och förordningar. Från att granska och bedöma ert företags arbetsrättsliga system till att agera som ombud i eventuella tvister, erbjuder vi specialiserade juridiska tjänster. Tveka inte att kontakta oss för rådgivning. Källorna som används i rapporten finns tillgängliga.