Den juridiska effekten av arbetsregler och förklaring av ändringsförfaranden i japansk arbetsrätt

I den japanska företagsledningen spelar arbetsreglerna en viktigare juridisk roll än bara en samling interna föreskrifter. De utgör en grundläggande juridisk handling som tillämpar enhetliga och standardiserade arbetsvillkor för ett stort antal anställda och upprätthåller företagsordningen. Medan individuella arbetsavtal i många andra rättsområden är det främsta sättet att bestämma arbetsvillkor, har Japan den unika egenskapen att arbetsreglerna omfattande reglerar innehållet i de individuella arbetsavtalen och dessutom har en kraftfull funktion att ändra dem. Den omfattande makten som ges till arbetsgivaren är dock inte obegränsad. Det juridiska systemet i Japan, med arbetsavtalslagen i centrum, upprätthåller en fin balans mellan arbetsgivarens rätt att fastställa och ändra arbetsreglerna och nödvändigheten att skydda arbetstagarna från ensidiga och ogynnsamma förändringar. Denna juridiska ram har formats genom en ackumulering av domstolsavgöranden över tid och har systematiserats som kodifierad lag. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara den juridiska naturen hos dessa arbetsregler, deras förhållande till individuella arbetsavtal och särskilt de strikta juridiska kraven på ‘rationalitet’ som är avgörande för ledningsbeslut när det gäller att göra ändringar som är ogynnsamma för anställda, baserat på specifika lagar och rättsfall.

Den juridiska karaktären av arbetsregler och dess påverkan på arbetsavtal

Grunden för att arbetsregler har juridisk bindande kraft i individuella anställningsavtal med anställda finns i artikel 7 i den japanska lagen om arbetsavtal (Labor Contract Act). Denna artikel stadgar att om en arbetsgivare har informerat arbetstagarna om arbetsregler som fastställer rimliga arbetsvillkor, ska innehållet i arbetsavtalet baseras på de arbetsvillkor som arbetsreglerna definierar. Detta klargör den “normativa kraften” som arbetsreglerna har enligt lag. För att denna kraft ska träda i kraft måste två viktiga krav uppfyllas: “rimlighet” och “kännedom”.

Det första kravet är “rimligheten” i själva innehållet i arbetsreglerna. Bestämmelser som är uppenbart orimliga enligt samhällets normer eller som orättvist kränker arbetstagarnas rättigheter anses inte vara rimliga och kan därför förlora sin juridiska kraft. Exempel på detta kan vara disciplinära bestämmelser som är överdrivet stränga eller klausuler som endast ålägger anställda ensidiga skyldigheter.

Det andra och mycket viktiga procedurmässiga kravet är “kännedom” hos de anställda. Arbetsreglerna får inte juridisk bindande kraft bara genom att de har skapats; de måste kommuniceras på ett lämpligt sätt till de anställda för att få denna kraft. Artikel 106, stycke 1 i den japanska arbetsstandardlagen (Labor Standards Act) och tillhörande genomförandeföreskrifter kräver specifika metoder för att informera, såsom ständig uppsättning på en synlig plats i arbetsstället, överlämnande av skriftligt material till arbetstagarna eller installation av enheter där arbetstagarna kontinuerligt kan kontrollera innehållet i elektronisk form. I rättsfall har det visat sig att även om dessa formella metoder inte har följts till punkt och pricka, kan “väsentlig kännedom” anses ha uppnåtts om arbetstagarna när som helst kan ta del av arbetsreglernas innehåll.

Dessa krav är inte bara administrativa procedurer. De utgör en juridisk grund för att säkerställa legitimiteten i arbetsgivarens personalhanteringsbefogenheter. Om kännedom försummas kan arbetsreglerna anses sakna juridisk kraft. Detta kan leda till att arbetsgivarens argument inte accepteras när arbetsordrar eller disciplinära åtgärder som grundar sig på arbetsreglerna ifrågasätts. Därför kan det sägas att det är en avgörande uppgift för företagets ordning och juridiska riskhantering att se till att arbetsreglerna är välkända.

Prioriteringsförhållandet mellan arbetsregler och individuella avtal

I japansk arbetsrätt är normerna för att fastställa arbetsvillkor strukturerade i flera hierarkiska nivåer. Prioritetsordningen för dessa normers effekt är generellt sett: lagar (tvingande lagstiftning), kollektivavtal, arbetsregler och individuella arbetsavtal. Inom denna hierarki är förhållandet mellan arbetsregler, som enhetligt tillämpas på alla anställda, och individuella arbetsavtal, som ingås med specifika anställda, särskilt viktigt för företagsledningen. När innehållet i dessa två skiljer sig åt, fastställer japansk arbetsavtalslag klara regler för vilket som ska ha företräde.

Först och främst fungerar arbetsreglerna som en “lägsta standard” för arbetsvillkor. Enligt artikel 12 i japansk arbetsavtalslag, är ett arbetsavtal som fastställer arbetsvillkor som inte når upp till standarden i arbetsreglerna ogiltigt i den delen. I sådana fall tillämpas standarden som definieras i arbetsreglerna. Detta är en aspekt av principen att “mer fördelaktiga villkor har företräde” och fungerar som ett arbetarskydd för att förhindra att arbetsgivare anställer arbetstagare under de villkor som fastställts i arbetsreglerna. Till exempel, även om grundlönen enligt arbetsreglerna är 300 000 yen per månad, skulle ett individuellt avtal om 280 000 yen vara ogiltigt, och arbetsgivaren skulle lagligt vara skyldig att betala 300 000 yen.

Å andra sidan är det möjligt för ett individuellt arbetsavtal att fastställa mer fördelaktiga villkor än de som finns i arbetsreglerna. Enligt en förbehållsklausul i artikel 7 i japansk arbetsavtalslag, om arbetstagaren och arbetsgivaren har kommit överens om arbetsvillkor i ett arbetsavtal som skiljer sig från innehållet i arbetsreglerna, ska den individuella överenskommelsen ha företräde. Detta gör det möjligt för företag att erbjuda ersättning och förmåner som överstiger standarden i arbetsreglerna till specifikt kvalificerad personal eller viktiga befattningar, vilket möjliggör flexibel personalanvändning. Till exempel, även om det enligt arbetsreglerna finns 120 årliga ledighetsdagar, skulle en individuell överenskommelse om 125 ledighetsdagar vara giltig, och den anställde skulle ha rätt till 125 ledighetsdagar.

Interaktionen mellan dessa två artiklar skapar en relation där arbetsreglerna fastställer “lägsta linjen (golvet)” för arbetsvillkor, och det är inte tillåtet att gå under denna linje, medan individuella överenskommelser kan fastställa “mer fördelaktiga villkor (taket)” utan att hindras. Att förstå detta förhållande är avgörande för att uppnå en balans mellan enhetlig personalhantering och individuell, strategisk personalbehandling.

Förändringar av arbetsregler till nackdel: Principer och undantag under japansk lag

Arbetsvillkor utgör en del av kontraktet mellan arbetsgivare och arbetstagare, och förändringar av dessa kräver i grund och botten ett ömsesidigt avtal. Artikel 8 i den japanska arbetsavtalslagen stipulerar att arbetstagare och arbetsgivare kan ändra arbetsvillkoren i ett arbetsavtal genom gemensamt samtycke, vilket klargör principen om samtycke.

Med utgångspunkt i denna princip fastställer artikel 9 i den japanska arbetsavtalslagen att en arbetsgivare inte kan ändra arbetsvillkoren i ett arbetsavtal till arbetstagarens nackdel genom att ensidigt ändra arbetsreglerna utan att komma överens med arbetstagaren. Detta förbjuder i princip arbetsgivaren från att ensidigt genomföra förändringar som är till nackdel för anställda, såsom lönesänkningar eller minskning av lediga dagar. Detta är den grundläggande principen när det gäller förändringar av arbetsregler till nackdel.

Emellertid måste företagsledningen ständigt anpassa sig till föränderliga omständigheter, och ibland blir det oundvikligt att se över arbetsvillkoren. För att möta detta behov av företagsledning tillåter den japanska arbetsavtalslagen undantag under strikta förutsättningar. Detta är artikel 10 i den japanska arbetsavtalslagen. Denna artikel öppnar för att en förändring kan vara juridiskt giltig även när en arbetsgivare ensidigt ändrar arbetsvillkoren till nackdel genom att ändra arbetsreglerna, förutsatt att två krav är uppfyllda. Det första kravet är att göra de anställda medvetna om de ändrade arbetsreglerna. Det andra och viktigaste kravet är att förändringen av arbetsreglerna är “rimlig”.

Den juridiska strukturen där artikel 9 i den japanska arbetsavtalslagen fastställer en “grundläggande förbud” och artikel 10 stipulerar ett “undantag” är extremt viktig. Detta juridiskt positionerar förändringar av arbetsregler till nackdel inte som en självklar rättighet för arbetsgivaren, utan som en exceptionell åtgärd. Därför, om giltigheten av en nackdelig förändring ifrågasätts i domstol, ligger bevisbördan för att förändringen är “rimlig” helt och hållet på arbetsgivaren. Domstolen kommer först att utgå från principen (att förändringen är ogiltig) och strikt granska om arbetsgivarens argument och bevis har tillräcklig övertygelsekraft för att tillämpa undantagsbestämmelsen (artikel 10). Av denna anledning är det avgörande för företagsledare att inte bara erkänna behovet av en nackdelig förändring, utan också att strategiskt förbereda hur man kan bygga och bevisa “rimligheten” ur ett juridiskt perspektiv.

Bedömningskriterier för ‘rationalitet’ vid ogynnsamma ändringar enligt japansk arbetsrätt

För att en ogynnsam ändring av anställningsvillkoren ska vara giltig, är bedömningen av ‘rationalitet’ inte en mekanisk process baserad på en enda standard. Istället tar man hänsyn till flera faktorer i en omfattande bedömning. Denna bedömningsram, som fastställs i artikel 10 i den japanska arbetsavtalslagen, har formats genom en lång rad rättsfall innan lagen antogs. Särskilt viktigt är Högsta domstolens beslut från 1968 i Akita Bus-fallet, som etablerade den grundläggande principen att en rationell ändring av anställningsvillkoren har bindande kraft även utan den enskilda arbetstagarens samtycke. De specifika faktorer som ska beaktas för att bedöma rationaliteten klargjordes i Högsta domstolens beslut från 1997 i Daiyon Bank-fallet, vilket starkt har påverkat den nuvarande texten i artikel 10 i arbetsavtalslagen.

Artikel 10 i den japanska arbetsavtalslagen anger följande faktorer som ska beaktas vid bedömning av rationalitet:

1. Omfattningen av arbetstagarens nackdelar: Detta avser hur allvarliga nackdelarna som arbetstagaren lider av på grund av ändringen är. Ju större påverkan på arbetstagarens liv, som en betydande minskning av lön eller pensionsförmåner, desto högre är tröskeln för att erkänna rationalitet.
2. Nödvändigheten av ändringen av anställningsvillkoren: Detta avser hur starkt behovet av ändringen är för arbetsgivaren ur ett affärsperspektiv. Det krävs en hög grad av nödvändighet, inte bara för att öka vinsten, utan som ett svar på en allvarlig affärskris eller som en oundviklig åtgärd i samband med en omstrukturering av verksamheten.
3. Angemålenheten i innehållet i de nya anställningsvillkoren: Detta avser om det nya systemet för anställningsvillkor i sig är orimligt eller om det är rimligt enligt samhällets normer. Man tar även hänsyn till om det är markant lägre än standarden hos andra företag i samma bransch.
4. Förhandlingssituationen med fackföreningar: Detta avser historiken om förhandlingar mellan arbetsgivaren och en fackförening som representerar en majoritet av arbetstagarna eller en representant för en majoritet av arbetstagarna. Om förhandlingarna har skett på ett uppriktigt sätt och en överenskommelse har nåtts med fackföreningen, anses ändringen vara rationell och har en stark tendens att erkännas som sådan.
5. Övriga omständigheter relaterade till ändringen av anställningsvillkoren: Detta inkluderar alla relevanta omständigheter utöver de ovan nämnda. Till exempel är tillgången på åtgärder för att mildra nackdelarna (övergångsåtgärder) eller kompensation för nackdelarna viktiga faktorer.

En representativ händelse som illustrerar hur dessa faktorer sammantaget bedöms är det tidigare nämnda Daiyon Bank-fallet. I detta fall genomförde banken en ändring av anställningsvillkoren som innebar att pensionsåldern höjdes från 55 till 60 år, men i gengäld sänktes lönenivån efter 55 års ålder. Högsta domstolen ansåg att även om nackdelarna för arbetstagarna var stora på grund av lönesänkningen, fanns det fördelar såsom förlängd anställningstid (kompensation), ett behov av att säkra anställning i ett åldrande samhälle, och framför allt hade en överenskommelse nåtts efter omfattande förhandlingar med en fackförening som nästan 90% av personalen var medlemmar i. Domstolen bedömde därför att denna ändring var rationell och giltig.

Som detta fall visar, lägger domstolarna stor vikt vid ‘processen’ som leder till en ogynnsam ändring när de bedömer dess rationalitet. Det är inte bara en jämförelse av villkoren före och efter ändringen som är viktig, utan också om arbetsgivaren har förklarat ändringen noggrant för arbetstagarna, förhandlat uppriktigt och ansträngt sig för att mildra nackdelarna så mycket som möjligt. Därför är det, för att lyckas med en ogynnsam ändring, avgörande att inte bara säkerställa innehållets rimlighet utan också processens transparens och rättvisa för att hantera juridiska risker på ett effektivt sätt.

Sammanfattning

I det japanska arbetsrättsliga systemet är arbetsordningen ett kraftfullt juridiskt verktyg som företag använder för att fastställa enhetliga arbetsvillkor och smidigt driva sin organisation. Dess styrka ligger i att den omfattande reglerar innehållet i individuella arbetsavtal och under vissa förhållanden till och med möjliggör ensidiga ändringar. Men denna starka befogenhet är strikt kontrollerad av lagen. Särskilt när det gäller ändringar som är till nackdel för arbetstagarna, måste arbetsgivaren bevisa att ändringen är “rimlig”, och detta är inte en låg tröskel. Bedömningen av rimligheten inkluderar inte bara de substantiella aspekterna, såsom behovet av ändringen och graden av nackdel, utan också processens rättvisa, inklusive förhandlingar med fackföreningar och tillgängligheten av åtgärder för att mildra nackdelarna. Därför är det för chefer och juridiska ansvariga avgörande att djupt förstå de juridiska kraven och hantera processen noggrant och strategiskt när man skapar eller ändrar arbetsordningen, särskilt när man överväger ändringar som är till nackdel. Detta är nyckeln till att förebygga framtida arbetskonflikter och uppnå stabil företagsledning. Vi på Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att ge råd om de juridiska frågor som rör arbetsordningen som beskrivs i denna artikel till ett stort antal klienter i Japan. Vår byrå har flera advokater som talar engelska och har juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att möta de unika behoven hos företag med ett internationellt perspektiv. Vi erbjuder optimal juridisk support som är anpassad till ert företags affärsstrategi, från att skapa nya arbetsordningar, granska nuvarande regler, anpassa sig till lagändringar, till att genomföra de mest försiktiga åtgärderna vid nackdelaktiga ändringar.