Hur man genomför opt-in-processen vid distribution av nyhetsbrev

Tidigare var direktmail kärnan i e-postmarknadsföring, men med internetets spridning har betydelsen av “nyhetsbrev” (e-postmagasin) ökat avsevärt.

Enkelheten och hastigheten att kunna leverera nyhetsbrev till användare över hela världen med bara ett klick, samt låga kostnader, är stora fördelar med nyhetsbrev.

Men om du distribuerar ett nyhetsbrev utan att följa relevanta lagar och förordningar, kan du riskera straff som fängelse och böter.

Många människor vet inte mycket om den särskilt viktiga “opt-in-regleringen”, så den här gången kommer vi att förklara tydligt om “metoden för opt-in-proceduren vid distribution av nyhetsbrev”, som är nödvändig för att säkert distribuera nyhetsbrev.

Vad är Opt-in-reglering?

“Opt-in” innebär att mottagaren på förhand begär att en specifik e-postavsändare ska skicka e-post, eller ger sitt “samtycke” till att e-post skickas. Principen om att förbjuda e-postreklam till mottagare som inte har visat något “samtycke” kallas “Opt-in-reglering”.

Fram till lagändringen 2008 användes en metod som förbjöd att skicka e-post till mottagare som hade meddelat avsändaren att de vägrade ta emot den, kallad “Opt-out”. Men på grund av ökningen av antalet fall ändrades detta till “Opt-in-metoden”.

Grunden för Opt-in-regleringen är artikel 3, paragraf 1 i den japanska lagen om specifik elektronisk post (Lagen om korrekt sändning av specifik elektronisk post).

Artikel 3 (Begränsningar för sändning av specifik elektronisk post)
Avsändaren får inte skicka specifik elektronisk post till någon annan än följande personer:
1. De som på förhand har meddelat avsändaren eller den som har uppdragit att skicka e-post (de som har uppdragit att skicka e-post (endast organisationer med vinstsyfte och individer som driver en verksamhet) kallas härmed. Samma gäller nedan.) att de begär att specifik elektronisk post ska skickas eller att de samtycker till att den skickas.
2. Utöver de som nämns i föregående punkt, de som har meddelat sin e-postadress till avsändaren eller den som har uppdragit att skicka e-post i enlighet med bestämmelserna i förordningar utfärdade av ministeriet för interna angelägenheter och kommunikation och kabinettets kansli.
3. Utöver de som nämns i de två föregående punkterna, de som har en affärsrelation med de som driver en verksamhet relaterad till reklam eller marknadsföring genom den specifika elektroniska posten.
4. Utöver de som nämns i de tre föregående punkterna, organisationer eller individer (endast de som driver en verksamhet i fallet med individer) som har offentliggjort sin e-postadress i enlighet med bestämmelserna i förordningar utfärdade av ministeriet för interna angelägenheter och kommunikation och kabinettets kansli.

Specifik elektronisk post

“Specifik elektronisk post” avser e-post som skickas av en avsändare (organisation eller individ) med vinstsyfte för reklam eller marknadsföring. Följande typer av e-post räknas också som “e-post som skickas för reklam eller marknadsföring”.

• E-post vars syfte med sändningen inkluderar att leda till en webbplats som syftar till att annonsera eller marknadsföra information om affärsrelaterade tjänster, produkter, etc.
• E-post som försöker leda till en affärsrelaterad webbplats genom att utge sig för att vara en inbjudan till ett socialt nätverk, ett meddelande om att man har vunnit ett pris, ett e-postmeddelande från en vän, eller kontakt från en annan medlem på en medlemsbaserad webbplats.

Observera dock att följande typer av e-post inte räknas som “specifik elektronisk post”.

• E-post som är ett meddelande relaterat till affärstransaktioner, såsom att informera om handelsvillkor eller att meddela om en avgiftsförfrågan, som inte innehåller något reklam- eller marknadsföringsinnehåll och inte heller leder till en webbplats för reklam eller marknadsföring.
• E-post som är en enkel hälsning för säsongen, som inte innehåller något reklam- eller marknadsföringsinnehåll och inte heller leder till en webbplats för reklam eller marknadsföring.
• E-post som skickas av icke-vinstdrivande organisationer som politiska organisationer, religiösa organisationer, NPO:er, fackföreningar, etc.

Straff

Om du bryter mot lagen om specifik elektronisk post kan ministeriet för interna angelägenheter och kommunikation och premiärministern utfärda “order om överensstämmelse”, “förbättringsorder” och “återkallande av registrering” till avsändaren.

Om du dessutom skickar e-post genom att falsifiera avsändarinformationen eller inte följer de olika order som utfärdats, kan du straffas med fängelse i upp till ett år eller böter på upp till 1 miljon yen (i fallet med en juridisk person, utöver att straffa den person som agerade, kan en böter på upp till 30 miljoner yen utdömas mot den juridiska personen).

Undantag för opt-in-reglering

I opt-in-regleringen tillåts sändning av specifika e-postmeddelanden inte bara när mottagaren har uttryckt sitt “samtycke” till sändningen, utan också till följande personer.

Personer som har meddelat sin e-postadress skriftligen

Om du överlämnar en “skriftlig” handling, som ett visitkort, där din e-postadress anges, förstår du att det finns en möjlighet att du kommer att få e-post från den andra parten. Därför kan den andra parten skicka specifika e-postmeddelanden även utan mottagarens “samtycke”.

Även om det inte är en “skriftlig” handling, kan specifika e-postmeddelanden skickas även utan mottagarens “samtycke” om e-postadressen meddelas via en webbplats eller liknande, i följande fall:

• När reklam publiceras i samband med e-post om viktiga frågor som “avtalsslut”, “avtalsinnehåll”, “orderbekräftelse”
• När reklam publiceras i en del av e-postmeddelanden som nyhetsbrev, som skickas med mottagarens “samtycke”
• När reklam publiceras som ett villkor för gratis användning av gratis e-postadresser som kan erhållas gratis

Observera att online visitkortsutbyte inte är “skriftligt”, så det omfattas av opt-in-regleringen.

Personer som har en affärsrelation

Till exempel, om en kund som har öppnat ett konto hos en finansinstitut fortsätter att använda finansinstitutet, anses det finnas en affärsrelation mellan finansinstitutet och kunden, och i detta fall är det ett undantag från opt-in-regleringen.

Men om du bara har köpt en gång från en nätbutik, kan du inte säga att det finns en pågående affärsrelation mellan nätbutiken och kunden, så det omfattas av opt-in-regleringen.

Personer som har offentliggjort sin e-postadress

Syftet med att offentliggöra en e-postadress är att ta emot e-post från tredje part, så även om det är en specifik e-post, anses det vara acceptabelt och undantas från opt-in-regleringen. Men om du visar att du vägrar att ta emot specifika e-postmeddelanden, omfattas du av opt-in-regleringen.

Hur man går tillväga för opt-in

Hur man erhåller “samtycke”

Det viktigaste i opt-in-regleringen är att få mottagarens “samtycke” till att skicka specifika e-postmeddelanden. För att avgöra om “samtycke” har erhållits krävs följande kriterier:

• Mottagaren är medveten om att “sändning av specifika e-postmeddelanden” kommer att ske
• Det finns en “uttryck för godkännande” för detta

För att tydliggöra erhållandet av “samtycke” behöver du få mottagaren att svara på ett samtycke- eller bekräftelsemail.

<Exempel>
“※Detta mail skickas till personer som tidigare har deltagit i våra seminarier, ställt frågor till oss, etc. Om du önskar att få vårt nyhetsbrev om våra tjänster och produkter, vänligen svara på detta mail.

Hur man visar för att få “samtycke”

När du vill få “samtycke” måste mottagaren vara medveten om ① vem som skickar e-postmeddelandet och ② att sändning av e-postmeddelanden med reklam och annonser kommer att ske. Punkterna för den rekommenderade visningsmetoden är följande:

• Gör det framträdande med “storlek” och “färg” på texten
• Placera visningspunkterna nära “ansökningsknappen”
• Låt mottagaren själv kryssa i rutan “Jag vill få reklammail” (standard av)
• Om rutan “Jag vill få reklammail” redan är ikryssad (standard på), gör det tydligt för mottagaren att det är ikryssat med färg eller understrykning
• Om e-postmeddelanden med reklam och annonser kommer att skickas från flera företag, inkludera “bransch”, “företagsnamn”, “webbplatsnamn”, etc. för varje företag

Vi rekommenderar också att du visar ① att mottagaren har godkänt sändningen av specifika e-postmeddelanden och ② titeln på de specifika e-postmeddelandena, på ansökningsbekräftelsesidan etc., för att förhindra att mottagaren oavsiktligt ger sitt “samtycke”.

Rekommendation av dubbel opt-in

Dubbel opt-in innebär att du skickar ett bekräftelsemail som inte innehåller någon reklam eller annonsering till mottagarens e-postadress som har gett sitt “samtycke” till sändning av e-post, och bekräftar mottagarens “samtycke” till sändning av specifika e-postmeddelanden genom mottagarens svar etc.

Detta rekommenderas som en effektiv metod för att förhindra obehörig användning av andras e-postadresser och för att bevisa mottagarens “samtycke”.

Är det möjligt att få “samtycke” via telefon?

Enligt lagen är det inte begränsat hur man får samtycke, så det är möjligt att få samtycke via telefon. Men eftersom det är obligatoriskt att “bevara bevis på samtycke”, måste du bevara bevis som visar “tidpunkten” och “metoden” för att få samtycke.

Skyldigheter för sändare av nyhetsbrev

För sändare av specifika elektroniska mejl, som nyhetsbrev, finns det flera skyldigheter utöver att få “samtycke” från mottagaren.

Visning av opt-out och liknande

Enligt den japanska lagen om specifika elektroniska mejl (特定電子メール法) och dess tillämpningsföreskrifter, finns det en skyldighet att inkludera följande information i specifika elektroniska mejl:

• Namn eller beteckning på den ansvarige för sändningen av det specifika elektroniska mejlet
• Adressen till den ansvarige för sändningen
• En anteckning om att det är möjligt att välja bort (opt-out)
• En e-postadress eller hemsidesadress för att välja bort
• Ett telefonnummer, e-postadress eller hemsidesadress för klagomål och förfrågningar

<Exempel på meddelande om opt-out>
“Du kan när som helst avbryta prenumerationen via länken i botten av mejlet.”

<Exempel på hur man väljer bort>
“Om du vill avbryta prenumerationen, vänligen använd följande URL för att göra det.”
“Klicka här för att ändra eller avbryta prenumerationen på vårt nyhetsbrev”

När det gäller opt-out är det viktigt att informationen är lätt att känna igen för mottagaren, både när det gäller hur den visas och storleken, färgen och placeringen av texten.

Rekommendation att lägga till sekretesspolicy

Vi rekommenderar att du lägger till bestämmelser om hanteringen av personuppgifter, såsom “offentliggörande”, “korrigering” och “upphörande av användning”, i sekretesspolicyn före “kontaktinformationen” på webbplatsen.

<Exempel>
“Vi kommer att svara utan dröjsmål i enlighet med den japanska lagen om skydd av personuppgifter (個⼈情報保護法), efter att vi har bekräftat att den person som begär offentliggörande, korrigering, tillägg, radering, upphörande av användning, etc. (härefter kallat “offentliggörande, etc.”) av personuppgifter vi innehar, är den personen själv.”

Om du vill veta mer om “viktiga punkter vid utformningen av en sekretesspolicy med hänsyn till den japanska lagen om skydd av personuppgifter”, vänligen se detaljerna nedan tillsammans med denna artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Lagring av “bevis på samtycke”

Enligt opt-in-regleringen är det viktigt att ha “samtycke” från mottagaren i förväg för att avgöra om det är lagligt eller inte, och det är därför obligatoriskt att lagra “bevis på samtycke” enligt artikel 3.2 i den japanska lagen om specifika elektroniska mejl.

Innehåll som ska lagras

Innehållet som ska lagras i “bevis på samtycke” är något av följande:

• Ett bevis som visar omständigheterna kring erhållandet av “samtycke”, såsom “e-postadress”, “tidpunkt” och “metod”
• Om “samtycke” erhålls genom skriftlig kommunikation, e-post eller en webbplats, ett bevis på den standardiserade delen av texten eller skärmlayouten som presenteras för mottagaren vid erhållandet av “samtycke”

Lagringsperiod

Lagringsperioden är i princip fram till dagen en månad efter att sändningen av det specifika elektroniska mejlet har upphört. Observera dock att lagringsperioden kan ändras beroende på den sista sändningsdagen om du bryter mot tillämpliga lagar och förordningar och får ett påbud.

Sammanfattning

Den här gången har vi detaljerat förklarat om ① vad opt-in-reglering är, ② undantag från opt-in-reglering, ③ hur man går tillväga med opt-in-proceduren, och ④ skyldigheterna för avsändare av nyhetsbrev, baserat på ‘Japanska lagen om specifik elektronisk post’ och andra relaterade lagar och förordningar.

I faktiska affärssituationer tror vi att det kommer att dyka upp fall som inte täcks av innehållet vi har presenterat i denna artikel.

I sådana fall rekommenderar vi att du inte gör en egen bedömning, utan istället konsulterar en advokat med omfattande specialkunskaper och erfarenhet i förväg.