Dış Yönetim Kurulu Üyelerinin Sorumluluk Sınırlama Sözleşmesi Nedir? İşlem Akışı ve Sözleşme Hazırlama Konusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Son yıllarda, şirketlerin skandalları art arda gelirken, yönetim kurulunun yönetim kadrosunu yeterince denetlemesi gerekmekte ve bu çabaların bir parçası olarak dış direktörlerin kullanımı artmaktadır.

2021 yılında (Japon Hukuku’nda ‘Japon Şirketler Kanunu’ olarak bilinen) değiştirilmiş Şirketler Yasası’nın 1 Mart’ta yürürlüğe girmesiyle, halka açık şirketlerde dış direktörlerin atanması zorunlu hale getirildi. Bu nedenle, sadece halka açık şirketler değil, aynı zamanda gelecekte halka açılmayı planlayan şirketler için de dış direktörlerin sağlanması büyük bir sorun haline gelmiştir.

Ayrıca, halka açık olmayan bir şirket bile VC vb. tarafından yatırım alırken, dış direktörlerin kabul edilmesi şart koşulabilir. Şirketlerin dışarıdan direktör kabul ettiği durumlarda, şirket ve direktör arasında önceden sorumluluk sınırlama sözleşmesi yapılması genellikle görülen bir durumdur.

İşte bu makalede, sorumluluk sınırlama sözleşmesinin ne olduğu ve bir sorumluluk sınırlama sözleşmesi yapmak için hangi prosedürlerin gerektiği hakkında ayrıntılı bir açıklama yapacağız.

Yönetim Kurulu Üyelerinin Sorumluluk Sınırlama Sözleşmesi ve Uygulama Alanı

Yönetim kurulu üyelerinin sayısındaki artışa paralel olarak, sorumluluk sınırlama sözleşmelerinin kullanımı artmaktadır.

Tokyo Menkul Kıymetler Borsası’nın “Tokyo Borsası Halka Açık Şirketler Kurumsal Yönetim Beyaz Kitabı 2015 [ja]” (sayfa 36) raporuna göre, 2014 yılında Tokyo Borsası’nda listelenen şirketlerin %78.6’sı dış yönetim kurulu üyeleri ile sorumluluk sınırlama sözleşmesi imzalamıştır. Bu, sorumluluk sınırlama sözleşmelerinin uygulamada yerleşmeye başladığını göstermektedir.

Bu yazıda, sorumluluk sınırlama sözleşmesinin ne olduğu ve hangi yönetim kurulu üyelerinin bu tür bir sözleşme imzalayabileceği hakkında bilgi verilecektir.

Ayrıca, yatırım sözleşmelerinde yönetim kurulu üyelerinin görevlendirilmesi hakkında ayrıntılı bilgi aşağıdaki makalede bulunabilir:

İlgili Makale: Yatırım Sözleşmelerinde Yönetim Kurulu Üyelerinin Görevlendirilmesi Maddesi Nedir? [ja]

Ayrıca, VC ve benzeri yatırım sözleşmeleri hakkında genel bilgi aşağıdaki makalede bulunabilir:

İlgili Makale: Yatırım Sözleşmelerinde Şirket Yönetimi ile İlgili Madde Nedir? [ja]

Yönetim Kurulu Üyelerinin Sorumluluk Sınırlama Sözleşmesi Nedir?

Sorumluluk sınırlama sözleşmesi, bir yönetim kurulu üyesinin tazminat sorumluluğu doğduğunda, bu üyenin sorumluluğunu belirli bir miktarla sınırlayan bir anlaşmadır.

Sorumluluk sınırlama sözleşmesi, yönetim kurulu üyesinin tazminat sorumluluğu altına girmeden önce imzalanır. Genellikle, bir kişi yönetim kurulu üyesi olduğunda bu tür bir sözleşme imzalanır.

Sorumluluk muafiyeti hakkında, aşağıda belirtildiği gibi, genel kurul veya yönetim kurulu kararı ile muafiyet sağlanabilen bir sistem de bulunmaktadır. Ancak, bu sistemlerde, kararın gerçekten sorumluluğu muaf kılacağı veya muafiyet miktarının ne olacağı belirsiz olduğu için, dış yönetim kurulu üyesi olacak kişiler yüksek tazminat sorumluluğu taşıma endişesini gideremez.

Öte yandan, sorumluluk sınırlama sözleşmesi ile tazminat sorumluluğu doğmadan önce sorumluluğu sınırlayabilirsiniz. Bu şekilde, yüksek tazminat sorumluluğu taşıma riskini azaltarak, dış yönetim kurulu üyesi olacak kişileri daha kolay çekme etkisi yaratılabilir. Dış yönetim kurulu üyeleri ile sorumluluk sınırlama sözleşmesi imzalama durumunun artması, bu tür bir durumun sonucu olarak düşünülebilir.

Yine de, sorumluluk sınırlama sözleşmesinde, sorumluluk üst limitini serbestçe belirleyemezsiniz. Şirketler Kanunu’nda, bu üst limitin aşağıdaki iki durumdan hangisi daha yüksekse o olacağı belirtilmiştir:

• Ana sözleşmede belirlenen miktar
• Şirketler Kanunu’nun belirlediği minimum sorumluluk limiti (Şirketler Kanunu Madde 425, Fıkra 1)

Sonuncusu olan minimum sorumluluk limiti, dış yönetim kurulu üyeleri için “ücret” (Şirketler Kanunu Uygulama Yönetmeliği Madde 113) olarak belirlenen miktarın iki katıdır.

İş Yürütme Yönetim Kurulu Üyeleri Sorumluluk Sınırlamasının Dışındadır

Sorumluluk sınırlama sözleşmesi imzalayabilecek yönetim kurulu üyeleri, iş yürütme yönetim kurulu üyeleri dışındaki üyelerle sınırlıdır. Bu nedenle, temsilci yönetim kurulu üyesi veya yönetim kurulu kararı ile iş yürütme yönetim kurulu üyesi olarak seçilen üyeler, sorumluluk sınırlama sözleşmesi imzalayamazlar.

Dış yönetim kurulu üyeleri, iş yürütme yönetim kurulu üyeleri dışındaki üyelerden seçildiği için, dış yönetim kurulu üyesi iseniz sorumluluk sınırlama sözleşmesi imzalamakta bir sorun yoktur. Ancak, dış yönetim kurulu üyesi iş yürütme yönetim kurulu üyesi olarak atanırsa, sorumluluk sınırlama sözleşmesinin etkisi kaybolur, bu nedenle dikkatli olunmalıdır (Şirketler Kanunu Madde 427, Fıkra 2).

Sorumluluk Sınırlı Sözleşme İçin Gerekli İşlemler

Sorumluluk sınırlı sözleşme yaparken, sadece sözleşme yapmak yetmez, önceden Japon Şirketler Kanunu’nda belirtilen işlemleri uygulamanız gerekmektedir. Bu yazıda, sorumluluk sınırlı sözleşme yapmak için önceden yapılması gereken işlemler hakkında bilgi verilecektir.

Sorumluluk Sınırlı Sözleşme Yapabilme Hakkında Ana Sözleşme Hazırlama

Sorumluluk sınırlı sözleşme yapabilmek için, şirketin ana sözleşmesinde sorumluluk sınırlı sözleşme yapabilme hakkının belirtilmiş olması gerekmektedir. Bu nedenle, ilk adım olarak ana sözleşmeyi değiştirerek sorumluluk sınırlı sözleşme hakkında hükümler eklemek olacaktır.

Sorumluluk Üst Limitini Ana Sözleşmede Belirlemek

Sorumluluk sınırlı sözleşme yaptığınızda, sorumluluk üst limiti, ana sözleşmede belirlenen miktar veya yasalarla belirlenen minimum sorumluluk limitinden hangisi daha yüksekse o olacaktır. Bu nedenle, minimum sorumluluk limitinden daha düşük bir miktarı ana sözleşmede sorumluluk üst limiti olarak belirlemek anlamsız olacaktır.

Dolayısıyla, sorumluluk üst limitini ana sözleşmede belirlemenin anlamı, sorumluluk üst limitini yasal minimum sorumluluk limitinden daha yüksek tutmak istediğiniz durumlardır. Bu nedenle, şirket olarak, sorumluluk limitini ana sözleşmede belirleyip belirlememe kararı vermeniz gerekmektedir.

Gerçekte, sorumluluk üst limitini ana sözleşmede belirleme durumu şirketten şirkete değişmektedir. Yöneticilere sorumluluk yüklemek isteyen hissedarlar açısından, Japon Şirketler Kanunu’nun 425. maddesinin 1. fıkrasında belirtilen minimum sorumluluk limitinden daha yüksek bir üst limit belirlenmesi tercih edilir.

Öte yandan, yatırımcılar dış yönetim kurulu üyelerini kabul ederken, gönderen taraf hissedar olsa bile, sorumluluk üst limitinin düşük olması tercih edilebilir.

Sorumluluk Üst Limitini Ana Sözleşmede Belirleme Durumunda Örnek Hüküm

Sorumluluk üst limitini ana sözleşmede belirlemek durumunda, aşağıdaki gibi bir hüküm eklemeyi düşünebilirsiniz.

Madde ○ (Yönetim Kurulu Üyeleri ile Sorumluluk Sınırlı Sözleşme)
Şirketimiz, Japon Şirketler Kanunu’nun 427. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, yönetim kurulu üyeleri (işleri yürüten yönetim kurulu üyeleri hariç.) ile Japon Şirketler Kanunu’nun 423. maddesinin 1. fıkrasındaki tazminat sorumluluğunu sınırlayan bir sözleşme yapabilir. Ancak, bu sözleşmeye dayalı tazminat sorumluluğunun üst limiti, önceden belirlenmiş ○ Yen veya yasalarla belirlenen minimum sorumluluk limitinden hangisi daha yüksekse o olacaktır.

Sorumluluk Üst Limitini Ana Sözleşmede Belirleme Durumunda Örnek Hüküm

Sorumluluk üst limitini ana sözleşmede belirlememe durumunda, aşağıdaki gibi bir hüküm eklemeyi düşünebilirsiniz.

Madde ○ (Yönetim Kurulu Üyeleri ile Sorumluluk Sınırlı Sözleşme)
Şirketimiz, Japon Şirketler Kanunu’nun 427. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, yönetim kurulu üyeleri (işleri yürüten yönetim kurulu üyeleri hariç.) ile Japon Şirketler Kanunu’nun 423. maddesinin 1. fıkrasındaki tazminat sorumluluğunu sınırlayan bir sözleşme yapabilir. Ancak, bu sözleşmeye dayalı tazminat sorumluluğunun üst limiti, yasalarla belirlenen minimum sorumluluk limiti olacaktır.

Denetçinin Onayı

Sorumluluk sınırlı sözleşme yapabilme hakkını ana sözleşmeye eklerken, bu ana sözleşme değişikliği için hissedarlar genel kurulu kararıyla onay almanız gerekmektedir.

Denetçi atanmış bir şirkette, bu tür bir ana sözleşme değişikliği teklifini hissedarlar genel kuruluna sunarken, önceden tüm denetçilerin onayını almanız gerekmektedir (Japon Şirketler Kanunu’nun 427. maddesi 3. fıkrası ve 425. maddesi 3. fıkrası 1. bent). Ancak, denetçi kurulu atanmış bir şirkette bile, bu teklifin sunulması için denetçi kurulu kararıyla onay gerekmez.

Hissedarlar Genel Kurulu Özel Kararı

Denetçiden ana sözleşme değişikliği teklifi için onay alındıktan sonra, bu teklif için hissedarlar genel kurulu kararıyla onay almanız gerekmektedir.

Ana sözleşme değişikliği yaparken, hissedarlar genel kurulu özel kararıyla onay almanız gerekmektedir (Japon Şirketler Kanunu’nun 466. maddesi ve 309. maddesi 2. fıkrası 11. bent).

Özel kararda, genellikle, karar verme hakkını kullanabilecek hissedarların yarısından fazlasının katılımı ve katılan hissedarların oylarının 3/2’sinden fazlasının onayı olmadan karar alınamaz.

Ana sözleşme değişikliği gibi şirketin temelini değiştiren eylemlerde dikkatli bir karar verme süreci gerektiği için, katılan hissedarların oylarının 3/2’sinden fazlasının onayı gerekmektedir.

Değişikliğin Tescili

Sorumluluk sınırlı sözleşme hakkındaki ana sözleşme hükümleri, tescil edilmesi gereken maddeler arasındadır. Bu nedenle, hissedarlar genel kurulu kararıyla ana sözleşme değişikliği onaylandı ve ana sözleşmeye sorumluluk sınırlı sözleşme hakkında hükümler eklendiğinde, bu hükümlerin tescil edilmesi gerekmektedir (Japon Şirketler Kanunu’nun 911. maddesi 3. fıkrası 25. bent).

Bu tescil, ana sözleşme değişikliğinin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 2 hafta içinde yapılmalıdır (Japon Şirketler Kanunu’nun 915. maddesi 1. fıkrası).

Sorumluluk Sınırlı Sözleşme Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Şirket dışı yönetim kurulu üyeleri ile sorumluluk sınırlı sözleşme yaparken, sorumluluk limiti gibi konularda, şirket tüzüğünde belirlenen içerikle çelişki oluşmamasına dikkat etmek gerekmektedir.

Özellikle, aşağıdaki gibi maddelerin belirlenmesi düşünülebilir (A, bir anonim şirket; B, şirket dışı yönetim kurulu üyesi).

Madde ○ (Tazminat Sorumluluğunun Sınırlanması)
B, A’nın yönetim kurulu üyesi olarak görevini ihmal ettiği için A’ya zarar verdiyse, B’nin bu görevi iyi niyetle ve büyük bir hata olmadan yerine getirdiği durumda, A’nın tüzüğünde belirlenen miktar veya Japon Şirketler Kanunu’nun 425. maddesinin 1. fıkrasında belirlenen minimum sorumluluk limiti, hangisi daha yüksekse, A’ya karşı zarar tazminatı sorumluluğunu üstlenir ve bu miktarın üzerindeki kısmı için A, B’yi muaf tutar.

Ayrıca, sorumluluk sınırlı sözleşmenin geçerlilik süresi dolduktan sonra bile, söz konusu yönetim kurulu üyesinin sözleşme süresi boyunca yaptığı eylemlerle ilgili olarak bu sözleşmenin uygulanacağına dair hüküm veya Japon Şirketler Kanunu’ndaki kısıtlamalar gibi maddeleri içerebilir.

İcra Direktörünün Sorumluluğunu Hafifletme Yöntemleri

Dış direktörlerin aksine, icra direktörleri gibi işleri yürüten direktörler, sorumluluk sınırlama sözleşmesi yapamazlar.

Ancak, bu tür direktörler için de, genel kurulun özel kararı ile yasal minimum sorumluluk miktarını sınırlayarak sorumlulukları hafifletilebilir (Japon Şirketler Kanunu’nun 425. maddesi, 1. fıkrası).

Ayrıca, yönetim kurulu kararı ile de yasal minimum sorumluluk miktarını sınırlayarak sorumlulukları hafifletilebilir (Japon Şirketler Kanunu’nun 426. maddesi, 1. fıkrası). Bu durumda, yönetim kurulu kararı ile sorumlulukların hafifletilebileceği ana sözleşmeye eklenmelidir. Ayrıca, tüm hissedarların onayı ile direktörlerin sorumluluğu kaldırılabilir (Japon Şirketler Kanunu’nun 424. maddesi).

Özet: Sorumluluk Sınırlı Sözleşme Oluştururken Bir Avukata Danışın

Şirketlerin dış yönetim kurulu üyelerini dahil etme durumları artarken, dış yönetim kurulu üyelerini daha kolay kabul etme yöntemi olarak, sorumluluk sınırlı sözleşmelerin kullanımı genel hale gelmiştir. Ancak, sorumluluk sınırlı sözleşmelerin yapılması, önceden belirlenmiş anayasa hükümlerinin gerekliliği ve yönetim kurulu üyeleri ile sınırlı miktarın kısıtlamaları gibi, önceden kontrol edilmesi gereken birçok nokta bulunmaktadır.

Özellikle, anayasa değişiklikleri gibi Japon Şirketler Kanunu’nda belirlenen prosedürleri ihmal ettiğinizde, sözleşmenin geçerliliği kabul edilmeyebilir, bu yüzden dikkatli olmanız gerekmektedir. Dış yönetim kurulu üyeleri ve sorumluluk sınırlı sözleşme yapmayı düşünenler, şirket hukuku konusunda deneyimli bir avukata danışmanızı öneririz.

Büromuz Tarafından Alınan Önlemler

Büromuz, Tokyo Borsası Prime listesindeki şirketlerden girişimlere kadar çeşitli durumlar için sözleşme oluşturma ve inceleme hizmetleri sunmaktadır. Eğer şirket hukuku konusunda bir sorunuz varsa, lütfen aşağıdaki bilgilere bakınız.

İlgili Makale: Sözleşme Oluşturma ve İnceleme vb. [ja]