Які пункти слід включити до договору про обслуговування системи? Пояснення ключових моментів

Ставає звичайним використання в діяльності компанії систем, розроблених іншими компаніями. Однак, система не закінчується її впровадженням. Після впровадження потрібне обслуговування для вирішення проблем та багів, які можуть виникнути. Зазвичай такі роботи з обслуговування доручаються зовнішнім організаціям.

Тому в цій статті ми пояснимо пункти та моменти, на які варто звернути увагу в контракті на обслуговування системи, для тих, хто розглядає можливість укладення такого контракту, будь то представники компаній або інженери.

Що таке договір про обслуговування системи

Договір про обслуговування системи – це договір, що стосується обслуговування системи.

Обслуговування системи означає виправлення будь-яких неполадок або помилок, які можуть виникнути в системі, та відновлення її нормального стану.

Термін “обслуговування системи” часто використовується разом з терміном “експлуатація системи”. Експлуатація системи означає підтримку системи в нормальному стані та запобігання виникненню будь-яких неполадок або помилок.

Через природу систем, випадки з помилками та неполадками виникають досить часто, тому обслуговування системи є важливою роботою для підтримки нормальної роботи системи.

Приклади конкретних робіт з обслуговування системи

До конкретних робіт з обслуговування системи входить створення резервних копій системи та виправлення проблем у разі їх виникнення.

Створення резервних копій системи означає дублювання даних в системі для запобігання їх пошкодженню через помилки або неполадки, та зберігання цих даних на інших носіях інформації.

Виправлення проблем у разі їх виникнення означає вирішення проблем, які виникли в системі, та відновлення нормальної роботи системи.

Особливості створення та розгляду договорів про обслуговування систем

Несправності системи або помилки можуть призвести до того, що система перестане працювати, що може суттєво завадити роботі компанії. Тому обслуговування системи є дуже важливим завданням.

Для того, щоб обслуговування системи проводилося належним чином, важливо укласти договір про обслуговування системи з чітким змістом.

Нижче ми розглянемо особливості, на які слід звернути увагу при укладанні договору про обслуговування системи.

Чітко визначте область застосування

Системи можуть бути різними, а їх область застосування також може варіюватися.

Якщо область застосування системи не визначена чітко, можуть виникнути розбіжності в розумінні між замовником та виконавцем, що може призвести до проблем.

Тому важливо чітко визначити область застосування обслуговування в договорі про обслуговування системи.

Щодо положень про область застосування, наприклад, можна встановити такі положення:

Стаття ● (Мета)
Замовник доручає виконавцю обслуговування системи ●●●● (далі “дана система”), яка використовується для клієнтів замовника (далі “дана робота”), а виконавець приймає це доручення.

Чітко визначте об’єкт роботи

Як вже зазначалося, обслуговування може включати різні види робіт.

Тому важливо чітко визначити об’єкт обслуговування в договорі про обслуговування системи.

Щодо положень про об’єкт роботи, наприклад, можна встановити такі положення:

Стаття ● (Зміст роботи)
1. Виконавець виконує дану роботу відповідно до інструкцій замовника, а зміст даної роботи визначається наступними пунктами:
(1) Дослідження та аналіз причин несправностей даної системи
(2) Відновлення роботи даної системи після несправностей
(3) Відповіді на запитання про спосіб використання та управління даною системою
(4) Підтримка пов’язаних робіт, які випливають з попередніх пунктів
2. Виконавець та замовник підтверджують, що робота, яка не визначена в попередніх пунктах (включаючи роботу, вказану в наступних пунктах, але не обмежуючись нею), не включається до даної роботи. Замовник може звернутися до виконавця з проханням виконати роботу, яка не визначена в попередніх пунктах, за плату після обговорення обох сторін.
(1) Зміна специфікацій даної системи та інші роботи з розробки
(2) Робота ●●

Чітко визначте час та спосіб виконання обслуговування

Щодо системи, можливо виникнення помилок або несправностей в непередбачуваний час.

Однак, особа, яка виконує обслуговування, може не мати можливості виконати роботу через проблеми з набором персоналу або взаємозв’язок з іншими роботами.

Крім того, важливо відновити роботу системи якомога швидше, тому важливо чітко визначити спосіб взаємодії заздалегідь, щоб забезпечити гладке спілкування.

Щодо положень про час та спосіб виконання обслуговування, наприклад, можна встановити такі положення:

Стаття ● (Спосіб та час відповіді)
1. Спосіб відповіді на дану роботу визначається як телефонний дзвінок або електронна пошта.
2. Якщо для виконання даної роботи необхідно відрядження працівників виконавця, замовник зобов’язується відшкодувати виконавцю витрати, пов’язані з відрядженням працівників.
3. Крім вищезазначеного, якщо для виконання даної роботи необхідно відрядження працівників виконавця або третьої сторони, або якщо замовник бажає відрядження, замовник зобов’язується відшкодувати виконавцю витрати, пов’язані з відрядженням працівників або третьої сторони.
4. Час відповіді на дану роботу визначається як з ● години до ● години в робочі дні. Однак, якщо необхідна відповідь поза цим часом, замовник може звернутися до виконавця з проханням виконати дану роботу поза часом відповіді за додаткову плату, яку встановлює виконавець.

Основні положення договору про системне обслуговування та їх коментарі

Вище ми розглянули особливо важливі положення в договорі про системне обслуговування, а тепер розглянемо інші ключові положення цього договору.

Положення про винагороду

Положення про грошові питання часто стають причиною конфліктів, тому важливо чітко визначити положення про винагороду.

У положенні про винагороду, звичайно, варто вказати суму винагороди та конкретний спосіб її розрахунку, але також рекомендується визначити час оплати.

Положення про збереження конфіденційності

Під час обслуговування системи виконавець може стикнутися з конфіденційною інформацією замовника.

Тому можна розглянути включення положення про збереження конфіденційності для захисту конфіденційної інформації замовника.

Положення про захист персональних даних

Під час обслуговування системи, якщо система використовується для управління клієнтами, виконавець може стикнутися з персональними даними клієнтів, які зберігаються замовником.

Тому можна розглянути включення положення про захист персональних даних для захисту персональних даних клієнтів, які зберігаються замовником.

Положення про місце роботи

В залежності від характеру роботи з обслуговування системи, виконавець може працювати в офісі замовника.

Тому важливо визначити положення про місце роботи, щоб виконавець міг ефективно виконувати роботу з обслуговування.

Положення про відшкодування збитків

У контексті обслуговування системи можливі непередбачені обставини, коли робота виконавця не йде гладко, і замовник зазнає збитків.

У випадку, коли система втручається, збитки можуть значно збільшитися, тому в положенні про відшкодування збитків варто чітко визначити обсяг збитків.

Також можна розглянути обмеження суми відшкодування збитків, наприклад, обмежити її сумою винагороди.

Підсумки

Вище ми розглянули ключові моменти, на які слід звернути увагу при укладанні договору про обслуговування систем, для представників компаній та інженерів, які розглядають можливість укладання такого договору.

При укладанні договору про обслуговування систем важливо розуміти загальні аспекти обслуговування систем, визначити ключові моменти, які слід перевірити в договорі, а потім створити та підписати договір.

Якщо ви розглядаєте можливість створення договору про обслуговування систем або плануєте його укласти, ми рекомендуємо вам звернутися за консультацією до адвоката, який має спеціалізовані знання в цій галузі.

Інформація про заходи, що вживаються нашим бюро

Юридичне бюро “Monolith” – це юридична фірма, яка має високу спеціалізацію в IT, особливо в інтернеті та праві. Для безпечного використання допоміжних грантів потрібно створити договір. У нашому бюро ми створюємо та переглядаємо договори для різних справ, від компаній, що входять до першого рівня Токійської фондової біржі (TSE Prime), до стартапів. Якщо у вас виникли проблеми з договором, будь ласка, зверніться до статті нижче.

https://monolith.law/contractcreation[ja]