MONOLITH LAW OFFICE+81-3-6262-3248Ngày làm việc 10:00-18:00 JST [English Only]

MONOLITH LAW MAGAZINE

IT

Hợp đồng phát triển hệ thống có thể được thành lập mà không cần hợp đồng văn bản không?

IT

Hợp đồng phát triển hệ thống có thể được thành lập mà không cần hợp đồng văn bản không?

Trong quá trình phát triển hệ thống, không hiếm trường hợp nhà phát triển tiến hành công việc trước khi hợp đồng được tạo ra. Tuy nhiên, quy trình như vậy thực tế là “nguy hiểm”. Nếu hợp đồng chưa được tạo ra, khi có rắc rối xảy ra sau này, người đặt hàng có thể nói rằng “hợp đồng chưa được thiết lập, do đó không cần phải trả tiền công”. Trong các tranh chấp liên quan đến phát triển hệ thống thực tế, không hiếm khi việc thiết lập hợp đồng bị tranh cãi, và sau đó, quyết định bất lợi đối với nhà phát triển được đưa ra. Đối với nhà phát triển, có rủi ro không nhận được thanh toán nếu người đặt hàng hủy dự án hoặc chuyển sang công ty khác. Hơn nữa, như sẽ được đề cập sau đây, ngay cả khi hợp đồng đã được tạo ra, cũng có trường hợp việc thiết lập hợp đồng bị phủ nhận.

Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về việc thành công hay thất bại của hợp đồng phát triển hệ thống, cũng như cấu trúc pháp lý để yêu cầu tiền nếu việc thiết lập hợp đồng không được công nhận.

Thành lập hợp đồng

Theo nguyên tắc, hợp đồng được thành lập khi cả hai bên thỏa thuận về các yếu tố của hợp đồng (sự phù hợp giữa ý định đề nghị và ý định chấp nhận).

Khi hợp đồng được thành lập, cả hai bên đều bị ràng buộc bởi hợp đồng. Nếu một bên không thực hiện nội dung hợp đồng, bên kia có thể buộc thực hiện hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại do không thực hiện thông qua tòa án. “Yếu tố của hợp đồng” cần được xác định hoặc cụ thể đến mức có thể buộc thực hiện và xác nhận việc không thực hiện.

Việc thành lập hợp đồng là một vấn đề rất quan trọng

Thành lập hợp đồng phát triển hệ thống

Tính chất của hợp đồng phát triển hệ thống chủ yếu là hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền. Hợp đồng thầu là hợp đồng hứa hẹn hoàn thành công việc và thanh toán tiền công. Hợp đồng ủy quyền có phí là hợp đồng hứa hẹn thực hiện công việc và thanh toán tiền công.

Do đó, nếu có sự thỏa thuận giữa các bên về “nội dung công việc” và “số tiền công” – những yếu tố của hợp đồng, thì hợp đồng được coi là đã được thành lập.

Lưu ý rằng, hợp đồng có thể được thành lập chỉ bằng lời nói, không cần phải có hợp đồng văn bản.

Yêu cầu tiền mặt khi hợp đồng phát triển hệ thống bị hủy sau khi đã được thành lập

Nếu hợp đồng phát triển hệ thống đã được thành lập và người dùng yêu cầu hủy một cách đơn phương, theo pháp luật, điều này được coi là thông báo hủy hợp đồng.

Nếu hợp đồng thầu đã được thành lập, nhà cung cấp có quyền được bồi thường thiệt hại nếu người dùng có thể hủy hợp đồng bất cứ lúc nào trước khi công việc hoàn thành (Luật dân sự 641). Do đó, nếu người dùng không bồi thường thiệt hại, nhà cung cấp có thể yêu cầu bồi thường “thiệt hại” bằng số tiền bằng chi phí đã chi trả cho nhà cung cấp đến thời điểm đó và số tiền công mà họ có thể nhận được, trừ số tiền đã tiết kiệm được do không hoàn thành hệ thống.

Ngoài ra, nếu hợp đồng ủy quyền đã được thành lập, khi ủy quyền kết thúc giữa chừng, người nhận ủy quyền có thể yêu cầu tiền công dựa trên tỷ lệ thực hiện (Luật dân sự sửa đổi điều 648, khoản 3). Do đó, nhà cung cấp có thể yêu cầu thanh toán cho công việc đã thực hiện.

Thành công hay thất bại của hợp đồng phát triển hệ thống

Tính cụ thể của nội dung hệ thống

Thông thường, các giao dịch giữa các công ty, đặc biệt là những hợp đồng có giá trị lớn, thường sử dụng văn bản, do đó, nếu có hợp đồng bằng văn bản, việc thành lập hợp đồng sẽ dễ được chấp nhận hơn.

Hệ thống đang được phát triển sẽ dần được cụ thể hóa qua nhiều giai đoạn, do đó, tính cụ thể của nội dung hệ thống, một yếu tố của hợp đồng thầu, được hiểu là đủ nếu phạm vi và tổng quan của hệ thống đang được hình thành đã được xác định.

Trong một ví dụ vụ án, không có tranh chấp về việc ký kết hợp đồng cơ bản và hợp đồng bảo mật. Trong hợp đồng cơ bản đó có ghi rằng “ủy thác công việc hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp thương mại điện tử, hỗ trợ xây dựng trang web và các công việc liên quan”, nhưng không có sự chỉ rõ về nội dung cụ thể của doanh nghiệp thương mại điện tử, phạm vi công việc được ủy thác, phạm vi phát triển, thiết kế dưới dạng hệ thống. Trong trường hợp này, việc thành lập hợp đồng đã bị phủ nhận.

Ngay cả khi bạn đã tạo ra hợp đồng cơ bản phát triển hệ thống, nếu nội dung công việc hoặc công việc mà bạn đang làm là trừu tượng và không được xác định, việc thành lập hợp đồng sẽ khó được chấp nhận. Việc thành lập hợp đồng có thể được chấp nhận nếu nội dung công việc, công việc, số tiền thù lao, vv được ghi cụ thể trong hợp đồng đến mức có thể ép buộc thực hiện và xác nhận việc không thực hiện.

Ngoài ra, chúng tôi đã giải thích chi tiết về các điểm cần lưu ý trong hợp đồng giữa kỹ sư cá nhân và doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Nhà cung cấp đưa ra báo giá, tài liệu kỹ thuật, người dùng chấp nhận và đặt hàng

Thông thường, các giao dịch giữa các công ty sử dụng văn bản, do đó, nếu không có hợp đồng bằng văn bản, việc thành lập hợp đồng sẽ khó được chấp nhận. Trong phát triển hệ thống, thường bắt đầu công việc trước khi tạo hợp đồng, vậy trong trường hợp đó, chúng ta nên suy nghĩ như thế nào về việc thành công hay thất bại của hợp đồng?

Trong một ví dụ vụ án (phán quyết ngày 28 tháng 1 năm Heisei 16 (2004) của Tòa án quận Nagoya), việc thành lập hợp đồng thầu phát triển hệ thống được nêu như sau:

  • Sau khi thương lượng về việc xác nhận thông số kỹ thuật, vv giữa nhà cung cấp và người dùng,
  • Nhà cung cấp đưa ra tài liệu kỹ thuật và báo giá,
  • Người dùng chấp nhận và đặt hàng, từ đó hợp đồng được thành lập.

Trong ví dụ vụ án này, nhà cung cấp đã được ủy thác bởi một tổ chức tự quản, người dùng, để triển khai hệ thống kế toán tài chính, vv. “Yêu cầu đệ trình đề xuất về việc triển khai hệ thống thông tin quản lý tổng hợp” (RFP) đã được đưa ra, và nhà cung cấp đã đưa ra đề xuất và báo giá theo yêu cầu này, và “thông báo chấp nhận” đã được đưa ra từ phía người dùng. Nhà cung cấp không thảo luận đầy đủ với người dùng về nội dung công việc, nội dung hệ thống, vv của người dùng, và không có sự thật được chấp nhận rằng nội dung và chi phí của việc tùy chỉnh đã được xem xét cụ thể trong người dùng. Nội dung của đề xuất của nhà cung cấp cũng không cụ thể, và không rõ ràng về điều mà người dùng đã chấp nhận, do đó, việc thành lập hợp đồng không được chấp nhận.

Tôi sẽ giải thích thêm về việc thành lập hợp đồng được nêu trong ví dụ vụ án, dựa trên các ví dụ vụ án khác.

Sau khi thương lượng về việc xác nhận thông số kỹ thuật, vv giữa nhà cung cấp và người dùng

Từ việc “thương lượng”, nếu nội dung hệ thống và số tiền thù lao, các yếu tố của hợp đồng, đang “đang thương lượng”, việc thành lập hợp đồng sẽ khó được chấp nhận vì không đạt được sự đồng ý.

Tuy nhiên, trong hợp đồng thầu, có thể xác định giá cả theo giá thị trường, do đó, có ví dụ vụ án mà hợp đồng thầu đã được thành lập với giá cả tương đương với giá thị trường từ việc người dùng đã chấp nhận nội dung hệ thống, “số tiền thù lao xấp xỉ”, vv.

Để có thể nói rằng “đã thương lượng”, nhà cung cấp nên thảo luận với người dùng về nội dung công việc, nội dung hệ thống, vv của người dùng và xem xét kỹ lưỡng, và ghi lại điều này trong email, biên bản họp, vv.

Nhà cung cấp đưa ra tài liệu kỹ thuật và báo giá, và người dùng chấp nhận và đặt hàng

  • Nếu người dùng phát hành đơn đặt hàng hoặc đơn đặt hàng, việc thành lập hợp đồng sẽ dễ được chấp nhận hơn. Nếu nhà cung cấp đệ trình đơn yêu cầu hoặc thực hiện công việc dựa trên đơn đặt hàng, vv, việc thành lập hợp đồng sẽ dễ được chấp nhận hơn vì có “sự đồng ý”.
  • Thông báo nội bộ của người dùng thường có nội dung là dự định ký kết hợp đồng trong tương lai và khó được chấp nhận là việc thành lập hợp đồng. Tuy nhiên, nếu không có ghi chú như vậy và nếu bạn có thể ghi cụ thể về nội dung phát triển hệ thống và số tiền thù lao, các yếu tố của hợp đồng, nó sẽ hoạt động theo hướng chấp nhận việc thành lập hợp đồng.
  • Nếu ghi nhớ, hợp đồng, giấy xác nhận là dựa trên việc ký kết hợp đồng riêng hoặc nội dung trừu tượng, việc thành lập hợp đồng sẽ khó được chấp nhận.
  • Nếu không có dấu ấn trên bản thảo hợp đồng, việc đóng dấu có nghĩa là ký kết, và việc thành lập hợp đồng sẽ khó được chấp nhận.
  • Báo giá là bằng chứng để xác nhận số tiền thù lao đã được thỏa thuận giữa các bên.

Ngoài ra, trong phát triển hệ thống, khi quá trình đã tiến triển đến một mức độ nhất định, nếu bạn được yêu cầu thay đổi thông số kỹ thuật sau hoặc thêm chức năng, chi tiết về việc có thể yêu cầu thêm vào số tiền ước tính ban đầu, vv được giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Thỏa thuận thanh toán

Nếu bạn thực hiện công việc theo chỉ thị từ người dùng với giả định rằng bạn sẽ ký kết hợp đồng, khi dừng công việc, bạn có thể được chấp nhận “thỏa thuận thanh toán” để thanh toán tiền công cho công việc đã thực hiện đến nay. Để làm cho thỏa thuận này dễ được chấp nhận hơn, bạn nên nhận được ghi chú, vv từ người dùng về cách thanh toán tiền công trong trường hợp không ký kết hợp đồng, hoặc nhận được sự chấp nhận từ người có quyền của người dùng đối với văn bản mà bạn đã tạo.

Cấu trúc pháp lý để yêu cầu tiền nếu hợp đồng không được công nhận

Điều gì sẽ xảy ra nếu hợp đồng không được công nhận?

Lỗi trong việc ký kết hợp đồng

Khi bắt đầu đàm phán để ký kết hợp đồng, các bên liên quan có nghĩa vụ theo nguyên tắc tín nhiệm để cố gắng không xâm phạm tài sản của nhau (Điều 2 Khoản 1 của Luật Dân sự Nhật Bản). Nếu không thể ký kết hợp đồng, bạn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có tình huống khách quan khiến đối tác kỳ vọng hợp đồng sẽ được ký kết và bạn có trách nhiệm. Điều này được gọi là lỗi trong việc ký kết hợp đồng.

Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp mà lỗi trong việc ký kết hợp đồng được công nhận trong các phán quyết tòa án.

  • Nhà cung cấp đã hoàn thành việc xác định yêu cầu theo yêu cầu của người dùng và đã thực hiện một phần của thiết kế cơ bản và chi tiết. Tuy nhiên, người dùng đã giải thích rằng việc mời các công ty khác tham gia đấu thầu chỉ là hình thức để thông qua sự phê duyệt của giám đốc điều hành, nhưng ngay trước khi ký kết hợp đồng, một công ty khác đã được chọn và hợp đồng không được ký kết.
  • Nhà cung cấp đã tiến hành công việc theo yêu cầu của người dùng để tuân thủ thời hạn và ngày ký kết hợp đồng đã được xác định gần kề. Tuy nhiên, trong công ty người dùng, công việc chuẩn bị cho việc phát triển bên trong đã được tiến hành, nhưng điều này đã được giấu kín và hợp đồng không được ký kết.
  • Nhà cung cấp đã được thông báo bởi người dùng rằng họ đã quyết định nhà thầu xây dựng, không có nghi ngờ về báo giá, và đã thực hiện công việc như xác định thông số kỹ thuật dựa trên cuộc họp với người dùng. Tuy nhiên, hợp đồng đã bị từ chối vì không thể đồng ý với số tiền dự toán.

Ngược lại, có các ví dụ về phán quyết tòa án mà lỗi trong việc ký kết hợp đồng không được công nhận, trong đó các điều kiện có thể chọn công ty khác hoặc điều kiện để ký kết hợp đồng đã được chỉ rõ.

Nếu bạn đã tiến hành công việc theo yêu cầu của người dùng, nhưng không được chỉ rõ về khả năng chọn công ty khác hoặc các điều kiện thỏa thuận, và các cuộc đàm phán hợp đồng bị hủy bất ngờ vì lý do đó, bạn có thể được công nhận yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Không có tranh cãi về việc “thiệt hại” bao gồm các chi phí đã chi trả cho đến nay. Thêm vào đó, có các phán quyết tòa án cho rằng lợi nhuận từ công việc thực tế đã được thực hiện cũng được bao gồm. Ngoài ra, nếu bạn có thể cung cấp bằng chứng rằng bạn đã từ chối đề nghị từ các công ty khác và đã chịu thiệt hại tương đương với lợi nhuận mà bạn có thể đã kiếm được từ công việc sau đó, các phán quyết tòa án cũng nói rằng điều đó cũng có thể được bao gồm.

Điều 512 của Luật Thương mại Nhật Bản

Nếu nhà cung cấp đã thực hiện các hành động liên quan đến phát triển hệ thống cho người dùng, họ có thể yêu cầu một khoản phí hợp lý dựa trên Điều 512 của Luật Thương mại Nhật Bản.

Khi bạn bắt đầu đàm phán về phát triển hệ thống, bạn nên hiểu lẫn nhau về nội dung hệ thống và số tiền phí thông qua email hoặc biên bản họp, và để lại bằng chứng để chứng minh rằng các tình huống khiến bạn nghĩ rằng việc ký kết hợp đồng là chắc chắn và các yếu tố của hợp đồng đã được cụ thể hóa.

Thậm chí nếu bạn bị từ chối thanh toán vì lý do như không có hợp đồng đã ký, bạn có thể được công nhận yêu cầu tiền như đã nêu trên.

Tóm tắt

Như vậy, có thể nói rằng, khi không có hợp đồng, tòa án thường dễ dàng đưa ra quyết định “tiêu cực” về mối quan hệ hợp đồng so với nhận thức của công ty bên nhận giao kèo. Đối với công ty bên nhận giao kèo, họ muốn nói rằng “Chúng tôi chỉ cần hoạt động trước, hợp đồng sẽ được ký kết sau, và hợp đồng đã được thiết lập”, nhưng lập luận này không phải lúc nào cũng được chấp nhận.

Ngoài ra, nếu việc thiết lập hợp đồng bị phủ nhận, có trường hợp có thể yêu cầu tiền bằng cấu trúc pháp lý như lỗi trong việc ký kết hợp đồng hoặc Điều 512 của Luật Thương mại Nhật Bản, nhưng điều này cũng không phải là “chắc chắn”.

Trong trường hợp buộc phải bắt đầu công việc trước khi ký kết hợp đồng, cần phải:

  • Xem xét việc sử dụng thời gian cho dự án đó dựa trên rủi ro, đây là hành động có rủi ro (Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp, có những tình huống mà họ buộc phải đưa ra quyết định kinh doanh “hành động trước” để có được kinh nghiệm giao dịch với các công ty lớn. Điều này là một quyết định kinh doanh có thể xảy ra nếu rủi ro đã được tính toán.)
  • Xem xét việc ký kết thỏa thuận thanh lý hoặc tương tự nếu không thể thiết lập hợp đồng

Có thể nói rằng cần phải suy nghĩ theo cách này.

Managing Attorney: Toki Kawase

The Editor in Chief: Managing Attorney: Toki Kawase

An expert in IT-related legal affairs in Japan who established MONOLITH LAW OFFICE and serves as its managing attorney. Formerly an IT engineer, he has been involved in the management of IT companies. Served as legal counsel to more than 100 companies, ranging from top-tier organizations to seed-stage Startups.

Category: IT

Tag:

Quay lại Lên trên