Là gì pháp luật liên quan đến việc thành viên rời khỏi dự án phát triển hệ thống?

Trong các dự án phát triển hệ thống, thông thường, việc tinh giản từng quy trình, từng nhiệm vụ và tiến hành chúng với sự kế hoạch hóa tối đa luôn được coi trọng. Tuy nhiên, dù chúng ta coi trọng sự kế hoạch hóa đến mức nào, vẫn có những rắc rối bất ngờ mà chúng ta không thể phòng tránh được, đó chính là những rắc rối liên quan đến “con người”. Cụ thể, rủi ro như việc thành viên dự án đột ngột nghỉ ốm hoặc nghỉ việc, dù chúng ta dành bao nhiêu sức lực vào việc hỗ trợ, vẫn có những khía cạnh mà chúng ta không thể phòng tránh hoàn toàn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về mối liên hệ giữa pháp luật và việc rời bỏ dự án của các thành viên dự án.

Việc rời bỏ của thành viên là một phần của nghĩa vụ quản lý dự án

Đầu tiên, làm tiền đề, trong dự án phát triển hệ thống, người bán (vendor) được cho là có nghĩa vụ toàn diện để đảm bảo sự tiến triển suôn sẻ của dự án. Họ có nghĩa vụ ước lượng nhân lực, thời gian, ngân sách và công sức cần thiết để dự án tiến triển suôn sẻ, đồng thời yêu cầu sự hợp tác cần thiết từ người dùng, và quản lý tiến độ dự án. Những nghĩa vụ này được gọi là “nghĩa vụ quản lý dự án” và đã được chỉ ra trong nhiều ví dụ phán quyết trước đây.

Sự rời bỏ đột ngột từ phía người bán có thể được coi là một loại vấn đề liên quan đến nghĩa vụ quản lý dự án của họ.

• Sự kiệt sức do làm việc quá giờ và làm việc vào ngày nghỉ
• Stress tâm lý do mâu thuẫn trong quan hệ giữa con người

Có nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến sự rời bỏ đột ngột trong dự án. Tuy nhiên, những vấn đề này về cơ bản là vấn đề quản lý lao động từ phía người bán. Do đó, ngay cả khi những tình huống này dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án, khả năng miễn trừ vi phạm nghĩa vụ là rất thấp. Điều này có nghĩa là người bán cần phải dự đoán được sự xuất hiện đột ngột của những người vắng mặt và quản lý tiến độ dự án một cách có kế hoạch.

Quan trọng phán quyết liên quan đến việc rời bỏ của thành viên

Vụ việc việc rời bỏ của thành viên dẫn đến sự chậm trễ trong thời hạn giao hàng

Vụ việc được trích dẫn trong phán quyết dưới đây là vụ việc xảy ra sự chậm trễ trong thời hạn giao hàng sau khi một thành viên rời bỏ đột ngột. Trong vụ việc này, người phụ trách từ phía người dùng đã có thái độ đe dọa đối với người phụ trách từ phía nhà cung cấp, gây áp lực tâm lý.

Người dùng muốn truy cứu trách nhiệm vì việc không thực hiện nghĩa vụ do sự chậm trễ, trong khi nhà cung cấp muốn truy cứu vi phạm nghĩa vụ hợp tác đối với người dùng đã có thái độ áp đảo và đe dọa. Vụ việc đã trở nên rối rắm.

Tuy nhiên, tòa án đã quyết định rằng các tình huống này không miễn trừ nghĩa vụ quản lý dự án của nhà cung cấp và đã ủng hộ quan điểm của người dùng (phần gạch chân và in đậm là những phần tôi đã thêm vào).

Nhà cung cấp cho rằng, do người đại diện người dùng đã lăng mạ nhân viên phụ trách của nhà cung cấp bằng cách sử dụng ngôn ngữ tấn công và áp đảo, nhân viên phụ trách của nhà cung cấp đã không còn lựa chọn nào khác ngoài việc rời bỏ công việc này.

Thực tế, người đại diện người dùng đã nói với nhân viên phụ trách của nhà cung cấp bằng giọng điệu mạnh mẽ như “Bạn không có ý định làm việc à?” và “Hợp đồng này đã kết thúc. Nếu tôi rời khỏi phòng này, mọi thứ sẽ kết thúc.” trong cuộc họp vào tháng 11 năm Heisei 15 (2003). Tuy nhiên, điều này là do việc chậm trễ trong công việc và phản ứng của nhà cung cấp, khi mà chức năng bổ sung cho mục tiêu phát triển chưa được bao gồm trong bản dự thảo định nghĩa yêu cầu, mặc dù thời gian thử nghiệm đã được đặt là cuối tháng 10 năm Heisei 15 (2003) trong thỏa thuận cơ bản. Ngay cả khi người dùng đã gửi phản hồi với nhận xét về bản dự thảo định nghĩa yêu cầu, không có phản hồi nào từ nhà cung cấp. Điều này không thể coi là hành vi quá mức.

Về việc C rời bỏ công việc do bệnh tật, nguyên nhân không rõ ràng, nhưng ngay cả khi căng thẳng do công việc này là nguyên nhân, việc dự đoán tải công việc và vấn đề quản lý lao động tại nhà cung cấp là vấn đề cơ bản và không thể đổ lỗi cho người dùng.

Phán quyết của Tòa án quận Tokyo ngày 4 tháng 12 năm Heisei 19 (2007)

Trong phán quyết trên, sau khi xem xét sự thật rằng người dùng đã “nói với nhân viên phụ trách của nhà cung cấp bằng giọng điệu mạnh mẽ”, cuối cùng tòa án không miễn trừ trách nhiệm của nhà cung cấp. Điều này có thể được cho là do việc xem xét sự cân đối với sự thiếu sót trong việc phản ứng của nhà cung cấp, và việc đổ lỗi cho người dùng đã “nói với nhân viên phụ trách của nhà cung cấp bằng giọng điệu mạnh mẽ” sẽ thiếu công bằng. Điều này được thể hiện trong cách diễn đạt “không thể coi là hành vi quá mức”.

Điều có thể rút ra từ phán quyết trên

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể rút ra những bài học quan trọng sau đây.

• Khi một thành viên của dự án rời bỏ do bệnh tật, nếu nhà cung cấp muốn đổ lỗi cho người dùng, nhà cung cấp phải chứng minh mối quan hệ nguyên nhân – kết quả với việc rời bỏ là do người dùng → Tuy nhiên, việc chứng minh mối quan hệ nguyên nhân – kết quả thường không dễ dàng.
• Ngay cả khi nhà cung cấp có thể chứng minh rằng tải công việc tăng lên do người dùng và thành viên đã mắc bệnh, thường thì cuối cùng vấn đề này sẽ được coi là vấn đề quản lý lao động của nhà cung cấp → Nếu chú ý đến việc sử dụng cụm từ mạnh mẽ “hành vi quá mức” trong phán quyết, chúng ta nên cho rằng các tình huống miễn trừ trách nhiệm quản lý lao động của nhà cung cấp rất hạn chế.

Để chuẩn bị cho rủi ro khi thành viên rời bỏ

Như đã nêu trên, ngay cả khi tình huống có sự thiếu hụt đột ngột trong nhân sự xảy ra, việc đổ lỗi cho phía người dùng là rất khó. Có thể thực sự xảy ra tình huống như bị ép phải phát triển thêm nhiều hoặc bị ép thay đổi thông số kỹ thuật một cách cưỡng bức sau này, nhưng việc chứng minh mối quan hệ nhân quả giữa sự thay đổi tâm trạng và gánh nặng công việc không phải là điều dễ dàng. Xem xét những tình huống như vậy, điều quan trọng hơn là tiến hành chuẩn bị nhân sự dựa trên giả định rằng sẽ có sự cố như việc nghỉ ốm hoặc sức khỏe kém của thành viên dự án.

Nếu đi đến tòa án để tranh chấp vấn đề này, rõ ràng là bên nhà cung cấp sẽ đứng trước một tình huống rất bất lợi. Do đó, điều quan trọng hơn là các biện pháp để ngăn ngừa những tranh chấp như vậy. Các biện pháp có thể được xem xét như sau:

Thiết lập hệ thống để không để người phụ trách bị cô lập

Việc tạo ra một hệ thống cho phép nhiều người tham gia cuộc họp thay vì để người phụ trách tham gia một mình sẽ giúp ngăn ngừa tình huống cô lập về mặt tâm lý.

Luôn cố gắng có một lượng nhân sự dự phòng

Việc giữ một lượng nhân sự dự phòng cũng rất quan trọng. Việc đảm bảo nhân sự với một lượng dự phòng chắc chắn sẽ dẫn đến tăng chi phí. Tuy nhiên, nếu xem xét đến chi phí bồi thường thiệt hại do sự chậm trễ trong thời hạn và nguy cơ tăng thêm số lượng người rời bỏ trong quá trình xử lý rắc rối, việc đảm bảo nhân sự với một lượng dự phòng từ đầu có thể là lựa chọn hợp lý trong nhiều trường hợp.

Thực hiện việc xem xét lại bố trí trước khi tình trạng sức khỏe trở nên tồi tệ

Nếu một người rời bỏ, gánh nặng công việc của nhân viên khác sẽ tăng lên, dẫn đến nguy cơ tạo ra một chuỗi phản ứng tiêu cực khi có thêm người rời bỏ. Để không tạo ra chuỗi phản ứng tiêu cực như vậy, việc xem xét lại bố trí trước khi tình trạng sức khỏe trở nên nghiêm trọng cũng được coi là quan trọng.

Thực hiện quản lý thay đổi và quản lý tài liệu dự án một cách nghiêm túc

Việc chứng minh mối quan hệ nhân quả giữa việc thành viên rời nhóm và vi phạm nghĩa vụ hợp tác của phía người dùng không phải là điều dễ dàng, nhưng việc thực hiện quản lý thay đổi thông số kỹ thuật và quản lý tài liệu một cách nghiêm túc vẫn rất quan trọng. Bởi vì, ngay cả khi không thể chứng minh nguyên nhân của việc thành viên rời nhóm, nếu có tình huống quá tải công việc đến mức gây ra việc nghỉ ốm của người phụ trách, có thể có yếu tố hỗ trợ việc vi phạm nghĩa vụ hợp tác của phía người dùng. Những tình huống như vậy có thể trở thành yếu tố hỗ trợ sự hợp lý của việc giảm thiểu lỗi, ngay cả khi bên nhà cung cấp bị truy cứu trách nhiệm vì không thực hiện nghĩa vụ hoặc trách nhiệm bảo đảm khuyết tật trong trường hợp “cháy” dự án.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi giải thích về tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu trong dự án phát triển hệ thống.

https://monolith.law/corporate/the-minutes-in-system-development[ja]

Ngoài ra, đặc biệt về vấn đề thay đổi thông số kỹ thuật, chúng tôi cũng giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Tóm tắt

Chúng tôi đã thảo luận về các vấn đề pháp lý liên quan đến hiện tượng “sự rời bỏ của thành viên nhóm”. Đối với nhà cung cấp, việc đòi trách nhiệm từ người dùng về việc thành viên rời nhóm thực sự rất khó khăn về mặt pháp lý.

Tuy nhiên, ngay cả khi có những hoàn cảnh như vậy, quan trọng là không hiểu lầm rằng “các vấn đề về người rời bỏ nhóm không có ích cho việc thảo luận về pháp luật”. Quá trình suy nghĩ trong các ví dụ vụ án mà chúng tôi đã đăng tải chính là vấn đề về việc xác định ranh giới giữa “nghĩa vụ quản lý dự án của nhà cung cấp” và “nghĩa vụ hợp tác của người dùng”. Hơn nữa, các biện pháp phòng ngừa tranh chấp như vậy cũng thường được đưa ra sau khi xem xét các tình huống tranh chấp dự kiến.

Thay vì hiểu rằng “việc tranh cãi tại tòa sẽ bất lợi” là “pháp luật không hữu ích”, quan trọng hơn là hiểu rằng “quan điểm về pháp lý dự phòng là quan trọng”.