Khung pháp lý về trật tự doanh nghiệp trong luật lao động Nhật Bản: Quy định về nghĩa vụ phục vụ, bảo vệ người tố cáo nội bộ, và hiệu quả của hình phạt kỷ luật.

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và phát triển bền vững, việc duy trì một trật tự nội bộ rõ ràng và công bằng là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, trật tự doanh nghiệp tại Nhật Bản không chỉ dựa trên phong tục hay chỉ đạo một chiều từ người quản lý, mà còn được quy định chặt chẽ bởi khuôn khổ pháp lý dựa trên hợp đồng lao động. Việc hiểu rõ và tuân thủ khuôn khổ pháp lý này là một trong những nhiệm vụ quản lý cấp bách nhất để phòng ngừa tranh chấp lao động tiềm ẩn và xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh. Đặc biệt, ba yếu tố cốt lõi của trật tự doanh nghiệp bao gồm ‘quy tắc ứng xử của nhân viên’, ‘hệ thống bảo vệ người tố cáo nội bộ’ và ‘hình phạt kỷ luật’ đối với những vi phạm trật tự. Các hệ thống này được quy định chi tiết bởi các đạo luật như Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản, Luật Tiêu Chuẩn Lao Động Nhật Bản và Luật Bảo Vệ Người Tố Cáo Công Ích, và việc vận hành chúng đòi hỏi sự chú ý cẩn thận. Bài viết này sẽ tập trung vào ba chủ đề quan trọng này, giải thích các yêu cầu pháp lý và điểm cần lưu ý trong thực tiễn mà doanh nghiệp cần tuân thủ, kết hợp với các quy định cụ thể và ví dụ án lệ. Qua đó, chúng tôi mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý trong việc quản lý rủi ro pháp lý một cách thích hợp, và thực hiện quản lý tổ chức một cách hiệu quả và hợp pháp.

Cơ sở pháp lý trong trật tự doanh nghiệp tại Nhật Bản

Tại Nhật Bản, quyền của doanh nghiệp trong việc yêu cầu và duy trì trật tự đối với nhân viên dựa trên nền tảng của hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động. Mối quan hệ này không chỉ là một mối quan hệ chỉ huy và tuân lệnh đơn thuần mà còn được định vị như một mối quan hệ hợp đồng dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên có quyền lợi pháp lý ngang nhau.

Mối quan hệ trung tâm dựa trên hợp đồng lao động

Điều 6 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định rằng hợp đồng lao động được thiết lập “khi người lao động đồng ý làm việc dưới sự sử dụng của người sử dụng lao động và người sử dụng lao động đồng ý trả lương cho họ”. Dựa trên sự thỏa thuận này, người lao động có nghĩa vụ cung cấp sức lao động, và người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương. Nghĩa vụ của người lao động không chỉ dừng lại ở việc thực hiện công việc được chỉ định. Hợp đồng còn bao gồm nghĩa vụ rộng lớn hơn như bảo quản tài sản của công ty, hợp tác để hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và quan tâm đến lợi ích chung của toàn công ty. Nghĩa vụ tuân thủ trật tự doanh nghiệp được pháp luật công nhận như một nghĩa vụ phụ trợ tồn tại trong hợp đồng lao động. Nói cách khác, việc nhân viên tuân thủ các quy tắc của công ty được hiểu là trách nhiệm cơ bản trong việc thực hiện nội dung hợp đồng.

Nguyên tắc “Tín nhiệm và Trung thực” và “Nguyên tắc cấm lạm dụng quyền lực”

Điều 3 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản đặt ra các nguyên tắc cơ bản điều chỉnh mối quan hệ hợp đồng này một cách cụ thể hơn. Khoản 4 của điều này quy định nguyên tắc “Tín nhiệm và Trung thực”, nói rằng “người lao động và người sử dụng lao động phải tuân thủ hợp đồng lao động và thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình một cách tín nhiệm và trung thực”. Vi phạm trật tự doanh nghiệp bởi nhân viên có thể được đánh giá là hành vi trái với nguyên tắc tín nhiệm và trung thực này.

Mặt khác, khoản 5 của điều này quy định “Nguyên tắc cấm lạm dụng quyền lực”, nói rằng “người lao động và người sử dụng lao động không được lạm dụng quyền lực dựa trên hợp đồng lao động khi thực hiện chúng”. Nguyên tắc này là một hạn chế pháp lý quan trọng đối với việc thực thi quyền lực của người sử dụng lao động. Nếu quyền kỷ luật được thực hiện để duy trì trật tự doanh nghiệp được đánh giá là không phù hợp về mục đích hoặc phương tiện, nó có thể bị coi là lạm dụng quyền lực và trở nên vô hiệu theo pháp luật.

Như vậy, trật tự doanh nghiệp trong luật lao động Nhật Bản được xây dựng trên nền tảng của mối quan hệ hợp đồng hai chiều, nơi nghĩa vụ tuân thủ của nhân viên được cơ bản hóa bởi nguyên tắc tín nhiệm và trung thực, trong khi đó việc thực thi quyền lực của người sử dụng lao động được hạn chế nghiêm ngặt bởi nguyên tắc cấm lạm dụng quyền lực, tạo nên một cấu trúc cân bằng. Hiểu biết về những nghĩa vụ pháp lý hai chiều này là bước đầu tiên khi xem xét các vấn đề liên quan đến trật tự doanh nghiệp.

Xác lập quy tắc: Quy định về dịch vụ và quy tắc làm việc

Để thể hiện trật tự doanh nghiệp một cách cụ thể và rõ ràng đối với nhân viên và yêu cầu họ tuân theo, tài liệu pháp lý quan trọng nhất chính là “quy tắc làm việc”. Trong đó, “quy định về dịch vụ” là tài liệu chuyên biệt về quy tắc hành vi của nhân viên.

Vai trò trung tâm của quy tắc làm việc

Theo Điều 89 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act), những người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên một cách thường xuyên phải lập quy tắc làm việc và nộp lên cơ quan quản lý lao động cấp quận. Quy tắc làm việc này bao gồm các “nội dung bắt buộc phải ghi” như thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, tiền lương, và các “nội dung cần ghi khi quy định” nếu có. Các quy định về kỷ luật, tức là hình phạt, nằm trong các nội dung cần ghi khi quy định, và để doanh nghiệp có thể thực hiện kỷ luật, cần phải có cơ sở và loại hình phạt được ghi rõ trong quy tắc làm việc, đây là điều kiện pháp lý cơ bản.

Vị trí của quy định về dịch vụ

Quy định về dịch vụ cụ thể hóa các quy tắc mà nhân viên cần tuân theo trong công việc, như nghĩa vụ tập trung vào công việc, bảo mật thông tin, sử dụng cơ sở và vật phẩm của công ty một cách phù hợp, cấm quấy rối, v.v. Theo pháp luật, quy định về dịch vụ này được xem là một phần của quy tắc làm việc. Doanh nghiệp có thể đặt một chương “quy định về dịch vụ” trong quy tắc làm việc hoặc tạo một tài liệu riêng với tên “quy định về dịch vụ”. Ngay cả trong trường hợp sau, quy định này vẫn được xem là một phần không thể tách rời của quy tắc làm việc, do đó, khi tạo hoặc thay đổi, cần phải tuân theo các thủ tục pháp lý giống như quy tắc làm việc.

Các thủ tục bắt buộc khi tạo và thay đổi

Khi tạo hoặc thay đổi quy tắc làm việc (bao gồm quy định về dịch vụ), người sử dụng lao động phải tuân theo các thủ tục nghiêm ngặt theo quy định của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản. Đầu tiên, nếu có tổ chức công đoàn với đa số lao động, người sử dụng lao động phải lắng nghe ý kiến của tổ chức đó, nếu không có thì phải lắng nghe ý kiến của người đại diện cho đa số lao động và tạo một văn bản ghi lại ý kiến (bản ý kiến). Pháp luật yêu cầu phải “lắng nghe” ý kiến, không bắt buộc phải có “sự đồng ý” của người đại diện. Tuy nhiên, thủ tục lắng nghe ý kiến này là bắt buộc, và nếu quyết định cuối cùng thông qua giao tiếp với cơ quan quản lý lao động là thủ tục này không được thực hiện, thì việc nộp quy tắc làm việc có thể không được chấp nhận.

Sau khi tạo hoặc thay đổi quy tắc làm việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho tất cả nhân viên bằng cách đính kèm bản ý kiến, nộp lên cơ quan quản lý lao động cấp quận, sau đó thông báo tại nơi dễ thấy trong công ty, phát hành văn bản, hoặc đăng tải trên intranet. Nếu bỏ qua nghĩa vụ thông báo này, ngay cả khi quy tắc làm việc có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp có thể không thể thực hiện quyền lợi dựa trên nội dung đó đối với nhân viên (ví dụ như thực hiện kỷ luật). Các thủ tục này không chỉ là hình thức mà còn là yếu tố cốt lõi để quy tắc làm việc có hiệu lực pháp lý thực sự.

Bảo vệ Tính Chân Thành: Chế độ Bảo vệ Người Tố Cáo Công Ích tại Nhật Bản

Việc duy trì trật tự doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là tuân thủ các quy tắc nội bộ mà còn bao gồm khả năng tự phát hiện và sửa chữa hành vi sai trái bên trong tổ chức. Hỗ trợ pháp lý cho khả năng tự làm sạch này chính là “Luật Bảo vệ Người Tố Cáo Công Ích” của Nhật Bản.

Tổng quan về Luật Bảo vệ Người Tố Cáo Công Ích

Luật này nhằm mục đích bảo vệ những người lao động khi họ tố cáo (tố cáo công ích) các hành vi vi phạm pháp luật hoặc sai trái tại nơi làm việc mà không có mục đích sai trái, đến các cơ quan được chỉ định. Cụ thể, luật này rõ ràng cấm các doanh nghiệp xử lý bất lợi đối với người lao động vì đã thực hiện tố cáo công ích, bao gồm việc hạ bậc, giảm lương hoặc bất kỳ hành vi bất lợi nào khác. Các biện pháp trả đũa như vậy được coi là vô hiệu theo pháp luật.

Sự cải cách năm 2022 (Reiwa 4) tăng cường nghĩa vụ của doanh nghiệp

Luật Bảo vệ Người Tố Cáo Công Ích sửa đổi, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 6 năm 2022 (Reiwa 4), đã tăng cường đáng kể các biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có số lượng người lao động thường xuyên vượt quá 300 người, việc thiết lập hệ thống để phản hồi thích hợp đối với tố cáo công ích nội bộ đã trở thành “nghĩa vụ” theo luật định (đối với doanh nghiệp có dưới 300 người lao động thì là “nghĩa vụ nỗ lực”).

Nghĩa vụ thiết lập hệ thống này bao gồm cụ thể các nội dung sau: trước hết, phải thiết lập cửa sổ tiếp nhận tố cáo công ích nội bộ và chỉ định “người thực hiện công việc xử lý tố cáo công ích” để đảm nhận việc tiếp nhận, điều tra và biện pháp sửa chữa. Ngoài ra, người này phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật nghiêm ngặt đối với thông tin có thể xác định người tố cáo. Nếu rò rỉ thông tin này mà không có lý do chính đáng, người thực hiện có thể phải đối mặt với hình phạt hình sự là khoản tiền phạt lên đến 300.000 yên. Sự sửa đổi này đã biến hệ thống tố cáo nội bộ từ một khuyến nghị sang một chức năng tuân thủ pháp luật bắt buộc với trách nhiệm pháp lý cụ thể.

Vô hiệu hóa các biện pháp trả đũa theo phán quyết tư pháp

Tòa án áp dụng nghiêm ngặt lệnh cấm đối xử bất lợi với người tố cáo công ích. Một ví dụ là phán quyết của Tòa án Quận Yokohama vào ngày 14 tháng 4 năm 2022. Trong vụ việc này, một công ty kinh doanh cửa hàng pachinko đã thực hiện các hành vi vi phạm luật liên quan đến kinh doanh dịch vụ giải trí của Nhật Bản. Khi nhân viên của công ty này tố cáo sự việc đến cảnh sát, công ty đã hạ bậc và giảm lương đáng kể cho họ. Tòa án đã xác định rằng việc tố cáo này thuộc phạm vi bảo vệ của Luật Bảo vệ Người Tố Cáo Công Ích và quyết định rằng việc hạ bậc và giảm lương dựa trên lý do này là vi phạm luật và vô hiệu. Phán quyết này rõ ràng cho thấy ngay cả khi doanh nghiệp thực hiện các biện pháp trả đũa về nhân sự đối với người tố cáo, tòa án có thể phủ nhận hiệu lực của chúng.

Thực thi Quy tắc: Yếu tố Cần Thiết để Áp dụng Hình Phạt Kỷ Luật Hiệu Quả

Để duy trì trật tự doanh nghiệp, người sử dụng lao động có thể áp dụng hình phạt kỷ luật đối với những nhân viên vi phạm kỷ luật theo quy định của nội quy làm việc. Tuy nhiên, việc sử dụng quyền kỷ luật này không được phép không giới hạn và phải tuân theo những yêu cầu nghiêm ngặt theo luật lao động của Nhật Bản.

Các Loại Hình Kỷ Luật Lao Động Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Trong hệ thống kỷ luật lao động của Nhật Bản, có nhiều loại hình kỷ luật khác nhau tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm. Thông thường, các hình thức kỷ luật được sắp xếp theo thứ tự từ nhẹ đến nặng như sau:

• Canh cáo & Khiển trách: Đây là hình thức kỷ luật bằng lời nói hoặc văn bản để cảnh báo nghiêm khắc và răn đe cho tương lai. Trong trường hợp khiển trách, thường yêu cầu người lao động nộp bản tường trình.
• Giảm lương: Là hình thức kỷ luật bằng cách trừ một khoản nhất định từ tiền lương mà người lao động lẽ ra phải nhận.
• Đình chỉ công tác: Là hình thức kỷ luật không cho phép người lao động làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi vẫn duy trì hợp đồng lao động. Trong thời gian này, tiền lương sẽ không được thanh toán.
• Giáng chức: Là hình thức kỷ luật bằng cách hạ bậc, chức vụ hoặc vị trí công việc của người lao động.

Các Hạn Chế Nghiêm Ngặt về Quyết Định Giảm Lương theo Luật Lao Động Nhật Bản

Đặc biệt, về quyết định giảm lương, từ góc độ bảo vệ cuộc sống của người lao động, Điều 91 của Luật Lao Động Nhật Bản đã quy định rất nghiêm ngặt về mức giảm lương tối đa. Cụ thể, số tiền giảm lương cho một lần vi phạm không được vượt quá một nửa số tiền lương trung bình hàng ngày. Ngoài ra, ngay cả khi có nhiều vi phạm kỷ luật trong một kỳ thanh toán lương, tổng số tiền giảm lương không được vượt quá 10% tổng số tiền lương của kỳ thanh toán đó. Hạn chế này được áp dụng cho hình thức kỷ luật là “giảm lương” và không trực tiếp áp dụng cho việc không trả lương do tạm ngưng công việc hay không trả phụ cấp chức vụ do bị hạ bậc.  

Nguyên tắc Lạm dụng Quyền Kỷ luật theo Luật Lao động Nhật Bản

Nguyên tắc pháp lý quan trọng nhất trong việc thực hiện quyền kỷ luật là “Nguyên tắc Lạm dụng Quyền Kỷ luật”, được quy định cụ thể trong Điều 15 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản. Theo đó, “Trong trường hợp người sử dụng lao động có quyền kỷ luật người lao động, nếu việc kỷ luật đó, khi xét đến bản chất và cách thức hành vi của người lao động cũng như các tình huống khác, thiếu lý do chính đáng một cách khách quan và không được coi là phù hợp với quan niệm xã hội, thì quyền đó đã bị lạm dụng và hành vi kỷ luật sẽ bị tuyên bố vô hiệu.”  

Điều khoản này chỉ ra rằng, để một hình thức kỷ luật được công nhận là hợp lệ, cần phải đáp ứng hai yêu cầu sau:

1. Khách quan và hợp lý: Hành vi của nhân viên phải khách quan phù hợp với các lý do kỷ luật được quy định trong nội quy lao động. Cần có đủ bằng chứng hợp lệ để chứng minh điều này.  
2. Phù hợp với quan niệm xã hội: Mức độ nghiêm trọng của hình phạt phải cân xứng với bản chất, cách thức, kết quả của hành vi gây ra, ý định của nhân viên, mức độ thiệt hại gây ra, thái độ làm việc và lịch sử kỷ luật trước đây, cũng như mức độ phản tỉnh của họ.  

Phán quyết Tư pháp và Tiền lệ Pháp lý

Tòa án Nhật Bản áp dụng nguyên tắc lạm dụng quyền kỷ luật một cách nghiêm ngặt, không dựa vào quan điểm chủ quan của người sử dụng lao động mà dựa vào các tiêu chuẩn khách quan để đánh giá tính hợp lệ của việc kỷ luật.  

Ví dụ, trong trường hợp một phó giáo sư của một trường đại học bị đình chỉ công tác 6 tháng do hành vi quấy rối (phán quyết của Tòa án Quận Kanazawa ngày 25 tháng 1 năm 2011), tòa án đã thừa nhận một số hành vi không phù hợp của phó giáo sư nhưng cho rằng những hành vi đó không đủ nghiêm trọng để xứng đáng với hình phạt đình chỉ công tác 6 tháng. Hơn nữa, xét đến việc phó giáo sư không có tiền sử kỷ luật và đã thể hiện sự hối lỗi, tòa án đã kết luận rằng hình phạt là quá nặng và thiếu “tính hợp lý theo quan niệm xã hội”, do đó là lạm dụng quyền kỷ luật và không hợp lệ.  

Đối với việc kỷ luật liên quan đến hành vi cá nhân của nhân viên, chỉ khi hành vi đó “có ảnh hưởng xấu đến đánh giá xã hội của công ty một cách nghiêm trọng và có thể đánh giá một cách khách quan” thì mới được công nhận tính hợp lệ. Ví dụ, trong trường hợp một nhân viên bình thường phạm tội nhẹ trong đời tư, không được báo chí đưa tin và không ai trong công ty biết đến, thì việc kỷ luật nặng có thể được đánh giá là thiếu tính hợp lý. Ngược lại, nếu một nhân vật quan trọng trong công ty phạm tội nghiêm trọng và được báo chí đưa tin rộng rãi, thì việc kỷ luật nặng có thể được chấp nhận vì đã làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của công ty. Cuối cùng, tính hợp lệ của việc kỷ luật sẽ được đánh giá dựa trên tổng hợp các hoàn cảnh cụ thể trong từng trường hợp.  

Để xem xét tính hợp lệ của việc kỷ luật, việc hiểu rõ đặc điểm và hạn chế pháp lý của từng loại kỷ luật là vô cùng quan trọng. Dưới đây là bảng so sánh các loại kỷ luật chính.

Tóm lược

Việc duy trì trật tự doanh nghiệp tại Nhật Bản dựa trên một khung pháp lý đa tầng bao gồm nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động theo Luật Hợp đồng Lao động của Nhật Bản, các thủ tục nghiêm ngặt của quy tắc làm việc được quy định bởi Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, và sự giám sát chặt chẽ của tòa án đối với việc lạm dụng quyền kỷ luật. Để thực hiện quản lý tổ chức hiệu quả và hợp pháp, việc hiểu chính xác ba trụ cột này là cần thiết. Đầu tiên, cần thiết lập và thông báo rộng rãi quy tắc làm việc theo đúng trình tự pháp lý. Thứ hai, xây dựng hệ thống tuân thủ phù hợp với yêu cầu của Luật Bảo vệ Người Tố giác Công ích sửa đổi, đảm bảo bảo vệ người tố giác khỏi sự trả thù. Và thứ ba, khi thực hiện kỷ luật, cần cân nhắc cẩn thận liệu có đáp ứng được tiêu chuẩn nghiêm ngặt về “tính hợp lý khách quan” và “tính phù hợp với quan niệm xã hội” mà tòa án Nhật Bản áp dụng hay không. Tuân thủ những yêu cầu pháp lý này sẽ bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý không cần thiết và tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững.

Văn phòng Luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp liên quan đến luật lao động Nhật Bản cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Văn phòng chúng tôi có các luật sư chuyên nghiệp với nhiều chuyên môn khác nhau, bao gồm cả những người nói tiếng Anh có bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp hỗ trợ pháp lý toàn diện liên quan đến các chủ đề được đề cập trong bài viết này, từ việc tạo lập và xem xét quy tắc làm việc, xây dựng hệ thống tuân thủ, đến đánh giá và tư vấn rủi ro pháp lý trong các trường hợp kỷ luật cụ thể. Chúng tôi cam kết sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình để hỗ trợ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp trong việc duy trì trật tự doanh nghiệp và quản lý rủi ro pháp lý.