Chấm dứt hợp đồng lao động trong luật lao động Nhật Bản: Phân tích pháp lý về việc chấm dứt hợp đồng lao động dựa trên đề nghị của người lao động và từ chức

Việc kết thúc hợp đồng lao động là một sự kiện thường xuyên xảy ra trong quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt, tình huống mà mối quan hệ lao động kết thúc do yêu cầu từ phía người lao động thì càng thường gặp hơn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào việc kết thúc đó có pháp lý tính chất là “thoả thuận chấm dứt” hay là “từ chức”, sẽ có những hậu quả pháp lý đáng kể khác nhau, đặc biệt là về thời điểm hiệu lực kết thúc và khả năng rút lại bản tỏ ý muốn nghỉ việc một khi đã được đưa ra. Nếu không hiểu rõ sự phân biệt này và xử lý không chính xác, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý không lường trước được, như trường hợp người lao động đã đề nghị nghỉ việc rồi sau đó rút lại ý định của mình và khẳng định rằng vị trí lao động của họ vẫn còn nguyên vẹn, ngay cả khi doanh nghiệp đã tuyển dụng người kế nhiệm. Việc kết thúc hợp đồng lao động không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ pháp lý và quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Trong bài viết này, dựa trên hệ thống luật lao động của Nhật Bản, chúng tôi sẽ chi tiết giải thích về hai loại hình kết thúc hợp đồng lao động do người lao động đề xuất, cụ thể là “thoả thuận chấm dứt” và “từ chức”, bao gồm các yêu cầu pháp lý, hậu quả pháp lý và quy tắc liên quan đến việc rút lại ý định, dựa trên các quy định cụ thể và các trường hợp xét xử. Mục đích là để hỗ trợ thực hiện quản lý nhân sự và lao động một cách ổn định và phù hợp với pháp luật.

Các loại hình pháp lý khi chấm dứt hợp đồng lao động: Thoả thuận chấm dứt và từ chức theo luật pháp Nhật Bản

Việc chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động đề xuất có thể được phân loại thành hai loại hình pháp lý chính: “thoả thuận chấm dứt” và “từ chức”. Mặc dù cả hai đều dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng bản chất pháp lý và yêu cầu hình thành của chúng có những khác biệt cơ bản.

Thoả thuận chấm dứt là một hợp đồng mà theo đó người lao động và người sử dụng lao động dựa trên sự đồng thuận của cả hai bên để chấm dứt hợp đồng lao động trong tương lai. Điều này được hình thành thông qua sự phù hợp giữa “đề nghị” của một bên và “chấp nhận” của bên kia. Trong thực tiễn, hành động nộp “đơn xin nghỉ việc” của người lao động thường được giải thích là “đề nghị” thoả thuận chấm dứt. Chỉ khi người sử dụng lao động chấp nhận, thì sự đồng thuận về việc chấm dứt hợp đồng mới được thiết lập.

Ngược lại, từ chức là việc người lao động chấm dứt hợp đồng lao động thông qua một biểu hiện ý chí đơn phương. Điều này còn được gọi là “tự nguyện nghỉ việc” và không yêu cầu sự chấp nhận của người sử dụng lao động. Khi biểu hiện ý chí chấm dứt hợp đồng của người lao động đến được người sử dụng lao động và sau khi đã trải qua một khoảng thời gian quy định theo luật, hiệu lực chấm dứt hợp đồng sẽ tự động phát sinh.

Vấn đề thực tiễn phát sinh khi các văn bản như “thông báo nghỉ việc” hoặc “đơn xin nghỉ việc” được người lao động nộp không rõ ràng là “đề nghị” thoả thuận chấm dứt hay là biểu hiện ý chí “từ chức” một cách chắc chắn. Sự phân biệt này vô cùng quan trọng vì khả năng rút lại biểu hiện ý chí phụ thuộc vào cách giải thích bản chất pháp lý của nó. Các tòa án Nhật Bản xem xét việc người lao động có vị trí quan trọng trong cuộc sống của họ và thể hiện thái độ thận trọng khi giải thích ý chí của người lao động. Kết quả là, trừ khi biểu hiện ý chí nghỉ việc của người lao động rõ ràng là ý định chấm dứt hợp đồng lao động một cách chắc chắn mà không phụ thuộc vào phản ứng của người sử dụng lao động, thì biểu hiện ý chí đó sẽ có xu hướng được giải thích là “đề nghị” thoả thuận chấm dứt có thể rút lại, chứ không phải là “từ chức”. Xu hướng phán quyết này của tòa án trở thành một yếu tố rủi ro quan trọng đối với người sử dụng lao động. Khi người lao động bày tỏ ý định nghỉ việc, nếu người sử dụng lao động vội vàng coi đó là từ chức chắc chắn và tiến hành các thủ tục tuyển dụng người kế nhiệm hoặc công bố nội bộ, sau đó người lao động rút lại ý định của mình, có thể dẫn đến tình trạng tồn tại hai hợp đồng lao động hợp pháp, do đó cần phải có cách tiếp cận cẩn trọng.

Quy tắc từ chức trong hợp đồng lao động không xác định thời hạn tại Nhật Bản

Tại hệ thống pháp luật lao động Nhật Bản, người lao động ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn (hợp đồng lao động vô thời hạn) giống như nhân viên chính thức, nguyên tắc là có thể đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động bất cứ lúc nào. Cơ sở pháp lý cho quyền này là Điều 627, Khoản 1 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản.

Theo quy định này, “Khi các bên không xác định thời hạn của việc làm, mỗi bên có thể đề nghị chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào. Trong trường hợp này, việc làm sẽ kết thúc sau khi hai tuần trôi qua kể từ ngày đề nghị chấm dứt.” Điều này được biết đến như “tự do đề nghị chấm dứt hợp đồng”, và sau khi người lao động thể hiện ý định từ chức và hai tuần trôi qua, hợp đồng lao động sẽ kết thúc theo pháp luật, bất kể sự chấp thuận của người sử dụng lao động. Thời hạn hai tuần này được tính từ ngày tiếp theo sau ngày đề nghị chấm dứt hợp đồng.

Trên thực tế, nhiều công ty tại Nhật Bản trong quy định nội quy lao động có đặt ra rằng “Người muốn nghỉ việc phải thông báo trước ngày dự định nghỉ ít nhất một tháng.” Điều này tạo ra vấn đề về việc quy định nào sẽ được ưu tiên: quy định của nội quy lao động hay quy định của Bộ luật Dân sự Nhật Bản. Về điểm này, có sự chia rẽ trong học thuyết và phán quyết của tòa án về việc liệu Điều 627 của Bộ luật Dân sự có phải là quy định cưỡng chế không thể loại trừ bằng thỏa thuận đặc biệt hay không. Tuy nhiên, quy định nội quy lao động áp đặt nghĩa vụ thông báo trước một thời gian dài một cách không công bằng, hạn chế tự do nghỉ việc của người lao động, có thể được coi là trái với trật tự công cộng và đạo đức (Điều 90 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản) và có khả năng bị xem là vô hiệu. Có phán quyết trong quá khứ đã giải thích Điều 627 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản là quy định cưỡng chế và quyết định rằng hiệu lực nghỉ việc sẽ xảy ra sau hai tuần kể từ khi người lao động đề nghị, bất kể quy định của nội quy lao động (vụ án Takano Meriyasu, phán quyết của Tòa án quận Tokyo ngày 29 tháng 10 năm 1976). Do đó, việc công ty đặt ra khoảng thời gian thông báo trước khoảng một tháng trong nội quy lao động có thể được chấp nhận do nhu cầu hợp lý như bàn giao công việc, nhưng nếu người lao động đưa ra yêu cầu nghỉ việc trong hai tuần theo Điều 627 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản, việc pháp lý ngăn chặn điều này sẽ là khó khăn và cần được hiểu rõ.

Quy tắc từ chức trong hợp đồng lao động có thời hạn xác định tại Nhật Bản

Trong trường hợp của hợp đồng lao động có thời hạn xác định (hợp đồng lao động có kỳ hạn), như đối với những người làm việc theo hợp đồng, việc từ chức của người lao động trước khi hợp đồng kết thúc được giới hạn nghiêm ngặt hơn so với hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Hợp đồng lao động có kỳ hạn được ký kết dựa trên sự hiểu biết rằng cả hai bên sẽ tuân thủ thời hạn của hợp đồng, do đó, việc chấm dứt hợp đồng một cách đơn phương thông thường không được chấp nhận.

Nguyên tắc này được quy định trong Điều 628 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản, quy định rằng “Ngay cả khi các bên đã xác định thời hạn của việc làm, nếu có lý do không thể tránh khỏi, mỗi bên có thể chấm dứt hợp đồng ngay lập tức.” Điều này có nghĩa là, để người lao động có hợp đồng có kỳ hạn có thể từ chức trong thời gian hợp đồng, cần phải có “lý do không thể tránh khỏi”.

Việc xác định liệu có “lý do không thể tránh khỏi” hay không sẽ được đánh giá dựa trên từng trường hợp cụ thể, nhưng thông thường, các trường hợp sau đây có thể được xem xét:

• Trong trường hợp người lao động mắc bệnh nặng hoặc bị thương nghiêm trọng đến mức không thể cung cấp lao động hoặc gặp khó khăn nghiêm trọng trong việc làm việc.
• Trong trường hợp người lao động cần chăm sóc gia đình hoặc vì lý do gia đình khác mà việc tiếp tục làm việc trở nên khó khăn một cách khách quan.
• Trong trường hợp tiền lương không được thanh toán hoặc điều kiện lao động thực tế khác biệt đáng kể so với điều kiện đã được nêu rõ khi tuyển dụng (điều này cũng được công nhận như là quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức theo Điều 15, Khoản 2 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản).
• Trong trường hợp hoạt động kinh doanh của người sử dụng lao động vi phạm pháp luật.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng đối với nguyên tắc nghiêm ngặt này. Điều 137 của Phụ lục Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản quy định rằng, đối với người lao động ký kết hợp đồng lao động có kỳ hạn trên một năm, “sau một năm kể từ ngày đầu tiên của thời hạn hợp đồng lao động, họ có thể từ chức bất cứ lúc nào bằng cách thông báo cho người sử dụng lao động.” Theo quy định này, ví dụ, người lao động ký hợp đồng ba năm cũng có thể tự do từ chức mà không cần “lý do không thể tránh khỏi” sau khi hợp đồng bắt đầu được một năm. Quy định ngoại lệ này được thiết lập với mục đích ngăn chặn việc ràng buộc người lao động trong thời gian dài, và đối với người sử dụng lao động, đây là một hạn chế pháp lý cần phải nhận thức khi lên kế hoạch bảo đảm nguồn nhân lực thông qua hợp đồng lao động có kỳ hạn nhiều năm.

Rút lại ý định từ chức: Khả năng và điều kiện theo luật lao động Nhật Bản

Trường hợp người lao động muốn rút lại ý định từ chức mà họ đã một lần nộp là một tình huống điển hình dễ dẫn đến tranh chấp trong thực tiễn. Việc có thể rút lại ý định từ chức hay không liên quan trực tiếp đến sự phân biệt giữa “từ chức” và “đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận” mà chúng tôi đã đề cập trước đây.

Ý định từ chức dưới hình thức thông báo chấm dứt hợp đồng một phía từ người lao động sẽ có hiệu lực ngay khi đến tay người sử dụng lao động, do đó, nguyên tắc chung là người lao động không thể tự ý rút lại. Ngược lại, ý định từ chức dưới hình thức “đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận” có thể được người lao động tự do rút lại cho đến khi người sử dụng lao động thể hiện sự đồng ý của mình.

Điểm quan trọng nhất ở đây là việc “sự đồng ý của người sử dụng lao động” được thiết lập khi nào và như thế nào theo pháp luật. Nếu sự đồng ý được xác định là đã thiết lập, người lao động sẽ không thể rút lại đề nghị của mình nữa và việc chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận sẽ được xác định. Có hai phán quyết đối lập từ Tòa án Tối cao và Tòa án địa phương làm tiền lệ quan trọng cho vấn đề này.

Phán quyết đầu tiên là vụ án Okuma Iron Works (phán quyết của Tòa án Tối cao ngày 18 tháng 9 năm 1987). Trong vụ án này, người lao động đã nộp đơn từ chức cho giám đốc nhân sự và giám đốc nhân sự đã chấp nhận đơn đó. Người lao động sau đó đã đề nghị rút lại vào ngày hôm sau, nhưng tòa án đã xác định rằng giám đốc nhân sự có thẩm quyền thực sự để chấp nhận đơn từ chức của người lao động. Khi giám đốc nhân sự chấp nhận đơn từ chức, điều đó có nghĩa là người sử dụng lao động đã thể hiện sự đồng ý của mình và việc chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận đã được thiết lập. Do đó, việc rút lại của người lao động vào ngày hôm sau đã bị tuyên bố là không có hiệu lực.

Phán quyết thứ hai là vụ án Hakuto Academy (phán quyết của Tòa án địa phương Osaka ngày 29 tháng 8 năm 1997). Trong vụ án này, một giáo viên của trường tư đã nộp đơn từ chức cho hiệu trưởng, nhưng sau đó vài giờ đã rút lại qua điện thoại. Trong trường học này, quyền quyết định cuối cùng về việc bổ nhiệm và miễn nhiệm giáo viên thuộc về chủ tịch hội đồng quản trị. Tòa án đã xác định rằng việc rút lại đã được thực hiện trước khi sự đồng ý của chủ tịch hội đồng quản trị – người có quyền quyết định cuối cùng – đến được giáo viên, và do đó, việc rút lại được coi là hợp lệ.

Những phán quyết này cho thấy việc từ chức có thành công hay không liên quan mật thiết đến cấu trúc phân phối quyền lực bên trong doanh nghiệp. Việc chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận có được thiết lập hay không phụ thuộc vào việc người nhận đơn từ chức chỉ là người nhận đơn hay là người có quyền quyết định chấp nhận. Tình trạng thiếu ổn định pháp lý này là một rủi ro lớn đối với người sử dụng lao động. Do đó, từ góc độ phòng ngừa tranh chấp, việc doanh nghiệp xác định rõ trong quy định làm việc rằng “việc nộp đơn từ chức sẽ được xem xét như là đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động bằng sự thỏa thuận và việc chấm dứt hợp đồng sẽ được thiết lập khi thông báo chấp nhận bằng văn bản từ giám đốc nhân sự đến được người lao động” là một biện pháp phòng ngừa cực kỳ hiệu quả. Điều này giúp làm rõ thời điểm sự đồng ý được thiết lập và giới hạn thời gian mà người lao động có thể rút lại trong phạm vi có thể dự đoán được.

Bảng so sánh: Sự khác biệt pháp lý giữa thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và từ chức theo Luật Nhật Bản

Dưới đây là bảng tổng hợp các điểm khác biệt pháp lý giữa thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và từ chức mà chúng tôi đã giải thích trước đây.

Nghĩa vụ pháp lý sau khi kết thúc hợp đồng lao động tại Nhật Bản

Sau khi hợp đồng lao động kết thúc, người sử dụng lao động tại Nhật Bản vẫn phải tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý nhất định. Hai nghĩa vụ quan trọng nhất là thanh toán tiền lương và xử lý nghĩa vụ bảo mật thông tin.

Thanh toán tiền lương

Theo Điều 23 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, có những quy định nghiêm ngặt về việc trả lại tiền và các vật phẩm khác cho người lao động khi họ nghỉ việc. Theo điều luật này, người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu từ người lao động đã nghỉ việc và phải trả lại tất cả các khoản tiền và vật phẩm thuộc quyền lợi của người lao động, bất kể tên gọi của chúng là gì. Nghĩa vụ này có ưu tiên hơn so với ngày thanh toán lương thông thường mà công ty đã định. Nghĩa là, nếu người lao động yêu cầu thanh toán trước ngày lương, công ty phải thực hiện nghĩa vụ pháp lý này trong vòng 7 ngày. Nếu vi phạm quy định này, công ty có thể bị phạt tới 300.000 yên, do đó, bộ phận kế toán và nhân sự cần phải chuẩn bị sẵn sàng để xử lý nhanh chóng việc thanh toán lương cho người lao động nghỉ việc.

Nghĩa vụ bảo mật thông tin

Người lao động có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin kinh doanh của người sử dụng lao động trong thời gian làm việc, dựa trên nguyên tắc trung thực và tin cậy đi kèm với hợp đồng lao động (Điều 3, Khoản 4 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản). Tuy nhiên, nghĩa vụ này thường suy giảm đáng kể sau khi hợp đồng lao động kết thúc.

Do đó, để yêu cầu người lao động tiếp tục giữ bí mật thông tin cụ thể sau khi nghỉ việc, việc đặt ra các quy định rõ ràng về nghĩa vụ sau khi nghỉ việc trong quy chế làm việc hoặc ký kết một thỏa thuận bảo mật thông tin riêng biệt khi nghỉ việc là vô cùng quan trọng. Nếu có sự đồng ý bằng văn bản như vậy, sẽ có thể bảo vệ thông tin trong phạm vi rộng hơn so với định nghĩa “bí mật kinh doanh” theo Luật Phòng chống Cạnh tranh Không Lành Mạnh của Nhật Bản, từ đó có thể áp dụng các biện pháp phòng ngừa rò rỉ thông tin hiệu quả hơn. Đặc biệt đối với những nhân viên đã tiếp cận thông tin quan trọng như thông tin khách hàng, thông tin kỹ thuật, chiến lược kinh doanh, việc thỏa thuận rõ ràng về nghĩa vụ bảo mật thông tin sau khi nghỉ việc là một biện pháp quản lý rủi ro không thể thiếu.

Tóm lược

Như đã chi tiết trong bài viết này, việc kết thúc hợp đồng lao động do yêu cầu của người lao động tại Nhật Bản sẽ theo hai con đường pháp lý là “thoả thuận chấm dứt” và “từ chức”. Sự phân biệt này không chỉ là phân loại học thuật mà còn liên quan trực tiếp đến những vấn đề hết sức quan trọng trong thực tiễn như thời điểm có hiệu lực của việc nghỉ việc, thời gian thông báo trước và đặc biệt là khả năng rút lại bày tỏ ý định nghỉ việc. Đặc biệt, sự mơ hồ trong việc giải thích ý định của người lao động và tranh chấp về việc rút lại có thể gây ra sự hỗn loạn không lường trước cho việc vận hành ổn định của các công ty. Để quản lý hiệu quả những rủi ro này, việc hiểu rõ sự khác biệt về mặt pháp lý và xác định rõ ràng quy trình nội bộ từ việc tiếp nhận đơn từ chức đến việc chấp thuận là điều cần thiết.

Phòng luật sư Monolith có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tiễn phong phú về hệ thống pháp luật lao động phức tạp của Nhật Bản. Chúng tôi đã cung cấp tư vấn pháp lý cho khách hàng đa dạng trong nước ở mọi giai đoạn, từ việc ký kết đến chấm dứt hợp đồng lao động. Đặc biệt, với các vấn đề pháp lý liên quan đến việc nhân viên nghỉ việc như đã đề cập trong bài viết này, chúng tôi có nhiều thành tích nổi bật. Ngoài ra, phòng luật sư của chúng tôi còn có nhiều luật sư có bằng cấp quốc tế và nói tiếng Anh, có khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu đặc thù của các công ty nước ngoài hoạt động tại Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý tối ưu phù hợp với tình hình của công ty bạn, từ việc soạn thảo và xem xét quy tắc làm việc, xử lý các trường hợp nghỉ việc cụ thể, đến việc xây dựng các biện pháp phòng ngừa tranh chấp từ trước.