Luật sư giải thích cách tạo điều khoản sử dụng cho các dịch vụ web và tương tự (Phần đầu)

Dịch vụ trên web, cũng như các dịch vụ khác trên Internet, thường có điều khoản sử dụng. Nội dung của ‘Điều khoản sử dụng’ này có ảnh hưởng lớn đến việc giải quyết các vấn đề xảy ra giữa doanh nghiệp và người dùng, và có thể thay đổi kết luận đáng kể tùy thuộc vào nội dung của ‘Điều khoản sử dụng’, ngay cả trong các trường hợp tương tự. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tạo và những điểm cần lưu ý khi tạo ‘Điều khoản sử dụng’, cùng với việc giới thiệu các điều khoản mẫu.

Điều khoản sử dụng là gì

“Điều khoản sử dụng” là quy tắc sử dụng dịch vụ được tổ chức bởi các nhà cung cấp dịch vụ như dịch vụ web hay trò chơi, và được tổng hợp thành văn bản dành cho người dùng. Điều khoản sử dụng được tạo ra cho nhiều loại hình kinh doanh, nhưng chủ yếu được tạo ra cho các dịch vụ trên Internet như SNS, dịch vụ dạng cloud, và các dịch vụ tải xuống khác nhau. Nội dung của điều khoản sử dụng được quyết định bởi nhà cung cấp dịch vụ, và khi người dùng đồng ý với điều khoản này và sử dụng dịch vụ, nội dung của điều khoản sử dụng trở thành nội dung hợp đồng giữa nhà cung cấp dịch vụ và người dùng. Hơn nữa, điều khoản sử dụng có thể trở thành tài liệu để tòa án đưa ra phán quyết khi có tranh chấp phát sinh, vì vậy cũng cần phải tạo ra một bản không có bất kỳ thiếu sót nào.

Cách tạo Điều khoản sử dụng đúng

Về việc tạo Điều khoản sử dụng, ngay cả khi tham khảo các mẫu, điều thông thường là mỗi dịch vụ có tính độc đáo của riêng mình, do đó, có đặc điểm là phần lớn phải được tạo dựa trên dịch vụ mà công ty của bạn cung cấp. Tuy nhiên, dù cung cấp dịch vụ nào, chúng tôi sẽ giải thích về nội dung cố định cần phải bao gồm dưới đây. Trong phần chính, chúng tôi sẽ giải thích về việc đồng ý với Điều khoản sử dụng, quản lý tài khoản, hành vi bị cấm, v.v., và phần còn lại sẽ được giải thích trong bài viết phần sau.

Về việc đồng ý với Điều khoản sử dụng

(Sử dụng dịch vụ)
Điều thứ 〇
Khi người dùng đăng ký sử dụng tài khoản của mình để đăng nhập vào dịch vụ, họ đã hiểu và đồng ý rằng họ đã chấp nhận Điều khoản sử dụng một cách hợp lệ, và một hợp đồng sử dụng dịch vụ, với nội dung là Điều khoản sử dụng dịch vụ, đã được thiết lập giữa công ty chúng tôi và người dùng đăng ký.

Để áp dụng Điều khoản sử dụng mà bạn đã tạo, bạn cần nhận được sự đồng ý từ mỗi người dùng mà Điều khoản sử dụng sẽ được áp dụng. Phương pháp để nhận được sự đồng ý bao gồm “nhấp vào nút đồng ý” hoặc “đánh dấu vào hộp kiểm”, đây là phương pháp đơn giản hơn so với việc trao đổi hợp đồng, nhưng điều quan trọng cần nhớ là, so với việc cả hai bên trong hợp đồng ký tên và đóng dấu, phương pháp ký kết hợp đồng chỉ bằng cách nhấp chuột có tính chắc chắn thấp hơn.

Do đó, bạn cần thiết kế trang web sao cho có thể phản biện hoặc đối chọi khi có vấn đề xảy ra, bằng cách tạo ra sự quan trọng cho hành động “nhấp chuột” càng nhiều càng tốt, chẳng hạn như không cho phép nhấn nút đồng ý nếu không hiển thị toàn bộ Điều khoản sử dụng.

Cách thay đổi Điều khoản sử dụng

(Thay đổi Điều khoản này)
Điều 〇
1. Công ty chúng tôi có quyền tự do thay đổi hoặc ngừng cung cấp Dịch vụ này.
2. Công ty chúng tôi có quyền thay đổi Điều khoản này (bao gồm các quy tắc, quy định liên quan đến Dịch vụ này được đăng trên trang web của chúng tôi. Điều này cũng được áp dụng trong Điều này). Khi chúng tôi thay đổi Điều khoản này, chúng tôi sẽ thông báo cho người dùng đã đăng ký về nội dung thay đổi. Sau khi thông báo về nội dung thay đổi, nếu người dùng đã đăng ký tiếp tục sử dụng Dịch vụ này hoặc không hủy đăng ký trong thời gian quy định của chúng tôi, người dùng đã đăng ký sẽ được coi là đã đồng ý với việc thay đổi Điều khoản này.

Sau khi đã nhận được sự đồng ý với Điều khoản sử dụng, chúng tôi cũng quy định về cách thay đổi Điều khoản sử dụng khi nội dung dịch vụ thay đổi do lý do của chúng tôi. Điều khoản sử dụng là điều kiện của hợp đồng, vì vậy nguyên tắc là phải nhận được sự đồng ý từ người dùng mỗi khi thay đổi điều kiện. Tuy nhiên, nhiều dịch vụ web quy định trong Điều khoản sử dụng rằng “Nhà cung cấp dịch vụ web có quyền thay đổi Điều khoản sử dụng một cách đơn phương”, và thay đổi Điều khoản sử dụng mà không cần nhận được sự đồng ý rõ ràng từ người dùng, bởi vì ít khi có khiếu nại nếu điều kiện không trở nên tồi tệ đáng kể, và nhiều người dùng không quan tâm đến việc thay đổi Điều khoản sử dụng.

Tuy nhiên, khi thay đổi các điều kiện có ảnh hưởng lớn đối với người dùng hoặc thay đổi các điều kiện gây bất lợi, ít nhất, bạn nên quy định các biện pháp như thông báo về nội dung thay đổi và “coi việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau ngày thay đổi là đồng ý với việc thay đổi”.

Định nghĩa

（Định nghĩa）
Điều 0
1. “Người dùng đã đăng ký” có nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký làm thành viên dịch vụ này theo Điều 3.
2. “Kế hoạch trả phí” có nghĩa là “Kế hoạch Pro” của dịch vụ này (bất kể lý do, nếu tên hoặc nội dung thay đổi, bao gồm cả kế hoạch sau khi thay đổi.) và các kế hoạch khác mà người dùng đã đăng ký có thể sử dụng bằng cách thanh toán một khoản phí.
3. “Người dùng đã đăng ký và trả phí” có nghĩa là người dùng đã đăng ký kế hoạch trả phí của dịch vụ này theo Điều 7 và duy trì việc đăng ký này.
4. “Người dùng chưa đăng ký” có nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức sử dụng dịch vụ này mà không đăng ký người dùng theo Điều 3.
…(tiếp theo)…

Điều khoản sử dụng cũng được tạo ra để chuẩn bị cho trường hợp xảy ra rắc rối, do đó, cần phải xây dựng nội dung sao cho rõ ràng không chỉ với người dùng và doanh nghiệp mà còn với bên thứ ba như tòa án.

Do đó, đối với các thuật ngữ được sử dụng độc quyền trong việc cung cấp dịch vụ của chúng tôi, cần phải thiết lập quy định về “định nghĩa thuật ngữ” để ngay cả những người không biết về dịch vụ của chúng tôi như tòa án và các bên thứ ba khác cũng có thể hiểu rõ nghĩa của nội dung điều khoản sử dụng. Về mặt hình thức, việc sắp xếp và giải thích các định nghĩa theo thứ tự âm tiết sẽ làm tăng khả năng đọc và hiểu nội dung của điều khoản sử dụng.

Đăng ký và quản lý tài khoản

(Đăng ký người dùng)
Điều thứ 〇
…(đoạn trước)…
4. Công ty chúng tôi, theo tiêu chuẩn của chúng tôi, sẽ quyết định việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký của người đăng ký. Khi chúng tôi chấp nhận đăng ký, chúng tôi sẽ thông báo cho người đăng ký và việc đăng ký của người đăng ký sẽ được hoàn thành khi thông báo này được gửi.
5. Khi hoàn thành việc đăng ký theo điều trên, hợp đồng sử dụng dịch vụ này theo các điều khoản của điều khoản này sẽ được thành lập giữa người dùng đã đăng ký và công ty chúng tôi.
6. Công ty chúng tôi có thể từ chối đăng ký nếu người nộp đơn đăng ký theo điều 1 của điều này rơi vào bất kỳ trường hợp nào sau đây:
(1) Trường hợp công ty chúng tôi xác định có nguy cơ vi phạm điều khoản này
(2) Trường hợp có sự giả mạo, sai lệch hoặc bỏ sót trong toàn bộ hoặc một phần thông tin đăng ký được cung cấp cho công ty chúng tôi
(3) Trường hợp là người đã bị hủy đăng ký sử dụng dịch vụ này hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ này trong quá khứ
(4) Trường hợp là người chưa thành niên, người được bảo hộ sau khi trưởng thành, người được bảo hộ hoặc người được hỗ trợ, và không có sự đồng ý của người đại diện hợp pháp, người bảo hộ, người bảo hộ hoặc người hỗ trợ
(5) Trường hợp là một lực lượng xã hội phản động hoặc đã từng là một lực lượng xã hội phản động, hoặc đã hỗ trợ hoặc tham gia vào việc duy trì, vận hành hoặc quản lý lực lượng xã hội phản động thông qua việc cung cấp vốn hoặc các phương thức khác, hoặc đã có bất kỳ giao tiếp hoặc liên quan nào với lực lượng xã hội phản động, như công ty chúng tôi đã xác định
…(đoạn giữa)…
(8) Trường hợp khác mà công ty chúng tôi xác định không phù hợp để đăng ký
7. Công ty chúng tôi có quyền kiểm tra xác thực người dùng đã đăng ký và xác nhận sự thật của thông tin đăng ký bất cứ lúc nào, và người dùng đã đăng ký phải cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác nhận này cho công ty chúng tôi theo yêu cầu của chúng tôi, bằng văn bản hoặc phương thức khác.

Quy định này liệt kê các lý do loại trừ để loại trừ các đối tượng có thể gây rắc rối sau này khi sử dụng dịch vụ.

Điều 6(3) là quy định được thiết lập dựa trên giả định rằng người dùng đã gây ra vấn đề trong quá khứ sẽ cố gắng đăng ký lại bằng cách lấy một tài khoản khác.

Điều 6(4) là quy định dựa trên giả định rằng việc hủy bỏ của người chưa thành niên theo luật dân sự sẽ được chấp nhận. Với sự phổ biến của điện thoại di động và điện thoại thông minh đối với lứa tuổi trẻ, số lượng trường hợp gây rắc rối giữa người bảo hộ và doanh nghiệp do việc người chưa thành niên mua hàng mà không có sự đồng ý của người bảo hộ đang tăng lên trong lĩnh vực như trò chơi xã hội. Luật dân sự quy định rằng nếu người chưa thành niên ký kết hợp đồng mà không có sự đồng ý của người bảo hộ (chính xác là “người đại diện hợp pháp”), họ có thể hủy bỏ hợp đồng đó bất cứ lúc nào, vì vậy, “Nếu không có sự đồng ý của người bảo hộ, có khả năng hợp đồng sẽ bị hủy trong tương lai, vì vậy, chúng tôi sẽ không chấp nhận đăng ký từ đầu” được rõ ràng hóa.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, ngay cả khi điều này được quy định như một lý do từ chối đăng ký, việc không kiểm tra việc có được sự đồng ý của người bảo hộ và chấp nhận đơn đăng ký từ người chưa thành niên mà không có sự đồng ý của người bảo hộ sẽ không ngăn chặn việc hủy bỏ của người chưa thành niên chỉ bằng quy định này.

Điều 6(5) là quy định dựa trên các quy định về loại trừ băng đảng của các địa phương. Xu hướng gần đây là yêu cầu việc đưa vào các điều khoản và điều lệ về việc cắt đứt mối quan hệ với các lực lượng xã hội phản động, ngay cả trong giao dịch với các công ty niêm yết.

Điều 6(8) là điều khoản được thiết lập với mục đích bao phủ các lỗ hổng, vì không thể liệt kê cụ thể tất cả các trường hợp cần từ chối đăng ký.

(Quản lý mật khẩu và thông tin đăng ký)
Điều thứ 〇
1. Người dùng đã đăng ký phải quản lý và bảo quản mật khẩu và địa chỉ email đăng ký của mình dưới trách nhiệm của mình và không được cho phép người khác sử dụng, cho mượn, chuyển nhượng, thay đổi tên, mua bán, v.v.
2. Người dùng đã đăng ký sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại nào do việc quản lý không đầy đủ mật khẩu hoặc địa chỉ email đăng ký, lỗi sử dụng, hoặc sử dụng bởi bên thứ ba, và công ty chúng tôi sẽ không chịu trách nhiệm gì.
3. Nếu người dùng đã đăng ký phát hiện rằng mật khẩu hoặc địa chỉ email đăng ký của họ đã bị đánh cắp hoặc đang được sử dụng bởi bên thứ ba, họ phải thông báo ngay cho công ty chúng tôi và tuân theo hướng dẫn của chúng tôi.

Người dùng thường nghĩ rằng họ có thể sử dụng và xử lý tài khoản của mình tự do, nhưng nếu có hệ thống thanh toán cho mỗi tài khoản, việc chia sẻ tài khoản sẽ dẫn đến giảm doanh thu, và việc chia sẻ hoặc chuyển nhượng tài khoản có thể gây ra vấn đề về bảo mật. Ngoài ra, trong trường hợp dịch vụ cho phép người dùng tạo tài khoản, có thể xảy ra tình huống mà tài khoản đã đăng ký bị chiếm đoạt bởi bên thứ ba. Do đó, chúng tôi đã quy định rằng việc chia sẻ và chuyển nhượng tài khoản bị cấm, và rằng việc quản lý nó dưới trách nhiệm của người dùng, và rằng bất kỳ tai nạn nào xảy ra do vi phạm điều này sẽ là trách nhiệm của người dùng.

Hành vi bị cấm

(Hành vi bị cấm)
Điều thứ 〇
1. Người dùng không được phép thực hiện bất kỳ hành vi nào sau đây khi sử dụng dịch vụ này:
(1) Hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, quyền hình ảnh, quyền riêng tư, danh dự, hoặc quyền và lợi ích khác của chúng tôi, người dùng khác của dịch vụ này, nhà cung cấp dịch vụ SNS bên ngoài hoặc bên thứ ba khác (bao gồm cả hành vi gây ra vi phạm trực tiếp hoặc gián tiếp.)
(2) Hành vi liên quan đến tội phạm hoặc vi phạm pháp luật và thuần phong mỹ tục
(3) Hành vi gửi thông tin khiêu dâm hoặc có hại cho thanh thiếu niên
(4) Hành vi gửi thông tin liên quan đến hẹn hò giữa các giới tính
…(đang lược bỏ)…
(18) Hành vi khác mà chúng tôi xem là không phù hợp
2. Nếu chúng tôi xác định rằng hành vi của người dùng đã đăng ký trong dịch vụ này vi phạm bất kỳ điều khoản nào trong các điều khoản trên, hoặc có nguy cơ vi phạm, chúng tôi có quyền thực hiện các biện pháp dựa trên các điều khoản sau mà không cần thông báo trước cho người dùng đã đăng ký. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại nào phát sinh từ việc chúng tôi thực hiện các biện pháp dựa trên điều khoản này.
(1) Yêu cầu dừng hành vi vi phạm
(2) Xóa nội dung vi phạm, ngăn chặn hành vi vi phạm
(3) Ngừng sử dụng dịch vụ này
(4) Thực hiện các biện pháp khác mà chúng tôi cho là cần thiết
(5) Công bố việc thực hiện các biện pháp trên theo cách mà chúng tôi cho là phù hợp

Trên các ứng dụng hoặc dịch vụ web, luôn có một số người dùng gây phiền nhiễu hoặc hành vi có hại. Trong tình huống như vậy, cần phải có biện pháp khắc phục, nhưng nếu không có quy định cấm hành vi phiền nhiễu từ trước, việc buộc dừng hành vi phiền nhiễu sẽ trở nên khó khăn. Do đó, đối với các hành vi không thuận lợi cho doanh nghiệp, cần phải liệt kê trước trong điều khoản sử dụng dưới dạng “hành vi bị cấm”.

Nhiều dịch vụ web kiếm lợi nhuận bằng cách cung cấp cùng một dịch vụ cho nhiều người dùng. Do đó, việc kiểm soát hiệu quả hành vi không mong muốn của người dùng là một yếu tố rất quan trọng, trực tiếp liên quan đến khả năng duy trì dịch vụ. Vì vậy, hành vi bị cấm là một trong những quy định quan trọng nhất trong thực tế trong số các điều kiện được quy định trong điều khoản sử dụng. Trong các điều cấm, bằng cách liệt kê càng nhiều hành vi cấm cụ thể và toàn diện nhất có thể, đặc biệt là những hành vi cấm đặc trưng cho dịch vụ cung cấp thực tế, việc thực hiện các biện pháp như việc ngừng tài khoản do vi phạm các hành vi bị cấm sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ví dụ, khi nhận được phản hồi rằng hình phạt cho việc vi phạm các hành vi bị cấm là không công bằng, nếu hành vi vi phạm rõ ràng thuộc về hành vi bị cấm, chỉ cần thông báo về điều đó, nhiều khiến khiếu nại sẽ được giải quyết một cách dễ dàng. Trong ý nghĩa đó, việc mô tả các hành vi bị cấm một cách cụ thể và không để sót là rất hữu ích trong thực tế. Tuy nhiên, việc liệt kê tất cả các hành vi bị cấm ở giai đoạn phát hành là khó khăn trong thực tế, vì vậy, thái độ xem xét lại các hành vi bị cấm mỗi khi có vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành dịch vụ là rất quan trọng và thực tế.

Điều 2 quy định về hình phạt và các biện pháp khác khi vi phạm các hành vi bị cấm. Ngay cả khi có quy định về hành vi bị cấm, nếu không có hình phạt cho việc vi phạm, nó sẽ không có tác dụng răn đe đối với hành vi phiền nhiễu. Trong quy định trên, nội dung bao gồm việc yêu cầu dừng hành vi phiền nhiễu, ngăn chặn, và hình phạt ngừng sử dụng, được quy định theo từng giai đoạn.

Tóm tắt

Điều khoản sử dụng cũng là một hợp đồng, và do đó cần sự đồng lòng của các bên liên quan. Quá trình hình thành sự đồng ý, nếu được thực hiện một cách thích hợp, sẽ trở thành chìa khóa quan trọng để tạo ra các điều khoản sử dụng phù hợp, và cũng có thể tránh được những mâu thuẫn không cần thiết với người dùng. Trong phần sau, chúng tôi sẽ giải thích về các hình phạt khi vi phạm các hành vi bị cấm, cũng như về bồi thường thiệt hại và các vấn đề khác.

Phần sau sẽ được đăng tại đây.