Cách ghi chú cuộc họp trong phát triển hệ thống từ góc độ pháp lý là gì

Khi một công ty ủy thác phát triển hệ thống cho một công ty khác, có thể nói rằng trong nhiều trường hợp, chỉ với hợp đồng được ký kết bằng dấu công ty của giám đốc điều hành và tài liệu định nghĩa yêu cầu do người phụ trách tạo ra, cuối cùng thì việc gì sẽ được tạo ra và đến khi nào không hẳn rõ ràng. Điều này là do trong nhiều dự án phát triển hệ thống, hàng ngày đều có sự trao đổi qua email hoặc điện thoại ở cấp độ nhân viên phụ trách, cuộc họp do người phụ trách tổ chức để xác định thông số kỹ thuật của phần mơ hồ ban đầu, thay đổi thông số kỹ thuật để phù hợp với thay đổi tình hình, yêu cầu thêm chức năng, yêu cầu hợp tác về vấn đề phát sinh, v.v.

Để tiến hành phát triển hệ thống một cách trôi chảy và chuẩn bị cho trường hợp xảy ra tranh chấp, việc tạo ra và quản lý tài liệu trở nên quan trọng để điều hành một cách trôi chảy dự án phát triển hệ thống.

Bài viết này sẽ giải thích cách lưu giữ biên bản họp và tài liệu họp được sử dụng trong các cuộc họp tiến độ phát triển hệ thống từ góc độ pháp lý.

Tại sao quản lý tài liệu lại quan trọng trong phát triển hệ thống

Trong dự án phát triển hệ thống, việc ghi lại nội dung của các cuộc họp xác nhận, tiến trình và quá trình của dự án là rất quan trọng, ngay cả khi xem từ góc độ pháp luật. Có thể nêu ra hai lý do chính như sau:

Để tránh xung đột sau này

Phát triển hệ thống thường là một dự án mà cả phía người dùng và nhà cung cấp đều tham gia. Do đó, nếu có sự không nhất quán trong việc hiểu biết giữa người dùng và nhà cung cấp về vai trò và nghĩa vụ mà mỗi bên phải đảm nhận, có thể gây ra trở ngại cho tiến trình dự án sau này.

Ngoài ra, với một dự án có nhiều người tham gia, có thể dễ dàng gặp phải rắc rối trong giao tiếp, khi mỗi người có cách nói riêng và khó xác định ai đang nói đúng.

Việc tổng hợp nội dung thỏa thuận thành văn bản không chỉ có ý nghĩa trong việc xác nhận sự nhất quán trong hiểu biết giữa các bên, mà còn giúp đồng bộ hóa các bên liên quan.

Ngẫu nhiên, việc sử dụng kiến thức pháp lý để ngăn chặn sự xung đột từ trước còn được gọi là pháp lý dự phòng.

Để chuẩn bị cho việc xử lý tranh chấp sau này

Ngoài ra, từ góc độ pháp lý dự phòng đã nêu trên, quản lý tài liệu cũng quan trọng khi xem xét từ góc độ “quản lý khủng hoảng” trong trường hợp thực sự xảy ra tranh chấp.

Hãy tưởng tượng trường hợp có một rắc rối nào đó xảy ra, dự án bị gián đoạn trước khi sản phẩm hoàn thiện, hoặc không thể hoàn thành đúng thời hạn ban đầu, và tình huống trở thành vụ kiện tại tòa án. Điều này đúng cho cả phía người dùng và nhà cung cấp, nếu không có bất kỳ hồ sơ nào, bạn sẽ không thể chứng minh lập trường của mình và có thể bị đối xử không công bằng tại tòa án.

Đặc biệt, trong những rắc rối bắt nguồn từ việc không hoàn thành đúng hạn, các vấn đề quan trọng có thể ảnh hưởng đến kết quả của vụ kiện như “khi nào và như thế nào lỗi được phát hiện”, “khi nào yêu cầu thay đổi đặc tả được đưa ra”, “nhà cung cấp đã thử phản ứng như thế nào đối với yêu cầu thêm chức năng từ phía người dùng”. Nếu có nhiều vấn đề về “ai đã nói gì”, sẽ khó mong đợi một giải pháp tranh chấp công bằng.

Điều gì quan trọng nhất trong biên bản họp phát triển hệ thống?

Loại họp trong phát triển hệ thống

Trong dự án phát triển hệ thống, thường có nhiều cuộc họp được tổ chức theo thời gian. Điều này không có gì lạ khi nghĩ về việc rằng nhiều người tham gia vào dự án. Có thể nhiều lập trình viên và kỹ sư thực hiện việc lập trình tại chỗ cũng tổ chức cuộc họp kiểm tra định kỳ để kiểm tra tình hình tiến độ công việc. Ngoài ra, có thể có trường hợp kiểm tra mã đã được triển khai để xác định xem có vấn đề nào về bảo dưỡng, yếu điểm về mặt bảo mật, v.v., trong khi xem mã thực tế và thực hiện đánh giá.

Hơn nữa, không chỉ là cuộc họp ở cấp độ người phụ trách tại nơi phát triển, nhưng có thể có cuộc họp mà các giám đốc công ty và những người chịu trách nhiệm có quyền lực tụ tập. Trong trường hợp này, có thể thường là cuộc họp mà hướng tổng thể và chính sách của dự án phát triển được xác định. Cuộc họp để “nắm bắt” các vấn đề quan trọng ở cấp độ người chịu trách nhiệm như vậy cũng được gọi là Ủy ban Điều hành.

Ủy ban Điều hành cần được chú ý đặc biệt

Ở nơi phát triển hệ thống, như đã nói trước đây, nhiều cuộc họp được tổ chức tùy thuộc vào vị trí của người liên quan và mục đích, nhưng từ quan điểm pháp lý, cuộc họp cần được coi trọng đặc biệt trong số đó là Ủy ban Điều hành. So với cuộc họp kiểm tra tiến độ và cuộc họp đánh giá ở cấp độ người phụ trách, Ủy ban Điều hành đặc biệt cần nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc tạo tài liệu từ quan điểm phòng ngừa các tranh chấp và biện pháp khi xảy ra tranh chấp. Lý do có thể nói như vậy là:

1. Ủy ban Điều hành là cuộc họp do người chịu trách nhiệm tổ chức, do đó, thường liên quan đến quyết định quan trọng, và dễ được coi trọng từ quan điểm pháp lý vì nó cho thấy nhận thức của cả người dùng và nhà cung cấp.
2. Nếu là cuộc họp ở cấp độ người phụ trách, nội dung của cuộc họp thường được phản ánh sau đó trong nhiều tài liệu thiết kế và tài liệu đặc tả, và vấn đề “không có tài liệu” khó xảy ra trong thực tế. (Tuy nhiên, nếu việc tạo tài liệu cho những điều này cũng mỏng manh, có thể cần cải thiện ở đó.)

Có thể nêu ra những điểm như vậy.

Thực tế phán quyết liên quan đến biên bản họp của Ủy ban Điều hành

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một trường hợp mà biên bản họp của Ủy ban Điều hành đã được xem xét như một bằng chứng quan trọng trong một phiên tòa thực tế. Trường hợp được trích dẫn trong phán quyết dưới đây liên quan đến một dự án phát triển hệ thống bị đình trệ giữa chừng, và việc vi phạm nghĩa vụ quản lý dự án của nhà cung cấp đã được thừa nhận. Nội dung của biên bản họp tại đây, như một biểu hiện của sự nhận biết ban đầu của cả nhà cung cấp và người dùng, đã có ý nghĩa rất lớn trong phiên tòa.

Nhà cung cấp, dựa trên biên bản họp của Ủy ban Điều hành, đã chỉ ra rằng nội dung ghi chú trong biên bản không nhất thiết phản ánh thực tế công việc vì nó đã được sửa đổi bởi người dùng. Tuy nhiên, Ủy ban Điều hành được thiết lập với mục đích đưa ra quyết định ở cấp quản lý cao trong việc phát triển hệ thống này, và cả hai bên, nhà cung cấp và người dùng, đã tham gia, với trách nhiệm thực hiện việc phát triển hệ thống này, đánh giá tổng thể, chia sẻ tiến độ công việc, kết quả và vấn đề, và đưa ra quyết định về các vấn đề quan trọng. Và sau đó, những điểm quan trọng được thảo luận tại đây sẽ được nhà cung cấp tạo thành biên bản họp và đăng ký vào cơ sở dữ liệu biên bản họp trước buổi sáng của ngày làm việc thứ hai sau cuộc họp, và cuối cùng ghi lại các quyết định cuối cùng của cuộc họp thông qua biên bản họp. Khi xác định biên bản họp, cả nhà cung cấp và người dùng đã xem xét nội dung và biểu hiện của nó trong khi nhận thức đầy đủ về ý nghĩa của việc ghi chú công việc thông qua biên bản họp, và xác định nội dung đã được phản ánh thực tế cuộc họp. Đặc biệt, nhà cung cấp là người chuyên nghiệp trong việc phát triển hệ thống, và họ chắc chắn đã hiểu rõ về ý nghĩa và phương pháp tạo biên bản họp. Do đó, biên bản họp đã được xác định nên được xem xét như một phản ánh của thực tế công việc của Ủy ban Điều hành, và trừ khi có hoàn cảnh đặc biệt, nội dung công việc đã được ghi chú trong đó nên được xem như đã được tổng kết tại Ủy ban Điều hành vào ngày đó.

Phán quyết của Tòa án Tối cao Tokyo ngày 26 tháng 9 năm 2013 (Heisei 25)

Quan điểm của tòa án là, nếu biên bản họp được tạo ra dựa trên sự đồng ý của cả nhà cung cấp và người dùng, thì nó có thể được coi là một “bằng chứng” với một sức mạnh giả định nhất định. Đi từ một góc độ khác, nếu bạn ghi chú quá dễ dàng trong biên bản họp, có rủi ro rằng nó sẽ trở thành bằng chứng ngay lập tức, và bạn nên chú ý đến điều này.

Các mục cụ thể cần ghi chú trong biên bản họp

Biên bản họp có ý nghĩa quan trọng như một bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp pháp lý (hoặc ngay cả khi không có tranh chấp, nó cũng giúp thúc đẩy quá trình đàm phán giữa các bên sau đó). Vậy cụ thể, chúng ta nên ghi chú những gì trong biên bản họp? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây.

Các mục cần ghi chú từ quan điểm của bên cung cấp

Bên cung cấp có trách nhiệm quản lý dự án như một chuyên gia phát triển hệ thống đối với dự án. Bài viết dưới đây giải thích chi tiết về nội dung của trách nhiệm này.

Xét dựa trên trách nhiệm này, những điều mà bên cung cấp cần ghi chú đặc biệt là:

1. Sự thực rằng từng giai đoạn phát triển đã hoàn thành và ngày tháng điều này xảy ra
2. Lịch sử về cách họ đã trả lời các yêu cầu thay đổi thông số kỹ thuật, thêm chức năng, v.v., từ phía người dùng
3. Các biện pháp đã thực hiện để yêu cầu sự hợp tác khi tiến độ công việc phát triển bị chậm lại do lý do cá nhân của người dùng, và quá trình diễn ra của nó

Có thể liệt kê như trên.

Để bổ sung về điểm 3. ở trên, bài viết dưới đây giải thích về những điều mà bên cung cấp nên xem xét trong trường hợp người dùng không tiến hành kiểm tra. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích rằng quyết định của tòa án có thể thay đổi lớn tùy thuộc vào mức độ hợp tác của bên cung cấp trong việc thực hiện kiểm tra của người dùng, bằng cách trích dẫn từ văn bản phán quyết thực tế.

Các mục cần ghi chú từ quan điểm của người dùng

Tất nhiên, người dùng cũng có trách nhiệm hợp tác đối với công việc phát triển của bên cung cấp trong việc phát triển hệ thống sẽ được sử dụng bên trong công ty của họ. Bài viết dưới đây giải thích về nội dung tổng thể của trách nhiệm này.

1. Lịch sử về việc họ đã truyền đạt những gì cần truyền đạt đến bên cung cấp, như chức năng mong muốn, giao diện người dùng, v.v.
2. Lịch sử về các rắc rối khác nhau xảy ra trong quá trình của bên cung cấp (ví dụ, sự rời bỏ đột ngột của thành viên hoặc sự chậm trễ trong lịch trình phát triển do thiếu điều tra từ phía bên cung cấp và nguyên nhân của nó)

Điểm 2. ở trên liên quan đến việc, đặc biệt dễ phát triển thành rắc rối không lường trước khi tiến hành phát triển hệ thống mới đồng thời với việc loại bỏ hệ thống cũ. Việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới đặc biệt dễ gây ra rắc rối, nhưng bài viết dưới đây giải thích chi tiết về các vấn đề pháp lý liên quan đến những rắc rối như vậy.

Tóm tắt

Đây là hướng dẫn về cách lưu trữ biên bản họp trong quá trình phát triển hệ thống từ góc độ pháp lý. Không chỉ là cách thực hành, việc hiểu sâu hơn về mối liên hệ giữa các chủ đề như “pháp luật”, “phát triển hệ thống” và “quản lý tài liệu” cũng rất quan trọng. Chính vì phát triển hệ thống có thể liên quan đến nhiều người và tổ chức, dễ dàng mở rộng thành giao dịch thương mại quy mô lớn, nên việc phòng ngừa và đối phó với các tranh chấp liên quan trở nên quan trọng. Và từ góc độ pháp lý, sự cần thiết của việc bảo tồn chứng cứ cho thấy rằng sự tồn tại của “tài liệu” có thể được xác nhận một cách khách quan bởi bất kỳ ai có ý nghĩa lớn.

Thực tế, việc biểu đạt hoàn toàn tất cả các giao tiếp và sự tiến triển của dự án bằng ngôn ngữ có thể là một gánh nặng lớn và không thực tế. Tuy nhiên, việc xác định những vấn đề quan trọng từ góc độ pháp lý và tiến hành tài liệu hóa các vấn đề quan trọng đó là điều quan trọng. Điều này nên được nhận biết rộng rãi bởi tất cả mọi người liên quan đến kinh doanh, bất kể họ là chuyên gia pháp lý hay không.