Převedení pověřených prací na práci z domova. Obsah potřebný pro uzavření nové smlouvy (dohody)

Vlivem pandemie nového koronaviru se “práce z domova” stala velmi populární. S nárůstem webových služeb a nástrojů pro práci z domova se očekává, že tento trend se bude v budoucnu ještě více rozšiřovat.

Avšak, pokud subdodavatel v rámci smlouvy o outsourcingu provádí své úkoly z domova, je nutné uzavřít novou smlouvu (dohodu).

V tomto článku podrobně vysvětlíme jednotlivé klauzule dohody o provádění subdodavatelských úkolů z domova v rámci smlouvy o outsourcingu.

Dohoda v tomto článku se vztahuje na písemnou formu, která se uzavírá, pokud strany již uzavřely smlouvu a chtějí částečně upravit nebo doplnit její obsah. V tomto případě se jedná o dokument, který doplňuje původní smlouvu o “dohody týkající se provádění úkolů z domova”.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Úvodní poznámky k Memorandu

【Memorandum】
Společnost ●● (dále jen “Strana A”) a společnost ●● (dále jen “Strana B”) se dohodly na následujícím týkajícím se smlouvy o poskytnutí služeb ze dne ●● (dále jen “původní smlouva”), kterou uzavřely dne ●●. Tuto dohodu potvrzují uzavřením tohoto Memoranda (dále jen “toto Memorandum”).

Na úvod Memoranda je třeba specifikovat, ke které smlouvě, již strany již uzavřely, se toto Memorandum vztahuje. Proto je v příkladu uvedeno datum uzavření původní smlouvy a její název, aby bylo jasné, ke které původní smlouvě se toto Memorandum vztahuje.

O klauzulích týkajících se účelu

Článek 1 (Účel)
Tento memorand je určen k tomu, aby se v rámci prevence šíření infekce novým koronavirem, pracovník pověřený prací v rámci smlouvy o zákazce (dále jen “tato práce”) mohl vypořádat se základními záležitostmi týkajícími se plnění této práce ve svém domově. Cílem je hladké provádění této práce.

V klauzulích týkajících se účelu se uvádí účel uzavření memoranda. Toto memorandum je uzavřeno za účelem prevence šíření infekce novým koronavirem, a to je uvedeno v tomto dokumentu.

V příkladu klauzule tohoto memoranda se předpokládá, že pracovník pověřený prací v rámci smlouvy o zákazce vykonává svou práci doma. V závislosti na konkrétním případu může být nutné změnit obsah popisu způsobu provádění dané práce atd.

O ustanoveních týkajících se práce na dálku

Článek 2 (Práce na dálku)
Práce na dálku znamená, že pracovníci odpovědní za zadané úkoly pracují z domova, využívají různé síťové linky a provádějí své úkoly pomocí zařízení a vybavení, které jim bylo poskytnuto nebo půjčeno (dále jen “půjčené zařízení atd.”) a zařízení a vybavení, které vlastní, pro plnění svých pracovních povinností.

V smlouvě může být uvedena definice jednotlivých výrazů, včetně definice “práce na dálku”. Obsah tohoto ustanovení lze upravit podle povahy práce a používaného zařízení a vybavení.

Důvodem pro explicitní definování tohoto pojmu je zabránit sporům vznikajícím z rozdílného chápání pojmu “práce na dálku” mezi smluvními stranami. I když je “práce na dálku” obecným termínem, má smysl ho definovat, protože je klíčovým bodem této dohody.

Ustanovení týkající se provádění práce na dálku

Článek 3 (Provádění práce na dálku)
1. Strana B se zavazuje, že pokud bude na žádost strany A provádět práci na dálku, dodrží následující:
1) Dny a hodiny provádění této práce budou v zásadě obchodními dny a hodinami stanovenými stranou A.
2) Jako zprávu o práci, “začátek práce”, “konec práce”, “začátek a konec přestávky a přesunu” budou okamžitě hlášeny.
2. Všechny náklady spojené s prováděním práce na dálku stranou B (včetně nákladů na energie a komunikace, ale nejen tyto) budou hrazeny stranou B.
3. Strana A se zavazuje, že pokud dojde k ukončení období provádění práce na dálku, oznámí to předem straně B.

Toto ustanovení podrobně stanovuje datum, čas, obsah hlášení a náhradu nákladů, a také oznámení o ukončení období provádění práce na dálku, pokud zaměstnanci strany B provádějí práci na dálku.

V článku 3 odstavec 1 je uvedeno “na žádost strany A”, ale je možné, že strana B bude také požadovat, takže je možné stanovit požadavky na provádění práce na dálku v jiném obsahu než je tento příklad ustanovení, podle potřeby.

Dále je možné přidat “obsah práce” do “zprávy o práci” podle článku 3 odstavec 1 bod 2 tohoto příkladu ustanovení, podle potřeby. V práci na dálku je obtížné vidět obsah práce na straně dodavatele, takže může dojít ke sporům o to, zda byla práce provedena nebo ne. Má smysl stanovit zprávu o obsahu práce jako “zprávu o práci”, aby se předešlo takovým problémům. Aby se zabránilo budoucím problémům mezi stranami, je třeba pečlivě projednat, které záležitosti budou hlášeny.

Ustanovení týkající se zacházení s půjčeným zařízením atd.

Článek 4 (Zacházení s půjčeným zařízením atd.)
1. Strana B používá půjčené zařízení atd. po provedení nezbytné kontroly a uchovává a spravuje je s péčí dobrého správce. Pokud strana A stanoví zvláštní pokyny týkající se půjčeného zařízení atd., strana B je uchovává a spravuje v souladu s těmito pokyny.
2. Strana B nepřevede, nepodpronajme, nepřevede vlastnictví, nenabídne jako zástavu ani nepoužije půjčené zařízení atd. pro jiný účel.
3. Pokud strana B dokončí své úkoly nebo pokud strana A požaduje, strana B vrátí straně A všechny materiály atd. (včetně kopíí a duplikátů), které jí byly poskytnuty.
4. Pokud půjčené zařízení atd. zničí nebo poškodí úmyslně nebo z nedbalosti strany B, nebo pokud se stane nemožným je vrátit (včetně případů krádeže a ztráty), strana B o tom okamžitě informuje stranu A telefonicky nebo jinými prostředky a podá podrobnou zprávu písemně a postupuje podle pokynů strany A. V takovém případě může strana A požadovat odškodnění od strany B a způsob a výše odškodnění se stanoví po dohodě mezi stranou A a stranou B.

Toto ustanovení stanovuje, jak má strana B zacházet s půjčeným zařízením atd. při provádění svých úkolů, jaký je stupeň povinnosti dbát na půjčené zařízení atd. a jaké jsou odpovědnosti za náhradu škody v případě ztráty nebo poškození půjčeného zařízení atd.

Obsah půjčeného zařízení atd. se může lišit, ale například pokud strana B ztratí dokumenty strany A, může se předpokládat, že straně A vznikne škoda, pokud se obsah těchto dokumentů dostane ven. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci strany B pracují z domova, což je soukromé místo, je třeba mít na paměti, že je třeba věnovat větší pozornost správě půjčeného zařízení atd. než když pracují v kanceláři strany B nebo na určeném místě. Proto jsme stanovili samostatné ustanovení týkající se půjčeného zařízení atd.

O ustanoveních týkajících se zajištění bezpečnosti

Článek 5 (Zajištění bezpečnosti)
1. Druhá strana se zavazuje k zajištění bezpečnosti připojení a půjčeného zařízení a k prevenci škod způsobených neoprávněným vniknutím do oblasti, kde se provádí tato činnost, ztrátou půjčeného zařízení a infekcí počítačovým virem.
2. Druhá strana je povinna neprodleně informovat první stranu v případě jakékoliv nehody.

Toto ustanovení stanovuje povinnost druhé strany vynakládat úsilí na prevenci škod v souvislosti s bezpečností hardwarového a síťového prostředí při provádění práce a povinnost informovat o škodě v případě jejího vzniku. Důvodem je, že úroveň bezpečnosti při práci na dálku může být nižší než při práci v kanceláři druhé strany nebo na určeném místě. Například, pokud zaměstnanec druhé strany pracuje na svém počítači, může se stát, že na tomto počítači není nainstalován bezpečnostní software, a riziko neoprávněného vniknutí do domácnosti zaměstnance druhé strany je obecně vyšší než riziko vniknutí do kanceláře druhé strany. Je možné zvážit zvýšení úrovně povinnosti druhé strany v zajišťování bezpečnosti nad rámec povinnosti vynakládat úsilí, nebo stanovit konkrétní požadavky první strany na zajištění bezpečnosti.

Shrnutí

Dnes jsme diskutovali o memorandumu týkajícím se smlouvy o outsourcingu, která uznává práci na dálku. Cesta k ukončení pandemie nového koronaviru je nejasná, ale firmy musí nadále věnovat pozornost zdravotnímu stavu svých zaměstnanců a překonat tuto těžkou situaci.

Pokud nyní zvažujete zavedení práce na dálku a máte obavy nebo obavy týkající se způsobu práce souvisejícího s prací na dálku podle jednotlivých případů, nebo způsobu zápisu do smluvních dokumentů, doporučujeme se poradit s právníkem s bohatými odbornými znalostmi.

Informace o tvorbě a revizi smluv naší kanceláří

V právní kanceláři Monolis, která se specializuje na IT, internet a obchod, poskytujeme našim klientům a poradenským společnostem nejen služby na základě smluv, ale také tvorbu a revizi různých smluv.

Pokud máte zájem, podívejte se prosím na podrobnosti níže.

https://monolith.law/contractcreation[ja]