Tři důvody, proč dohled nad firemními e-maily zaměstnanců neporušuje soukromí

V mnoha společnostech se pro interní i externí komunikaci používá e-mail. Pokud by společnost sledovala a vyšetřovala obsah e-mailů svých zaměstnanců, nedošlo by k porušení soukromí?

Pro manažery společností se zdá, že vzhledem k rostoucímu povědomí o dodržování pravidel v podnicích, je sledování a vyšetřování e-mailů zaměstnanců důležitou záležitostí.

Shrnutím lze říci, že na základě tří důvodů, které vysvětlíme v tomto článku, je interpretováno, že pokud společnost sleduje a vyšetřuje e-maily svých zaměstnanců, není to nezákonné. Nicméně, je třeba být opatrný, protože ne všechny formy sledování a vyšetřování jsou povoleny.

V tomto článku tedy pro manažery společností vysvětlíme, jaké formy sledování a vyšetřování jsou povoleny, a to i s příklady skutečných soudních případů.

Související článek: Důkladné vysvětlení práva na soukromí. Jaké jsou tři požadavky na porušení?[ja]

Důvody, proč je povoleno, aby společnost sledovala a vyšetřovala e-maily svých zaměstnanců

Důvod 1: Udržení řádu v podniku

Společnost má právo udržovat řád, protože musí jednat jako organizace pro své řízení. Aby společnost udržela svůj řád, musí zabránit “chybnému odeslání e-mailu” zaměstnanců a zastavit infekci viry.

Obzvláště pokud dojde k “chybnému odeslání e-mailu” zaměstnancem, hrozí také riziko úniku firemních tajemství. Proto se předpokládá, že společnost má právo kontrolovat pracovní e-maily svých zaměstnanců jako právo uznávané pro udržení řádu v podniku.

Důvod 2: Využívání zařízení společnosti

Počítače, které zaměstnanci používají ve společnosti, a mobilní telefony poskytnuté společností, jsou většinou majetkem a zařízením společnosti. Dokonce i když zaměstnanci přinesou své vlastní notebooky a pracují na nich, měli by odesílat a přijímat e-maily prostřednictvím nějakého zařízení společnosti, jako je komunikační linka nebo e-mailový server.

Jinými slovy, zařízení společnosti zahrnují také počítače a mobilní telefony, které zaměstnanci používají pro svou práci, a také samotný systém. Jelikož se jedná o zařízení společnosti, je možné předpokládat, že společnost má právo kontrolovat používání e-mailu zaměstnanci.

Důvod 3: Existuje povinnost soustředit se na práci

“Povinnost soustředit se na práci” znamená “povinnost pracovníka soustředit se na svou práci podle pokynů zaměstnavatele během pracovní doby”. V zákonech o státních a místních úřednících, které se vztahují na státní úředníky, je povinnost soustředit se na práci stanovena v textu zákona.

Na druhou stranu, pro soukromé zaměstnance neexistuje zákon, který by explicitně stanovil povinnost soustředit se na práci. Nicméně, je předpokládáno, že povinnost soustředit se na práci existuje jako povinnost spojená s pracovní smlouvou.

Společnost může vyšetřovat, zda pracovníci pracují upřímně, jinými slovy, zda dodržují povinnost soustředit se na práci a zda dodržují povinnost mlčenlivosti a nezveřejňují informace. Kontrola e-mailů je považována za součást tohoto procesu.

Je tedy možné, že společnost nebo nadřízený může bez svolení jednotlivce neomezeně prohlížet e-maily zaměstnanců?

Související článek: Je zveřejnění osobních informací na internetu porušením soukromí?[ja]

【Případ č. 1】Dohlížení na firemní e-mail zaměstnanců a sexuální obtěžování

Představíme případ, kdy zaměstnanec firmy požadoval odškodnění od firmy za porušení soukromí, protože jeho soukromé e-maily byly sledovány nadřízeným bez jeho souhlasu. Závěrem bylo rozhodnuto, že toto nebylo porušením soukromí.

Přehled případu

Žena X1, která je žalobkyní a zaměstnankyní společnosti, konzultovala se svým manželem X2 poté, co obdržela e-mail od svého přímého nadřízeného, žalovaného Y (vedoucího oddělení), který říkal: “Rád bych vám věnoval čas a dozvěděl se o problémech našeho oddělení atd.”. X1 tento e-mail interpretovala jako pokus o svádění k jídlu a pití.

X1, která byla silně rozhořčena, se pokusila poslat e-mail svému manželovi X2 prostřednictvím interního počítačového systému společnosti s obsahem: “Vkládá se do detailů a dokonce i do vztahů mezi ženami. Otázkou je, jak pracovat bez zasahování. Je to jen pozvání na pití.” Bohužel, tento e-mail byl omylem odeslán Y.

Y se poté dozvěděl, že X1 a X2 ho chtějí obvinit ze sexuálního obtěžování, a požádal IT oddělení společnosti, aby začalo sledovat e-maily X1.

Po tomto incidentu se X1, X2 a Y pokusili o diskusi, ale nebyli schopni dojít k dohodě. X1 a X2 poté podali žalobu na Y za sexuální obtěžování a porušení soukromí tím, že četl jejich soukromé e-maily bez povolení, a požadovali odškodnění za nezákonné jednání.

Na druhé straně, Y podal protižalobu proti X1 a X2, tvrdíc, že jejich obvinění z sexuálního obtěžování je pomluva.

Hlavní sporné body

V tomto případě se staly spornými body jak otázka existence sexuálního obtěžování ze strany Y, tak otázka, zda námitky X a spol. představují pomluvu. Nicméně, v následujícím se zaměříme na otázku, zda dohled Y nad e-maily X představuje porušení soukromí, a podíváme se na rozhodnutí soudu.

Rozsudek soudu

Soud nejprve uvedl následující ohledně otázky, zda je povoleno soukromé použití firemního e-mailu.

Je samozřejmé, že pokud jde o pracovníky, kteří vedou společenský život, je povoleno používat telefonní zařízení firmy jako místo pro příjem kontaktů, které jsou obvykle potřebné pro vedení každodenního společenského života. Navíc, pokud to nebrání výkonu pracovních povinností ve firmě a ekonomická zátěž firmy je velmi malá, mělo by být sociálně přijatelné používat telefonní zařízení firmy pro odesílání v rámci nezbytných a rozumných limitů pro adekvátní reakci na tyto kontakty z vnějšku. To by mělo platit i pro soukromé odesílání a přijímání e-mailů pomocí firemního síťového systému.

Rozsudek Okresního soudu v Tokiu ze dne 3. prosince 2001 (Heisei 13)

Jinými slovy, je povoleno, aby zaměstnanci používali firemní e-mailový systém pro soukromé účely v nezbytném a rozumném rozsahu.

Na druhou stranu, soud uvedl následující a rozhodl, že dohled nad e-maily zaměstnanců v tomto případě není porušením soukromí.

Očekávaný rozsah ochrany soukromí, když zaměstnanci používají firemní síťový systém pro soukromé použití e-mailu, by měl být výrazně snížen ve srovnání s běžným telefonním zařízením. Pokud někdo, kdo není v odpovědné pozici pro sledování soukromého použití e-mailu zaměstnanců v rámci svých pracovních povinností, sleduje, nebo pokud někdo, kdo je v odpovědné pozici, sleduje bez jakékoliv rozumné pracovní potřeby, pouze z osobní zvědavosti, nebo pokud sleduje prostředky a metody založené na osobní libovůli, aniž by skryl skutečnost sledování před interním řídícím oddělením nebo jinými interními třetími stranami, mělo by být považováno za porušení práva na soukromí pouze v případě, kdy je sledování, které překračuje rozumný rozsah podle společenských norem, provedeno po zvážení celkového účelu, prostředků a způsobu sledování a nevýhod pro sledovanou stranu.

Tamtéž

Jinými slovy, bylo rozhodnuto, že “sledování prováděné žalovaným nepřekročilo rozumný rozsah podle společenských norem a žalobce by měl snést tento stupeň sledování”.

Důležité body rozsudku: Dohled jako manažer je možný

V rozsudku je uvedeno, že následující typy dohledu jsou považovány za “dohled, který výrazně překračuje obecně přijatelné hranice”.

1. Případ, kdy dohled provádí osoba, která není na pozici, kde by měla sledovat soukromé použití e-mailů zaměstnanců (není na úrovni managementu)
2. Případ, kdy i když dohled provádí osoba na odpovědné pozici, neexistuje žádný racionální důvod pro dohled (dohled prováděný z osobní zvědavosti)
3. Případ, kdy dohled byl prováděn na základě osobní svévole, aniž by byla skutečnost dohledu skryta před třetími stranami

V tomto případě, pokud jde o bod 1, obžalovaný byl vedoucím oddělení a pokračoval v dohledu na žádost příslušného oddělení, takže to nebylo zcela osobní sledování.

Je třeba poznamenat, že v této společnosti v té době nebylo striktně zakázáno soukromé použití e-mailů a zaměstnancům nebylo předem oznámeno, že společnost může e-maily prohlížet.

I v takovém případě, pokud nejde o výrazné překročení obecně přijatelných hranic, je dovoleno, aby společnost nebo nadřízený sledovali e-maily zaměstnanců.

【Případ č. 2】Vyšetřování e-mailů zaměstnance, u kterého se podezírá z pomluv v rámci společnosti

Popíšeme případ, kdy společnost provedla výslech zaměstnance, který byl podezřelý z odeslání pomlouvačných e-mailů v rámci společnosti, v souvislosti s osobními e-maily, které byly objeveny během vyšetřování daného incidentu.

V tomto případě nebylo uznáno porušení práv na cti a soukromí v souvislosti s daným vyšetřováním. Dále se objevily otázky týkající se “udržování firemního řádu” a “povinnosti plně se věnovat svým pracovním povinnostem”.

Přehled případu

Bylo odesláno několik e-mailů urážejících zaměstnance A na adresu vedoucího správního oddělení. Když se firma dozvěděla o stížnostech od A, zjistila, že tyto e-maily byly odeslány z počítače sdíleného obchodním oddělením na firemní e-mailovou adresu A pomocí bezplatného e-mailového účtu.

Vzhledem k tomu, že počet lidí, kteří znali okolnosti uvedené v e-mailu, byl omezený, začal být podezřelý žalobce X, který měl motiv bránit v tom, aby se A a ženská zaměstnankyně B stali blízkými. Bylo provedeno první výslechové šetření.

Protože žalobce popřel odeslání e-mailů, firma prozkoumala zhruba roční záznamy e-mailové komunikace žalobce na serveru souborů, který vlastní a spravuje. Nicméně, nebylo možné najít důkazy o zapojení žalobce do urážlivých e-mailů.

Během šetření se však ukázalo, že existuje mnoho soukromých e-mailů mimo pracovní dobu od X.

Poté firma provedla dvě výslechová šetření týkající se urážlivých a soukromých e-mailů X a poté ho potrestala za porušení pracovních pravidel soukromými e-maily (předložením písemného varování).

X poté požadoval odškodnění od firmy, tvrdíc, že způsob, jakým bylo provedeno výslechové šetření, porušil jeho práva na cti a další osobnostní práva, a také že prozkoumání e-mailů, umožnění jiným lidem je prohlížet a následné nevrácení e-mailů porušilo jeho vlastnická práva a práva na soukromí v soukromém životě.

Hlavní sporné body

V tomto případě bylo hlavním sporným bodem, zda pohovor může porušovat práva na osobnost. Níže se však zaměříme na otázku, zda vyšetřování e-mailů za účelem řešení interních problémů porušuje právo na soukromí, a podíváme se na rozhodnutí soudu.

Rozhodnutí soudu

Soud rozhodl o vyšetřování e-mailů následovně a určil, že vyšetřování e-mailů v tomto případě neporušuje právo na soukromí.

Existují důvody pro podezření, že žalobce je odesílatelem e-mailů s pomluvami, a výsledek výslechu neodstranil toto podezření, přestože žalobce popřel, že by byl odesílatelem. Bylo tedy nutné provést další vyšetřování. Vzhledem k tomu, že incident se odehrál pomocí e-mailů v rámci společnosti, je možné, že informace vedoucí k identifikaci pachatele jsou zapsány v e-mailovém souboru žalobce a bylo nutné jeho obsah zkontrolovat. Navíc, když se objevil velký počet soukromých e-mailů mimo pracovní dobu, bylo nutné provést nové vyšetřování týkající se žalobce. Zda se jedná o soukromý e-mail mimo pracovní dobu, nelze přesně určit pouze z jeho předmětu, bylo nutné to posoudit z jeho obsahu. Ani jedno vyšetřování nelze považovat za nezákonný akt, který by překročil hranice společensky přijatelné a porušil duševní svobodu žalobce.

Tokijský okresní soud, 26. února 2002 (Heisei 14)

Ačkoli existují drobné rozdíly v jazykovém vyjádření, lze říci, že i v tomto případě soud rozhoduje z hlediska “překročení společensky přijatelných hranic” (odchylka od obecně přijatelného rozsahu).

Důležité body rozsudku: Povinnost věnovat se práci a udržování firemního řádu

Dále bylo uvedeno následující ohledně povinnosti věnovat se práci a udržování firemního řádu.

Použití soukromého e-mailu znamená, že odesílatel porušuje svou povinnost věnovat se práci tím, že vytváří a odesílá zprávu, a také tím, že používá firemní zařízení pro soukromé účely, což je porušení firemního řádu. Samozřejmě, také to znamená, že může narušit práci příjemce tím, že ho nutí číst soukromé e-maily. Kromě toho, v tomto případě to nekončí jen tím. Podle důkazů (〈důkazy vynechány〉) existuje značné množství případů, kdy byla požadována odpověď od příjemce a skutečně byla odeslána odpověď formou soukromého e-mailu. To znamená, že nejenže porušuje svou povinnost věnovat se práci atd., ale také nutí příjemce vytvářet a odesílat odpověď, čímž porušuje povinnost věnovat se práci a nutí ho používat firemní zařízení pro soukromé účely, což je porušení firemního řádu.

Tamtéž

Jinými slovy, pokud je možné rozumně předpokládat porušení povinnosti věnovat se práci, je nutné a přiměřené provést vyšetřování e-mailů, jako je toto, za účelem udržení firemního řádu.

Na druhou stranu, i když to neporušuje právo na soukromí, je třeba být opatrný, protože způsobem, jakým je to provedeno, může být porušeno jiné právo na osobnost, jako je například čest.

Související článek: Kolik je odškodnění za porušení soukromí? Advokát vysvětluje běžnou praxi[ja]

Jasná pravidla pro firemní e-maily

Je důležité, aby společnost předem jasně stanovila pravidla pro firemní e-maily a sdílela je se zaměstnanci, aby mohla provádět kontrolu e-mailů správným způsobem.

Pravidla pro firemní e-maily by měla platit pro všechny zaměstnance, proto je vhodné je stanovit ve formě pracovních řádů.

Pokud jsou pravidla pro firemní e-maily jasně stanovena v pracovních řádech, pravděpodobnost konfliktu se zaměstnanci při kontrole e-mailů z důvodu “porušení pracovních řádů” se snižuje.

Shrnutí: Pokud máte problémy s dohledem nad e-maily zaměstnanců, poraďte se s právníkem

Myslím, že existují firmy, které do určité míry tolerují soukromé e-maily v rámci pracovních úkolů. Nicméně, nesmí to překročit určité hranice.

Navíc, firma nemůže bezpodmínečně sledovat nebo vyšetřovat e-maily. Je to povoleno pouze pro udržení firemního řádu, z důvodu povinnosti zaměřit se na práci, a pro účely firemního zařízení.

Pro posouzení, zda dohled nad e-maily zaměstnanců porušuje právo na soukromí atd., a pro tvorbu pracovních pravidel je vyžadována vysoká odborná znalost. Pokud máte problémy s posuzováním situace nebo tvorbou a revizí pracovních pravidel, určitě se poraďte s právníkem.

Úvod do opatření naší kanceláře

Advokátní kancelář Monolis je právní kancelář s vysokou odborností v oblasti IT, zejména internetu a práva. Poskytujeme podporu při vytváření manuálů pro širokou škálu zaměstnanců, jako jsou brigádníci nebo externí spolupracovníci, a také při stanovování pokynů týkajících se používání internetu a sociálních sítí zaměstnanci. Považujeme za jednu z klíčových priorit, aby nedošlo k právnímu kolapsu a aby bylo zatížení vašeho klíčového personálu co nejmenší. Podrobnosti naleznete níže.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]