Účetní poradci v japonském obchodním právu: Důkladný výklad jejich role a odpovědnosti

Japonský zákon o společnostech (Companies Act) stanovuje různé orgány za účelem zajištění zdravého provozu a transparentnosti podniků. Mezi nimi zaujímá “účetní poradce” (accounting auditor), zavedený reformou zákona o společnostech v roce 2006 (Heisei 18), poměrně nové, avšak nesmírně důležité postavení. Účetní poradce má unikátní pozici, neboť i když je součástí interní struktury společnosti jako její důstojník, zároveň přináší externí perspektivu odborníka na účetnictví. Jeho hlavním úkolem je zvýšit důvěryhodnost a přesnost účetních dokumentů, zejména ve společnostech střední a menší velikosti, kde není povinné mít auditní výbor nebo účetního auditora. Účetní poradce se přímo podílí na procesu tvorby účetních dokumentů ve spolupráci s představenstvem, čímž zajišťuje kvalitu finančního výkaznictví zevnitř. Tento systém je klíčovým mechanismem pro zvýšení důvěryhodnosti finančních informací podniku a posílení důvěry ze strany stakeholderů, jako jsou finanční instituce a obchodní partneři. V tomto článku podrobně vysvětlíme právní rámec účetního poradce podle japonského zákona o společnostech, tedy jeho význam a účel, metody jmenování a kvalifikační požadavky, konkrétní povinnosti a pravomoci, stejně jako právní povinnosti a odpovědnosti, vše na základě ustanovení zákona.

Význam a účel systému účetní účasti podle japonského obchodního práva

Systém účetní účasti je průkopnický mechanismus zavedený japonským zákonem o společnostech v roce 2006 (Heisei 18), který má za cíl zvýšit důvěryhodnost finančního výkaznictví společností. Tento systém byl zaveden na pozadí dlouhodobého problému, zejména u malých a středních podniků, s zajištěním přesnosti účetních dokumentů. V minulosti byly zvažovány systémy jako “omezený audit” nebo “zjednodušený audit” prováděné například daňovými poradci, ale kvůli rozporům ohledně rámce auditu a jeho provádějících se tyto návrhy nikdy nerealizovaly.

Systém účetní účasti řeší tento historický problém zcela novým přístupem. Místo externího “auditu” zavádí zcela nový koncept, kdy odborník na účetnictví působí jako “vnitřní orgán” společnosti a společně s představenstvem se podílí na tvorbě účetních dokumentů. Tento mechanismus “společné tvorby” má za cíl nejen pasivně kontrolovat hotové dokumenty, ale aktivně zajišťovat přesnost již od fáze jejich vytváření, čímž se předchází chybám. Tento preventivní přístup lze považovat za efektivnější a kooperativnější model pro malé a střední podniky než tradiční externí audit.

Zavedením tohoto systému může společnost získat mnoho praktických výhod. Nejdůležitější je prudké zvýšení důvěry ve finanční dokumentaci ze strany externích subjektů. Finanční informace, na jejichž tvorbě se podílel odborník na účetnictví, vysílají silný signál finančním institucím, obchodním partnerům, věřitelům a dalším zainteresovaným stranám, že finanční situace společnosti je přesně a správně hlášena. Mnoho finančních institucí v Japonsku skutečně nabízí zvýhodněné úvěrové podmínky nebo speciální úvěrové produkty společnostem, které mají zavedený systém účetní účasti. To je přímým důkazem, že existence účetní účasti přímo zvyšuje kreditní schopnost společnosti. Navíc se očekává sekundární efekt ve formě posílení interního finančního řízení a zvýšení disciplíny v řízení společnosti díky spolupráci s odborníky.

Výběr a kvalifikace účetních komisařů

Výběr a kvalifikace účetních komisařů jsou v Japonsku podle japonského obchodního zákoníku předmětem přísných pravidel, aby se zajistila odbornost a nezávislost této funkce.

Účetní komisaři jsou, stejně jako ostatní členové vedení, jmenováni běžným usnesením valné hromady akcionářů. Jejich funkční období je zásadně omezeno na dobu do konce obchodního roku, který končí do dvou let od jmenování, a to až do ukončení poslední řádné valné hromady akcionářů, avšak u společností s omezeným převodem akcií a jiných specifických typů společností může být funkční období stanoveno ve stanovách až na deset let.

Nejcharakterističtější jsou požadavky na kvalifikaci. Článek 333 odstavec 1 japonského obchodního zákoníku omezuje možnost stát se účetním komisařem na odborníky v oblasti účetnictví, jako jsou certifikovaní účetní, auditorské firmy, daňoví poradci nebo daňové poradenské firmy. Toto je nezbytná podmínka pro vykonávání úkolů spojených s tvorbou účetních dokumentů, které vyžadují vysokou úroveň odborných znalostí.

Dále, aby se zajistila nezávislost účetních komisařů, článek 333 odstavec 3 japonského obchodního zákoníku stanovuje přísné důvody pro vyloučení. To znamená, že následující osoby nemohou být účetními komisaři:

• Členové představenstva, dozorčí rady, výkonní ředitelé, správci nebo jiní zaměstnanci dané akciové společnosti nebo její dceřiné společnosti
• Osoby, které byly podle zákona o certifikovaných účetních nebo zákona o daňových poradcích potrestány zastavením činnosti a jejichž trestná doba ještě neuplynula
• Osoby, kterým zákonné ustanovení o daňových poradcích znemožňuje vykonávat činnost daňového poradce

Tato pravidla právně zaručují, že účetní komisaři vykonávají své povinnosti nezávisle na vedení společnosti. Ačkoli účetní komisaři zaujímají v rámci společnosti postavení ‘členů vedení’, požadavky na jejich kvalifikaci a nezávislost jsou založeny na standardech vnějších odborníků. Tato ‘vestavěná nezávislost’ je jádrem systému účetních komisařů. Zatímco úzce spolupracují s představenstvem při výkonu svých povinností, je od nich vyžadováno, aby si jako odborníci udržovali objektivitu a zdravý skepticismus a v případě potřeby vyjadřovali svůj názor vedení společnosti. Toto vnitřní napětí je tím, co dělá roli účetního komisaře náročnou a zároveň je zdrojem její hodnoty.

Úkoly a pravomoci účetního komisaře

Úkoly a pravomoci účetního komisaře jsou v japonském obchodním zákoníku (Companies Act) jasně definovány a jejich jádrem je zajištění důvěryhodnosti účetních dokumentů.

Nejdůležitějším úkolem účetního komisaře je podle článku 374 odstavec 1 japonského obchodního zákoníku společně s představenstvem vytvářet účetní dokumenty společnosti (rozvaha, výkaz zisků a ztrát atd.) a příslušné podrobné výkazy. Toto “společné vytváření” neznamená pouze kontrolu dokumentů vytvořených představenstvem, ale znamená hlubokou odbornou účast na samotném procesu vytváření. V tomto procesu nese účetní komisař na základě svých odborných znalostí odpovědnost za zajištění správnosti účetních postupů a přesnosti prezentace. Současně je účetní komisař povinen vytvořit “zprávu účetního komisaře” shrnující průběh plnění svých úkolů.

Pro efektivní výkon těchto úkolů má účetní komisař přiznané silné právo na přístup k informacím a pravomoci k provádění šetření. Podle článku 374 odstavec 2 japonského obchodního zákoníku může účetní komisař kdykoliv prohlížet a kopírovat účetní knihy a související materiály společnosti a požadovat účetní zprávy od představenstva nebo zaměstnanců. Mezi tyto pravomoci patří například přístup k hlavní knize nebo pomocným knihám, ale obecně se rozumí, že zápis z jednání představenstva mezi ně není zahrnut.

Dále, pokud je to pro výkon jeho úkolů nezbytné, může účetní komisař požadovat účetní zprávy od dceřiných společností nebo provádět šetření jejich podnikání a finanční situace. Nicméně, dceřiné společnosti mohou toto šetření odmítnout, pokud existuje “oprávněný důvod”, jako je ochrana obchodního tajemství (článek 374 odstavce 3 a 4 japonského obchodního zákoníku).

Účetní komisař není pouze tvůrcem účetních dokumentů, ale také hraje důležitou roli v dohledu nad správou společnosti. Podle článku 375 japonského obchodního zákoníku má účetní komisař povinnost bez zbytečného odkladu hlásit akcionářům (v případě společností s auditorem auditorovi) jakékoli nesprávné jednání představenstva nebo vážné skutečnosti porušující zákony nebo stanovy, které zjistí při výkonu svých povinností. Je také povinen účastnit se schůze představenstva, kde jsou účetní dokumenty schvalovány, a podle potřeby vyjadřovat své názory (článek 376 japonského obchodního zákoníku). Tyto pravomoci a povinnosti tvoří právní základ, který umožňuje účetnímu komisaři podporovat finanční zdraví společnosti z mnoha úhlů pohledu.

Povinnosti a odpovědnost účetního poradce podle japonského práva

Účetní poradce nese vzhledem ke svým důležitým povinnostem a pravomocem značnou právní odpovědnost. Tato odpovědnost se dělí na dvě hlavní kategorie: odpovědnost vůči samotné společnosti a odpovědnost vůči třetím stranám, jako jsou akcionáři nebo věřitelé.

Nejprve, co se týče odpovědnosti vůči společnosti, článek 423 odstavec 1 japonského zákona o společnostech stanoví, že účetní poradci, stejně jako ostatní vedoucí pracovníci, jsou povinni nahradit škodu způsobenou společnosti v důsledku nedbalosti ve výkonu svých povinností. ‘Nedbalost ve výkonu povinností’ v případě účetního poradce může zahrnovat například přehlížení závažných chyb při sestavování účetních dokumentů, schvalování nevhodných postupů, které neodpovídají účetním standardům, nebo neoznámení zjištěných nepravostí ze strany členů správní rady. Tato odpovědnost může být částečně prominuta nebo omezena pouze za určitých podmínek, jako je souhlas všech akcionářů nebo zvláštní usnesení valné hromady v souladu s ustanoveními stanov.

Dále je odpovědnost vůči třetím stranám také mimořádně důležitá. Článek 429 odstavec 1 japonského zákona o společnostech uvádí, že vedoucí pracovníci, včetně účetních poradců, jsou povinni nahradit škodu způsobenou třetím stranám, pokud při výkonu svých povinností jednali s úmyslem nebo závažnou nedbalostí. Příkladem může být situace, kdy finanční instituce poskytne úvěr společnosti na základě účetních výkazů, které byly upraveny s účastí účetního poradce, a následně utrpí ztrátu v důsledku bankrotu společnosti.

Kromě toho odstavec 2 téhož článku stanoví pro účetní poradce zvláště přísné ustanovení. Podle tohoto ustanovení nese účetní poradce odpovědnost za škodu způsobenou třetím stranám v případě, že účetní dokumenty nebo zpráva účetního poradce, na jejichž sestavení se podílel, obsahují zásadní nepravdivé informace, pokud účetní poradce nedokáže prokázat, že se nedopustil nedbalosti. Toto ustanovení přenáší důkazní břemeno na stranu účetního poradce, což usnadňuje třetím stranám vymáhání odpovědnosti. Ukazuje to na vysoký standard péče, který se od účetního poradce vyžaduje.

K těmto civilním odpovědnostem se mohou přidat i administrativní sankce, jako jsou pokuty do výše 1 milionu jenů, pokud dojde k porušení povinností stanovených zákonem o společnostech, jako je například nesprávné vedení účetních dokumentů nebo jejich nepravdivé záznamy.

Soudní rozhodnutí týkající se povinnosti péče účetních poradců podle japonského práva

Existuje soudní rozhodnutí, které je klíčovým ukazatelem pro pochopení úrovně povinnosti péče, kterou by měli účetní poradci nést. Jedná se o verdikt, který vydal Nejvyšší soud Japonska dne 19. července 2021 (2021). Případ přímo souvisel ne s účetními poradci, ale s “auditorem, jehož auditní rozsah byl omezen na účetnictví podle stanov společnosti” (auditor omezený na účetnictví), avšak právní logika tohoto rozhodnutí je hluboce spojena s povinnostmi účetních poradců.

V tomto případě byl problémem fakt, že auditor omezený na účetnictví neodhalil dlouhodobé zpronevěry prováděné zaměstnancem společnosti zodpovědným za účetnictví. Zaměstnanec falšoval bankovní výpisy a auditor si toho nevšiml a vytvořil auditní zprávu, ve které účetní dokumenty schválil jako správné. Nižší soud, Vrchní soud, rozhodl, že “pokud neexistují zvláštní okolnosti, jako je snadná zjistitelnost nedostatků v důvěryhodnosti účetních knih, může auditor důvěřovat záznamům v účetních knihách, které společnost vytvořila, a provést audit na tomto základě” a zamítl odpovědnost auditora.

Nejvyšší soud však tento verdikt zvrátil. Uvedl, že v případě společnosti, která nemá zřízeného účetního auditora, nesmí člen představenstva zodpovědný za účetní audit předpokládat, že obsah účetních knih je správný, a na tomto základě provádět audit účetních dokumentů. Dále poukázal na to, že v některých případech je nutné požadovat zprávu o situaci vytváření účetních knih a ověřit podkladové materiály, aby se potvrdilo, zda účetní dokumenty správně odrážejí finanční situaci společnosti.

Dopad tohoto rozhodnutí Nejvyššího soudu na účetní poradce je nesmírný. Pokud ani auditor omezený na účetnictví nesmí bezpodmínečně důvěřovat účetním knihám, pak je logické interpretovat, že účetní poradci, kteří nejenže přezkoumávají účetní dokumenty, ale také je “společně vytvářejí” s představenstvem, nesou stejnou nebo dokonce vyšší úroveň povinnosti péče. Toto rozhodnutí jasně naznačuje, že účetní poradci mají jako odborníci povinnost nejen slepě přijímat informace poskytnuté vedením společnosti, ale také s profesionálním skepticismem aktivně ověřovat pravost podkladových materiálů.

Porovnání s jinými institucemi

V rámci japonského obchodního práva (日本の会社法) jsou kromě účetních poradců (会計参与) stanoveny také instituce jako “auditní výbor” (監査役) a “externí účetní auditor” (会計監査人), které se podílejí na dohledu nad financemi a řízením společnosti. Tyto role jsou často zaměňovány, avšak jejich pravomoci, kvalifikace a postavení v rámci společnosti se zásadně liší. Pro pochopení jedinečnosti účetního poradce je nezbytné porovnání s těmito institucemi.

Nejvýraznější charakteristikou účetního poradce je, že jako vnitřní orgán společnosti (člen vedení) spolupracuje s představenstvem na tvorbě účetních dokumentů. Cílem je aktivně budovat přesnost finančních informací tím, že odborník je zapojen již od fáze tvorby.

Na rozdíl od toho je auditní výbor také vnitřním orgánem společnosti (člen vedení), ale jeho hlavním úkolem není tvorba účetních dokumentů, ale “audit (dohled)” nad celkovým výkonem povinností představenstva. Rozsah auditu auditního výboru může být stanovou omezen na účetní záležitosti, ale jeho základní rolí je dohled nad řízením společnosti, nikoli zapojení do procesu tvorby. Na rozdíl od účetního poradce se od auditního výboru obvykle nevyžaduje odborná kvalifikace jako je certifikovaný účetní nebo daňový poradce.

Na druhé straně, externí účetní auditor je zcela nezávislým “vnějším” odborníkem. Účetní auditor musí být certifikovaným účetním nebo účetní firmou a jeho úkolem je “účetní audit” účetních dokumentů vytvořených společností z nezávislého hlediska a vyjádření názoru prostřednictvím auditní zprávy. Zřízení účetního auditora je povinné pro určité společnosti, jako jsou velké korporace. Na rozdíl od účetního poradce, který podporuje tvorbu zevnitř, účetní auditor ověřuje hotový produkt zvenčí, což jasně odlišuje jeho postavení a funkci.

Shrnutí těchto rozdílů je následující:

Takto účetní poradce zastává v rámci japonského obchodního práva jedinečnou a důležitou roli, jelikož je vnitřním členem vedení, ale zároveň nese vnější odbornost a zapojuje se do procesu tvorby předem, nikoli pouze do dohledu nebo post-factum auditu.

Shrnutí

Jak bylo podrobně popsáno v tomto článku, účetní poradce je inovativní systém stanovený japonským obchodním zákoníkem (Companies Act), který má za cíl zvýšit důvěryhodnost finančních dokumentů společnosti zevnitř. Účetní poradce, jakožto odborník na účetnictví a člen vedení společnosti, spolupracuje s představenstvem na tvorbě účetních dokumentů a aktivně zajišťuje přesnost finančního výkaznictví. Tato role přináší společnosti mnoho praktických výhod, jako je zlepšení kreditní schopnosti a usnadnění získávání financí. Nicméně s těmito významnými pravomocemi jsou spojeny i značné právní odpovědnosti vůči společnosti a třetím stranám. Nedávná rozhodnutí Nejvyššího soudu v Japonsku ukazují, že očekávaná úroveň péče vyžadovaná od účetních poradců je velmi vysoká a pro správné vykonávání jejich povinností je nezbytná vysoká odbornost a profesní etika.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb v oblasti corporate governance, včetně zřizování a správy účetních poradců, pro různorodé klienty v Japonsku. V naší kanceláři působí několik odborníků, kteří jsou nositeli zahraničních právnických kvalifikací a hovoří anglicky, což umožňuje poskytovat specializovanou podporu společnostem rozvíjejícím mezinárodní podnikání v souladu s komplexními požadavky japonského obchodního zákoníku a vytvářet efektivní a compliantní systémy řízení.