Zásady pracovní doby a svátků v japonském pracovním právu a práce přesčas a o svátcích

Správa lidských zdrojů, která tvoří základ podnikové činnosti, zahrnuje regulaci pracovní doby a svátků jako jednu z nejzákladnějších a nejdůležitějších složek. Japonské pracovní právo, zejména Japonský zákon o pracovních standardech (Japanese Labor Standards Act), stanovuje přísné zásady týkající se pracovní doby a svátků za účelem ochrany zdraví a pohody pracovníků. Tyto regulace nelze svévolně nastavit prostřednictvím interních předpisů nebo smluv mezi stranami, ale jsou povinné pro všechny společnosti, které musí dodržovat zákonné limity a postupy. Zásadně je práce přesčas nebo práce během zákonných svátků zakázána zákonem a v případě porušení mohou být uloženy sankce. Aby bylo možné tuto zákonnou zákazu výjimečně zrušit a nařídit práci přesčas nebo práci o svátcích legálně, je nutné uzavřít specifickou dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci, známou jako “36 dohoda” (sangyō kyōtei), a podat o tomto oznámení správnímu úřadu. Tento článek nejprve objasní definici “pracovní doby” v japonském právu prostřednictvím judikatury a poté vysvětlí základní zásady pracovní doby a svátků. Dále podrobně rozebereme rámec práce přesčas a o svátcích na základě 36 dohody a povinnost platit příplatky za tyto hodiny. Nakonec se zaměříme na důležitou výjimku těchto principů, a to na pozici “manažerských dozorců” (kanri kantoku sha), a prozkoumáme jejich přísné požadavky spolu s relevantními soudními rozhodnutími. Přesné porozumění a dodržování těchto regulací je nezbytné pro zajištění dodržování předpisů a pro budování zdravých pracovních vztahů.  

Definice „pracovní doby“ podle japonského práva

Pro pochopení japonského pracovního práva je zásadní nejprve pochopit, jak je „pracovní doba“ právně definována. Důvodem je, že otázka, zda se jedná o pracovní dobu, je základem pro povinnost platby mzdy, zejména pro výpočet příplatků. Judikatura Nejvyššího soudu Japonska konzistentně ukazuje, že „pracovní doba“ není určena podle pracovní smlouvy nebo pracovního řádu, ale je objektivně posuzována jako doba, kdy je zaměstnanec podřízen pokynům zaměstnavatele. Tato „podřízenost pokynům“ zahrnuje nejen výslovné instrukce, ale také implicitní pokyny nebo situace, kdy je zaměstnanec nucen vykonávat určité činnosti, což znamená, že rozsah uznávané pracovní doby může být širší, než si společnosti představují.

Existují dva důležité soudní případy, které konkrétně ukazují tato kritéria. Prvním je případ přípravných činností v Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (rozsudek Nejvyššího soudu z 9. března 2000). V tomto případě bylo sporné, zda čas strávený zaměstnanci loděnice před začátkem pracovní doby převlékáním do předepsané pracovní uniformy a ochranných prostředků a přesunem na pracoviště spadá do pracovní doby. Nejvyšší soud rozhodl, že pokud společnost z důvodů bezpečnosti a hygieny práce vyžaduje nošení pracovního oblečení a provádění těchto činností na určeném místě v areálu společnosti, pak jsou tyto činnosti považovány za prováděné pod pokyny zaměstnavatele. Jinými slovy, i když se nejedná o samotnou práci, ale o nezbytné přípravné činnosti, které jsou místně a časově omezeny pokyny společnosti, jedná se o právně uznávanou pracovní dobu.

Druhým případem je otázka čekací doby (času na přípravu) ve společnosti Daihoshi Building Management (rozsudek Nejvyššího soudu z 28. února 2002). V tomto případě bylo otázkou, zda čas strávený zaměstnanci ve službách správy budovy během 24hodinové směny, který byl vyhrazen pro odpočinek, spadá do pracovní doby. Zaměstnanci byli povinni čekat v odpočívárně a v případě poplachu nebo naléhavého oznámení okamžitě reagovat. Nejvyšší soud rozhodl, že v takové situaci, i když ve skutečnosti nedošlo k žádné události a zaměstnanci spali, nebyli „zcela osvobozeni od práce“ a proto byli pod pokyny zaměstnavatele. To znamená, že čas strávený v pohotovosti, i když je označen jako „přestávka“ nebo „odpočinek“, je právně považován za pracovní dobu.

Jak je z těchto případů zřejmé, uznání pracovní doby není založeno na formálním názvu nebo obsahu smlouvy, ale objektivně se posuzuje, zda je zaměstnanec pod kontrolou zaměstnavatele a zda je jeho svoboda pohybu omezena. To naznačuje, že společnosti mohou neúmyslně vytvářet „skrytou pracovní dobu“ a nést riziko nároků na nevyplacené mzdy.

Zásady pracovní doby a volných dnů podle japonského práva

Japonský zákon o pracovních standardech stanovuje jako minimální standardy pro pracovní dobu a volné dny dvě základní zásady. Tyto zásady se v zásadě vztahují na všechna pracoviště bez ohledu na velikost podniku nebo odvětví.

Zaprvé, existuje horní limit pracovní doby. Článek 32 japonského zákona o pracovních standardech stanoví, že zaměstnavatel nesmí zaměstnance nechat pracovat více než 40 hodin týdně, s výjimkou přestávek, a v každém dni týdne nesmí pracovní doba přesáhnout 8 hodin. Toto se nazývá “zákonná pracovní doba” a jakákoli práce přesahující tento limit je v zásadě nezákonná. Tato dvojitá horní hranice “8 hodin denně, 40 hodin týdně” je přísná a nesmí být překročena ani na jedné straně.

Zadruhé, povinnost poskytovat volné dny. Článek 35 japonského zákona o pracovních standardech stanoví, že zaměstnavatel musí zaměstnancům poskytnout alespoň jeden volný den týdně. Toto je zásada “týdenního volna”. Jako výjimku článek 35 odstavec 2 umožňuje poskytnout “alespoň čtyři volné dny během čtyř týdnů”, což je určeno pro nepravidelné pracovní režimy, ale standardem je jeden volný den týdně. Zde uvedený “volný den” je definován jako kalendářní den (24 hodin od půlnoci do půlnoci), kdy je pracovní povinnost na základě pracovní smlouvy zcela zrušena.

Tyto zásady zákonné pracovní doby a zákonných volných dnů mají v praxi důležité důsledky. Například, pokud společnost stanoví standardní pracovní dobu na 8 hodin denně, pak při práci pět dní v týdnu dosáhne celková pracovní doba 40 hodin (8 hodin x 5 dní), což je horní limit zákonné pracovní doby. Pokud by zaměstnanci pracovali šestý den, došlo by k porušení limitu 40 hodin týdně. Proto musí společnosti, které uplatňují osmihodinovou pracovní dobu, fakticky zavést dva volné dny týdně, aby dodržely zásady týdenního volna (jeden volný den týdně) a 40hodinového týdne.

Tyto dva volné dny mají různou právní povahu. Jeden den je “zákonný volný den” stanovený článkem 35 japonského zákona o pracovních standardech, zatímco druhý den je “standardní volný den” (volný den mimo zákon), který si společnost stanovuje dobrovolně. Toto rozlišení je velmi důležité pro výpočet příplatků. Práce během zákonného volna se považuje za “práci o svátcích” a vyžaduje příplatek nejméně 35 %. Na druhou stranu, práce během standardního volna, která přesahuje zákonnou pracovní dobu 40 hodin týdně, se považuje za “práci přesčas” a vyžaduje příplatek nejméně 25 %. Proto je z hlediska řízení pracovních sil a nákladů nezbytné, aby pracovní řád nebo jiné předpisy jasně stanovily, který den týdne je zákonným volným dnem.

Práce přesčas a o svátcích nad rámec limitů: Smlouva o pracovní době podle článku 36 (三六協定) v Japonsku

V Japonsku nejsou zásady stanovené zákonem o pracovní době (8 hodin denně, 40 hodin týdně) a zákonných svátcích absolutní. Existují specifické právní postupy, které umožňují výjimečně pracovat nad tyto limity. Základním právním základem pro práci přesčas a o svátcích je smlouva o pracovní době podle článku 36 zákoníku práce (známá jako “三六協定” – “saburoku kyoutei”). Nicméně v případě mimořádných situací, jako jsou katastrofy (článek 33 zákoníku práce), je možné pracovat nad rámec těchto limitů na základě výjimky (nebo následného oznámení).

Práce nad rámec zákonné pracovní doby nebo o zákonných svátcích bez uzavření smlouvy o pracovní době podle článku 36 je nezákonná, i kdyby pracovníci souhlasili, a podléhá sankcím. Aby byla smlouva o pracovní době platná, je nejprve nutné uzavřít písemnou dohodu s odborovým svazem, který zastupuje většinu pracovníků v daném pracovišti, nebo, pokud takový svaz neexistuje, s osobou zastupující většinu pracovníků. Nejdůležitějším krokem je pak oznámení uzavřené dohody příslušnému inspektorátu práce. Toto oznámení je podmínkou pro právní účinnost smlouvy o pracovní době a umožňuje práci přesčas a o svátcích pouze po jeho podání.

I když je smlouva o pracovní době uzavřena, není možné pracovat přesčas neomezeně. Zákon stanovuje přísné limity pro práci přesčas. Obvykle je limit pro práci přesčas stanoven na 45 hodin měsíčně a 360 hodin ročně.  

V případě nepředvídatelného náhlého zvýšení pracovního objemu nebo jiných mimořádných okolností je možné uzavřít “smlouvu o pracovní době s výjimečnou doložkou”, která umožňuje překročit tyto limity. Tyto “mimořádné okolnosti” nesmí být abstraktní důvody, jako je “potřeba podle pracovních podmínek”, ale musí být konkrétní a dočasné, jako například náhlé změny specifikací nebo reakce na rozsáhlé reklamace.  

I když je použita výjimečná doložka, zákon stanovuje následující absolutní limity, které nelze překročit (s případnými sankcemi):

1. Práce přesčas nesmí přesáhnout 720 hodin ročně.  
2. Součet práce přesčas a práce o svátcích nesmí přesáhnout 100 hodin měsíčně.  
3. Součet práce přesčas a práce o svátcích nesmí v průměru za období 2, 3, 4, 5 nebo 6 měsíců překročit 80 hodin měsíčně.  
4. Práce přesčas může přesáhnout 45 hodin měsíčně pouze v 6 měsících v roce.  

Zvláště pravidlo o průměrném limitu 80 hodin za více měsíců je silným mechanismem, který má zabránit podnikům v dlouhodobé práci přesčas. Například, pokud v jednom měsíci dosáhne součet práce přesčas a práce o svátcích 99 hodin (těsně pod měsíčním limitem 100 hodin), nesmí v následujícím měsíci celkový počet hodin překročit 61 hodin ((99 hodin + 61 hodin) ÷ 2 měsíce = 80 hodin). To znamená, že pokud dojde k dočasnému zvýšení pracovní doby v jednom měsíci, musí být v následujících měsících pracovní doba výrazně snížena, a podniky jsou tak nuceny nejen zaznamenávat pracovní dobu, ale také plánovat budoucí pracovní dobu.

Finanční náklady: Příplatky za práci

Podle japonského zákona jsou společnosti povinny platit zaměstnancům příplatky za práci přesčas, práci o zákonných svátcích nebo noční práci nad rámec běžné mzdy. Tato povinnost je stanovena v článku 37 Japonského zákona o pracovních standardech (労働基準法) a má přímý dopad na finanční situaci společností.

Míra příplatků se liší podle typu práce:

• Práce přesčas: Za práci přesahující zákonnou pracovní dobu (8 hodin denně nebo 40 hodin týdně) musí být vyplaceny příplatky ve výši nejméně 25 % nad běžnou mzdu.
• Práce přesčas přesahující 60 hodin měsíčně: Pro část práce přesčas přesahující 60 hodin měsíčně se příplatek zvyšuje na nejméně 50 %. Toto pravidlo platí pro všechny společnosti včetně malých a středních podniků od 1. dubna 2023 (Reiwa 5).
• Práce o svátcích: Pokud je zaměstnanec vyzván k práci o zákonných svátcích stanovených v článku 35 Japonského zákona o pracovních standardech, je nutné vyplatit příplatek ve výši nejméně 35 %.
• Noční práce: Za práci mezi 22:00 a 5:00 hodinou ranní je třeba vyplatit příplatek ve výši nejméně 25 %.

Tyto příplatky se mohou kumulovat. Například, pokud zaměstnanec pracuje přesčas během nočních hodin, příplatek za práci přesčas 25 % a noční práci 25 % se sčítají, což znamená, že celkový příplatek musí být nejméně 50 %. Podobně, pokud zaměstnanec pracuje o svátcích v noci, příplatek za práci o svátcích 35 % a noční práci 25 % se sčítají, což dává celkovou míru příplatku nejméně 60 %.

Základem pro výpočet těchto příplatků je obvyklá denní nebo hodinová mzda jednotlivého zaměstnance. Nicméně, určité typy mezd definované v článku 21 prováděcího nařízení Japonského zákona o pracovních standardech mohou být z tohoto výpočtu vyloučeny. Vyloučitelné mzdy jsou omezeny na ty, které jsou vypláceny na základě osobních okolností zaměstnance, a konkrétně zahrnují následující:

• Rodinné příplatky
• Příspěvek na dopravu
• Příplatek za oddělené bydlení
• Příspěvek na vzdělání dětí
• Příspěvek na bydlení
• Jednorázově vyplacená mzda
• Mzda vyplácená za období delší než jeden měsíc (například bonusy)

Avšak, zda jsou tyto příplatky vyloučeny z výpočtu, se posuzuje na základě jejich skutečné povahy, nikoli názvu. Například, i když se příplatek nazývá “příspěvek na bydlení”, pokud je vyplácen všem zaměstnancům ve stejné výši, považuje se za nezávislý na osobních okolnostech a nemůže být z výpočtu základní mzdy vyloučen.

Níže je shrnutí minimálních sazeb příplatků:

Tyto vysoké sazby příplatků, zejména 50 % za práci přesčas přesahující 60 hodin měsíčně, nejsou jen pravidlem pro výpočet mezd, ale odrážejí silný politický záměr omezit dlouhodobou práci z ekonomického hlediska a chránit zdraví pracovníků.

Důležitá výjimka: „Manažerský dozor“

Striktní regulace pracovní doby, přestávek a svátků, o kterých jsme dosud hovořili, obsahuje důležitou výjimku stanovenou v článku 41 Japonského zákoníku práce (労働基準法). Tento článek stanoví, že u osob na pozici dohledu nebo řízení (dále jen „manažerský dozor“) se neuplatňují ustanovení týkající se pracovní doby, přestávek a svátků. To znamená, že zaměstnavatelé nemusí těmto zaměstnancům platit příplatky za přesčasovou práci nebo práci o svátcích.

Avšak rozhodnutí, zda zaměstnanec spadá do kategorie „manažerský dozor“, není založeno pouze na formálním názvu pozice, který mu společnost přidělila (například „vedoucí oddělení“ nebo „šéf oddělení“), ale je přísně posuzováno na základě skutečné povahy jeho práce, odpovědnosti a pravomocí, a způsobu práce. Japonské soudy mají tendenci tento výjimečný ustanovení vykládat velmi omezeně a neumožňují jeho snadné uplatnění. Pro uznání za „manažerský dozor“ je podle administrativního výkladu a mnoha soudních rozhodnutí nutné splnit všechny tři následující podmínky:

1. Důležité pracovní povinnosti, odpovědnost a pravomoci spojené s pozicí manažera: Zaměstnanec musí mít významné pravomoci v oblasti řízení pracovních sil společnosti, jako je najímání, propouštění, hodnocení personálu a určování pracovních podmínek, a musí být hluboce zapojen do rozhodovacího procesu managementu. Pouhá existence podřízených není dostatečná; je nutné mít dostatečné pravomoci, aby bylo možné hodnotit jeho pozici jako jednotnou s managementem.
2. Pracovní režim, který není přísně kontrolován z hlediska pracovní doby: Zaměstnanec musí mít značnou volnost v určování svých pracovních hodin a metod práce. Pokud je zaměstnanec přísně kontrolován společností ohledně času příchodu a odchodu nebo pokud je jeho mzda snížena kvůli opoždění nebo předčasnému odchodu, nemůže být považován za „manažerský dozor“. Je nezbytné, aby měl možnost flexibilně upravovat své pracovní hodiny podle potřeb podnikání.
3. Odměna odpovídající jeho pozici: Celková mzda, včetně základního platu a příplatků za vedení, by měla být výrazně lepší než u běžných zaměstnanců a měla by odpovídat důležitosti jeho pracovních povinností. Pokud vysoká odměna nedokáže dostatečně kompenzovat absenci přesčasových příplatků, může to být důležitý faktor pro zamítnutí statusu „manažerský dozor“.

Jako příklad přísného soudního posouzení můžeme uvést případ Japonského McDonald’s (rozsudek Tokijského okresního soudu ze dne 28. ledna 2008). V tomto případě soud rozhodl, že i když měl manažer hamburgerového řetězce určité pravomoci v oblasti provozu obchodu, nebyl zapojen do rozhodování o celkové obchodní strategii společnosti, a vzhledem k omezené volnosti v pracovní době a nedostatečné mzdě nebyl uznán jako „manažerský dozor“.

Takto je kategorie „manažerský dozor“ jednou z nejkontroverznějších oblastí japonského pracovního práva. Takzvané „manažerské pozice jenom na papíře“, kdy jsou zaměstnancům přiděleny manažerské tituly pouze za účelem vyhnout se platbě přesčasových příplatků, nejsou právně uznány a mohou vést k významnému riziku pozdějšího nařízení k platbě vysokých částek nevyplacených mezd.

Navíc, i když je zaměstnanec uznán za oprávněného „manažerského dozoru“, povinnost platit příplatky za noční práci (od 22:00 do 5:00) není zrušena. Stejně tak je právo na roční placenou dovolenou zaručeno stejně jako pro běžné pracovníky.

Závěr

Jak bylo vysvětleno v tomto článku, regulace pracovní doby a svátků podle japonského pracovního práva tvoří základ správy pracovních sil v podnicích a jejich obsah je velmi striktní. Právní definice „pracovní doby“ se posuzuje na základě objektivní reality, nikoli smlouvy, a obecně platí horní limit „8 hodin denně, 40 hodin týdně“. Práce přesčas nebo práce o svátcích je možná pouze s řádně uzavřenou a nahlášenou dohodou o flexibilní pracovní době (tzv. 36 dohoda), a i v takovém případě nelze překročit absolutní horní limity stanovené zákonem. Za tyto práce je navíc povinné platit mzdu s příplatkem stanoveným zákonem. Existuje výjimka pro „manažery a dozorčí pracovníky“, ale její uplatňování je v judikatuře vykládáno velmi úzce a jeho neopatrné použití může přinést velká právní rizika. Přesné porozumění a dodržování těchto předpisů je základní povinností pro podnikání v Japonsku a je nezbytné z hlediska compliance managementu.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních rad a řešením sporů týkajících se pracovní doby a svátků pro mnoho klientů v Japonsku. V naší kanceláři působí nejen odborníci s kvalifikací japonského právníka, ale také anglicky mluvící specialisté s kvalifikací zahraničního právníka, což nám umožňuje řešit specifické problémy, kterým čelí podniky expandující na mezinárodní úrovni. Poskytujeme přesné a praktické podpory ve všech otázkách týkajících se složitých regulací japonského pracovního práva, včetně budování systému řízení pracovní doby, správného provádění 36 dohod a posuzování, zda se na konkrétní pracovníky vztahuje status manažera nebo dozorčího pracovníka.