Ποιες είναι οι διαδικασίες για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών επαγγελματικών καρτών; Επεξήγηση και σημεία προσοχής σχετικά με τον Ιαπωνικό Νόμο για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα

Λόγω της εξάπλωσης του νέου κορονοϊού, η τηλεργασία έχει γίνει πιο διαδεδομένη, και η χρήση διαδικτυακών μέσων έχει εδραιωθεί όχι μόνο για εσωτερικές συσκέψεις αλλά και για συναντήσεις και επαγγελματικές συζητήσεις μεταξύ εταιρειών.

Ωστόσο, σε αντίθεση με τις πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις, δεν υπάρχει ανταλλαγή φυσικών επαγγελματικών καρτών, και ειδικά όταν οι συμμετέχοντες είναι πολλοί, μπορεί να χαθούν πληροφορίες όπως το όνομα, το τμήμα ή η θέση κάποιου. Γι’ αυτό, η “διαδικτυακή ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών”, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμα και σε τηλεδιασκέψεις, αποκτά ολοένα και μεγαλύτερη προσοχή.

Παρ’ όλα αυτά, καθώς είναι ένα σύστημα που μόλις πρόσφατα έκανε την εμφάνισή του, πολλοί μπορεί να μην το έχουν κατανοήσει πλήρως ακόμη.

Έτσι, σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε αναλυτικά την πραγματική διαδικασία της “διαδικτυακής ανταλλαγής επαγγελματικών καρτών”, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, καθώς και τους κινδύνους που μπορεί να εμπεριέχει η χρήση της.

Τι είναι η Ανταλλαγή Ηλεκτρονικών Επαγγελματικών Καρτών;

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών επαγγελματικών καρτών αφορά τη μετατροπή των επαγγελματικών καρτών από χάρτινη μορφή σε ψηφιακά δεδομένα και την ανταλλαγή τους μέσω διαδικτύου.

Εφόσον υπάρχει πρόσβαση στο διαδίκτυο, μπορείτε να στείλετε τα δεδομένα στον αποδέκτη από το smartphone ή τον υπολογιστή σας, κάτι που καθιστά αυτή τη μέθοδο ιδιαίτερα αποτελεσματική στην εποχή της συνύπαρξης με τον κορονοϊό.

Παρόλο που πρόκειται για μια ακόμη νέα μέθοδο και δεν υπάρχει καθιερωμένο πρότυπο, η χρήση της σε συνδυασμό με εργαλεία διαχείρισης επαγγελματικών καρτών αρχίζει σταδιακά να κερδίζει έδαφος.

Τα Πλεονεκτήματα της Ανταλλαγής Επαγγελματικών Καρτών Οnline

Μεταφορά και Καταγραφή Πολλών Πληροφοριών

Με τα ψηφιακοποιημένα δεδομένα των επαγγελματικών καρτών, μπορείτε να καταγράψετε πληροφορίες όπως σύνδεσμοι προς την ιστοσελίδα της εταιρείας σας, ημερομηνίες και ώρες επαγγελματικών συναντήσεων, καθώς και σημειώσεις, επιτρέποντας τη διατήρηση περισσότερων πληροφοριών σε σύγκριση με τις χάρτινες κάρτες.

Εύκολη Ανταλλαγή με Άτομα σε Απόσταση

Στις online συναντήσεις και τις επαγγελματικές συζητήσεις, υπάρχει η ανησυχία ότι η αίσθηση της πραγματικότητας μπορεί να είναι ατενής σε σύγκριση με τις πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις. Ωστόσο, με τη χρήση της ανταλλαγής επαγγελματικών καρτών online, μπορείτε να κάνετε ομαλά την αυτοπαρουσίαση ακόμα και σε άτομα που συναντάτε για πρώτη φορά και να διευκολύνετε την επικοινωνία.

Δεν Υπάρχει Πλέον Ανησυχία για Εξάντληση των Καρτών

Για τους εκπροσώπους πωλήσεων που διεξάγουν συναντήσεις με πολλούς πελάτες, το πλεονέκτημα είναι ότι δεν χρειάζεται να ανησυχούν για την εξάντληση των χάρτινων καρτών, καθώς μπορούν εύκολα να στείλουν τα δεδομένα των καρτών από το smartphone ή το laptop τους στον παραλήπτη.

Αποτελεσματική Διαχείριση των Καρτών

Επιπλέον, με την ψηφιοποίηση των δεδομένων των επαγγελματικών καρτών που λαμβάνετε μέσω της online ανταλλαγής, δεν χρειάζεστε πλέον φυσικούς κατόχους καρτών. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε πληροφορίες με τα μέλη της ομάδας σας και, χρησιμοποιώντας ένα smartphone ή laptop, να αναζητήσετε εύκολα τις πληροφορίες που χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή, κάτι που είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό.

Μειονεκτήματα της Ανταλλαγής Ηλεκτρονικών Επαγγελματικών Καρτών

Απαιτείται Πρόσβαση στο Διαδίκτυο

Σε περιπτώσεις όπως οι τηλεδιασκέψεις δεν υπάρχει ανησυχία, αλλά όταν πρόκειται για ανταλλαγή ηλεκτρονικών επαγγελματικών καρτών εκτός γραφείου, απαιτούνται μια συσκευή επικοινωνίας όπως ένα smartphone ή ένας υπολογιστής και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Ωστόσο, για έναν επαγγελματία, η κατοχή ενός smartphone ή ενός υπολογιστή είναι συνήθης πρακτική και η πρόσβαση στο Διαδίκτυο είναι δυνατή σε διάφορα μέρη, οπότε αυτό δεν αποτελεί μεγάλο πρόβλημα.

Υπάρχει Πιθανότητα Αύξησης Κόστους

Όταν ένας πωλητής χρησιμοποιεί τα εργαλεία διαχείρισης επαγγελματικών καρτών ατομικά, μπορεί να επιλέξει δωρεάν εφαρμογές. Ωστόσο, όταν μια εταιρεία επιθυμεί να μοιράζεται και να χρησιμοποιεί δεδομένα επαγγελματικών καρτών σε εταιρικό επίπεδο, μπορεί να χρειαστεί να επενδύσει σε επί πληρωμή εργαλεία με περισσότερες λειτουργίες, αυξάνοντας έτσι το κόστος.

Χαμηλός Ρυθμός Εξάπλωσης της Ηλεκτρονικής Ανταλλαγής Επαγγελματικών Καρτών

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών επαγγελματικών καρτών εξαρτάται από την αποδοχή του απέναντι μέρους, επομένως για να αξιοποιηθούν τα πλεονεκτήματα είναι σημαντικό να γίνει ευρέως διαδεδομένη. Επιπλέον, ο περιορισμένος αριθμός παρόχων υπηρεσιών και οι λίγες επιλογές αποτελούν ένα ακόμη μειονέκτημα.

Απαραίτητες Διαδικασίες για την Ανταλλαγή Επαγγελματικών Καρτών Online

Προετοιμάστε Εργαλεία Διαχείρισης Επαγγελματικών Καρτών

Είναι δυνατή η ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών online ακόμα και χωρίς εργαλεία διαχείρισης, αλλά η χρήση τους καθίσταται προτιμότερη όταν σκεφτείτε τη δημιουργία των δικών σας δεδομένων καρτών και την αποθήκευση και χρήση των δεδομένων καρτών που λαμβάνετε από άλλους.

Δημιουργήστε τα Δεδομένα της Δικής σας Επαγγελματικής Κάρτας

Δημιουργήστε τα δεδομένα της επαγγελματικής σας κάρτας χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης, σαρώνοντας την με έναν σαρωτή ή την κάμερα του smartphone σας.

Αποστείλετε τα Δεδομένα της Επαγγελματικής σας Κάρτας

Μια συνηθισμένη μέθοδος αποστολής των δεδομένων της κάρτας είναι η χρήση ενός URL ή ενός QR κώδικα, τα οποία μπορούν να ελεγχθούν ακόμα και από κάποιον που δεν διαθέτει εργαλείο διαχείρισης καρτών.

Μέθοδος Χρήσης URL

Σε περιπτώσεις επικοινωνίας μέσω email ή chat, όπου η συνομιλία βασίζεται σε κείμενο, μπορείτε να στείλετε το URL των δεδομένων της κάρτας που δημιουργήσατε μέσω του εργαλείου διαχείρισης, ώστε ο παραλήπτης να μπορέσει να τα ελέγξει.

Μέθοδος Χρήσης QR Κώδικα

Σε περιπτώσεις τηλεδιασκέψεων, όπου είναι δυνατή η προβολή εικόνων, μπορείτε να ενσωματώσετε έναν QR κώδικα στο εικονικό σας φόντο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία virtual background, επιτρέποντας έτσι στον συνομιλητή να σκανάρει τον QR κώδικα με το smartphone του και να ελέγξει τα δεδομένα της κάρτας.

Μέθοδος Χρήσης των Λειτουργιών του Εργαλείου Διαχείρισης Καρτών

Εάν ο συνομιλητής σας χρησιμοποιεί το ίδιο εργαλείο διαχείρισης καρτών, μπορείτε να ανταλλάξετε επαγγελματικές κάρτες εύκολα μέσω της λειτουργίας ανταλλαγής καρτών του εργαλείου.

Νομικά Ζητήματα Κατά την Αποστολή Ειδικών Ηλεκτρονικών Μηνυμάτων

Είναι νομικά αποδεκτό να στείλετε μηνύματα με διαφημίσεις και προωθήσεις των προϊόντων ή υπηρεσιών της εταιρείας σας σε διευθύνσεις email που αποκτήθηκαν μέσω online ανταλλαγής επαγγελματικών καρτών; Το ζήτημα αυτό συνδέεται με την Ιαπωνική Νομοθεσία για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα.

Τι είναι τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα

Τα Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα αναφέρονται σε μηνύματα που αποστέλλονται για διαφημιστικούς και προωθητικούς σκοπούς, και περιλαμβάνουν εκείνα που έχουν ως σκοπό να κατευθύνουν τον παραλήπτη σε ιστοσελίδες διαφήμισης και προώθησης προϊόντων ή υπηρεσιών.

Για παράδειγμα, η αποστολή ενός email ευχαριστίας μετά από μια online συνάντηση, το οποίο περιέχει το URL μιας ιστοσελίδας για διαφήμιση και προώθηση προϊόντων της εταιρείας σας, είναι μια κοινή πρακτική και δεν θεωρείται ασυνήθιστη.

Περιορισμοί Αποστολής στην Ιαπωνική Νομοθεσία για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα (Ρύθμιση Opt-In)

Σύμφωνα με την Ιαπωνική Νομοθεσία για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα, η αποστολή τέτοιων μηνυμάτων επιτρέπεται καταρχήν μόνο εάν ο παραλήπτης έχει δώσει τη συγκατάθεσή του.

Ωστόσο, ως εξαίρεση, το άρθρο 3, παράγραφος 2 του νόμου προβλέπει ότι εάν κάποιος έχει ενημερώσει τον άλλον για την ηλεκτρονική του διεύθυνση, υπάρχει μια κάποια προσδοκία ότι μπορεί να λάβει ηλεκτρονικά μηνύματα, ακόμη και χωρίς συγκατάθεση.

Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη ρύθμιση opt-in, δείτε την ακόλουθη αναλυτική παρουσίαση.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Είναι παράνομο να στείλετε Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα σε κάποιον που γνωρίσατε μέσω online ανταλλαγής επαγγελματικών καρτών;

Κατά την online ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών, ενημερώνετε τον άλλον για την ηλεκτρονική σας διεύθυνση, οπότε φαίνεται να μην υπάρχει πρόβλημα με την αποστολή Ειδικών Ηλεκτρονικών Μηνυμάτων.

Παρ’ όλα αυτά, ο κανονισμός εφαρμογής του νόμου ορίζει ότι η ενημέρωση για την ηλεκτρονική διεύθυνση πρέπει να γίνεται γραπτώς, και έτσι τα ψηφιακά δεδομένα της επαγγελματικής κάρτας δεν περιλαμβάνονται.

Σύμφωνα με την άποψη του Υπουργείου Εσωτερικών Υποθέσεων, τα ηλεκτρονικά δεδομένα της επαγγελματικής κάρτας δεν θεωρούνται ακόμη ως “γραπτό” έγγραφο, και δεν υπάρχει ακόμη σαφής κανονιστική απόφαση για τη νέα αυτή μέθοδο.

Συμπέρασμα

Όταν αποστέλλετε Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα σε διευθύνσεις email που λάβατε μέσω online ανταλλαγής επαγγελματικών καρτών, υπάρχει πιθανότητα να παραβιάζετε το άρθρο 3 της Ιαπωνικής Νομοθεσίας για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα, καθώς δεν υπάρχει γραπτή συγκατάθεση.

Ωστόσο, ακόμη και αν η ειδοποίηση γίνεται ηλεκτρονικά, η παραβίαση δεν θεωρείται σοβαρή, δεδομένου ότι η εξαίρεση του νόμου βασίζεται στην προσδοκία ότι η ενημέρωση για την ηλεκτρονική διεύθυνση συνεπάγεται μια πιθανότητα αποστολής μηνυμάτων.

Επιπλέον, ακόμη και αν κριθεί ως παράβαση, δεν εφαρμόζεται αμέσως ποινή, αλλά αρχικά δίνεται μια “διαταγή μέτρων” για βελτίωση της μεθόδου αποστολής των email, οπότε με την αντίστοιχη διόρθωση μπορείτε να αποφύγετε τις κυρώσεις.

Σύνοψη: Ανταλλαγή Επαγγελματικών Καρτών Online και ο Ιαπωνικός Νόμος για Ειδικά Ηλεκτρονικά Μηνύματα

Στο σημερινό άρθρο, αναλύσαμε την “Ανταλλαγή Επαγγελματικών Καρτών Online” βασιζόμενοι σε ① τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα, ② τις απαραίτητες διαδικασίες και ③ τα νομικά ζητήματα με βάση τη σχετική νομοθεσία.

Καθώς η “Ανταλλαγή Επαγγελματικών Καρτών Online” είναι ακόμα μια νέα μέθοδος και οι νόμοι δεν έχουν προλάβει να προσαρμοστούν πλήρως, συνιστούμε να μην προβαίνετε σε αποφάσεις μόνοι σας, αλλά να συμβουλεύεστε εκ των προτέρων έναν δικηγόρο με ειδίκευση και εμπειρία, πριν αποστείλετε ειδικά ηλεκτρονικά μηνύματα σε ανταλλαγές επαγγελματικών καρτών που έχετε πραγματοποιήσει online.

Ενημέρωση για τα μέτρα από το δικηγορικό μας γραφείο

Το δικηγορικό γραφείο Monolith είναι εξειδικευμένο στον τομέα της πληροφορικής, και ειδικότερα στο δίκαιο του διαδικτύου και της νομικής. Στις μέρες μας, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών επαγγελματικών καρτών κερδίζει έδαφος, αλλά η εισαγωγή τους απαιτεί νομικό έλεγχο. Το γραφείο μας πραγματοποιεί νομικούς ελέγχους για πολλές εταιρείες. Παρακαλούμε δείτε το παρακάτω άρθρο για περισσότερες λεπτομέρειες.