Mikä on yksityisen sähköpostin käytön perusteella tehdyn kurinpidollisen irtisanomisen pätevyyden arviointi yrityksessä?

Et voi irtisanoa työntekijää kurinpidollisista syistä ilman perusteltua syytä. Jos on olemassa kurinpidollinen syy, voit toteuttaa asianmukaisen kurinpidon sen vakavuuden perusteella. Tämä on lain perusperiaate.

Miten sitten suhtaudutaan irtisanomiseen, joka perustuu työaikana lähetettyihin henkilökohtaisiin sähköposteihin? Lopputulos on, että tämä ei ole vain sähköpostien määrästä riippuvainen asia, vaan päätös tehdään monien tekijöiden kokonaisvaltaisen harkinnan perusteella. Lisäksi, esimerkiksi

• Jos on olemassa työohjesääntö, joka kieltää henkilökohtaiset sähköpostit, ja sitä on rikottu, irtisanominen on voimassa
• Jos tällaista työohjesääntöä ei ole, irtisanominen on mitätön

Tämä ei ole ainoa päätöksentekotapa. Esittelen tapauksen, jossa työntekijän henkilökohtaisen sähköpostin perusteella tehdyn kurinpidollisen irtisanomisen pätevyys oli kyseenalaistettu aikaisemmassa oikeudenkäynnissä.

Onko yksityissähköpostien valvonta yksityisyyden loukkausta?

Tätä kysymystä tarkasteltaessa on ensisijaisesti otettava huomioon, onko työnantajalla lain mukaan oikeus valvoa työntekijöiden yksityissähköposteja. Liiallinen valvonta voi olla ongelmallista työntekijöiden yksityisyyden kannalta. Tätä aihetta käsitellään yksityiskohtaisemmin toisessa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Tapaus, jossa on noin 1600 viestin vaihto viiden vuoden aikana

Esittelemme seuraavaksi oikeustapauksen, jossa yksityisen sähköpostin käyttö johti kurinpidolliseen irtisanomiseen.

Ensimmäinen esimerkki on ammattikoulun opettaja, joka rekisteröityi niin sanotulle deittisivustolle työaikana käyttäen työpaikan tietokonetta ja jatkoi suurta määrää sähköpostiviestien vaihtoa, minkä seurauksena hänet irtisanottiin kurinpidollisista syistä. Tämän kurinpidollisen irtisanomisen pätevyys oli kyseenalaista.

Vastaaja oli rekisteröitynyt deittisivustolle käyttäen työpaikan tietokonetta ja sähköpostiosoitetta, jonka hän oli saanut lainaksi kantajan koululta. Hän oli lähettänyt ja vastaanottanut suuren määrän sähköposteja naisilta, jotka hän oli tavannut kyseisellä sivustolla (lähetys- ja vastaanottotiedot syyskuusta 1998 (Heisei 10) syyskuuhun 2003 (Heisei 15) olivat kumpikin noin 800, joista noin puolet oli lähetetty ja vastaanotettu työaikana). Tämän perusteella hänet irtisanottiin kurinpidollisista syistä. Hän väitti, että kurinpidollinen irtisanominen oli työsopimuksen väärinkäyttöä ja siten mitätöntä, ja vaati koululta työsopimuksen mukaisen aseman vahvistamista, maksamattomien palkkojen ja bonusten maksamista.

Alkuperäisessä oikeudenkäynnissä todettiin, että vastaajan toiminta ei ainoastaan rikkonut hänen velvollisuuttaan keskittyä työhönsä ja noudattaa työpaikan sääntöjä, vaan myös herätti epäilyksiä hänen pätevyydestään opettajana ja vaikutti kantajan koulun maineeseen. Vaikka hän ei ollut laiminlyönyt opetustehtäviään eikä aiheuttanut merkittäviä haittoja koulun toiminnalle, kurinpidollinen irtisanominen oli liian ankaraa ja siten työsopimuksen väärinkäyttöä ja mitätöntä. Maksamattomien palkkojen ja bonusten maksamisvaatimus hyväksyttiin.

Tätä vastaan koulu valitti, ja valitusoikeudenkäynnissä tuomioistuin totesi:

Vastaaja oli lähettänyt sähköposteja, joissa hän etsi SM-seuraa, käyttäen osoitetta, jonka hän tiesi kuuluvan kantajan koululle. Pelkästään se, että tällaiset sähköpostit olivat kolmansien osapuolten luettavissa, saattoi vahingoittaa kantajan koulun mainetta. Tämä ei liittynyt siihen, oliko vastaaja todella seurustellut jonkun kanssa näiden sähköpostien kautta. Kantajan kanssa solmitun työsopimuksen perusteella vastaajan olisi pitänyt keskittyä työhönsä kantajan koulussa työaikana. Kuitenkin, kuten edellä mainittiin, hän oli pitkän ajan kuluessa lähettänyt ja vastaanottanut suuren määrän yksityisiä sähköposteja työaikana. Jos hän olisi käyttänyt tämän ajan ja vaivan varsinaiseen työhönsä, hän olisi saanut aikaan parempia tuloksia. Hän ei voi väittää, ettei hän laiminlyönyt tehtäviään, vaikka hän oli laiminlyönyt velvollisuutensa keskittyä työhönsä merkittävästi.

Fukuokan korkeimman oikeuden päätös 14. syyskuuta 2005

Ja totesi, että koska kyseessä oli työvelvoitteiden laiminlyönti, kurinpidollinen irtisanominen oli perusteltua.

Tässä koulussa ei ollut henkilökohtaisen tietokoneen käyttöä koskevia sääntöjä, ja muutkin työntekijät käyttivät sitä jonkin verran yksityisiin tarkoituksiin. Kuitenkin tuomiossa todettiin, että “koulun henkilökohtaisen tietokoneen käyttösääntöjen olemassaolo tai puuttuminen ei vaikuta sen petollisuuden asteeseen, eikä ole todisteita siitä, että kantajan koulun muissa työntekijöissä olisi ollut ainakin yksi henkilö, joka olisi lähettänyt yksityisiä sähköposteja yhtä usein kuin vastaaja”.

“Koska käyttösääntöjä ei ole”, ei tarkoita, että työpaikan tietokoneen väärinkäyttö ja suuren määrän yksityisten sähköpostien vaihtaminen olisi sallittua. Erityisesti tässä tapauksessa sähköpostien sisältö saattoi vahingoittaa työpaikan mainetta, joten ankara reaktio oli väistämätön.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Tapaus, jossa on noin 1700 viestin vaihto kuuden kuukauden aikana

Toisaalta, on olemassa tapaus, jossa työntekijä, joka oli vaihtanut 1700 yksityistä sähköpostia työaikana kuuden kuukauden aikana, haastoi yrityksen oikeuteen sen jälkeen, kun yritys oli irtisanonut hänet. Tietojenkäsittelyyrityksessä työskennellyt kantaja, joka toimi järjestelmäinsinöörinä osastopäällikön asemassa, ei ollut yrityksen mukaan kykenevä suoriutumaan tehtävistään järjestelmäinsinöörinä, projektinhallinnassa tai myynnissä. Lisäksi hänen työmotivaationsa oli heikko ja hänellä oli selkeästi puutteita kyvyissään, minkä vuoksi hänen työsuorituksensa oli huono. Yritys ehdotti hänelle eroamista, ja tässä keskustelussa nousi esiin kantajan sähköpostiongelma.

Yrityksen mukaan työntekijä, jolta oli aiemmin otettu tietokone pois, koska hän oli keskittynyt työaikana chattailuun, oli lähettänyt NTT Docomon IP-messengerin kautta noin 1700 yksityistä sähköpostia kuuden kuukauden aikana. Viestien sisältö vaihteli kutsuista juomaan, naisten ahdisteluun viittaaviin viesteihin ja läksiäisten järjestämiseen. Yritys väitti, että tällainen viestittely ei ainoastaan rikkonut kantajan velvollisuutta keskittyä työhönsä, vaan myös häiritsi hänen kollegoidensa työtä. Yritys väitti, että kyseessä oli vakava rikkominen työjärjestystä ja työvelvollisuuksia vastaan.

Tähän tuomioistuin vastasi hyväksyen yrityksen väitteet viestien määrästä ja sisällöstä. Tuomioistuin totesi, että “yksityisten viestien lähettäminen työaikana rikkoo työjärjestystä ja työvelvollisuuksia. Lisäksi, kun otetaan huomioon, että kantaja käytti NTT Docomon tietokoneita ja muita laitteita, jotka asiakkaat olivat antaneet käyttöön vain työtehtäviä varten, hänen toimintansa sisältää vakavia ongelmia”.

Kuitenkin, työympäristön parantamiseksi on selvää, että on hyödyllistä vaihtaa jonkin verran yksityisiä keskusteluja. Tietokoneiden ja muiden tietotekniikkalaitteiden käytössä yksityisen käytön salliminen tietyissä rajoissa on yleisesti hyväksyttyä. Vaikka kantajan yksityinen käyttö ylittää hieman normaalit rajat sekä määrän että sisällön suhteen, jos tämä olisi ollut erittäin epänormaali rikkomus työvelvollisuuksia vastaan, useat kollegat olisivat ilmoittaneet tästä yrityksen johdolle, ja kantajalle olisi annettu varoitus tai rangaistus. Kuitenkin, tämä ei ollut ongelma ennen kuin yritys toi sen esiin tässä oikeudenkäynnissä.

Tokion alioikeuden päätös 22. kesäkuuta 2007 (Heisei 19)

Tuomioistuin otti huomioon, että tätä ei ollut aiemmin pidetty ongelmana, eikä samanlaista toimintaa ollut rangaistu aiemmin, eikä tämä ollut aiheuttanut ongelmia asiakkaiden tai muiden tahojen kanssa. Kantajan vaatimus työsuhteen vahvistamisesta hyväksyttiin ja hänelle määrättiin maksamaan palkkaa, jota ei ollut maksettu. Nämä kaksi esimerkkiä osoittavat, että yksityisten sähköpostien määrää ei voida arvioida pelkästään niiden lukumäärän perusteella.

32 viestin vaihto 13 kuukauden aikana

On ollut tapaus, jossa työntekijä, joka oli lähettänyt 2-3 yksityistä sähköpostia kuukaudessa työaikana, irtisanottiin työsääntöjen rikkomisena ja hän haastoi yrityksen oikeuteen väittäen irtisanomisoikeuden väärinkäytöstä.

Tässä yrityksessä oli työsääntöjä, kuten:

• Tietokoneen käyttö ei ole sallittua yrityksessä muuhun kuin työhön liittyviin tarkoituksiin
• Yksityisten sähköpostien lähettäminen ja vastaanottaminen ei ole sallittua yrityksessä
• Internetin käyttö ei ole sallittua yrityksessä muuhun kuin työhön liittyviin tarkoituksiin

Kuitenkin, kantaja oli toistuvasti lähettänyt ja vastaanottanut useita sähköposteja, jotka eivät liittyneet työhön, muiden työntekijöiden kanssa työaikana, mukaan lukien loukkaavia viestejä muista työntekijöistä, ja oli lähettänyt ja vastaanottanut useita yksityisiä sähköposteja myös muiden tuttavien kanssa. Tämä katsottiin työsääntöjen rikkomiseksi.

Tuomioistuin totesi, että vaikka syytetyn työaikana lähettämistä sähköposteista jotkut olivat yksityisiä,

“On yleistä, että työaikana käydään keskusteluja, jotka eivät suoraan liity työhön, kuten small talk, kollegoiden kritiikki tai juorut, tai suunnitellaan sosiaalisia tapahtumia. Nämä keskustelut voivat olla välttämättömiä työpaikan sujuvan sosiaalisen dynamiikan ylläpitämiseksi, eikä niitä voida pitää työvelvoitteiden laiminlyöntinä. Työsääntöjen mukaan yksityisten sähköpostien vaihto on kiellettyä, mutta tämän tarkoituksena on estää työntekijöitä laiminlyömästä työtehtäviään lähettämällä yksityisiä sähköposteja työaikana. Siksi kysymys on siitä, ovatko kantajan lähettämät yksityiset sähköpostit ylittäneet yleisesti hyväksyttävän rajan ja aiheuttaneet haittaa työtehtävien suorittamiselle. Työsääntöjen rikkomista voidaan kyseenalaistaa vasta, jos tämä voidaan vahvistaa.”

Tuomio 18. syyskuuta 2007 (Heisei 19)

ja teki samanlaisen päätöksen kuin aiemmissa oikeustapauksissa,

“Kyseessä olevan noin 13 kuukauden ajanjakson aikana, 5. huhtikuuta 2004 (Heisei 16) – 21. huhtikuuta 2005 (Heisei 17), kantaja lähetti yhteensä 32 yksityistä sähköpostia (① – ③), mikä tarkoittaa, että hän lähetti vain 2-3 sähköpostia kuukaudessa. Lisäksi niiden sisältö oli sellaista, että se sisälsi välttämättömiä viestejä, kuten vastauksia small talk -viesteihin asiakkaiden edustajilta, neuvoja työnhakuun liittyen yliopiston juniorilta, ja sosiaalisten tapahtumien suunnittelua työntekijöiden kanssa. Ei ole olemassa todisteita siitä, että näiden viestien luominen olisi vienyt paljon aikaa tai aiheuttanut konkreettista haittaa työtehtävien suorittamiselle.”

Samoin

ja totesi, että “kantajan lähettämät yksityiset sähköpostit eivät ylittäneet yleisesti hyväksyttävää rajaa, eikä niitä voida pitää työsääntöjen rikkomisena”, ja julisti irtisanomisen mitättömäksi. Riippumatta siitä, millaiset työsäännöt olivat, on kohtuutonta kyseenalaistaa tämän määrän sähköpostien lähettäminen.

Tapaus, jossa on 28 vaihtoa 7 kuukauden aikana

X1 ja X2, jotka ovat terveysvakuutusyhdistyksen työntekijöitä, ovat haastaneet oikeuteen Y:n tekemät päätökset, jotka koskevat X1:n aseman alentamista ja palkanalennusta sekä X2:n palkanalennusta. He väittävät, että päätösten perusteet ovat joko olemattomat tai ne ovat kurinpitovallan väärinkäyttöä, ja siksi päätökset ovat mitättömiä. He vaativat vahvistusta päätösten mitättömyydelle, maksua vähennetystä palkasta, X1:n aseman vahvistamista ennen päätöksen tekemistä sekä maksua ennen ja jälkeen päätöksen tehdyn palkan erotuksesta.

X1:lle annetun kurinpitotoimenpiteen kohteena olevat teot olivat seuraavat:

• Hän ei ilmoittanut esimiehelleen eikä huomauttanut työntekijälle, joka lähetti henkilökohtaisia sähköposteja työaikana.
• Hän itse lähetti henkilökohtaisia sähköposteja työntekijälle. X2:lle annetun kurinpitotoimenpiteen kohteena olevat teot olivat, että hän asensi Yahoo Messengerin tietokoneelle ilman lupaa ja kehotti muita työntekijöitä osallistumaan keskusteluun sen kautta.
• Hän käytti chattia ottaakseen yhteyttä ulkopuolisiin henkilöihin ja keskustellakseen heidän kanssaan työaikana.
• Hän lähetti henkilökohtaisia sähköposteja työntekijöiden välillä työaikana tietokoneen avulla.

Kysymys oli siitä, rikkovatko nämä teot yhdistyksen työntekijöiden palvelussääntöjä, jotka kieltävät työntekijöitä tuhlaamasta tai käyttämästä omaisuutta henkilökohtaiseen käyttöön tai poistumasta työpaikalta työaikana ilman hyvää syytä, ja jos ne rikkovat, onko rangaistus kurinpitovallan väärinkäyttöä.

Tietokoneen henkilökohtaisen käytön rangaistuksesta (ensimmäinen rangaistus) tuomioistuin totesi, että X:n henkilökohtainen sähköpostiviestintä, joka tapahtui yhdistyksen tietokoneella, rikkoo selvästi sääntöä (omaisuuden henkilökohtaisen käytön kieltäminen). Kuitenkin, kun tarkasteltiin, onko kyseessä kurinpitovallan väärinkäyttö, tuomioistuin totesi, että vaikka X:n henkilökohtainen sähköpostiviestintä ei ollut usein, yhdistyksellä ei ollut sääntöjä työntekijöiden tietokoneiden käytöstä, eikä työntekijöitä ollut varoitettu tai huomautettu henkilökohtaisen käytön suhteen. Lisäksi oli epäilyksiä viestintärekisterin tutkimusmenetelmän oikeudenmukaisuudesta, ja palkanalennus rikkoi työnormilain 91 artiklaa, joka sanoo, että “palkanalennus ei saa ylittää puolta päiväpalkasta”. Tämän vuoksi X:lle annettu palkanalennus oli liian ankara yhteiskunnan yleisen käsityksen mukaan, ja se oli kurinpitovallan väärinkäyttöä ja siten mitätön. (Sapporon alioikeus, 26. toukokuuta 2005)

Mitä tulee taajuuteen, esimerkiksi X1:n tapauksessa se oli vain 28 kertaa noin 7 kuukauden aikana. Yhdistys väitti, että koska syytetyt olivat poistaneet viestintärekisterin, heidän voidaan olettaa käyttäneen tietokonetta henkilökohtaisesti useita kertoja, mutta tuomioistuin torjui tämän väitteen toteamalla, että “kurinpitotoimenpide on eräänlainen rangaistus, joten toimenpidettä, joka perustuu vain oletuksiin eikä todisteisiin, ei pitäisi hyväksyä”.

Yhteenveto

Artikkelimme alussa kysyimme, kuinka suuri määrä yksityisiä sähköposteja nähdään ongelmana. Ongelmana ei kuitenkaan ole pelkästään yksityisten sähköpostien määrä.
Kyse on siitä, missä olosuhteissa, millaisessa ympäristössä, kuinka usein ja millaisia yksityisiä sähköposteja vaihdetaan. Jos yksityiset sähköpostit tulevat ongelmaksi työpaikalla tai vastaavassa, on suositeltavaa kääntyä kokeneen asianajajan puoleen ennen kuin tilanne pahenee.