Onko järjestelmän kehityssopimus voimassa ilman sopimusta?

Järjestelmäkehityksessä ei ole harvinaista, että kehittäjä aloittaa työnsä ennen sopimuksen laatimista. Kuitenkin tämä työnkulku on käytännössä “vaarallinen”. Jos sopimusta ei ole laadittu, on olemassa riski, että tilaaja voi myöhemmin väittää, ettei sopimusta ole vielä tehty ja siksi ei ole tarvetta maksaa palkkiota. Todellisuudessa järjestelmäkehitykseen liittyvissä riidoissa ei ole harvinaista, että sopimuksen tekemisen itsessään kyseenalaistetaan, ja kehittäjä saa epäedullisen päätöksen. Kehittäjänä on olemassa riski, ettei palkkiota voida saada, jos tilaaja päättää lopettaa projektin tai vaihtaa toiseen yritykseen. Lisäksi, kuten myöhemmin selitetään, on olemassa tapauksia, joissa sopimuksen tekeminen kielletään, vaikka sopimus olisi laadittu.

Tässä selitämme järjestelmäkehityssopimuksen tekemisen onnistumisen tai epäonnistumisen sekä oikeudellisen rakenteen, jolla rahaa voidaan vaatia, jos sopimuksen tekemistä ei hyväksytä.

Sopimuksen solmiminen

Sopimus syntyy periaatteessa, kun molemmat osapuolet ovat yhtä mieltä sopimuksen ehdoista (tarjouksen ja hyväksynnän yhteensopivuus).

Kun sopimus on solmittu, molemmat osapuolet sitoutuvat siihen. Jos toinen osapuoli ei toteuta sopimuksen ehtoja, toinen osapuoli voi vaatia täytäntöönpanoa oikeuden kautta tai vaatia vahingonkorvausta sopimuksen rikkomisesta. “Sopimuksen ehdot” on määriteltävä tai konkreettinen riittävässä määrin, jotta voidaan vaatia täytäntöönpanoa ja tunnustaa sopimuksen rikkominen.

Järjestelmän kehityssopimuksen solmiminen

Järjestelmän kehityssopimuksen luonne on pääasiassa urakkasopimus ja osittainen valtuutussopimus. Urakkasopimus on sopimus, jossa luvataan työn valmistuminen ja siitä maksettava korvaus. Osittainen valtuutussopimus on sopimus, jossa luvataan tehtävän suorittaminen ja siitä maksettava korvaus.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Siksi, jos osapuolet ovat yhtä mieltä sopimuksen ehdoista, kuten “työn tai tehtävän sisältö” ja “korvausmäärä”, sopimus katsotaan solmituksi.

Huomaa, että sopimus voidaan solmia myös suullisesti, eikä sopimusta tarvitse välttämättä tehdä kirjallisesti.

Rahavaatimukset, jos järjestelmän kehityssopimus peruutetaan sopimuksen solmimisen jälkeen

Jos järjestelmän kehityssopimus on solmittu ja käyttäjä ilmoittaa yksipuolisesti sopimuksen peruuttamisesta, se tulkitaan laillisesti sopimuksen purkamiseksi.

Jos urakkasopimus on solmittu, toimittaja voi purkaa sopimuksen milloin tahansa ennen työn valmistumista, mutta tällöin hänellä on oikeus saada vahingonkorvausta (Japanin siviililaki 641 §). Siksi, jos käyttäjä ei maksa vahingonkorvausta, toimittaja voi vaatia vahingonkorvausta, joka on summa, joka on toimittajan menot ja mahdollinen korvaus tähän mennessä, vähennettynä kustannuksilla, jotka on säästetty järjestelmän valmistumisen välttämiseksi.

Jos osittainen valtuutussopimus on solmittu, valtuutettu voi vaatia korvausta suoritusprosentin mukaan, jos valtuutus päättyy suorituksen aikana (muutettu Japanin siviililaki 648 § 3 momentti). Siksi toimittaja voi vaatia maksua jo suoritetusta työstä.

Järjestelmäkehityssopimuksen onnistuminen tai epäonnistuminen

Järjestelmän sisällön erityispiirteet

Yleensä yritysten välisissä kaupoissa, erityisesti suurissa sopimuksissa, käytetään kirjallista muotoa, joten jos sopimus on laadittu, sopimuksen solmiminen on helposti tunnustettavissa.

Kehityksen kohteena oleva järjestelmä konkretisoituu vähitellen erilaisten prosessien kautta, joten järjestelmän sisällön erityispiirteet, jotka ovat osa urakkasopimuksen elementtiä “työn sisältö”, voidaan ymmärtää riittävän tarkasti, jos järjestelmän soveltamisala ja yleiskuva ovat tiedossa.

Oikeuskäytännössä ei ole kiistaa perussopimuksen ja salassapitosopimuksen solmimisesta, ja perussopimuksessa on maininta siitä, että “e-kaupan tekninen tuki, verkkosivuston rakentamisen tuki ja niihin liittyvät tehtävät” on annettu, mutta e-kaupan konkreettiset sisällöt tai tehtävät, järjestelmän kehittämisen ja suunnittelun laajuus eivät ole selvästi ilmaistu, joten sopimuksen solmimista ei ole tunnustettu.

Vaikka järjestelmän kehityksen perussopimus olisi laadittu, työn tai tehtävän sisältö on abstrakti eikä sitä voida määrittää tarkasti, joten sopimuksen solmimista on vaikea tunnustaa. Sopimuksen solmiminen voidaan tunnustaa, jos työn tai tehtävän sisältö ja palkkio on kirjattu sopimukseen niin konkreettisesti, että se voi pakottaa suoritukseen ja tunnustaa suorittamatta jättämisen.

Lisätietoja yksittäisten insinöörien ja yritysten välisen sopimuksen huomioon otettavista seikoista on alla olevassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/engineer-joint-enterprise-contract[ja]

Toimittaja esittää tarjouksen ja tekniset tiedot, ja käyttäjä hyväksyy ja tekee tilauksen

Yleensä yritysten välisissä kaupoissa käytetään kirjallista muotoa, joten jos sopimusta ei ole laadittu, sopimuksen solmimista on vaikea hyväksyä. Järjestelmän kehityksessä työ aloitetaan usein ennen sopimuksen laatimista, mutta miten tällaisessa tapauksessa sopimuksen solmimista ajatellaan?

Oikeuden päätöksessä (Nagoyan alioikeuden päätös 28. tammikuuta 2004 (Heisei 16)) järjestelmän kehityksen urakkasopimuksen solmimisesta sanotaan seuraavaa:

• Toimittajan ja käyttäjän välillä neuvotellaan teknisten tietojen yms. vahvistamisesta,
• Toimittaja esittää tekniset tiedot ja tarjouksen,
• Käyttäjä hyväksyy nämä ja tekee tilauksen, jolloin sopimus syntyy.

Tässä oikeuden päätöksessä toimittaja oli saanut tehtäväkseen taloushallinnon järjestelmän yms. käyttöönoton käyttäjänä toimivalta kunnalta. Kunnalta esitettiin RFP (Request for Proposal), joka koski “yleisen hallinnollisen tietojärjestelmän käyttöönottoa koskevan ehdotuksen esittämistä (pyyntö)”, ja tähän vastattiin esittämällä ehdotus ja tarjous. Käyttäjältä saatiin “valintailmoitus”. Toimittaja ei kuitenkaan tehnyt riittävää selvitystä käyttäjän liiketoiminnasta yms. eikä käyttäjän sisällä ollut tehty konkreettista selvitystä mukauttamisen sisällöstä ja kustannuksista. Toimittajan ehdotuksen sisältö ei ollut konkreettinen, eikä ollut selvää, mitä käyttäjä oli hyväksynyt, joten sopimuksen solmimista ei hyväksytty.

Täydennän sopimuksen solmimista koskevaa oikeuden päätöstä ottamalla huomioon myös muita oikeuden päätöksiä.

Toimittajan ja käyttäjän välillä neuvotellaan teknisten tietojen yms. vahvistamisesta

“Neuvottelujen jälkeen” tarkoittaa, että jos järjestelmän sisältöä ja palkkion määrää koskevat “neuvottelut” ovat kesken, sopimuksen solmimista on vaikea hyväksyä, koska sopimusta ei ole vielä tehty.

Kuitenkin urakkasopimuksessa voidaan määrittää palkkio markkinahinnan mukaan, joten on olemassa oikeuden päätöksiä, joissa on hyväksytty, että urakkasopimus on solmittu markkinahintaa vastaavalla hinnalla, koska käyttäjä on hyväksynyt järjestelmän sisällön ja “karkean” palkkion määrän.

Jotta voidaan sanoa, että “neuvottelut on käyty”, toimittajan tulisi tehdä riittävä selvitys käyttäjän liiketoiminnasta, järjestelmän sisällöstä yms. käyttäjän kanssa käydyissä neuvotteluissa yms. ja jättää tämä kirjalliseen muotoon, esimerkiksi sähköpostilla tai pöytäkirjassa.

Toimittaja esittää tekniset tiedot ja tarjouksen, ja käyttäjä hyväksyy nämä ja tekee tilauksen

• Jos käyttäjä antaa tilaus- tai tilauskirjan, sopimuksen solmimista on helpompi hyväksyä. Jos toimittaja esittää pyynnön tai tekee työtä tilauskirjan perusteella, sopimuksen solmimista on helpompi hyväksyä, koska “sopimus” on olemassa.
• Käyttäjän sisäiset ohjeet ovat usein sellaisia, että sopimus on tarkoitus solmia myöhemmin, joten sopimuksen solmimista on vaikea hyväksyä. Kuitenkin, jos tällaista merkintää ei ole ja sopimuksen tekijät ovat mahdollisimman konkreettisesti kirjanneet järjestelmän kehityksen sisällön ja palkkion määrän, tämä vaikuttaa sopimuksen solmimisen hyväksymiseen.
• Muistiot, sopimukset ja vahvistuskirjat ovat vaikeita hyväksyä sopimuksen solmimiseksi, jos ne ovat esimerkiksi perustana erilliselle sopimuksen solmimiselle tai jos ne ovat abstrakteja.
• Jos sopimusluonnokseen ei ole leimattu leimaa, leimaaminen tarkoittaa solmimista, joten sopimuksen solmimista on vaikea hyväksyä.
• Tarjous on todiste sovitusta palkkiosta osapuolten välillä.

Muuten, jos järjestelmän kehitys on edennyt tiettyyn vaiheeseen ja sen jälkeen vaaditaan teknisten tietojen muuttamista tai toimintojen lisäämistä, yksityiskohtia siitä, onko mahdollista laskuttaa lisää alkuperäiseen tarjoushintaan, selitetään yksityiskohtaisesti seuraavassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Selvityssopimus

Jos työtä on tehty käyttäjän ohjeiden mukaan olettaen sopimuksen solmimista, työn keskeyttämisen yhteydessä voidaan hyväksyä ‘selvityssopimus’, joka määrittelee tehdyn työn korvauksen. Jotta tämä sopimus hyväksyttäisiin helpommin, on suositeltavaa, että käyttäjä kirjaa kirjallisesti korvausmenetelmän, jos sopimusta ei ole solmittu, tai että hankkii hyväksynnän käyttäjän valtuutetulta henkilöltä toimittajalta saadulle kirjalliselle dokumentille.

Rahallisen vaatimuksen oikeudellinen rakenne, jos sopimuksen solmimista ei hyväksytä

Sopimuksen solmimisen laiminlyönti

Kun neuvottelut sopimuksen solmimiseksi aloitetaan, osapuolet ovat velvollisia pyrkimään siihen, etteivät he loukkaa toistensa omaisuutta (Japanin siviililaki, 1. pykälän 2. momentti). Jos sopimusta ei solmita, toiselle osapuolelle voidaan esittää vahingonkorvausvaatimus, jos on olemassa objektiivisia seikkoja, jotka antavat odottaa sopimuksen solmimisen olevan varmaa, ja jos on olemassa vastuullisuutta. Tätä kutsutaan sopimuksen solmimisen laiminlyönniksi.

Esittelen oikeustapauksen, jossa sopimuksen solmimisen laiminlyönti hyväksyttiin.

• Toimittaja oli lopettanut vaatimusten määrittelyn käyttäjän pyynnöstä ja oli toteuttanut osan perussuunnittelusta ja yksityiskohtaisesta suunnittelusta. Käyttäjä oli selittänyt, että toisen yrityksen tarjouspyyntö oli vain muodollisuus saada hyväksyntä toimitusjohtajalta, mutta juuri ennen sopimuksen solmimista toinen yritys valittiin, eikä sopimusta solmittu.
• Toimittaja oli edennyt työssään käyttäjän pyynnöstä noudattaa toimitusaikaa, ja sopimuksen solmimisen päivämäärä oli jo lähellä. Käyttäjän yrityksessä oli edistetty omien kehitysvalmistelujen tekemistä, mutta tämä oli salattu, eikä sopimusta solmittu.
• Toimittaja oli saanut käyttäjältä ilmoituksen, että rakentamisyritys oli valittu, eikä tarjoukseen liittyviä kysymyksiä ollut esitetty. Toimittaja oli tehnyt työtä käyttäjän kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella, ja käyttäjä oli tunnustanut kulut. Sopimuksen solmimista kuitenkin kieltäydyttiin, koska tarjoushintaan ei päästy yksimielisyyteen.

Toisaalta, oikeustapauksissa, joissa sopimuksen solmimisen laiminlyöntiä ei hyväksytty, on esimerkkejä siitä, että toisen yrityksen valinnan mahdollisuus tai sopimuksen solmimisen ehdot oli ilmoitettu selkeästi.

Jos työtä on edistetty käyttäjän pyynnöstä, mutta mahdollisuutta valita toinen yritys tai sopimusehtoja ei ole ilmoitettu selkeästi, ja näitä käytetään tekosyynä sopimusneuvottelujen yllättävälle hylkäämiselle, vahingonkorvausvaatimus voidaan hyväksyä.

“Vahingon” laajuuteen sisältyvät kiistatta tähän mennessä tehdyt kulut. Lisäksi on oikeustapauksia, joissa on todettu, että siihen sisältyy myös todellisen työn tuotto. Lisäksi, jos voidaan esittää todisteita siitä, että on kärsitty vahinkoa vastaavan tuoton menetyksestä, jos on kieltäytynyt toisen yrityksen tarjouksesta ja tehnyt työtä sen jälkeen, sekin voidaan sisällyttää.

Japanin kauppalaissa (Kauppalaki) 512 §

Toimittaja voi vaatia kohtuullista korvausta Japanin kauppalaissa (Kauppalaki) 512 §:n perusteella, jos hän on tehnyt toimia käyttäjän puolesta järjestelmän kehittämiseksi.

Kun aloitat neuvottelut järjestelmän kehittämisestä, on hyvä jättää todisteita siitä, että molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet järjestelmän sisällön ja korvausmäärän sähköpostitse tai pöytäkirjojen avulla, ja että sopimuksen solmimisen olosuhteet ja sopimuselementit ovat konkretisoituneet.

Kuten edellä mainittiin, vaikka maksua kieltäydyttäisiin syistä, kuten sopimusta ei ole allekirjoitettu, rahallinen vaatimus voidaan hyväksyä.

Yhteenveto

Kuten näemme, tuomioistuimet ovat taipuvaisia tekemään “negatiivisen” päätöksen sopimussuhteesta, jos sopimusta ei ole olemassa, ainakin verrattuna siihen, miten sopimuksen saaneen yrityksen pitäisi ymmärtää asia. Sopimuksen saaneesta yrityksestä katsoen, he haluaisivat sanoa, että “meidän piti vain aloittaa työt ensin, ja sopimus olisi pitänyt solmia jälkikäteen, joten sopimus on jo olemassa”. Tätä väitettä ei kuitenkaan aina hyväksytä.

Lisäksi, jos sopimuksen solmiminen kielletään, on olemassa tapauksia, joissa voit vaatia rahaa lain perusteella, kuten sopimuksen solmimisen laiminlyönti tai Japanin kauppalaissa (Japanese Commercial Code) oleva pykälä 512, mutta tämä ei ole “varmaa”.

Jos sinun on aloitettava työt ennen sopimuksen solmimista, sinun on:

• Ensinnäkin, tämä on riskialtista toimintaa, ja sinun on tehtävä liiketoimintapäätös siitä, pitäisikö sinun käyttää aikaa tähän projektiin huolimatta riskeistä (erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille tai start-up-yrityksille, jotka ottavat projekteja suurilta yrityksiltä, on tilanteita, joissa heidän on tehtävä liiketoimintapäätös “aloittaa ensin” saadakseen kaupallista kokemusta suuryritykseltä. Tämä on mahdollinen liiketoimintapäätös, jos riskit on otettu huomioon.)
• Harkitse, voitko solmia selvityssopimuksen tai vastaavan, jos sopimus ei toteudu

Voimme sanoa, että tällainen ajattelu on tarpeen.