Quelles clauses devraient être incluses dans le contrat de maintenance du système ? Explication des points à surveiller

Il devient de plus en plus courant pour les entreprises d’adopter des systèmes développés par d’autres sociétés pour mener leurs activités. Cependant, l’installation d’un système ne signifie pas la fin du processus. Une maintenance est nécessaire pour faire face aux problèmes et bugs qui peuvent survenir après l’installation. Il est courant que ces travaux de maintenance soient confiés à des prestataires externes.

Dans cet article, nous expliquerons aux entreprises envisageant de conclure un contrat de maintenance de système et aux ingénieurs, les clauses à inclure dans un contrat de maintenance de système et les points à surveiller.

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance de système ?

Un contrat de maintenance de système est un accord concernant la maintenance d’un système.

La maintenance d’un système consiste à corriger les dysfonctionnements ou les bugs qui peuvent survenir, afin de rétablir le système à son état normal.

Un terme souvent utilisé en conjonction avec la maintenance du système est “l’exploitation du système”. L’exploitation du système consiste à maintenir le système dans un état normal et à prévenir les dysfonctionnements ou les bugs.

En raison de la nature des systèmes, les bugs et les dysfonctionnements sont fréquents. Par conséquent, la maintenance du système est une tâche essentielle pour assurer le fonctionnement normal du système.

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Exemples de tâches spécifiques de maintenance de système

Les tâches spécifiques de maintenance de système comprennent la sauvegarde du système et les travaux de réparation en cas de problème.

La sauvegarde du système consiste à dupliquer les données du système et à les stocker sur un autre support de stockage pour se prémunir contre la perte de données due à des bugs ou des dysfonctionnements du système.

Les travaux de réparation en cas de problème consistent à résoudre le problème lorsque le système rencontre un problème, afin de rétablir le fonctionnement normal du système.

Points à considérer lors de la création et de l’examen d’un contrat de maintenance de système

En cas de dysfonctionnement ou de bug du système, si le système cesse de fonctionner, cela peut causer de graves perturbations dans la gestion des opérations de l’entreprise. La maintenance du système est donc une tâche extrêmement importante.

Pour que la maintenance du système soit effectuée correctement, il est essentiel de conclure un contrat de maintenance du système avec un contenu solide.

Par conséquent, nous expliquerons ci-dessous les points à noter dans le contrat de maintenance du système.

Clarifier la portée du contrat

Il existe différents types de systèmes, et leur portée varie également.

Si la portée du système n’est pas clairement définie, des divergences de perception peuvent survenir entre le mandant et le mandataire, ce qui peut entraîner des problèmes.

Il est donc important de préciser la portée de la maintenance dans le contrat de maintenance du système.

Concernant la clause sur la portée du contrat, on peut envisager de stipuler une clause comme celle-ci :

Article ● (Objet)
Le mandant confie au mandataire la maintenance du système ●●●● (ci-après dénommé “le système concerné”) utilisé pour ses clients (ci-après dénommé “le travail concerné”), et le mandataire accepte cette mission.

Clarifier les tâches concernées

Comme mentionné précédemment, la maintenance comprend diverses tâches.

Il est donc important de préciser les tâches de maintenance dans le contrat de maintenance du système.

Concernant la clause sur les tâches concernées, on peut envisager de stipuler une clause comme celle-ci :

Article ● (Contenu du travail)
1. Le mandataire effectuera le travail concerné selon les instructions du mandant, et le contenu du travail concerné sera comme suit :
(1) Enquête et analyse des causes des défaillances du système concerné
(2) Travaux de réparation des problèmes causés par les défaillances du système concerné
(3) Réponses aux questions sur la manière d’utiliser et d’exploiter le système concerné
(4) Support pour les tâches connexes aux points précédents
2. Le mandataire et le mandant confirment que les tâches non spécifiées dans les points précédents (y compris, mais sans s’y limiter, les tâches énumérées ci-dessous) ne sont pas incluses dans le travail concerné. Le mandant peut demander au mandataire, moyennant une rémunération, d’effectuer des tâches non spécifiées dans les points précédents, après consultation mutuelle.
(1) Changement des spécifications du système concerné et autres travaux de développement
(2) ●● Travaux

Clarifier les heures et les méthodes de réponse pour la maintenance

Il est possible que des bugs ou des dysfonctionnements surviennent à des moments inattendus dans le système.

Cependant, il peut y avoir des moments où la personne effectuant la maintenance ne peut pas le faire en raison de la disponibilité du personnel ou de la relation avec d’autres tâches.

De plus, il est nécessaire de rétablir le système le plus rapidement possible, il est donc important de clarifier à l’avance la méthode de réponse pour pouvoir communiquer efficacement.

Concernant la clause sur les heures et les méthodes de réponse pour la maintenance, il serait efficace de stipuler une clause comme celle-ci :

Article ● (Méthodes et heures de réponse)
1. La méthode de réponse pour le travail concerné sera par téléphone ou par e-mail.
2. Si l’envoi d’un employé du mandataire est indispensable pour l’exécution du travail concerné, le mandant prendra en charge les frais engagés par le mandataire pour l’envoi de l’employé.
3. En plus de ce qui précède, si l’envoi d’un employé du mandataire ou d’un tiers est nécessaire pour l’exécution du travail concerné, ou si le mandant souhaite l’envoi, le mandant prendra en charge les frais engagés par le mandataire pour l’envoi de l’employé ou du tiers.
4. Les heures de réponse pour le travail concerné seront de ● heures à ● heures en semaine. Cependant, si une réponse en dehors de ces heures est nécessaire, le mandant peut demander au mandataire d’effectuer le travail concerné en dehors des heures de réponse, en payant les frais supplémentaires déterminés séparément par le mandataire.

Principales clauses du contrat de maintenance du système et leur explication

Nous avons précédemment expliqué les clauses particulièrement importantes dans un contrat de maintenance de système. Ci-dessous, nous expliquerons d’autres clauses principales du contrat de maintenance du système.

Clause relative aux frais de sous-traitance

Les clauses relatives à l’argent sont susceptibles de causer des problèmes, il est donc important de définir clairement la clause relative aux frais de sous-traitance.

Concernant la clause relative aux frais de sous-traitance, il est bien sûr nécessaire de définir le montant des frais de sous-traitance et la méthode spécifique de calcul de ces frais, mais il est également recommandé de définir le moment du paiement des frais de sous-traitance.

Clause relative à la confidentialité

Lors de la maintenance du système, il est prévu que le sous-traitant puisse avoir accès aux informations confidentielles du client au cours du processus de travail.

Par conséquent, il peut être envisagé de définir une clause relative à la confidentialité pour protéger les informations confidentielles du client.

Clause relative à la protection des informations personnelles

Lors de la maintenance du système, si le système est un système de gestion de la clientèle, il est prévu que le sous-traitant puisse avoir accès aux informations personnelles des clients détenues par le client au cours du processus de travail.

Par conséquent, il peut être envisagé de définir une clause relative à la protection des informations personnelles pour protéger les informations personnelles des clients détenues par le client.

Clause relative au lieu de travail

Selon le contenu de la maintenance du système, il est prévu que le sous-traitant puisse travailler dans le bureau du client.

Par conséquent, il peut être nécessaire de définir une clause relative au lieu de travail pour permettre au sous-traitant de réaliser la maintenance en toute fluidité.

Clause relative à l’indemnisation des dommages

En ce qui concerne la maintenance du système, il est prévu que des situations imprévues puissent survenir, comme le fait que la maintenance par le sous-traitant ne se passe pas bien, et que le client subisse des dommages.

Comme il est possible que les dommages s’étendent considérablement lorsque le système est impliqué, il peut être envisagé de définir clairement l’étendue des dommages dans une clause relative à l’indemnisation des dommages.

De plus, il peut être envisagé de limiter le montant de l’indemnisation des dommages, par exemple en le limitant à la portée des frais de sous-traitance.

Conclusion

Nous avons expliqué les points à considérer dans le contrat de maintenance du système, à l’intention des entreprises et des ingénieurs qui envisagent de conclure un tel contrat.

Dans le cadre d’un contrat de maintenance du système, il est important de comprendre les tâches générales de maintenance du système et de saisir les points à vérifier dans le contrat de maintenance du système avant de rédiger et de conclure le contrat.

Si vous envisagez de rédiger un contrat de maintenance du système ou si vous envisagez de conclure un tel contrat, nous vous recommandons de consulter un avocat possédant des connaissances spécialisées.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolis est un cabinet d’avocats spécialisé dans l’IT, et plus particulièrement dans l’Internet et le droit. Pour une utilisation sûre des services de subventions, la création d’un contrat est nécessaire. Notre cabinet travaille sur la création et la révision de contrats pour diverses affaires, allant des entreprises cotées sur le marché principal de la Bourse de Tokyo (TSE Prime) aux startups. Si vous rencontrez des problèmes avec votre contrat, veuillez consulter l’article ci-dessous.

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