Titre de l'article : "Le Commissaire aux Comptes dans le Droit des Sociétés Japonais : Analyse Approfondie de son Rôle et de ses Responsabilités"

La loi sur les sociétés au Japon (日本の会社法) vise à assurer une gestion saine et transparente des entreprises en établissant divers organes de gouvernance. Parmi ceux-ci, le « comptable participant » (会計参与) est un poste relativement nouveau mais extrêmement important, introduit par la réforme de la loi sur les sociétés en 2006 (平成18年). Occupant une position unique, le comptable participant se situe à l’intérieur de l’entreprise en tant que membre de la direction tout en apportant une perspective externe en tant qu’expert-comptable. Son objectif principal est d’accroître la fiabilité et la précision des documents comptables, en particulier dans les petites et moyennes entreprises où la mise en place d’un comité d’audit ou d’un auditeur comptable n’est pas obligatoire. En collaborant avec les directeurs pour la préparation des documents comptables, le comptable participant garantit la qualité des rapports financiers de l’intérieur. Ce système joue un rôle crucial dans l’amélioration de la fiabilité des informations financières de l’entreprise et renforce la confiance des parties prenantes telles que les institutions financières et les partenaires commerciaux. Cet article détaille le cadre juridique du comptable participant sous la loi sur les sociétés japonaises, c’est-à-dire son importance et ses objectifs, les méthodes de nomination et les exigences de qualification, les responsabilités et les pouvoirs spécifiques, ainsi que les obligations et responsabilités légales, en se basant sur les dispositions légales.  

La signification et l’objectif du système de participation comptable sous le droit japonais

Le système de participation comptable est un mécanisme innovant introduit avec l’entrée en vigueur de la loi sur les sociétés au Japon en 2006 (Heisei 18), visant à améliorer la fiabilité des rapports financiers des entreprises. Ce système a été créé en réponse à un problème de longue date, en particulier dans les petites et moyennes entreprises, concernant l’assurance de l’exactitude des documents comptables. Dans le passé, l’introduction de systèmes tels que l’audit limité ou l’audit simplifié par des comptables fiscaux a été envisagée, mais ces propositions n’ont pas abouti en raison de divergences d’opinions sur le cadre de l’audit et ses acteurs.

Le système de participation comptable a résolu ce problème historique avec une approche différente. Plutôt que de s’appuyer sur un audit externe, il a introduit un concept totalement nouveau où des experts comptables, en tant qu’organes internes de l’entreprise, travaillent conjointement avec les directeurs pour élaborer les documents comptables. Ce mécanisme de “création conjointe” vise à prévenir les erreurs en impliquant des experts dès le stade de la création, plutôt que de vérifier les documents après leur achèvement, afin d’assurer activement leur exactitude. Cette approche préventive peut être considérée comme un modèle plus efficace et collaboratif pour les PME que les audits externes traditionnels.

En adoptant ce système, les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages pratiques. Le plus important est l’amélioration significative de la confiance externe dans les documents comptables. Les informations financières élaborées avec la participation d’experts comptables envoient un message fort aux parties prenantes telles que les institutions financières, les partenaires commerciaux et les créanciers, indiquant que la situation financière de l’entreprise est rapportée avec précision. En effet, de nombreuses institutions financières au Japon offrent des conditions de prêt préférentielles et des produits de financement spéciaux aux entreprises qui ont mis en place un système de participation comptable. Cela prouve que la présence d’une participation comptable peut directement renforcer la crédibilité d’une entreprise. De plus, la collaboration avec des experts peut également renforcer le système de gestion financière interne et améliorer la discipline de gestion de l’entreprise.

La nomination et les qualifications des commissaires aux comptes au Japon

La nomination et les qualifications des commissaires aux comptes sont soumises à des dispositions strictes dans la loi japonaise sur les sociétés, afin de garantir leur professionnalisme et leur indépendance.

Les commissaires aux comptes sont nommés par une résolution ordinaire de l’assemblée générale des actionnaires, tout comme les autres dirigeants. Leur mandat se termine généralement dans les deux ans suivant leur nomination, à la clôture de la dernière assemblée générale ordinaire des actionnaires de l’exercice concerné. Cependant, dans certaines sociétés, comme celles où les transferts d’actions sont restreints, les statuts peuvent prévoir une prolongation de la durée du mandat jusqu’à dix ans.

Le plus caractéristique est leurs critères d’éligibilité. L’article 333, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés limite la possibilité de devenir commissaire aux comptes aux experts en comptabilité, tels que les comptables agréés, les sociétés d’audit, les fiscalistes et les sociétés de fiscalistes. C’est une condition essentielle pour l’exécution de leurs fonctions, qui nécessitent une connaissance spécialisée approfondie dans la préparation des documents comptables.

De plus, pour garantir l’indépendance des commissaires aux comptes, le paragraphe 3 du même article établit des motifs d’inéligibilité stricts. Ainsi, les personnes suivantes ne peuvent pas devenir commissaires aux comptes :

• Les directeurs, les commissaires aux comptes, les dirigeants exécutifs, les gérants ou autres employés de la société ou de ses filiales.
• Les personnes ayant reçu une suspension de leurs activités en vertu des dispositions de la loi sur les comptables agréés ou de la loi sur les fiscalistes, et dont la période de suspension n’est pas encore terminée.
• Les personnes qui, selon les dispositions de la loi sur les fiscalistes, ne sont pas autorisées à exercer des activités de fiscaliste.

Ces dispositions garantissent légalement que les commissaires aux comptes exécutent leurs fonctions de manière indépendante par rapport à la direction de l’entreprise. Bien qu’ils occupent une position interne en tant que « dirigeants » de la société, les exigences de qualification et d’indépendance sont basées sur les normes des experts externes. Cette « indépendance intégrée » est au cœur du système des commissaires aux comptes. Tout en travaillant en étroite collaboration avec le conseil d’administration, ils doivent maintenir leur objectivité et leur scepticisme en tant que professionnels et, si nécessaire, exprimer leur opinion à la direction. Cette tension inhérente est à la fois la difficulté et la source de valeur du rôle du commissaire aux comptes.

Les fonctions et pouvoirs du commissaire aux comptes au Japon

Les fonctions et pouvoirs du commissaire aux comptes sont clairement définis dans la loi japonaise sur les sociétés, et leur objectif principal est d’assurer la fiabilité des documents comptables.

La fonction la plus importante du commissaire aux comptes, selon l’article 374, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés, est de collaborer avec les administrateurs pour préparer les documents comptables de l’entreprise (bilan, compte de résultat, etc.). Cette “collaboration” signifie non seulement vérifier les documents préparés par les administrateurs, mais aussi s’impliquer profondément dans le processus de création en tant qu’expert. Au cours de ce processus, le commissaire aux comptes a la responsabilité, basée sur son expertise professionnelle, d’assurer la validité des traitements comptables et l’exactitude des présentations. Parallèlement, le commissaire aux comptes a également l’obligation de préparer un “rapport du commissaire aux comptes” qui résume l’état d’avancement de ses fonctions.

Pour exercer efficacement ces fonctions, le commissaire aux comptes se voit accorder des droits d’accès à l’information et des pouvoirs d’enquête considérables. Selon l’article 374, paragraphe 2 de la loi japonaise sur les sociétés, le commissaire aux comptes peut à tout moment consulter et copier les livres comptables et les documents connexes de l’entreprise, et demander des rapports sur la comptabilité aux administrateurs et aux employés. Ces droits s’étendent généralement aux grands livres et aux livres auxiliaires, mais il est généralement admis qu’ils ne couvrent pas les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.

De plus, si nécessaire pour l’exercice de ses fonctions, le commissaire aux comptes peut demander des rapports comptables aux filiales ou enquêter sur la situation des activités et des biens des filiales. Cependant, les filiales peuvent refuser cette enquête s’il existe une “raison valable”, telle que la protection des secrets commerciaux (articles 374, paragraphes 3 et 4 de la loi japonaise sur les sociétés).

Le commissaire aux comptes ne se limite pas à la création de documents comptables, mais joue également un rôle de surveillance important dans la gouvernance de l’entreprise. Selon l’article 375 de la loi japonaise sur les sociétés, si le commissaire aux comptes découvre des actes frauduleux commis par les administrateurs ou des faits graves contraires aux lois ou aux statuts de l’entreprise, il a l’obligation de les signaler immédiatement aux actionnaires (ou aux auditeurs, dans le cas d’une société avec auditeurs). Il est également tenu d’assister aux réunions du conseil d’administration où les documents comptables sont approuvés et de donner son avis si nécessaire (article 376 de la loi japonaise sur les sociétés). Ces droits et obligations constituent la base légale qui permet au commissaire aux comptes de soutenir de manière globale la solidité financière de l’entreprise.

Les obligations et responsabilités du commissaire aux comptes sous le droit japonais

Le commissaire aux comptes, en raison de ses fonctions importantes et de ses pouvoirs, assume de lourdes responsabilités légales. Ces responsabilités se divisent principalement en deux catégories : celles envers la société elle-même et celles envers des tiers, tels que les actionnaires et les créanciers.

Pour commencer, en ce qui concerne les responsabilités envers la société, l’article 423, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés stipule que les commissaires aux comptes, ainsi que d’autres dirigeants, qui négligent leurs devoirs et causent ainsi un préjudice à la société, sont tenus de réparer le dommage . Un « manquement aux devoirs » de la part du commissaire aux comptes peut se manifester, par exemple, par le fait de négliger des erreurs significatives dans les documents comptables, d’approuver des traitements inappropriés qui ne sont pas conformes aux normes comptables, ou de ne pas signaler des actes frauduleux découverts chez un administrateur . Cette responsabilité peut être partiellement exonérée ou limitée uniquement sous certaines conditions, telles que le consentement de l’ensemble des actionnaires ou une disposition spéciale des statuts et une résolution spéciale de l’assemblée générale des actionnaires .  

Ensuite, la responsabilité envers les tiers est également extrêmement importante. L’article 429, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés prévoit que les dirigeants, y compris les commissaires aux comptes, qui agissent avec malveillance ou négligence grave dans l’exercice de leurs fonctions et causent ainsi un préjudice à des tiers, sont tenus de réparer le dommage . Par exemple, cela s’applique si une institution financière qui a accordé un prêt à une société sur la base de comptes maquillés impliquant le commissaire aux comptes subit des pertes à la suite de la faillite de cette société.  

De plus, le paragraphe 2 du même article impose une règle particulièrement stricte pour les commissaires aux comptes. Selon cette disposition, si les documents comptables ou le rapport du commissaire aux comptes, auxquels il a contribué, contiennent des déclarations fausses sur des points essentiels, le commissaire aux comptes est responsable des dommages causés à des tiers, à moins qu’il ne prouve qu’il n’a pas manqué à son devoir de diligence . Cela transfère la charge de la preuve sur le commissaire aux comptes, facilitant ainsi la poursuite de la responsabilité par les tiers. Cela indique que les commissaires aux comptes sont soumis à un très haut niveau d’obligation de diligence.  

En plus de ces responsabilités civiles, en cas de violation des dispositions de la loi sur les sociétés, telles que le non-respect de l’obligation de conserver les documents comptables ou la réalisation de déclarations fausses, des sanctions administratives telles qu’une amende de moins de 1 million de yens peuvent également être imposées .  

Le devoir de vigilance des participants à la comptabilité selon la jurisprudence japonaise

Il existe un jugement judiciaire qui sert de guide essentiel pour comprendre le niveau de diligence requis des participants à la comptabilité. Il s’agit d’une décision rendue par la Cour suprême du Japon le 19 juillet 2021 (Reiwa 3). Bien que cette affaire concerne directement non pas les participants à la comptabilité, mais un “auditeur dont l’audit est limité aux questions comptables par les statuts de la société” (auditeur limité à la comptabilité), la logique juridique appliquée est profondément liée aux fonctions des participants à la comptabilité.  

Dans cette affaire, le problème résidait dans le fait que l’auditeur limité à la comptabilité n’avait pas détecté les actes de détournement de fonds commis par un employé de la comptabilité sur une longue période. L’employé avait falsifié des attestations de solde bancaire, et l’auditeur, sans s’en rendre compte, avait rédigé un rapport d’audit approuvant les documents comptables comme étant corrects. La cour d’appel, la Haute Cour, avait statué que “tant qu’il n’y a pas de circonstances particulières rendant évident le manque de fiabilité des livres comptables, il suffit de se fier au contenu des livres comptables établis par la société pour procéder à l’audit”, rejetant ainsi la responsabilité de l’auditeur.  

Cependant, la Cour suprême a renversé cette décision. La Cour suprême a statué que dans une société où aucun auditeur comptable n’est nommé, l’officier chargé de l’audit comptable ne peut pas présumer que le contenu des livres comptables est exact et procéder à l’audit des documents comptables sur cette seule base. Elle a souligné qu’il peut être nécessaire de demander un rapport sur la situation de la tenue des livres comptables et de vérifier les documents sous-jacents pour s’assurer que les documents comptables reflètent correctement la situation financière de la société.  

L’impact de cette décision de la Cour suprême sur les participants à la comptabilité est incommensurable. Si même un auditeur limité à la comptabilité n’est pas autorisé à faire une confiance aveugle aux livres comptables, il est logique d’interpréter que les participants à la comptabilité, qui ont un rôle plus actif et essentiel de “création conjointe” des documents comptables avec les directeurs, sont soumis à un devoir de diligence au moins équivalent, sinon supérieur. Ce précédent indique clairement que les participants à la comptabilité ont la responsabilité, en tant que professionnels, de ne pas prendre pour acquis les informations fournies par la direction, mais de vérifier de manière proactive la validité des documents sous-jacents avec un scepticisme professionnel.

Comparaison avec d’autres institutions

Sous le droit des sociétés japonais, en plus du comptable agréé, il existe des institutions telles que l’auditeur et l’auditeur comptable, qui sont impliquées dans la supervision des finances et de la gestion de l’entreprise. Bien que ces rôles soient souvent confondus, leurs pouvoirs, qualifications et positionnement au sein de l’entreprise diffèrent fondamentalement. Pour comprendre l’unicité du comptable agréé, il est essentiel de les comparer avec ces institutions.

La caractéristique la plus remarquable du comptable agréé est qu’en tant qu’organe interne (dirigeant) de l’entreprise, il crée conjointement avec le conseil d’administration les documents comptables. L’objectif est de construire activement l’exactitude des informations financières dès le stade de la création, avec l’implication d’un expert.  

En revanche, l’auditeur est également un organe interne (dirigeant) de l’entreprise, mais sa principale fonction n’est pas la création de documents comptables, mais plutôt l’« audit (supervision) » de l’exécution des tâches du conseil d’administration. Bien que la portée de l’audit de l’auditeur puisse être limitée aux questions comptables par les statuts, son rôle fondamental est la supervision de la gestion et non l’implication dans le processus de création. Contrairement au comptable agréé, l’auditeur n’est généralement pas tenu d’avoir des qualifications professionnelles telles que celles de comptable public certifié ou d’expert fiscal.  

D’autre part, l’auditeur comptable est un expert « externe » complètement indépendant de l’entreprise. L’auditeur comptable doit être un comptable public certifié ou un cabinet d’audit, et sa tâche est d’auditer de manière indépendante si les documents comptables créés par l’entreprise sont appropriés et d’exprimer son opinion à travers le rapport d’audit. La nomination d’un auditeur comptable est obligatoire pour certaines entreprises, telles que les grandes sociétés. Contrairement au comptable agréé qui assiste à la création de l’intérieur, l’auditeur comptable vérifie le produit fini de l’extérieur, ce qui distingue clairement sa position et sa fonction.  

En résumant ces différences, le tableau suivant est présenté.

Ainsi, le comptable agréé joue un rôle unique et important dans le droit des sociétés japonais, en étant un dirigeant interne tout en possédant une expertise externe, et en s’impliquant dans le processus de création préalable plutôt que dans la supervision ou l’audit postérieur.

Résumé

Tel que détaillé dans cet article, le rôle de l’auditeur comptable est un système innovant établi par la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act) pour renforcer la fiabilité des documents comptables d’une entreprise de l’intérieur. L’auditeur comptable, en tant qu’expert en comptabilité et membre de la direction, collabore avec le conseil d’administration pour assurer activement l’exactitude des rapports financiers. Ce rôle apporte de nombreux avantages pratiques, tels que l’amélioration de la crédibilité de l’entreprise et le soutien à une collecte de fonds efficace. Cependant, avec ces importantes prérogatives viennent de lourdes responsabilités légales envers la société et les tiers. Les récentes décisions de la Cour suprême du Japon montrent que le niveau de diligence requis pour un auditeur comptable est extrêmement élevé, nécessitant une grande expertise professionnelle et une éthique irréprochable dans l’exercice de ses fonctions.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une solide expérience dans la fourniture de services juridiques liés à la gouvernance d’entreprise, y compris l’installation et la gestion d’auditeurs comptables, pour une clientèle diversifiée au Japon. Notre cabinet compte plusieurs experts anglophones possédant des qualifications d’avocat étranger, ce qui nous permet d’offrir un soutien spécialisé aux entreprises menant des activités internationales pour se conformer aux exigences complexes de la loi japonaise sur les sociétés et établir un système de gouvernance efficace et conforme.