Titre de l'article : Méthodes et procédures pour la création d'une société à responsabilité limitée par des étrangers au Japon

Pour les étrangers envisageant de créer une entreprise au Japon, la société en commandite (Gōdō Kaisha) est reconnue comme une option attrayante. Cette forme d’entreprise se caractérise par une structure de gestion flexible et des coûts de création relativement faibles, et a vu une augmentation de son nombre d’établissements ces dernières années. La société en commandite, établie selon le droit des sociétés japonais, est une forme juridique relativement nouvelle introduite par la réforme du droit des sociétés de 2006 (Heisei 18). Elle est basée sur le modèle de la LLC américaine et sa caractéristique fondamentale est la «concordance de la propriété et de la gestion», où les investisseurs sont à la fois propriétaires et gestionnaires de l’entreprise.
Depuis son introduction, la société en commandite a régulièrement augmenté son nombre de créations, dépassant les 33 000 établissements en 2020. Cette tendance à la hausse indique une demande croissante dans la société japonaise pour des formes d’entreprise plus flexibles et plus rentables. Les caractéristiques de la société en commandite, telles que la prise de décision rapide, la responsabilité limitée pour tous les employés et les faibles coûts de création, sont particulièrement attrayantes pour les petites entreprises et les startups. Pour les entrepreneurs étrangers, ces caractéristiques peuvent également être des avantages importants pour réduire les barrières à l’entrée sur le marché japonais.
De plus, le fait que des entreprises mondiales telles qu’Apple, Google et Amazon aient adopté la forme de société en commandite pour leurs entités japonaises suggère que la «faible crédibilité sociale» parfois associée à la société en commandite n’est pas uniformément un désavantage dans tous les modèles d’affaires ou marchés. Pour les entreprises ayant une marque établie, celles engagées dans des transactions B2B, ou celles dont les activités commerciales ne nécessitent pas que les consommateurs finaux soient directement conscients de la forme juridique, la flexibilité interne et les avantages en termes de coûts offerts par la société en commandite peuvent surpasser les préoccupations concernant la crédibilité externe. Cela devient un critère de décision important pour les entrepreneurs étrangers lorsqu’ils choisissent une société en commandite en fonction de leur modèle d’affaires.
Cet article explique en détail, sur la base des lois japonaises, les méthodes spécifiques pour établir une société en commandite au Japon, les exigences légales, ainsi que les défis pratiques auxquels les étrangers peuvent être confrontés et leurs solutions. En particulier, il aborde les exigences pour obtenir le visa de «gestion et administration» et la coordination avec le processus de création d’entreprise, dans l’espoir que ce guide facilite le démarrage de vos activités au Japon.
Qu’est-ce qu’une société à responsabilité limitée par actions (Godo Kaisha) ? Définition légale et comparaison avec une société par actions japonaise
Définition légale et caractéristiques d’une société à responsabilité limitée (Gōdō Kaisha) sous le droit japonais
La société à responsabilité limitée, ou Gōdō Kaisha, est clairement définie dans le droit des sociétés japonais comme un type de “société de parts” . Sa caractéristique la plus marquante est le principe de “concordance entre propriété et gestion” . Autrement dit, tous les “associés” qui investissent dans une Gōdō Kaisha sont à la fois propriétaires de l’entreprise et, en principe, en charge de sa gestion. Le terme “associé” diffère ici de “l’employé permanent” habituel et désigne une personne qui investit dans l’entreprise et en devient propriétaire .
Il existe principalement trois types d’associés : l’associé exécutant, l’associé représentant et l’exécutant des fonctions. L’associé exécutant détient l’autorité d’exécuter les opérations de l’entreprise. Bien que tous les associés aient en principe le droit d’exécuter les opérations, les statuts peuvent désigner certains associés comme exécutants . L’associé exécutant est comparable au directeur d’une société par actions et est responsable de la gestion quotidienne de l’entreprise . L’associé représentant est choisi parmi les associés exécutants et détient le pouvoir de représenter l’entreprise . Équivalent au directeur représentatif d’une société par actions, il joue le rôle de visage de l’entreprise dans la conclusion de contrats externes et les litiges . Plusieurs associés représentants peuvent être élus et leurs noms et adresses doivent être inscrits au registre du commerce . Bien que tous les associés d’une Gōdō Kaisha aient en principe le droit de représentation et d’exécution, il est courant de désigner des associés représentants spécifiques pour éviter la confusion externe et les désaccords dans la prise de décision . L’exécutant des fonctions est une personne physique qui exécute les opérations en lieu et place de l’associé exécutant ou de l’associé représentant lorsqu’il s’agit d’une personne morale . Aucune qualification spéciale n’est requise pour devenir exécutant des fonctions, et il est possible de nommer un dirigeant ou un employé de la société, ou même un tiers externe . Le nom et l’adresse de l’exécutant des fonctions de l’associé représentant sont également enregistrés . Une Gōdō Kaisha permet à une personne morale d’être “associé” (investisseur), “associé exécutant” ou “associé représentant”, ce qui n’est pas autorisé dans une société par actions . Cette caractéristique offre une grande flexibilité, notamment lorsque des sociétés étrangères souhaitent établir une filiale au Japon et la gérer directement. Par exemple, une société mère étrangère peut devenir l’associé représentant d’une Gōdō Kaisha japonaise, et un de ses dirigeants peut être nommé exécutant des fonctions, simplifiant ainsi la gouvernance de l’ensemble du groupe.
Tous les associés d’une Gōdō Kaisha ont une “responsabilité limitée indirecte” . Cela signifie que les associés ne sont responsables qu’à hauteur de leur apport en capital à l’entreprise et ne sont pas tenus de rembourser les dettes de l’entreprise au-delà de leur apport, même si les dettes dépassent le montant de l’investissement . Cette limite de responsabilité est similaire à celle des actionnaires d’une société par actions et constitue un avantage significatif pour les entrepreneurs, car elle permet de limiter les risques commerciaux.
Une autre caractéristique de la Gōdō Kaisha est le haut degré de liberté en matière d’autonomie interne. Contrairement à une société par actions, elle n’est pas légalement obligée de mettre en place des structures institutionnelles strictes telles que l’assemblée générale des actionnaires ou le conseil d’administration, et les décisions de l’entreprise peuvent être définies de manière flexible dans les statuts . Cette concordance entre propriété et gestion simplifie considérablement le processus de prise de décision, permettant des décisions rapides et une grande liberté de gestion . Comme les propriétaires associés gèrent directement l’entreprise, il n’est pas nécessaire de passer par un processus d’approbation à plusieurs niveaux. De plus, une Gōdō Kaisha n’est pas tenue de publier ses comptes annuels et peut fixer une durée illimitée pour le mandat de ses dirigeants, ce qui permet de réduire les coûts de fonctionnement continus tels que les frais de publication des comptes et les frais d’enregistrement des changements de dirigeants . La confidentialité des informations financières est un avantage important pour les petites entreprises et les entrepreneurs qui privilégient la non-divulgation, car elle peut offrir un avantage concurrentiel et protéger la vie privée.
La flexibilité d’une Gōdō Kaisha à nommer plusieurs associés représentants est particulièrement utile lorsqu’une entreprise est lancée par plusieurs partenaires étrangers ou lorsque l’entreprise opère dans divers secteurs d’activité. Par exemple, des partenaires de différentes nationalités ou spécialités peuvent chacun devenir associé représentant et partager les responsabilités dans des domaines d’activité ou des régions spécifiques, rendant ainsi le processus de prise de décision plus fluide. Une telle répartition flexible des rôles est cruciale pour optimiser la gouvernance interne et tirer pleinement parti de l’expertise de chaque partenaire dans le développement commercial international.
Le rôle et les responsabilités des « associés » dans une société à responsabilité limitée japonaise (Gōdō Kaisha)
Définition et types de « membres » dans une société en commandite simple au Japon
Dans le contexte d’une société en commandite simple (合同会社) au Japon, le terme « membre » (社員) se distingue de l’acception générale de « salarié » et désigne les individus qui investissent dans l’entreprise et en deviennent propriétaires. Les membres d’une société en commandite simple ont, en principe, le droit et l’obligation de participer à la gestion de l’entreprise.
Il existe principalement trois types de membres : les membres exécutants, les membres représentatifs et les exécutants des fonctions. Les membres exécutants sont ceux qui ont l’autorité d’exécuter les opérations de l’entreprise. Bien que tous les membres aient en principe le droit d’exécuter les opérations, les statuts peuvent désigner certains membres spécifiques pour cette fonction. Les membres exécutants sont équivalents aux directeurs d’une société par actions et sont responsables de la gestion quotidienne de l’entreprise. Les membres représentatifs sont choisis parmi les membres exécutants et ont le pouvoir de représenter l’entreprise. Ils correspondent aux directeurs généraux d’une société par actions et assument le rôle de visage de l’entreprise, notamment dans la conclusion de contrats externes et les litiges. Il est possible de choisir un ou plusieurs membres représentatifs, et leurs noms et adresses doivent être inscrits au registre du commerce. Bien que tous les membres d’une société en commandite simple aient en principe le droit de représentation et d’exécution, il est courant de désigner des membres spécifiques comme membres représentatifs pour éviter la confusion externe et les désaccords dans la prise de décision. Les exécutants des fonctions sont des individus qui exécutent les opérations en lieu et place des membres exécutants ou représentatifs lorsqu’ils sont des personnes morales. Aucune qualification spéciale n’est requise pour devenir un exécutant des fonctions, et il est possible de nommer un officier ou un employé de la société, ou même un tiers externe. Les noms et adresses des exécutants des fonctions des membres représentatifs sont également enregistrés. Une société en commandite simple permet à une personne morale d’être membre (investisseur), membre exécutant ou membre représentatif, ce qui n’est pas autorisé dans une société par actions. Cette caractéristique offre une grande flexibilité, en particulier lorsque des sociétés étrangères souhaitent établir une filiale au Japon et la gérer directement. Par exemple, une société mère étrangère peut devenir membre représentatif d’une société en commandite simple au Japon, et un de ses dirigeants peut être nommé comme exécutant des fonctions, simplifiant ainsi la structure de gouvernance de l’ensemble du groupe.
La flexibilité d’une société en commandite simple à nommer plusieurs membres représentatifs est particulièrement utile lorsqu’on lance une entreprise avec plusieurs partenaires étrangers ou lorsque l’entreprise opère dans divers secteurs. Par exemple, des partenaires de différentes nationalités ou spécialités peuvent chacun devenir membres représentatifs et partager la responsabilité de domaines d’activité ou de régions spécifiques, ce qui permet de rendre le processus de prise de décision plus fluide. Un tel partage flexible des rôles est important pour maximiser l’expertise de chaque partenaire et optimiser la gouvernance interne dans le cadre d’un déploiement commercial international.
Les obligations et responsabilités imposées aux associés sous le droit japonais
Les « associés » d’une société en commandite simple (合同会社) au Japon ont une « responsabilité limitée » qui les oblige à rembourser les dettes de la société dans la limite de leur apport en capital. Cela signifie que, même en cas de faillite de la société, les biens personnels des associés sont protégés des dettes de la société.
Cependant, les associés qui détiennent le pouvoir d’exécuter les opérations, tels que les « associés exécutifs » ou les « représentants associés », sont soumis à des obligations et responsabilités spécifiques similaires à celles des administrateurs d’une société par actions. Cela inclut le devoir de diligence et de loyauté, l’obligation de rapporter, l’obligation d’éviter les conflits d’intérêts, les restrictions sur les transactions en conflit d’intérêts et la responsabilité en cas de dommages. Le devoir de diligence et de loyauté consiste à gérer les affaires de la société avec soin, en tant que bon gestionnaire, en respectant les lois et les statuts et en exécutant fidèlement ses fonctions pour le compte de la société. Ces obligations ne peuvent pas être exclues par les statuts. L’obligation de rapporter signifie que, sur demande d’autres associés, il faut toujours rendre compte de l’état d’exécution des fonctions et, après la fin de celles-ci, rapporter rapidement le déroulement et les résultats. Cette obligation peut être modifiée par les statuts. L’obligation d’éviter les conflits d’intérêts signifie qu’un associé ne peut pas, sans l’approbation de tous les autres associés, exercer une activité commerciale du même type pour son propre compte ou celui d’un tiers, ou effectuer des transactions. En cas de violation de cette disposition, les bénéfices obtenus peuvent être présumés être des dommages subis par la société. Les restrictions sur les transactions en conflit d’intérêts exigent l’approbation de la majorité des associés autres que les associés exécutifs pour effectuer des transactions dans lesquelles les intérêts de la société et ceux de l’associé sont en conflit, comme lorsque l’associé effectue des transactions avec la société en commandite simple ou lorsque celle-ci garantit les dettes de l’associé exécutif. Cette restriction peut également être assouplie ou exclue par les statuts. La responsabilité en cas de dommages signifie que si un associé exécutif néglige ses fonctions et cause un préjudice à la société en commandite simple, il est conjointement responsable de l’indemnisation des dommages. En cas de malveillance ou de faute grave, il peut également être tenu responsable des dommages envers des tiers.
Les associés qui ne détiennent pas le pouvoir d’exécuter les opérations ne sont pas soumis à ces lourdes obligations et responsabilités, donc ceux qui souhaitent uniquement apporter des capitaux devraient envisager l’option de ne pas devenir des associés exécutifs. La flexibilité de cette répartition des rôles chez les associés permet aux investisseurs étrangers de participer à des entreprises au Japon sans assumer les obligations légales associées à une implication active dans la gestion, tout en restant simplement des fournisseurs de capitaux. Cela a une importance cruciale du point de vue de la gestion des risques, en particulier pour les investisseurs étrangers.
De plus, le fait que les statuts peuvent modifier ou exclure certaines obligations spécifiques telles que l’obligation de rapporter, l’obligation d’éviter les conflits d’intérêts et les restrictions sur les transactions en conflit d’intérêts montre le rôle extrêmement important des statuts dans la gouvernance interne d’une société en commandite simple. Cela signifie que la création des statuts n’est pas simplement une procédure légale, mais une opportunité pour les entrepreneurs étrangers de concevoir stratégiquement les règles internes de leur entreprise en fonction des caractéristiques de leur entreprise, de leur tolérance au risque et des accords entre partenaires. Pouvoir construire un système de gouvernance unique sans être lié par les dispositions légales par défaut est essentiel pour prévenir les conflits futurs et réaliser une gestion d’entreprise plus fluide.
Procédures concrètes et exigences légales pour la création d’une société à responsabilité limitée au Japon
Décision des informations de base de l’entreprise
La première étape de la création d’une société à responsabilité limitée (Gōdō Kaisha) au Japon est de déterminer les informations de base de l’entreprise. Ces informations doivent être inscrites avec soin dans les statuts et les documents d’enregistrement.
Les informations à déterminer comprennent le nom commercial de l’entreprise, qui doit obligatoirement inclure les mots “société à responsabilité limitée”, l’objet social qui doit être décrit de manière spécifique et respecter les critères de légalité, de rentabilité et de clarté, et ne peut pas s’étendre au-delà de ce qui est établi dans les statuts, l’adresse légale de l’entreprise, le montant du capital social (il est conseillé d’avoir un capital d’au moins 5 millions de yens, surtout si l’on envisage d’obtenir un visa de “gestion/administration”), les noms et adresses de tous les associés qui doivent être inscrits avec précision tel qu’indiqué dans leur certificat de signature ou de sceau, la mention que tous les associés ont une responsabilité limitée, ce qui doit être clairement indiqué dans les statuts, le montant de la contribution en numéraire qui doit être indiqué en yens, et la date de dépôt de la demande d’enregistrement auprès du bureau des affaires juridiques, qui sera la date de création de l’entreprise. La définition de l’objet social ne se limite pas à une simple formalité, mais constitue une contrainte légale importante qui peut influencer le développement futur de l’entreprise. Il est donc judicieux d’inclure dès le départ tous les objectifs d’activité pertinents pour éviter les tracas et les coûts liés à une modification ultérieure des statuts. La décision concernant le montant du capital social est importante non seulement pour assurer les fonds nécessaires à l’entreprise, mais aussi pour répondre aux exigences de l’obtention d’un visa, ce qui est particulièrement crucial pour les entrepreneurs étrangers.
Création de statuts et mentions obligatoires au Japon
Les statuts constituent un document extrêmement important, souvent qualifié de “constitution de l’entreprise”, car ils établissent les règles fondamentales de l’activité organisationnelle d’une société. Pour créer une société à responsabilité limitée (Gōdō Kaisha) au Japon, toutes les personnes souhaitant devenir associés doivent élaborer les statuts et y apposer leur signature ou leur sceau .
Les statuts doivent contenir trois types de mentions : absolues, relatives et facultatives. Les mentions absolues sont celles qui doivent obligatoirement figurer dans les statuts, sans lesquelles les statuts seraient invalides. Cela inclut l’objet social, la dénomination commerciale, le siège social, les noms et adresses des associés, la mention que tous les associés ont une responsabilité limitée, ainsi que l’objet et le montant des apports des associés . Les mentions relatives sont celles qui, si elles ne sont pas inscrites, n’invalident pas les statuts, mais leur absence empêche ces mentions de produire leurs effets. Par exemple, les conditions de transfert des parts sociales, les méthodes de décision en cas de pluralité d’associés exécutant les opérations, les modalités de nomination des représentants, la durée de vie de la société ou les causes de dissolution . Il est fortement recommandé de définir clairement ces éléments lors de la création de la société pour éviter les conflits futurs entre associés. En particulier, les règles concernant le transfert des parts sociales et les processus de prise de décision en présence de plusieurs associés sont directement liés à la stabilité et à la gestion fluide de l’entreprise, nécessitant ainsi une considération minutieuse . Les mentions facultatives sont celles que l’on peut librement établir dans les limites de la loi sur les sociétés. Elles comprennent l’exercice social (période de clôture des comptes), les méthodes de publicité, les dispositions relatives à la distribution des bénéfices, les modalités de répartition des pertes et profits entre les associés, la rémunération des associés exécutant les opérations, etc. . L’utilisation appropriée de ces dispositions facultatives permet aux entrepreneurs étrangers de construire des règles de gestion d’entreprise plus flexibles, adaptées à leur modèle d’affaires et aux pratiques commerciales internationales.
Lors de la création des statuts, il est nécessaire que les noms et adresses des associés correspondent parfaitement à ceux indiqués sur les certificats de signature ou de sceau, et une attention particulière doit être portée à la manière dont ils sont inscrits . Une simple erreur de transcription peut entraîner des retards dans les procédures ultérieures ou des problèmes juridiques. Contrairement à une société par actions (Kabushiki Kaisha), une société à responsabilité limitée n’a pas besoin de faire authentifier ses statuts par un notaire . Cela contribue non seulement à réduire les coûts de création, mais aussi à simplifier les procédures. Bien qu’un timbre fiscal de 40 000 yens soit requis pour les statuts sur papier, l’utilisation de statuts électroniques élimine ce coût, permettant ainsi de réduire davantage les frais de création .
Versement du capital social
Après la création des statuts, les futurs associés d’une société à responsabilité limitée par actions simplifiée doivent verser la totalité du montant de leur apport en numéraire ou fournir les biens non monétaires correspondants avant de procéder à la demande d’immatriculation de la société .
Le compte destinataire du versement du capital social est un compte bancaire ordinaire situé au Japon, appartenant à la personne qui deviendra le représentant légal . Ce compte peut être un compte existant, mais même si le solde est égal ou supérieur au montant du capital social, chaque associé doit effectuer le versement du montant fixé sur le compte du représentant . Lors du transfert, il faut s’assurer que le nom de chaque associé soit inscrit sur le relevé bancaire afin de pouvoir vérifier qui a versé quel montant . Le versement du capital social doit être effectué après la création des statuts . Les versements effectués avant la création des statuts peuvent entraîner un refus de la demande d’immatriculation.
Une fois le versement effectué, un “certificat de versement” est établi. Ce document atteste que le versement du capital social a été réalisé et est signé par le représentant légal de la société en formation avec le sceau de l’entreprise . En général, on joint une copie de la couverture du livret bancaire, de la première page et de la page où le versement peut être vérifié .
L’obligation d’utiliser un “compte bancaire personnel au Japon” pour le versement du capital social représente un défi pratique important, en particulier pour les entrepreneurs étrangers résidant à l’étranger . Cela est dû au fait que, dans de nombreux cas, l’ouverture d’un compte bancaire personnel au Japon nécessite une adresse résidentielle dans le pays ou une preuve de séjour sur une certaine période . Pour résoudre ce problème, une solution courante et pratique consiste à s’associer avec des résidents japonais ou des personnes ayant le statut de résident permanent qui peuvent agir en tant que collaborateurs (fondateurs ou membres du conseil d’administration) et utiliser leur compte personnel pour le versement du capital social .
Demande d’enregistrement de constitution auprès du Bureau des affaires juridiques au Japon
Une société à responsabilité limitée (Gōdō Kaisha) est légalement établie au Japon en procédant à l’enregistrement de sa constitution auprès du Bureau des affaires juridiques compétent pour le lieu de son siège social. La date de la demande d’enregistrement devient la date de constitution de la société.
Pour la demande d’enregistrement, il est nécessaire de fournir plusieurs documents : le formulaire de demande d’enregistrement de constitution de la société à responsabilité limitée, les statuts, une résolution déterminant le représentant de la société, le siège social et le capital social, le consentement du représentant à sa nomination, un document attestant du paiement du capital (certificat de versement), un CD-R ou un document écrit contenant les informations à enregistrer, un support pour les timbres fiscaux, ainsi qu’une notification de sceau (changement de sceau) si applicable.
La demande d’enregistrement est effectuée par la personne habilitée à représenter la société (généralement le représentant de la société). Elle peut être déposée directement au Bureau des affaires juridiques, ou bien envoyée par courrier ou soumise en ligne.
Le processus de demande d’enregistrement exige une grande attention à la quantité de documents soumis et à l’exactitude de leur contenu. La moindre erreur ou omission peut entraîner un refus d’enregistrement et un retard considérable dans la procédure. Cela peut représenter un défi majeur pour les entrepreneurs étrangers qui peuvent avoir des difficultés à comprendre les procédures administratives complexes et le jargon spécialisé du Japon.
Suite à la réforme du règlement sur l’enregistrement commercial de 2021 (Reiwa 3), la soumission d’un sceau au registre est devenue facultative lors de la demande d’enregistrement en ligne. Cela signifie que l’empreinte et la soumission physiques d’un sceau, nécessaires auparavant pour les demandes sur papier, ne sont plus requises, ce qui peut alléger la charge des procédures pour les entrepreneurs étrangers habitués aux démarches numérisées. Cependant, pour les demandes sur papier, l’apposition d’un sceau reste nécessaire, et une préparation adéquate en fonction de la méthode de demande est requise.
Une fois l’enregistrement terminé, il est possible d’obtenir un certificat d’enregistrement des articles (tel qu’un certificat complet d’historique des articles), permettant ainsi de commencer les activités en tant que personne morale. Cet achèvement de l’enregistrement signifie non seulement que la société est légalement établie, mais aussi qu’elle remplit une condition préalable pour avancer dans la demande de visa de « gestion et administration ».
Coûts associés à la création d’une entreprise
Les frais légaux pour la création d’une société à responsabilité limitée (Gōdō Kaisha) au Japon varient généralement entre 60 000 et 100 000 yens (environ 450 à 750 euros) . Cela représente une réduction significative par rapport aux coûts de création d’une société par actions (Kabushiki Kaisha), qui s’élèvent à environ 220 000 à 250 000 yens (environ 1650 à 1875 euros) .
Les principaux frais légaux sont les suivants : la taxe d’enregistrement et de licence, qui est une taxe gouvernementale payée lors de la procédure d’enregistrement au bureau des affaires juridiques, est de 0,7 % du capital social ou 60 000 yens, selon le montant le plus élevé. Le seuil où 0,7 % dépasse 60 000 yens est d’environ 8,57 millions de yens de capital social . Si vous utilisez des statuts électroniques, vous n’avez pas besoin de payer les 40 000 yens de timbre fiscal requis pour les statuts papier . En choisissant des statuts électroniques, vous pouvez économiser ces 40 000 yens, ce qui permet de réduire les coûts totaux de création d’une société à responsabilité limitée à un minimum de 60 000 yens .
Il y a également des frais pour la création d’un sceau d’entreprise , des frais pour l’émission de divers certificats , etc.
Lorsque vous faites appel à des professionnels (juristes, consultants administratifs, comptables, etc.) pour gérer les procédures, des honoraires professionnels supplémentaires sont engagés. Bien que ces coûts professionnels augmentent le coût total de la création, ils constituent un investissement important pour assurer la précision et l’efficacité des procédures, ainsi que la certitude d’obtenir un visa, surtout lorsque l’on considère les barrières linguistiques et le système juridique complexe au Japon auxquels les entrepreneurs étrangers sont confrontés.
De plus, en utilisant le programme de soutien à la création d’entreprise spécifique promu par les autorités locales, il est possible de réduire de moitié la taxe d’enregistrement et de licence (dans le cas d’une société à responsabilité limitée, le minimum serait de 30 000 yens). Les entrepreneurs étrangers peuvent réduire davantage les coûts initiaux en collectant activement des informations et en envisageant d’utiliser ces programmes de soutien offerts par les autorités locales de leur lieu de résidence ou d’activité prévu. Ces programmes de soutien offrent non seulement des avantages financiers, mais peuvent également fournir des opportunités utiles pour la gestion des affaires après la création, telles que l’assistance à l’élaboration de plans d’affaires et la construction de réseaux avec des professionnels.
Défis et solutions pratiques lors de la création d’une société en commandite simple par des étrangers au Japon
Lorsque des étrangers établissent une société en commandite simple au Japon, ils peuvent être confrontés à plusieurs défis pratiques découlant des systèmes et des pratiques commerciales spécifiques au Japon, ainsi que des exigences en matière de statut de résidence. Comprendre ces défis à l’avance et mettre en œuvre des solutions appropriées est essentiel pour une création d’entreprise fluide et un démarrage réussi des activités.
Sécurisation d’une adresse et d’un compte bancaire au Japon
Lorsqu’un étranger souhaite créer une entreprise au Japon, en particulier s’il réside à l’étranger, la sécurisation d’une adresse et d’un compte bancaire au Japon représente un défi majeur.
Concernant les comptes bancaires personnels, pour le versement du capital social, il est nécessaire que la personne devenant représentant de l’entreprise dispose d’un compte bancaire personnel au Japon. Cependant, les étrangers sans adresse au Japon ou ceux qui n’ont pas séjourné dans le pays pendant plus de six mois rencontrent souvent des difficultés à ouvrir un compte personnel. Cela est dû au fait que les institutions financières effectuent des vérifications rigoureuses de l’identité du titulaire du compte et de la réalité de l’activité commerciale lors de l’ouverture du compte, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Cette exigence constitue un obstacle substantiel pour les entrepreneurs étrangers lors de l’étape du versement du capital social, préalable à la création de l’entreprise. En ce qui concerne les comptes d’entreprise, bien qu’ils soient essentiels pour les activités commerciales après la création de l’entreprise, les étrangers en tant que représentants rencontrent des difficultés accrues pour les ouvrir, comparativement aux représentants japonais, en raison d’un contrôle plus strict. Une circulaire de l’Agence Nationale de Police (mars 2012 (Heisei 24)) a renforcé l’examen des comptes d’entreprise, incitant les institutions financières à adopter une approche excessivement prudente.
Plusieurs solutions peuvent être envisagées pour surmonter ces défis. L’utilisation de collaborateurs, tels que des Japonais ou des résidents permanents ayant une adresse au Japon, en tant que partenaires fiables (fondateurs ou dirigeants), pour utiliser leur compte personnel pour le versement du capital social, est la solution la plus courante et la plus réaliste. Cela permet aux entrepreneurs étrangers de poursuivre les procédures de création d’entreprise même s’ils ne résident pas au Japon. Cette méthode est importante non seulement pour la commodité procédurale, mais aussi pour établir un réseau local et un système de soutien dans le cadre du développement des affaires au Japon. Une autre option est de venir au Japon avec un visa de court séjour et d’ouvrir un compte, mais cette méthode peut également présenter des obstacles à l’ouverture de compte et n’est pas toujours fiable. En ce qui concerne l’utilisation d’un exécutant des tâches, lorsqu’une société étrangère devient le représentant d’une société à responsabilité limitée, la nomination d’un exécutant des tâches résidant au Japon peut satisfaire aux exigences d’enregistrement. En tant que services alternatifs, comme Wise Business, lorsque l’ouverture d’un compte bancaire traditionnel est difficile, il existe également l’option d’envisager des services de comptes multidevises tels que Wise Business. Bien que ces services soient pratiques pour les transferts internationaux et les transactions en plusieurs devises, un compte bancaire japonais reste préférable pour obtenir des prêts au Japon ou pour les relations avec des partenaires commerciaux qui valorisent une haute crédibilité.
Certificats de sceau et de signature au Japon
Pour la demande d’enregistrement de la création d’une entreprise, le certificat de sceau du représentant de l’entreprise est nécessaire. Les étrangers résidant au Japon qui disposent d’un registre de résidence et qui ont enregistré leur sceau peuvent obtenir un certificat de sceau de la même manière que les Japonais auprès de la mairie de leur arrondissement ou commune. En revanche, les étrangers résidant à l’étranger qui n’ont pas de registre de résidence au Japon ne peuvent pas obtenir de certificat de sceau. Dans ce cas, il est permis d’utiliser un « certificat de signature » émis par les autorités officielles de leur pays d’origine (comme le consulat) en remplacement du certificat de sceau. Cela montre que le système juridique japonais s’adapte de manière flexible aux pratiques commerciales internationales. Le certificat de signature est nécessaire lors de procédures importantes telles que l’authentification des statuts (inutile pour une société à responsabilité limitée, mais nécessaire pour une société par actions), lors de l’enregistrement de la création de l’entreprise, et lors de l’enregistrement des changements de dirigeants. Les certificats de signature rédigés dans une langue étrangère doivent être accompagnés d’une traduction en japonais. Le lieu d’obtention du certificat de signature varie selon que vous vous trouvez au Japon, dans votre pays d’origine ou dans un pays tiers, il est donc nécessaire de vérifier à l’avance.
Bien qu’il existe une alternative avec le certificat de signature, le processus d’obtention de documents auprès d’institutions étrangères et de préparer leur traduction en japonais est une procédure complexe qui demande du temps et des efforts pour les entrepreneurs étrangers. Pour assurer l’exactitude et la rapidité de cette procédure, les conseils d’experts sont essentiels.
Sécurisation d’un Établissement Commercial au Japon
Dans le cadre des procédures de création d’entreprise et, en particulier, lors de la demande d’obtention du visa de « gestion et administration » au Japon, il est essentiel de sécuriser un établissement commercial (bureau) approprié pour mener des activités au sein du territoire japonais.
En tant qu’établissement commercial tangible, les bureaux virtuels sont souvent considérés comme « dépourvus de substance réelle » et peuvent ne pas être reconnus dans le cadre des demandes de visa, ce qui nécessite une attention particulière. Les domiciles utilisés également comme bureaux ne sont généralement pas acceptés non plus, et il est nécessaire d’avoir un bureau avec un contrat de location « commercial » clairement distinct du domicile. Cela est dû au fait que le Bureau de l’immigration japonais examine rigoureusement la réalité et la pérennité de l’activité. Les contrats de courte durée ou les locations au mois peuvent ne pas être reconnus comme des établissements commerciaux. Le contrat de location doit indiquer clairement que l’usage est « commercial ». En tant que problème et solution, il est souvent difficile pour les étrangers sans adresse au Japon de conclure seuls des contrats de location immobilière, donc faire appel à un collaborateur résidant au Japon (citoyen japonais ou résident permanent) pour conclure le contrat immobilier est une solution prudente. La sécurisation d’un établissement commercial est l’un des défis pratiques interdépendants auxquels les entrepreneurs étrangers sont confrontés lorsqu’ils commencent une activité au Japon, à l’instar de l’ouverture de comptes bancaires ou de l’obtention de certificats de signature. Il est nécessaire de mettre en œuvre des solutions globales.
Création et Traduction de Documents en Japonais
Lors de la création d’une entreprise ou de la demande de visa au Japon, la plupart des documents à soumettre doivent être rédigés en japonais ou, si rédigés dans une langue étrangère, doivent être accompagnés d’une traduction en japonais.
Concernant les formulaires d’enregistrement, bien que les demandes d’enregistrement de création d’entreprise puissent être rédigées en japonais ou dans une langue étrangère, une traduction en japonais est nécessaire si elles sont rédigées dans une langue étrangère. Pour les documents joints, tels que les statuts ou les certificats de signature rédigés dans une langue étrangère, il est généralement nécessaire d’inclure une traduction en japonais. Le défi est que pour les étrangers dont la maîtrise du japonais n’est pas suffisante, la compréhension précise d’une grande quantité de documents, leur création et la traduction de termes spécialisés représentent un fardeau considérable. Une traduction inexacte ou des omissions peuvent entraîner un refus de visa ou des retards dans les procédures. La barrière de la langue japonaise ne se limite pas à un problème de communication, mais devient un facteur de risque direct dans la création de documents où la précision juridique est requise. En tant que solution, il est fortement recommandé de recourir à l’aide de professionnels (juristes administratifs, juristes judiciaires, services de traduction) pour des procédures précises et fluides. En particulier, les documents traduits peuvent nécessiter une “certification de traduction”, où le traducteur jure que la traduction est fidèle à l’original, ou une “notarisation” par un notaire public, ce qui rend les compétences spécialisées et la compréhension des exigences légales indispensables, au-delà de simples compétences en traduction.
Obtention du visa de statut de résidence “Gestion & Management” sous le droit japonais
Principales exigences pour l’obtention d’un visa d’affaires au Japon
Pour gérer une entreprise au Japon, les étrangers doivent généralement obtenir un visa de statut de résidence « Gestion & Administration ». Ce visa est soumis à une évaluation rigoureuse de la stabilité et de la continuité de l’entreprise au Japon, ainsi que des capacités de gestion de l’applicant.
Les principales exigences sont les suivantes : il est nécessaire de disposer d’un bureau physique au Japon où l’activité commerciale peut se dérouler de manière continue. Les bureaux virtuels ou les domiciles servant également de bureaux ne sont généralement pas acceptés. Cela constitue une exigence cruciale pour prouver la réalité de l’entreprise. En tant qu’entreprise de taille suffisante, il faut répondre à l’une des conditions suivantes : avoir un capital ou un montant total d’investissement de plus de 5 millions de yens, employer au moins deux employés à temps plein résidant au Japon, ou être reconnu comme équivalent à ces critères. Ces exigences en termes de taille de l’entreprise ne se limitent pas à des critères financiers, mais servent également d’indicateurs importants pour évaluer la santé et la pérennité de l’entreprise. En ce qui concerne la stabilité et la continuité de l’entreprise, il est nécessaire de démontrer clairement dans un « plan d’affaires » détaillé que l’entreprise a des perspectives de fonctionnement stable et continu. Le plan d’affaires doit inclure des détails sur la nature de l’entreprise, le plan de gestion, le plan financier, etc., et présenter de manière logique la faisabilité et la rentabilité de l’entreprise. Concernant les capacités et l’expérience en gestion de l’applicant, il est requis que l’applicant ait plus de trois ans d’expérience dans la gestion ou l’administration d’une entreprise (y compris le temps passé à étudier la gestion des affaires au niveau du master). Cependant, cette exigence d’expérience n’est pas absolue, et il est possible d’obtenir un visa même sans antécédents éducatifs ou professionnels en gestion si l’investissement est de plus de 5 millions de yens. Même si l’expérience est insuffisante, il est possible d’augmenter les chances d’obtenir un visa en prouvant activement que l’on s’engagera dans la gestion de l’entreprise en tant que dirigeant. Cela signifie que l’engagement sincère de l’applicant envers son entreprise et un plan concret pour réussir sont pris en compte. En ce qui concerne la rémunération, il est nécessaire de percevoir un salaire au moins équivalent à celui d’un Japonais occupant un poste similaire.
Les exigences pour le visa « Gestion & Administration » sont interdépendantes ; par exemple, le montant du capital est un indicateur de la taille de l’entreprise, et le plan d’affaires sert de base pour évaluer de manière globale la stabilité et la continuité de l’entreprise, la sécurisation du bureau et les capacités de gestion de l’applicant. Tout manquement dans l’une de ces exigences peut avoir un impact négatif sur l’ensemble de la demande et conduire à un refus de visa.
La coordination entre la création d’une société en commandite simple et la demande de visa au Japon
La création d’une société en commandite simple (Gōdō Kaisha) est une condition préalable à l’obtention d’un visa de « gestion et administration » au Japon. Une entreprise est légalement établie une fois que le capital social est versé et que les locaux commerciaux sont sécurisés, ce qui permet alors de préparer la demande de visa.
Concernant la synchronisation entre la création de l’entreprise et la demande de visa, ces deux procédures sont étroitement liées au Japon : sans l’achèvement de l’enregistrement de la société, il est impossible d’obtenir un certificat d’enregistrement des articles de l’entreprise, nécessaire pour progresser dans la demande de visa. Toute erreur ou retard dans le processus de création de l’entreprise peut avoir un impact direct sur le calendrier de la demande de visa et augmenter le risque de retarder l’ensemble du plan de démarrage de l’entreprise. De nombreux étrangers commencent par séjourner au Japon avec un statut de résidence existant, tel que « étudiant » ou « compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales », tout en progressant dans la création de leur entreprise, puis demandent un changement pour un visa de « gestion et administration ».
En ce qui concerne les risques et les mesures de prévention d’un refus de visa, les principales raisons d’un refus de visa incluent des lacunes dans le plan d’affaires, des doutes sur les antécédents et les compétences du demandeur, des incohérences ou des omissions dans les documents soumis, et des problèmes liés à l’historique de résidence antérieur. En particulier, si des incohérences dans les informations fournies ou des déclarations frauduleuses sont suspectées, le risque de refus de visa augmente considérablement.
Quant au rôle des experts, la création d’une entreprise et la demande de visa sont des procédures complexes, et la barrière de la langue japonaise existe également, donc le soutien d’experts (juristes, consultants en administration, avocats) est la clé du succès. Les experts aident à réduire les risques de refus en fournissant une documentation précise, en aidant à élaborer un plan d’affaires viable et en facilitant une communication fluide avec le Bureau de l’immigration. Comme la création d’entreprise et la demande de visa sont des processus interdépendants, recevoir un soutien cohérent d’experts compétents dans ces deux domaines est essentiel pour un démarrage d’entreprise efficace et sûr.
Résumé : Le soutien offert par le cabinet d’avocats Monolith
La création d’une société à responsabilité limitée au Japon offre une opportunité attrayante pour les entrepreneurs étrangers en raison de sa flexibilité et de son efficacité en termes de coûts. Cependant, pour surmonter les lois et procédures administratives complexes du Japon, ainsi que les défis pratiques, de la création de l’entreprise à l’obtention d’un visa de “gestion et administration”, des connaissances et une expérience spécialisées sont essentielles. Il existe des défis spécifiques aux étrangers, tels que la sécurisation d’une adresse et d’un compte bancaire au Japon, la préparation d’un certificat de signature en remplacement d’un certificat de sceau, et l’élaboration d’un plan d’affaires détaillé pour l’obtention du visa.
Le cabinet d’avocats Monolith possède une vaste expérience dans la prestation de services juridiques liés aux sujets abordés dans cet article pour de nombreux clients au Japon. En tant que cabinet d’avocats comptant plusieurs membres anglophones qualifiés en droit étranger, nous comprenons profondément les défis uniques auxquels sont confrontés les entrepreneurs étrangers. Nous surmontons les barrières linguistiques et culturelles pour assurer le respect des exigences légales et faciliter un démarrage en douceur de vos activités au Japon.
Nous offrons un soutien cohérent depuis le choix de la forme juridique optimale pour votre entreprise en phase de démarrage, en passant par la rédaction des statuts, les demandes d’enregistrement, jusqu’à l’assistance pour l’obtention du visa de “gestion et administration”. Nous nous efforçons de mener à bien les procédures complexes de manière efficace et de minimiser les risques potentiels, afin que les entrepreneurs étrangers puissent se concentrer en toute tranquillité sur leurs affaires au Japon. Si vous êtes un entrepreneur étranger intéressé par la création d’une entreprise au Japon, n’hésitez pas à consulter le cabinet d’avocats Monolith. Nous sommes là pour soutenir fermement les premiers pas vers le succès de votre entreprise.
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