Titre de l'article : Les défauts de convocation de l'assemblée générale des actionnaires définis par le droit des sociétés japonais et la jurisprudence associée

La gestion appropriée de l’assemblée générale des actionnaires est d’une importance capitale pour les dirigeants d’entreprise au Japon, car elle assure une gouvernance d’entreprise fluide et maintient de bonnes relations avec les actionnaires. En particulier, si le processus de “convocation” de l’assemblée générale présente des défauts, la validité des résolutions prises lors de cette assemblée peut être contestée, entraînant des perturbations imprévues et des impacts significatifs sur la gestion de l’entreprise. Pour prévenir ces risques juridiques et assurer une gestion stable de l’entreprise, il est essentiel de comprendre en profondeur le système juridique relatif à la convocation de l’assemblée générale des actionnaires selon le droit des sociétés au Japon. Cet article explique les principes fondamentaux de la convocation de l’assemblée générale des actionnaires sous le droit des sociétés japonais, les types de défauts et les principaux cas de jurisprudence.

Principes fondamentaux de la convocation de l’assemblée générale des actionnaires selon le droit des sociétés au Japon

Le droit des sociétés japonais établit des dispositions détaillées pour assurer la bonne tenue de l’assemblée générale des actionnaires. Ces dispositions constituent un cadre fondamental qui garantit aux actionnaires la possibilité de participer à l’assemblée et d’exercer leurs droits de vote de manière appropriée, tout en maintenant la transparence et l’intégrité de la gestion de l’entreprise.

Décideurs de la convocation et détermination des points à l’ordre du jour

La convocation de l’assemblée générale des actionnaires est généralement du ressort des directeurs (article 296, paragraphe 3, du droit des sociétés japonais). Cela est étroitement lié au fait que le conseil d’administration est l’organe décisionnel de l’exécution des affaires de l’entreprise, et la tenue de l’assemblée fait partie intégrante des opérations importantes de l’entreprise. Lors de la convocation, les directeurs doivent déterminer les éléments prescrits par le droit des sociétés japonais, tels que la date, le lieu et l’objet de l’assemblée générale (les points à l’ordre du jour), ainsi que la possibilité pour les actionnaires de ne pas assister à l’assemblée générale et d’exercer leur droit de vote par écrit ou par des moyens électroniques (article 298, paragraphe 1, du droit des sociétés japonais). En clarifiant ces éléments, les actionnaires peuvent comprendre le contenu de l’assemblée à l’avance et se préparer de manière appropriée. Pour les gestionnaires, il est crucial de déterminer avec précision ces éléments et de s’assurer que l’information est complètement communiquée aux actionnaires pour éviter les conflits ultérieurs.

Exceptionnellement, les actionnaires remplissant certaines conditions peuvent également demander la convocation de l’assemblée générale. Plus précisément, les actionnaires détenant au moins un trentième des droits de vote de tous les actionnaires pendant six mois peuvent demander au conseil d’administration de convoquer l’assemblée (article 297, paragraphe 1, du droit des sociétés japonais). Si la société ne procède pas rapidement à la convocation malgré cette demande, les actionnaires concernés peuvent convoquer eux-mêmes l’assemblée avec l’autorisation du tribunal (article 297, paragraphe 4, du droit des sociétés japonais). Il s’agit d’une disposition importante pour protéger les droits des actionnaires minoritaires et prévenir le refus de tenir une assemblée par la direction. Les gestionnaires ont donc l’obligation de répondre adéquatement aux demandes de convocation des actionnaires.

Méthode et délai de notification de la convocation

La notification de la convocation de l’assemblée générale des actionnaires doit être faite par écrit dans les sociétés avec un conseil d’administration (article 299, paragraphe 2, du droit des sociétés japonais). Cependant, avec le consentement des actionnaires, la notification peut également être faite par des moyens électroniques, tels que le courrier électronique, une méthode de plus en plus utilisée ces dernières années (article 299, paragraphe 3, du droit des sociétés japonais). Cela permet de s’adapter à l’avancement de la numérisation et d’améliorer la commodité pour les entreprises et les actionnaires.

En ce qui concerne le délai de notification, les sociétés cotées doivent émettre la notification de convocation au moins deux semaines avant la date de l’assemblée (article 299, paragraphe 1, du droit des sociétés japonais). Cela vise à donner suffisamment de temps aux actionnaires pour examiner les propositions et se préparer à exercer leur droit de vote. Dans le cas des sociétés non cotées, le délai peut être réduit à une semaine avant l’assemblée si cela est prévu dans les statuts. Cette réduction de délai prend en compte le fait que les sociétés non cotées ont généralement moins d’actionnaires et que le partage d’informations entre eux est relativement facile. Les gestionnaires doivent respecter le délai de notification approprié en fonction de la forme de l’entreprise et veiller à ce que la notification soit effectivement communiquée à tous les actionnaires, en particulier aux actionnaires japonais.

Simplification des procédures de convocation

Si tous les actionnaires sont d’accord, il est possible de tenir une assemblée générale sans suivre les procédures de convocation, grâce au système de l’« assemblée générale avec tous les actionnaires présents » (article 300 du droit des sociétés japonais). Ce système est souvent utilisé, en particulier dans les sociétés familiales où le nombre d’actionnaires est limité. En omettant les procédures de convocation strictes, cela permet une gestion efficace de l’entreprise tout en privilégiant la formation d’un consensus substantiel basé sur des relations étroites entre les actionnaires, démontrant ainsi la flexibilité du droit des sociétés japonais.

Les règles détaillées concernant la convocation de l’assemblée générale des actionnaires ne sont pas de simples formalités, mais fonctionnent comme un dispositif de sécurité fondamental pour protéger les droits des actionnaires, en particulier ceux des actionnaires minoritaires. Cependant, des dispositions exceptionnelles telles que l’« assemblée générale avec tous les actionnaires présents » reconnaissent que, dans les entreprises où les actionnaires sont peu nombreux et ont des relations étroites, un formalisme strict peut être excessif et que la formation d’un consensus substantiel doit être prioritaire. Ce contraste met en évidence l’objectif sous-jacent des règles, à savoir l’importance de protéger les nombreux actionnaires dispersés.

Types et effets juridiques des irrégularités dans la convocation d’une assemblée générale des actionnaires sous le droit des sociétés japonais

En vertu de la loi japonaise sur les sociétés, les irrégularités dans les résolutions d’une assemblée générale des actionnaires sont classées en trois niveaux en fonction de leur gravité, chacun étant associé à des effets juridiques et des modes de contestation différents. Cette classification multicouche vise à équilibrer la nécessité d’assurer la stabilité juridique dans les activités des entreprises et la correction des irrégularités fondamentales. En tant que dirigeant étranger, il est essentiel de comprendre l’impact de ces irrégularités sur la gestion de votre entreprise et de se préparer à y répondre de manière appropriée.

Types de défauts dans les résolutions d’assemblée générale : résolutions annulables, résolutions nulles et résolutions inexistantes sous le droit des sociétés japonais

Les défauts dans les résolutions d’assemblée générale des actionnaires selon la loi japonaise sur les sociétés sont classés en trois catégories en fonction de leur gravité : les résolutions annulables (défauts annulables), les résolutions nulles (causes de nullité) et les résolutions inexistantes (causes d’inexistence).

Résolutions annulables selon l’article 831, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés (会社法831条1項)

Cela concerne des vices de forme ou de fond relativement mineurs. Les principales raisons d’annulation sont lorsque “la procédure de convocation de l’assemblée générale des actionnaires ou la méthode de résolution viole les lois ou les statuts, ou est extrêmement injuste” (selon l’article 831, paragraphe 1, point 1 de la loi japonaise sur les sociétés). Parmi les exemples concrets, on peut citer l’omission de notifier certains actionnaires, des erreurs dans la notification de convocation, un délai de notification insuffisant, un quorum insuffisant, une violation de l’obligation d’explication, ou l’entrave à l’exercice des droits de vote. La période pour intenter une action est fixée à trois mois à compter de la date de la résolution, et les plaignants éligibles sont limités à ceux qui ont un intérêt important dans la résolution, tels que les actionnaires, les administrateurs et les commissaires aux comptes. Cette courte période de poursuite vise à établir rapidement la stabilité juridique de la résolution. En tant que gestionnaire, il est crucial de vérifier l’existence de vices dans ce délai de trois mois et d’envisager les mesures appropriées si nécessaire.  

Résolutions invalides (Article 830, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés)

Une résolution est considérée comme invalide si son contenu viole les lois et règlements, et si le degré de défaut est plus grave que les motifs d’annulation. Par exemple, une résolution qui contiendrait des dispositions interdites par la loi japonaise sur les sociétés entre dans cette catégorie. Une résolution invalide est automatiquement nulle, sans nécessité d’un jugement définitif, et il n’y a ni délai prescrit pour intenter une action en justice, ni restriction quant aux personnes ayant le droit de le faire ; ainsi, n’importe qui peut invoquer cette nullité à tout moment. Cela reflète la priorité donnée à la correction de l’illégalité fondamentale d’une résolution et à l’impératif de justice que représente le respect de la primauté du droit.  

Résolutions inexistantes selon l’article 830, paragraphe 1, de la loi sur les sociétés japonaises

Ceci représente le vice le plus grave, désignant les cas où une résolution n’existe physiquement pas (par exemple, lorsqu’un procès-verbal est créé sans qu’une assemblée générale ait eu lieu) ou lorsque les défauts dans la procédure de convocation ou la méthode de résolution sont si significatifs que l’existence légale de l’assemblée générale des actionnaires ne peut être reconnue. Des exemples concrets incluent des situations où une assemblée générale est tenue sans qu’aucun avis de convocation n’ait été envoyé, ou lorsqu’un directeur autre que le directeur représentatif convoque une assemblée générale sans une résolution du conseil d’administration. Dans ces cas également, il est établi qu’il n’y a pas de limitation sur la période pour intenter une action en justice ni sur les personnes ayant le droit de le faire.  

Le système de classification tripartite des vices en droit des sociétés japonais

Ce système de classification tripartite des vices illustre l’équilibre entre deux exigences fondamentales du droit des sociétés au Japon : la garantie de la “stabilité juridique” et la correction des “irrégularités fondamentales”. Pour les vices relativement mineurs (motifs d’annulation), un délai de poursuite court de trois mois est établi afin de confirmer rapidement la stabilité juridique des résolutions. Cela est dû au fait que si les résolutions pouvaient être constamment renversées en raison de petites erreurs procédurales, la gestion de l’entreprise deviendrait extrêmement instable, menaçant ainsi la sécurité des transactions avec des tiers. D’autre part, pour les vices extrêmement graves (motifs d’invalidité ou de non-existence de la résolution), aucune limite de temps pour intenter une action n’est imposée, permettant ainsi de contester à tout moment la légalité fondamentale de cette résolution et de donner la priorité à la réalisation de la justice. Cette structure démontre que le droit des sociétés au Japon ne se limite pas au formalisme, mais prend en compte les effets substantiels et l’ordre juridique.

Le principe de rejet discrétionnaire selon l’article 831, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés

L’article 831, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés stipule que même en cas de violation des lois ou des statuts lors de la convocation d’une assemblée générale des actionnaires ou de la méthode de résolution, le tribunal peut rejeter la demande d’annulation d’un actionnaire si « il juge que le fait violant n’est pas grave et n’affecte pas la résolution ».  

Cette disposition est un mécanisme important pour empêcher que les résolutions des assemblées générales des actionnaires soient facilement annulées en raison de défauts mineurs de procédure, ce qui porterait gravement atteinte à la stabilité juridique de l’entreprise. Les tribunaux prennent en compte non seulement la violation formelle de la loi, mais aussi l’impact substantiel de cette violation et dans quelle mesure elle nuit à la stabilité juridique de l’entreprise, adoptant ainsi une perspective pragmatique. Ce principe est un moyen essentiel pour les tribunaux d’introduire une réalité pratique dans le formalisme strict de la loi.  

Cependant, lorsque le défaut est jugé « grave », même si l’on considère que ce défaut n’affecte pas le résultat de la résolution, le tribunal n’est pas autorisé à exercer son pouvoir discrétionnaire de rejet et devrait reconnaître l’annulation de la résolution, selon la position établie par la jurisprudence (par exemple, la décision de la Cour suprême du 18 mars 1971). Cela montre un engagement fort envers l’équité procédurale, indiquant que les défauts affectant l’essence même de la procédure ne peuvent être ignorés, même s’ils n’ont pas d’impact sur le résultat.  

Les types de vices de résolution d’assemblée générale des actionnaires et leurs effets juridiques sous le droit japonais

Nous avons résumé dans le tableau ci-dessous les types de litiges relatifs aux vices des résolutions d’assemblée générale des actionnaires au Japon et leurs effets juridiques, ainsi que les conditions requises pour intenter une action en justice.

Critères de jugement des défauts de convocation selon les principaux cas de jurisprudence au Japon

Les tribunaux japonais ont rendu diverses décisions concernant les défauts de convocation des assemblées générales des actionnaires, en fonction des cas spécifiques. Ces précédents judiciaires constituent des lignes directrices essentielles pour l’application des articles de la loi sur les sociétés japonaises dans la pratique.

Les vices de convocation de l’assemblée générale des actionnaires sous le droit japonais

Les vices relatifs au pouvoir de convocation de l’assemblée générale des actionnaires constituent l’un des problèmes les plus fondamentaux affectant la validité des résolutions.

Lorsqu’une assemblée générale des actionnaires est convoquée par un directeur autre que le directeur représentatif, sans se baser sur une résolution valide du conseil d’administration qui détient l’autorité de décision pour la convocation, cette assemblée ne peut être considérée comme une assemblée générale des actionnaires en termes juridiques, et les résolutions prises sont jugées comme “non existantes” (décision de la Cour suprême du Japon du 20 août 1970 (1970)). Cet exemple illustre que l’absence de pouvoir de convocation est un vice si grave qu’il peut nier l’existence même de l’assemblée. Cette jurisprudence clarifie le principe selon lequel la légitimité de l’assemblée générale des actionnaires découle directement de l’approbation et de l’autorité d’un organe interne approprié de la société (le conseil d’administration). Si une assemblée est convoquée sans une résolution appropriée du conseil d’administration (ou par une personne non autorisée), cela ne constitue pas seulement une erreur procédurale, mais est considéré comme affectant fondamentalement l’« existence même » de l’assemblée ou de ses résolutions. Les dirigeants doivent donc veiller à toujours passer par une résolution valide du conseil d’administration lors de la convocation des assemblées générales des actionnaires.

De même, une convocation qui ne repose pas sur une résolution valide du conseil d’administration, même si l’on considère que le vice n’affecte pas le résultat de la résolution, est jugée comme un « vice grave » qui ne permet pas un rejet discrétionnaire (décision de la Cour suprême du Japon du 18 mars 1971 (1971)). Cela souligne le rôle extrêmement important du conseil d’administration en tant que “gardien” de la tenue des assemblées générales des actionnaires.

Insuffisance de délai et omissions dans les notifications de convocation sous le droit japonais

La décision des tribunaux concernant les vices relatifs aux notifications de convocation varie subtilement en fonction de la « gravité » du vice et de son « impact réel ou potentiel » sur le résultat des résolutions.

Une notification envoyée avec un déficit de deux jours par rapport au délai légal de convocation (soit 12 jours avant la date de l’assemblée) a été considérée comme un vice « grave » ne permettant pas un rejet discrétionnaire, selon un arrêt de la Cour suprême du Japon (en date du 18 mars 1971). Cela s’explique par le fait que l’insuffisance du délai de notification peut priver les actionnaires du temps nécessaire à leur préparation et influencer l’exercice de leur droit de vote, constituant ainsi un vice non négligeable.

Dans les cas où l’omission de notifier certains actionnaires est flagrante, par exemple, lorsque 6 actionnaires sur 9 n’ont reçu aucune notification (représentant environ 42% du total des actions) et que le directeur général a informé oralement seulement deux actionnaires qui étaient des membres de sa famille, la résolution a été jugée comme un vice flagrant, qualifiée de « résolution inexistante » par la Cour suprême du Japon (dans un arrêt du 3 octobre 1958). Cela est dû au fait que la convocation était si négligée que l’assemblée manquait de la substance même d’une « assemblée générale des actionnaires ».

En revanche, il existe des cas où l’absence de notification à un des copropriétaires (dans le cas d’une association de gestion de copropriété d’immeubles) n’a pas entraîné l’invalidité de la résolution de l’assemblée, comme l’a déterminé le Tribunal de district de Tokyo dans un jugement du 28 novembre 1988. Cela s’explique par le fait que l’omission de la notification n’a pas été jugée avoir d’impact sur la résolution de l’assemblée, le degré du vice et l’impact sur la résolution ayant été pris en compte. Les tribunaux montrent qu’ils accordent de l’importance non seulement à la violation formelle, mais aussi à l’impact substantiel que cette violation peut avoir sur les droits des actionnaires et sur le processus de prise de décision de l’assemblée. Il est donc essentiel pour les gestionnaires de gérer avec précision la liste d’envoi des notifications de convocation et de s’assurer du strict respect des délais.

Procédures de convocation et méthodes de résolution manifestement inéquitables sous le droit japonais

Le critère de “manifestement inéquitable” dépend fortement de la reconnaissance des faits et reflète les attentes sociales envers la gouvernance d’entreprise de l’époque.

Si une assemblée générale des actionnaires est tenue dans un lieu ou à un moment où la présence est extrêmement difficile, ou si la gestion des débats est injuste (entrave à l’exercice des droits de vote, progression des débats avec la coopération d’actionnaires spécifiques, par exemple des actionnaires employés), cela peut être considéré comme un défaut “manifestement inéquitable”.

Comme exemples concrets, les cas où une personne sans droit de vote a exercé un vote, ou un mandataire possédant des procurations pour et contre a ignoré la procuration contre et a simplement voté pour, ont été jugés “manifestement inéquitables” (décision de la Cour d’appel d’Osaka du 26 septembre 1967 (1967)). De plus, les cas où, malgré le chaos de l’assemblée, le président a ignoré la déclaration de défiance des actionnaires, privé de l’opportunité de poser des questions et de débattre, et a déclaré la résolution par des applaudissements, ont également été jugés “manifestement inéquitables”. Ces précédents montrent clairement que des actions telles que la manipulation fondamentale de la progression des débats ou le traitement inapproprié des droits de vote sont considérées comme “manifestement inéquitables”, indiquant une forte demande pour que le processus de prise de décision de l’assemblée générale des actionnaires soit mené équitablement. Les dirigeants doivent faire preuve d’une grande attention pour que tous les actionnaires soient traités équitablement et que les droits de vote soient exercés de manière appropriée lors de la gestion des débats de l’assemblée.

D’autre part, le fait que la société ait permis aux actionnaires employés d’entrer en premier dans le lieu de l’assemblée générale des actionnaires et de s’asseoir à l’avant a été jugé ne pas violer les intérêts légaux des actionnaires, même si cela leur faisait perdre l’opportunité de choisir leur siège, et n’a pas été considéré comme “manifestement inéquitable” (décision de la Cour suprême du 12 novembre 1996 (1996)). Cela suggère que même s’il y a un sentiment d’injustice formelle, cela ne devient pas immédiatement illégal tant que l’exercice effectif des droits n’est pas entravé. Cela indique que les tribunaux prennent en compte non seulement l’équité formelle mais aussi l’impact substantiel.

Concernant les tendances récentes de la jurisprudence, la décision de la Cour d’appel de Tokyo du 5 juin 2024 (2024) a conclu qu’il n’y avait pas de défaut dans la procédure de convocation de l’assemblée générale des actionnaires basée sur une réunion du conseil d’administration convoquée par un directeur qui n’était pas le président, à la suite de la décision que le “règlement du conseil d’administration” de la société était “invalide”. Cela montre qu’il peut y avoir des cas où, même s’il y a une violation formelle des règlements, l’efficacité des règlements eux-mêmes est jugée rétroactivement. De plus, les cas de tenue d’assemblées générales dans des lieux éloignés ou l’inclusion de procurations pour certains actionnaires (envoyées par une autre entité juridique) ont également été rejetés, car les procédures de convocation de l’assemblée n’étaient ni contraires à la loi ou aux statuts, ni “manifestement inéquitables”. Cela suggère une tendance à reconnaître une certaine discrétion dans la gestion des assemblées générales par les entreprises et pourrait indiquer un changement vers une évaluation plus substantielle de l’équité.

Points de vigilance pratiques relatifs à la convocation de l’assemblée générale des actionnaires sous le droit japonais

Pour gérer efficacement une entreprise au Japon et maintenir de bonnes relations avec les actionnaires, il est crucial de comprendre le système juridique japonais et de saisir les points de vigilance pratiques.

Vérification approfondie de l’avis de convocation

La loi japonaise sur les sociétés spécifie en détail les informations à inclure dans l’avis de convocation (Article 298, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés). Pour les dirigeants, il est extrêmement important de vérifier minutieusement les détails de l’avis de convocation, tels que la date, le lieu, les questions à l’ordre du jour, et la possibilité d’exercer le droit de vote par écrit ou par des moyens électroniques, et de notifier précisément tous les actionnaires. En particulier, dans les sociétés non cotées, il peut y avoir des cas où les procédures de convocation peuvent être simplifiées (Article 300 de la loi japonaise sur les sociétés), donc il est nécessaire de comprendre la forme de votre entreprise et les règles applicables. Cela représente la première étape d’une gestion proactive des risques pour prévenir les risques potentiels et éviter les contestations des actionnaires.  

Compréhension des méthodes d’exercice du droit de vote et nomination de représentants

Aux assemblées générales des actionnaires au Japon, il est possible non seulement d’exercer le droit de vote en personne, mais aussi par écrit ou par vote électronique dans certains cas (Articles 311 et 312 de la loi japonaise sur les sociétés). En tant que dirigeant, il est nécessaire de préparer adéquatement ces méthodes de vote pour qu’elles soient accessibles aux actionnaires, et de fournir les informations permettant aux actionnaires de choisir la méthode la plus adaptée à leur situation. De plus, il est possible d’exercer le droit de vote par l’intermédiaire d’un représentant, mais il existe des restrictions telles que le nombre de représentants pouvant être présents, en raison des dispositions légales ou statutaires, donc il est conseillé de vérifier à l’avance et de communiquer clairement ces informations aux actionnaires (Article 310 de la loi japonaise sur les sociétés).  

Résumé

Le système juridique japonais relatif aux défauts de convocation de l’assemblée générale des actionnaires est conçu avec soin pour équilibrer la protection des droits des actionnaires et la stabilité de la gestion des entreprises. Pour gagner la confiance des actionnaires, il est essentiel que les entreprises assurent la régularité des procédures de convocation de l’assemblée générale et mettent en œuvre une gouvernance d’entreprise transparente.