Cadre juridique et gestion pratique des congés payés annuels dans le droit du travail japonais

En matière de droit du travail au Japon, le congé payé annuel est un droit fondamental accordé aux travailleurs. Ce système vise à permettre aux travailleurs de récupérer de la fatigue physique et mentale et de mener une vie sociale épanouie. Du point de vue de la gestion d’entreprise, comprendre précisément ce système de congé payé annuel et l’appliquer correctement ne relève pas seulement de l’avantage social, mais constitue une responsabilité cruciale au cœur de la conformité légale et de la gestion des risques liés au travail. Les défis auxquels les dirigeants sont confrontés sont variés. Ils doivent notamment calculer avec exactitude le nombre de jours de congé payé attribués à chaque employé, équilibrer adéquatement les demandes de congé des employés avec les nécessités opérationnelles de l’entreprise, et s’assurer de respecter l’obligation d’acquisition de cinq jours de congé instaurée en 2019 (Reiwa 1). Ces tâches impliquent également des considérations administratives et financières connexes. Cet article explique de manière exhaustive le cadre légal du système de congé payé annuel au Japon, sur la base de la Loi sur les normes du travail japonaise et des cas de jurisprudence pertinents. Nous aborderons systématiquement les questions pratiques auxquelles les entreprises sont confrontées, telles que les conditions d’attribution, les droits et obligations des employeurs et des travailleurs, les méthodes de gestion stratégique comme le système d’attribution planifiée, et les conséquences légales en cas de non-conformité à la loi.  

Critères d’attribution et nombre de jours de congés payés annuels au Japon

La base légale des congés payés annuels est établie par l’article 39 de la Loi japonaise sur les normes du travail (Japanese Labor Standards Act). Contrairement à un système de congés de faveur mis en place à la discrétion de l’entreprise, il s’agit d’une obligation imposée aux employeurs par la loi. Pour acquérir le droit de prendre leur premier congé payé annuel, les travailleurs doivent remplir deux conditions définies par la loi.  

La première condition est la durée continue de service. Le travailleur doit avoir travaillé de manière continue pendant une période de six mois à compter de la date de son embauche. La deuxième condition concerne le taux de présence. Il est requis que le travailleur ait été présent au moins 80% du total des jours ouvrables pendant ces six mois. Lorsque ces conditions sont remplies, l’employeur doit en principe accorder 10 jours ouvrables de congés payés annuels au travailleur.

Après la première attribution, le nombre de jours de congés payés annuels augmente en fonction de la durée continue de service. Pour un travailleur ordinaire, après avoir été accordés 10 jours ouvrables pour six mois de service continu, le nombre de jours de congé augmente chaque année et atteint un maximum de 20 jours ouvrables après plus de 6 ans et demi de service.  

D’autre part, les congés payés annuels sont également accordés aux travailleurs à temps partiel et à ceux dont le nombre de jours ou d’heures de travail prévus est réduit. Cependant, le nombre de jours est déterminé proportionnellement en fonction du nombre de jours de travail prévus par semaine, par exemple. Les travailleurs concernés par cette attribution proportionnelle sont ceux dont le temps de travail prévu est inférieur à 30 heures par semaine et dont le nombre de jours de travail prévus est de quatre jours ou moins par semaine, ou moins de 216 jours par an. Le nombre de jours de congé accordés est détaillé dans le tableau ci-dessous.  

Il existe également des dispositions relatives au report et à la prescription des congés payés annuels. Les congés payés annuels non utilisés au cours de l’année peuvent être reportés à l’année suivante. Cependant, selon l’article 115 de la Loi japonaise sur les normes du travail, le droit d’acquérir des congés payés annuels s’éteint par prescription deux ans après leur apparition.  

En principe, selon la loi, les congés payés annuels sont accordés sur la base de la date d’embauche de chaque travailleur, ce qui signifie que la « date de référence » pour l’attribution varie d’un travailleur à l’autre. Cela peut rendre la gestion particulièrement complexe pour les entreprises employant un grand nombre de salariés. Il est nécessaire de suivre individuellement la date de référence de chaque employé, de calculer le nombre de jours de congé accordés et de gérer la période d’obligation d’acquisition de cinq jours par an, ce qui augmente les coûts de gestion et le risque d’erreurs de calcul. Pour répondre à ce défi, certaines entreprises ont adopté une méthode appelée « traitement uniforme », qui consiste à unifier la date de référence des congés payés annuels de tous les employés à une date spécifique, comme le 1er avril de chaque année. Cette méthode permet de centraliser la gestion des congés payés annuels en une seule opération annuelle, ce qui peut améliorer l’efficacité de la gestion et réduire les erreurs. Cependant, lors de l’introduction de ce système, il est essentiel de prendre en compte les intérêts des travailleurs pour éviter de les désavantager. Par exemple, il peut être nécessaire d’accorder des congés à l’avance aux travailleurs embauchés dans la seconde moitié de l’année fiscale, de manière à ne pas tomber en dessous des normes minimales fixées par la loi. Ainsi, l’unification de la date de référence n’est pas seulement un changement de procédure administrative, mais doit être envisagée comme une partie intégrante de la gestion stratégique du travail, en tenant compte de la conformité légale.  

Le droit de détermination du moment des congés payés pour les travailleurs et le droit de modification du moment pour les employeurs sous le droit japonais

Concernant la période de prise des congés payés annuels, les droits des travailleurs et les nécessités de gestion des entreprises se croisent. La Loi sur les normes du travail au Japon a mis en place un mécanisme pour équilibrer ces aspects.

Tout d’abord, en tant que principe de base, les travailleurs ont le droit de prendre leurs congés payés annuels à la période de leur choix. Ce droit est appelé “le droit de détermination du moment” . Les travailleurs ne sont pas obligés d’expliquer les raisons de leur prise de congé à l’employeur, et en principe, l’employeur ne peut pas refuser cette demande .  

Cependant, il existe une exception à ce droit des travailleurs. Il s’agit du “droit de modification du moment” de l’employeur. L’article 39, paragraphe 5, de la Loi sur les normes du travail au Japon stipule que l’employeur peut changer la période des congés à un autre moment si accorder les congés à la période demandée par le travailleur “entrave le fonctionnement normal de l’entreprise” .  

Cette condition d'”entrave au fonctionnement normal de l’entreprise” est interprétée de manière très stricte. De simples raisons telles que la période de forte activité ou la difficulté à trouver du personnel de remplacement ne justifient pas l’exercice du droit de modification du moment. La jurisprudence indique que diverses circonstances, telles que la nature du travail du travailleur concerné, les périodes de forte et de faible activité, la difficulté à trouver des remplaçants et le nombre d’autres travailleurs demandant des congés le même jour, doivent être prises en compte de manière objective. Il est important que l’employeur, avant d’exercer son droit de modification du moment, fasse tout son possible pour permettre au travailleur de prendre ses congés comme souhaité, en plaçant des remplaçants ou en ajustant les plannings de travail, par exemple.  

La Cour suprême du Japon a établi un seuil élevé pour l’exercice du droit de modification du moment à travers ses précédents judiciaires. Par exemple, dans les affaires du Bureau des télécommunications de Konohana (décision de la Cour suprême du 18 mars 1982) et du Bureau des télécommunications de Hirosaki (décision de la Cour suprême du 10 juillet 1987), il a été indiqué que l’employeur ne peut exercer son droit de modification du moment que dans des situations extrêmement limitées, telles que la difficulté objective à trouver du personnel de remplacement.  

Un cas récent qui a attiré l’attention est l’affaire de la compagnie ferroviaire JR Tokai (décision de la Cour d’appel de Tokyo du 28 février 2024). Dans cette affaire, l’exercice du droit de modification du moment par l’entreprise face à une demande de congés payés annuels par un conducteur de Shinkansen a été jugé légal. La raison de cette décision réside dans la haute spécialisation et l’importance de la sécurité dans le travail de conducteur de Shinkansen, la difficulté extrême à trouver des remplaçants, et le fait que l’entreprise avait mis en place des règles d’opération équitables telles qu’un système de classement pour la prise de congés afin de s’efforcer d’une planification adéquate du personnel. Ce cas suggère que l’exercice du droit de modification du moment peut être admis dans des secteurs spéciaux comme les transports publics, qui sont essentiels à l’infrastructure sociale et où il est très difficile de remplacer les employés, à condition que l’employeur ait mis en place un système de gestion du travail planifié et équitable.  

L’exercice du droit de modification du moment face à une demande de prise groupée de congés à long terme par un travailleur sur le point de démissionner est également un sujet de débat. En principe, il n’est pas possible de fixer une date alternative pour un travailleur qui prévoit de démissionner, donc l’exercice du droit de modification du moment n’est pas admis. Cependant, dans l’affaire de la société R (décision du Tribunal de district de Tokyo du 19 janvier 2009), cela a été exceptionnellement autorisé . Dans le contexte de cette affaire, le travailleur concerné était le responsable d’un projet important, la passation des tâches n’était pas terminée, et son absence aurait eu un impact sérieux sur l’entreprise. Ce cas montre que l’exercice du droit de modification du moment n’est pas absolument impossible même pour les travailleurs sur le point de démissionner, mais cela est limité aux cas où la passation des tâches est essentielle et ne peut être réalisée que par ce travailleur, pour des raisons objectives et graves.  

Ce que ces cas judiciaires mettent en évidence, c’est que l’exercice du droit de modification du moment n’est pas simplement un droit de l’employeur, mais plutôt une occasion d’évaluer la capacité de gestion du travail de l’employeur. Une simple affirmation telle que “c’est une période de forte activité” n’est pas valable légalement. Ce que les tribunaux examinent, c’est “quels efforts concrets l’employeur a-t-il faits pour répondre au souhait de congé du travailleur ?”. Une pénurie de personnel chronique n’est pas une justification pour l’exercice du droit de modification du moment, mais est plutôt considérée comme un défi de gestion. Par conséquent, lors de l’examen de l’exercice du droit de modification du moment, il est essentiel de déterminer si cette décision résistera à l’examen judiciaire, c’est-à-dire si l’employeur a mis en pratique une gestion du travail planifiée, comme la sécurisation de personnel de remplacement ou la stabilisation des opérations, au quotidien.  

Obligation d’acquisition de 5 jours de congés payés annuels sous le droit japonais

Une réforme majeure du système de congés payés annuels a été introduite par la modification de la Loi sur les normes du travail japonaise, entrée en vigueur le 1er avril 2019 (Reiwa 1). Cette réforme impose à tous les employeurs l’obligation de garantir l’acquisition d’au moins 5 jours de congés payés annuels pour les travailleurs éligibles.

Les travailleurs concernés par cette obligation sont ceux qui se voient attribuer au moins 10 jours de congés payés annuels au cours de l’année concernée. Cela inclut les cadres, les employés en contrat à durée déterminée et les travailleurs à temps partiel qui atteignent les 10 jours de congés par attribution proportionnelle.

La période pendant laquelle l’employeur doit s’assurer de l’accomplissement de cette obligation est l’année suivant la date d’attribution des congés payés annuels (appelée « date de référence »). Durant cette année, il faut que les travailleurs concernés aient pris au moins 5 jours de congés payés annuels.

L’essence de ce système réside dans l’implication active de l’employeur, à savoir l’« obligation de désignation des dates ». Tout d’abord, l’employeur doit encourager les travailleurs à prendre leurs congés aux périodes souhaitées. Cependant, si à l’approche de la fin de l’année suivant la date de référence, le travailleur n’a pas pris au moins 5 jours de congé, l’employeur a l’obligation de désigner les dates pour les jours restants. Néanmoins, l’employeur ne peut pas fixer unilatéralement ces dates et doit, avant de désigner les périodes, consulter les travailleurs et s’efforcer de respecter autant que possible leurs souhaits.

Avec cette obligation vient une nouvelle tâche administrative pour l’employeur. Plus précisément, il doit tenir un « registre de gestion des congés payés annuels » pour chaque travailleur, indiquant la date de référence, les dates de prise de congé et le solde de jours restants, et conserver ces enregistrements pendant 3 ans (bien que la réforme exige une conservation de 5 ans, une mesure transitoire applique pour le moment une durée de 3 ans).

Il est important de noter que dans le calcul des 5 jours de congés obligatoires, les demi-journées peuvent être comptabilisées comme 0,5 jour, mais les congés pris à l’heure ne peuvent pas être inclus.

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur peut être sanctionné par une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 yens par travailleur concerné.

Cette réforme législative représente un changement de paradigme dans le système de congés payés annuels au Japon. Autrefois, le faible taux d’acquisition des congés payés était souvent perçu comme un problème de conscience individuelle des travailleurs ou de culture d’entreprise. Cependant, la réforme de 2019 a transformé la prise de congés d’un « droit des travailleurs » en une « obligation des employeurs ». Les employeurs ne sont plus simplement des donneurs de congés, mais sont désormais responsables de la gestion et de l’assurance que ces congés soient effectivement pris. Ainsi, la gestion des congés payés annuels est passée d’une simple tâche de gestion du personnel à un enjeu de conformité important, assorti de sanctions, et fait désormais partie intégrante de la gouvernance d’entreprise.

Le système de planification de l’octroi des congés payés annuels sous le droit japonais

Afin de promouvoir l’utilisation des congés payés annuels et d’accroître la planification des opérations commerciales, la Loi sur les normes du travail du Japon (Japanese Labor Standards Act) a mis en place un « système de planification de l’octroi ». Ce système permet, par la conclusion d’un accord collectif entre l’employeur et le représentant des travailleurs, de répartir à l’avance les jours de congés payés annuels.  

La base légale de ce système se trouve à l’article 39, paragraphe 6, de la Loi sur les normes du travail du Japon (Japanese Labor Standards Act). L’exigence la plus importante pour mettre en œuvre ce système est de garantir que les travailleurs conservent un certain nombre de jours à utiliser librement pour des raisons personnelles telles que la maladie ou des urgences. Ainsi, sur le total des congés payés annuels dont dispose chaque travailleur, au moins cinq jours doivent rester à la libre disposition du travailleur pour choisir la période de leur prise. Seuls les jours excédant ces cinq jours peuvent être inclus dans le système de planification de l’octroi.  

La procédure pour mettre en place ce système se compose de deux étapes. Tout d’abord, il est nécessaire d’inclure une disposition dans le règlement intérieur indiquant que « les congés payés annuels peuvent être octroyés de manière planifiée par la conclusion d’un accord collectif ». Ensuite, un accord collectif écrit, définissant la méthode spécifique d’octroi, doit être conclu avec le syndicat représentant la majorité des travailleurs ou, en l’absence de syndicat, avec le représentant de la majorité des travailleurs. Cet accord collectif ne nécessite pas de notification au directeur de l’inspection du travail compétent.  

Il existe principalement trois modèles pour la mise en œuvre concrète de l’octroi planifié. Le premier est le « modèle d’octroi simultané ». Il s’agit d’une méthode où tous les employés prennent leurs congés en même temps, le même jour. Elle est souvent utilisée dans les usines de fabrication pour réaliser de longs week-ends pendant les vacances d’été ou de fin d’année.  

Le deuxième est le « modèle d’octroi par rotation ». Cette méthode permet aux groupes tels que les départements ou les équipes de prendre des congés à tour de rôle. Elle convient aux industries telles que la distribution et les services, où il est difficile d’arrêter complètement les opérations.  

Le troisième est le « modèle d’octroi individuel ». Il consiste à créer un plan annuel de prise de congés pour chaque travailleur et à octroyer les congés de manière planifiée. Cela permet une gestion flexible, comme l’inclusion préalable de jours significatifs pour le travailleur (anniversaires, anniversaires de mariage, etc.) dans le plan.  

L’obligation mentionnée précédemment de prendre cinq jours par an a renforcé l’importance stratégique de ce système de planification de l’octroi. Autrefois considérée comme une mesure facultative pour améliorer le taux de prise de congés, elle est désormais un moyen principal pour remplir de manière efficace et planifiée l’obligation légale de prendre cinq jours. Par exemple, si une entreprise fixe trois jours de congés pour toute l’entreprise, cela garantit que la majorité des employés auront pris trois des cinq jours obligatoires. Cela réduit considérablement la charge de gestion pour suivre et encourager la prise de congés par chaque employé. De plus, comme les jours de congés sont déterminés à l’avance, il est plus facile de planifier les opérations et la prévisibilité de la gestion des affaires s’améliore. Ainsi, l’obligation de prendre cinq jours et le système de planification de l’octroi ne sont pas des systèmes séparés, mais sont interdépendants et se complètent mutuellement. Pour les gestionnaires, considérer ces deux systèmes comme un tout et utiliser activement le système de planification de l’octroi est la clé pour concilier la conformité et une gestion efficace du personnel.  

Calcul du salaire pendant la période de congés payés annuels au Japon

Les congés payés annuels sont, comme leur nom l’indique, des vacances « payées », et l’employeur a l’obligation de verser un salaire même pour les jours où le travailleur est en congé. L’article 39, paragraphe 9, de la Loi japonaise sur les normes du travail (Japanese Labor Standards Act) établit trois méthodes de calcul de ce salaire, et l’employeur doit choisir l’une de ces méthodes et la préciser dans le règlement intérieur .  

La première méthode consiste à payer le « salaire habituel ». Cela signifie verser le salaire que le travailleur aurait perçu s’il avait travaillé les heures normales de travail ce jour-là, ce qui est la méthode la plus courante et la plus facile à comprendre . Pour un travailleur mensualisé, le montant du salaire mensuel ne varie généralement pas. Pour un travailleur horaire, le montant versé correspond au nombre d’heures de travail prévues pour la journée multiplié par le taux horaire .  

La deuxième méthode consiste à payer le « salaire moyen ». Cela implique de diviser le total des salaires versés au travailleur pendant les trois mois précédant le jour du congé annuel payé par le nombre total de jours de cette période (jours calendaires) pour obtenir le salaire journalier . Cette méthode est utilisée, par exemple, pour les travailleurs dont le salaire varie, mais elle peut être quelque peu complexe à calculer. De plus, un montant minimum garanti est également défini pour éviter que le salaire ne devienne excessivement bas en fonction du nombre de jours travaillés .  

La troisième méthode consiste à payer le « montant journalier de la rémunération standard ». Il s’agit de payer le montant obtenu en divisant le montant mensuel standard de la rémunération, tel que défini par la loi sur l’assurance maladie, par 30 . Bien que cette méthode soit avantageuse en termes de simplicité de calcul, elle nécessite la conclusion préalable d’un accord collectif entre l’employeur et les représentants des employés .  

Ces trois méthodes ont chacune leurs caractéristiques et peuvent aboutir à des montants de salaire différents. Le tableau suivant compare ces différentes méthodes.

Le choix de la méthode de calcul n’est pas une simple décision administrative. Il s’agit d’une décision de gestion qui prend en compte trois éléments : le coût du personnel, les coûts de gestion et la relation avec les employés. Le « salaire habituel » est la méthode la plus transparente et la plus facile à comprendre pour les employés, mais elle peut être la plus coûteuse pour l’entreprise. Le « salaire moyen » peut permettre de contrôler les coûts de personnel, mais il est complexe à calculer et augmente le fardeau de la gestion et le risque d’erreurs de calcul. Le « montant journalier de la rémunération standard » offre un équilibre entre la simplicité de gestion et la maîtrise des coûts, mais nécessite des procédures supplémentaires telles que la conclusion d’un accord collectif. Par conséquent, il est demandé de choisir la méthode la plus appropriée de manière stratégique, en fonction de la réalité du système de rémunération et de la gestion du personnel de l’entreprise.

Interdiction du traitement défavorable en raison de la prise de congés payés annuels sous le droit japonais

La Loi sur les normes du travail au Japon garantit substantiellement le droit des travailleurs à prendre leurs congés payés annuels, interdisant aux employeurs d’entraver l’exercice de ce droit. Au cœur de cette protection se trouve l’article 136 de la Loi sur les normes du travail japonaise, qui stipule que les employeurs ne doivent pas réduire le salaire ou traiter de manière défavorable un employeur en raison de la prise de congés payés annuels.  

Le terme « traitement défavorable » est interprété de manière large. Il inclut non seulement la réduction directe du salaire, mais aussi l’évaluation négative lors de l’attribution de bonus ou de promotions, la non-paiement d’allocations pour présence parfaite, les évaluations négatives dans les évaluations du personnel, et les mutations défavorables. Par exemple, considérer les jours de congés payés annuels comme des absences et, sur cette base, ne pas payer l’allocation pour présence parfaite ou réduire le bonus, sont des mesures qui, en principe, pourraient violer cette disposition.  

Cependant, il est important de noter la nature juridique de cet article 136. Sur le plan de l’interprétation juridique, il est considéré comme une disposition de « devoir de diligence », ce qui signifie qu’il n’y a pas de sanctions directes en cas de violation. De plus, les mesures prises par une entreprise contrairement à cette disposition ne sont pas immédiatement invalides en droit privé.  

Alors, dans quels cas les mesures d’une entreprise sont-elles jugées illégales ? À cet égard, la justice a établi comme critère que les mesures sont considérées comme contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs et donc invalides si elles sont reconnues comme privant substantiellement le système de congés payés annuels de son objectif.

Un exemple concret de ce critère est l’affaire Numazu Kotsu (arrêt de la Cour suprême du 25 juin 1993 (Heisei 5)). Dans cette affaire, une disposition du règlement de travail qui refusait de payer l’allocation pour présence parfaite en cas de prise de congés payés annuels a été contestée. La Cour suprême a jugé qu’il fallait prendre en compte de manière globale le degré de désavantage causé par la non-paiement de l’allocation pour présence parfaite et l’ampleur de la force dissuasive réelle qu’elle exerce sur la prise de congés par les travailleurs. La Cour a jugé que la disposition était valide car le montant de l’allocation pour présence parfaite était relativement faible et que sa non-paiement ne dissuadait pas de manière significative les travailleurs de prendre leurs congés.  

Ce précédent indique que la légalité d’un traitement défavorable est déterminée par le « degré » et l’« équilibre » de la mesure. Il peut sembler y avoir une contradiction entre le libellé de la loi et la décision judiciaire réelle, mais cela reflète l’approche de la loi qui n’établit pas de critères uniformes, mais évalue l’impact substantiel de chaque cas individuel. En d’autres termes, si le système mis en place par une entreprise entraîne un désavantage économique mineur pour les travailleurs et n’entrave pas substantiellement l’exercice de leur droit de prendre des congés, il peut être jugé légal. À l’inverse, un système qui impose un désavantage important et oblige les travailleurs à hésiter à prendre des congés, même s’il est indirect, est susceptible d’être jugé illégal et invalide.  

Par conséquent, les dirigeants et les responsables de la gestion du personnel doivent non seulement se demander si leur système est autorisé, mais aussi si le désavantage qu’il entraîne est suffisamment puissant pour dissuader les travailleurs de prendre des congés. Lors de l’intégration d’un élément de présence parfaite dans les critères de calcul des bonus et des allocations, il est essentiel d’évaluer prudemment l’équilibre de la mesure pour éviter les risques juridiques, afin de s’assurer que le droit aux congés payés annuels n’est pas vidé de sa substance.

Résumé

Le congé payé annuel est un système complexe et crucial défini par le droit du travail au Japon. Les employeurs sont soumis à de multiples obligations légales, allant du calcul précis et de l’octroi des jours de congé pour chaque employé, à l’assurance de la prise obligatoire de cinq jours de congé par an, et jusqu’à l’interdiction de traiter défavorablement un employé en raison de la prise de congé. Pour respecter ces obligations, il est essentiel de construire un système de gestion du travail stratégique et planifié, qui inclut non seulement une compréhension approfondie des lois, mais aussi l’utilisation de systèmes d’octroi planifiés.

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