Trois raisons pour lesquelles la surveillance des e-mails des employés par l'entreprise ne constitue pas une atteinte à la vie privée

Dans de nombreuses entreprises, le courrier électronique est utilisé pour la communication interne et externe. Si une entreprise surveillait ou enquêtait sur le contenu des courriels de ses employés, cela constituerait-il une atteinte à la vie privée ?

Pour les dirigeants d’entreprise, il semble que la surveillance et l’enquête sur les courriels des employés soient des préoccupations importantes en raison de l’augmentation de la conscience de la conformité au sein de l’entreprise.

En conclusion, pour les trois raisons expliquées dans cet article, il est interprété que la surveillance ou l’enquête des courriels des employés par une entreprise n’est pas illégale. Cependant, il faut faire attention car toutes les formes de surveillance et d’enquête ne sont pas autorisées.

Dans cet article, nous expliquerons aux dirigeants d’entreprise quels types de surveillance et d’enquête sont autorisés, en présentant également des exemples de cas réels.

Raisons pour lesquelles une entreprise est autorisée à surveiller et enquêter sur les e-mails de ses employés

Raison 1 : Pour maintenir l’ordre au sein de l’entreprise

Une entreprise a le droit de maintenir l’ordre pour sa gestion, car elle doit agir en tant qu’organisation. Pour maintenir l’ordre au sein de l’entreprise, il est nécessaire de prévenir les “erreurs d’envoi d’e-mails” des employés et de bloquer les infections par des virus.

En particulier, si une “erreur d’envoi d’e-mail” se produit, il y a aussi un risque de fuite de secrets d’entreprise. Par conséquent, on peut considérer que l’entreprise a le droit de vérifier les e-mails professionnels de ses employés pour maintenir l’ordre au sein de l’entreprise.

Raison 2 : Ils utilisent les équipements de l’entreprise

Les ordinateurs que les employés utilisent à l’entreprise et les téléphones portables qui leur sont prêtés sont généralement la propriété de l’entreprise. Même si un employé apporte son propre ordinateur portable pour travailler, il devrait envoyer et recevoir des e-mails via les installations de l’entreprise, comme les lignes de communication et les serveurs de messagerie.

En d’autres termes, les équipements de l’entreprise incluent les ordinateurs et les téléphones portables que les employés utilisent pour leur travail, ainsi que le système lui-même. En tant qu’équipement de l’entreprise, on peut considérer que l’entreprise a le droit de vérifier l’utilisation des e-mails par les employés.

Raison 3 : Ils ont une obligation de se consacrer à leur travail

L'”obligation de se consacrer à son travail” signifie que “les travailleurs doivent se consacrer à leur travail pendant les heures de travail, conformément aux instructions de l’employeur”. Les lois japonaises sur les fonctionnaires nationaux et locaux, qui s’appliquent aux fonctionnaires, stipulent explicitement l’obligation de se consacrer à son travail.

En revanche, il n’existe pas de loi qui formalise explicitement l’obligation de se consacrer à son travail pour les travailleurs du secteur privé. Cependant, il est considéré qu’une obligation de se consacrer à son travail existe naturellement en tant qu’obligation associée au contrat de travail.

L’entreprise peut enquêter pour savoir si les travailleurs travaillent honnêtement, c’est-à-dire s’ils respectent leur obligation de se consacrer à leur travail et s’ils respectent leur obligation de confidentialité et ne divulguent pas d’informations. La vérification des e-mails peut être considérée comme faisant partie de cette enquête.

Alors, l’entreprise ou le supérieur peut-il consulter indéfiniment les e-mails des employés sans leur consentement ?

【Exemple de jugement ①】Surveillance des e-mails des employés d’une entreprise et actes de harcèlement sexuel

Nous présentons un cas où un employé d’entreprise a demandé des dommages-intérêts à son entreprise pour violation de la vie privée, car ses e-mails personnels ont été surveillés par son supérieur sans son consentement. En conclusion, il a été jugé qu’il ne s’agissait pas d’une violation de la vie privée.

Résumé de l’affaire

L’employée plaignante X1 a interprété un e-mail reçu de son supérieur direct, le défendeur Y (chef de département), qui disait “Je voudrais que vous preniez le temps de me faire part des problèmes de notre département”, comme une invitation à dîner, et a consulté son mari X2 à ce sujet.

X1, qui était fortement offensée, a tenté d’envoyer un e-mail à X2 via le système de réseau informatique de l’entreprise, disant “Il s’immisce même dans les relations délicates entre femmes. Le défi à venir est de savoir comment travailler sans s’impliquer. Ce n’est qu’une simple invitation à boire”, mais elle l’a envoyé par erreur à Y.

Y a alors appris que X tentait de l’accuser de harcèlement sexuel et a commencé à surveiller les e-mails de X1 en demandant à l’IT de l’entreprise.

Par la suite, X et Y ont eu l’occasion de discuter, mais les discussions ont échoué. X a intenté une action en dommages-intérêts pour actes illicites, alléguant qu’il avait été victime de harcèlement sexuel de la part de Y et que sa vie privée avait été violée par la lecture non autorisée de ses e-mails privés.

D’autre part, Y a porté plainte en retour, alléguant que l’accusation de harcèlement sexuel par X était diffamatoire.

Principaux points de litige

Dans cette affaire, la question de savoir si le harcèlement sexuel par Y avait eu lieu et si l’accusation de X était diffamatoire était également en litige, mais nous nous concentrerons ici sur la question de savoir si la surveillance des e-mails de X par Y constituait une violation de la vie privée, et nous examinerons le jugement du tribunal.

Jugement du tribunal

Le tribunal a d’abord indiqué ce qui suit concernant la question de savoir si l’utilisation privée des e-mails des employés est autorisée.

En tant que travailleur menant une vie sociale, il est bien sûr permis d’utiliser l’appareil téléphonique de l’entreprise comme point de contact pour les communications normalement nécessaires dans la vie sociale quotidienne. De plus, si cela n’entrave pas l’exécution des tâches de l’entreprise et que le fardeau économique pour l’entreprise est extrêmement léger, il est généralement admis que l’appareil téléphonique de l’entreprise peut être utilisé pour émettre des appels dans la mesure nécessaire et raisonnable pour répondre de manière appropriée à ces communications externes. Cela devrait également s’appliquer fondamentalement à l’envoi et à la réception d’e-mails privés en utilisant le système de réseau de l’entreprise.

Jugement du tribunal de district de Tokyo du 3 décembre 2001

En d’autres termes, il est permis aux employés d’utiliser le système de messagerie de l’entreprise à des fins privées dans la mesure nécessaire et raisonnable.

Cependant, d’autre part, le tribunal a indiqué ce qui suit et a jugé que la surveillance des e-mails des employés dans cette affaire ne constituait pas une violation de la vie privée.

Lorsqu’un employé utilise des e-mails privés en utilisant le système de réseau interne de l’entreprise, la protection de la vie privée qu’il peut attendre est considérablement réduite par rapport à l’utilisation normale du téléphone. Il doit accepter que, si une personne qui n’est pas en position de surveiller l’utilisation privée des e-mails par les employés en raison de ses responsabilités le fait, ou si une personne en position de responsabilité le fait sans aucune nécessité rationnelle pour le travail, simplement par curiosité personnelle, ou si elle le fait en cachant le fait de la surveillance à la direction de l’entreprise ou à d’autres tiers au sein de l’entreprise, en utilisant des moyens et des méthodes basés sur la volonté personnelle, la surveillance est considérée comme une violation du droit à la vie privée seulement si elle dépasse considérablement les limites de ce qui est généralement acceptable en société, en tenant compte de l’objectif, des moyens et de la manière de la surveillance, et en comparant et en pesant les inconvénients subis par la personne surveillée.

Idem

En d’autres termes, “il ne peut être dit que l’acte de surveillance par le défendeur a dépassé considérablement les limites de ce qui est généralement acceptable en société, et le demandeur doit accepter un tel niveau de surveillance”, peut-on dire.

Point clé du jugement : la surveillance en tant que gestionnaire est possible

Le jugement indique que les types de surveillance suivants sont considérés comme “une surveillance qui dépasse considérablement les limites de ce qui est généralement acceptable en société”.

1. Si une personne qui n’est pas en position de surveiller l’utilisation privée des e-mails des employés (c’est-à-dire qui n’est pas dans la couche de gestion) le fait
2. Même si la personne en position de responsabilité surveille, si elle n’a pas de raison rationnelle de le faire (par exemple, si elle le fait par curiosité personnelle)
3. Si elle surveille en cachant le fait de la surveillance à des tiers, en se basant sur sa propre volonté

Dans le cas présent, en ce qui concerne le point 1 ci-dessus, le défendeur était le chef de département et a continué à surveiller en demandant au département concerné à mi-parcours, et n’a pas continué à surveiller entièrement de sa propre initiative.

Il convient de noter que, dans cette entreprise, à l’époque, l’interdiction de l’utilisation privée des e-mails n’était pas strictement appliquée, et l’entreprise n’avait pas non plus informé les employés à l’avance qu’elle pourrait les consulter.

Même dans de tels cas, si cela ne dépasse pas considérablement les limites de ce qui est généralement acceptable en société, il est permis à l’entreprise ou au supérieur de surveiller les e-mails des employés.

【Cas de jurisprudence ②】Enquête sur les e-mails d’un employé soupçonné de diffamation au sein de l’entreprise

Nous allons expliquer un cas où une entreprise a mené une enquête sur un employé soupçonné d’être l’auteur d’e-mails diffamatoires envoyés au sein de l’entreprise, et a interrogé cet employé à propos d’e-mails privés découverts lors de cette enquête.

Dans ce cas, le tribunal n’a pas reconnu de violation des droits de la personnalité tels que l’honneur ou la vie privée en relation avec l’enquête en question. De plus, les notions de “maintien de l’ordre dans l’entreprise” et de “devoir de se consacrer à son travail” ont été soulevées.

Résumé de l’affaire

Plusieurs e-mails diffamant l’employé A ont été envoyés au directeur du département administratif. L’entreprise, ayant reçu une plainte de A, a découvert que ces e-mails avaient été envoyés à l’adresse e-mail interne de A à partir d’un ordinateur partagé par le département des ventes en utilisant un service de messagerie gratuit.

Compte tenu du fait que seules quelques personnes connaissaient les circonstances décrites dans l’e-mail, le plaignant X, soupçonné d’avoir voulu empêcher A et l’employée B de se rapprocher, a été interrogé lors de la première enquête.

Comme le plaignant a nié avoir envoyé les e-mails, l’entreprise a examiné environ un an de registres de communication d’e-mails concernant le plaignant sur le serveur de fichiers qu’elle possède et gère, mais n’a trouvé aucune preuve de l’implication du plaignant dans les e-mails diffamatoires.

Cependant, au cours de l’enquête, il est apparu que X avait envoyé de nombreux e-mails privés non liés à son travail.

Par la suite, l’entreprise a mené deux autres enquêtes auprès de X concernant les e-mails diffamatoires et les e-mails privés, puis a sanctionné X pour violation du règlement du travail en raison des e-mails privés (en lui demandant de soumettre une lettre d’excuses).

X a alors demandé à l’entreprise de lui verser des dommages-intérêts, arguant que la manière dont l’enquête avait été menée avait porté atteinte à ses droits de la personnalité tels que son honneur, et que le fait d’avoir examiné ses e-mails, de les avoir fait lire à des tiers et de ne pas les lui avoir rendus constituait une violation de son droit de propriété et de son droit à la vie privée concernant ses informations personnelles dans sa vie privée.

Principaux points de litige

Dans cette affaire, la question de savoir si l’enquête portait atteinte aux droits de la personnalité a été un point de litige, mais nous allons nous concentrer ici sur la question de savoir si une enquête sur les e-mails pour résoudre un problème interne à l’entreprise constitue une violation du droit à la vie privée.

Jugement du tribunal

Le tribunal a fait la déclaration suivante concernant l’enquête sur les e-mails, et a jugé que l’enquête sur les e-mails dans cette affaire ne constituait pas une violation du droit à la vie privée.

Il y avait des raisons de soupçonner raisonnablement que le plaignant était l’auteur des e-mails diffamatoires, et bien qu’il ait nié être l’auteur, il n’a pas pu dissiper ce soupçon, il était donc nécessaire de poursuivre l’enquête. Étant donné que l’incident s’est produit en utilisant des e-mails au sein de l’entreprise, il était possible que des informations permettant d’identifier l’auteur soient écrites dans le fichier e-mail du plaignant, et il était nécessaire de vérifier son contenu. De plus, étant donné que l’existence d’un grand nombre d’e-mails privés non liés au travail a été révélée dans l’affaire des e-mails privés, il était nécessaire de mener une nouvelle enquête à ce sujet concernant le plaignant. Et pour déterminer si un e-mail est privé ou non, il n’est pas possible de le juger précisément à partir de son titre seul, il est nécessaire de le juger à partir de son contenu. Aucune de ces enquêtes ne peut être considérée comme un acte illégal qui viole la liberté mentale du plaignant au-delà des limites socialement acceptables.

Jugement du tribunal de district de Tokyo, 26 février 2002

Bien qu’il y ait de légères différences dans le libellé, on peut dire que dans ce cas de jurisprudence également, le jugement est fait à partir du point de vue de savoir si cela “dépasse les limites socialement acceptables” (c’est-à-dire si cela s’écarte de ce qui est généralement considéré comme raisonnable dans la société).

Point clé du jugement : le devoir de se consacrer à son travail et le maintien de l’ordre dans l’entreprise

En outre, le tribunal a fait la déclaration suivante concernant le devoir de se consacrer à son travail et le maintien de l’ordre dans l’entreprise.

Les e-mails privés, par le fait que l’expéditeur réfléchit et crée un document et l’envoie, font que l’expéditeur viole son devoir de se consacrer à son travail et commet un acte qui viole l’ordre de l’entreprise en utilisant les installations de l’entreprise à des fins privées. De plus, en faisant lire les e-mails privés aux destinataires, cela entrave également leur travail. De plus, dans cette affaire, il ne s’arrête pas là, selon les preuves (〈preuves omises〉), il y a un nombre considérable de ceux qui demandent une réponse au destinataire, et en réponse à cela, des e-mails privés ont effectivement été envoyés en réponse. Cela signifie non seulement que l’on viole son propre devoir de se consacrer à son travail, etc., mais aussi que l’on fait réfléchir le destinataire à un document de réponse, le crée et l’envoie, ce qui fait que le destinataire viole son devoir de se consacrer à son travail et commet un acte qui viole l’ordre de l’entreprise en utilisant les installations de l’entreprise à des fins privées.

Idem

En d’autres termes, on peut dire que lorsque la violation (ou le soupçon raisonnable de violation) du devoir de se consacrer à son travail est reconnue, la nécessité et la proportionnalité de mener une enquête sur les e-mails comme dans cette affaire sont reconnues pour le maintien de l’ordre dans l’entreprise.

Cependant, même si cela n’est pas considéré comme une violation du droit à la vie privée, il faut faire attention car la manière dont cela est fait peut violer d’autres droits de la personnalité tels que l’honneur.

Clarifier les règles de travail concernant les e-mails des employés

Il est important pour une entreprise de clarifier à l’avance les règles concernant les e-mails des employés et de les partager avec eux afin de pouvoir effectuer des vérifications d’e-mails de manière appropriée.

De plus, les règles concernant les e-mails des employés devraient s’appliquer à tous les employés, il serait donc préférable de les établir sous forme de règles de travail.

Si les règles concernant les e-mails des employés sont clairement établies en tant que règles de travail, la probabilité de problèmes avec les employés lors de l’examen des e-mails pour vérifier s’ils ne violent pas les règles de travail est réduite.

En résumé : Si vous rencontrez des problèmes concernant la surveillance des e-mails des employés, consultez un avocat

Il probablement existe des entreprises qui autorisent un certain niveau d’e-mails privés pour des raisons professionnelles. Cependant, cela ne doit pas dépasser certaines limites.

De plus, une entreprise ne peut pas surveiller ou enquêter sur les e-mails sans condition. C’est uniquement autorisé pour le maintien de l’ordre au sein de l’entreprise, en raison de l’obligation de se consacrer à son travail, et pour l’utilisation des équipements de l’entreprise.

Il est nécessaire d’avoir une connaissance hautement spécialisée pour déterminer si la surveillance des e-mails des employés constitue une violation du droit à la vie privée, et pour la création de règles de travail. Si vous rencontrez des problèmes avec l’évaluation de la situation ou la création ou la révision des règles de travail, n’hésitez pas à consulter un avocat.

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