Qu'est-ce qu'un contrat de limitation de responsabilité pour un administrateur externe ? Le processus et les points à surveiller lors de la création d'un contrat

Récemment, face à une série de scandales d’entreprise, il est exigé que le conseil d’administration supervise efficacement la direction. Dans ce contexte, l’utilisation des administrateurs externes est en progression.

La loi révisée sur les sociétés, entrée en vigueur le 1er mars 2021, a rendu obligatoire la nomination d’administrateurs externes dans les sociétés cotées. Par conséquent, non seulement pour les entreprises cotées, mais aussi pour celles qui envisagent une introduction en bourse à l’avenir, la sécurisation des administrateurs externes est devenue un enjeu majeur.

De plus, même pour les entreprises non cotées, lorsqu’elles reçoivent des investissements de VC et autres, l’acceptation des administrateurs externes peut être une condition. Lorsqu’une entreprise accepte un administrateur de l’extérieur, il est courant de conclure un contrat de limitation de responsabilité entre l’entreprise et l’administrateur à l’avance.

Dans cet article, nous expliquerons en détail ce qu’est un contrat de limitation de responsabilité et quelles sont les procédures nécessaires pour le conclure.

Le contrat de limitation de responsabilité des administrateurs externes et son champ d’application

Avec l’augmentation du nombre d’administrateurs externes, l’utilisation des contrats de limitation de responsabilité progresse.

Selon le “Livre blanc sur la gouvernance d’entreprise des sociétés cotées à la Bourse de Tokyo 2015[ja]” (page 36), en 2014, 78,6% des sociétés cotées à la Bourse de Tokyo avaient conclu un contrat de limitation de responsabilité avec leurs administrateurs externes, ce qui montre que la conclusion de tels contrats est en train de se généraliser dans la pratique.

Ici, nous expliquerons ce qu’est un contrat de limitation de responsabilité et quels administrateurs peuvent le conclure.

En outre, pour plus de détails sur la délégation d’administrateurs dans les contrats d’investissement, veuillez consulter l’article ci-dessous.

Article connexe : Qu’est-ce que la clause de délégation d’administrateurs dans un contrat d’investissement ?[ja]

De plus, pour plus de détails sur les contrats d’investissement en général conclus avec des VC, etc., veuillez consulter l’article ci-dessous.

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Qu’est-ce qu’un contrat de limitation de responsabilité pour les administrateurs ?

Un contrat de limitation de responsabilité est un accord qui limite la responsabilité d’un administrateur à un certain montant en cas de responsabilité pour dommages et intérêts.

Un contrat de limitation de responsabilité est conclu avant qu’un administrateur n’assume effectivement une responsabilité pour dommages et intérêts. Plus précisément, il est généralement conclu au moment de l’entrée en fonction de l’administrateur.

En ce qui concerne l’exonération de responsabilité, comme nous le verrons plus loin, un système a été mis en place pour permettre l’exonération par résolution de l’assemblée générale des actionnaires ou du conseil d’administration. Cependant, dans ces systèmes, il n’est pas clair si la responsabilité sera réellement exonérée par la résolution, ni quel sera le montant de l’exonération, ce qui ne permet pas d’éliminer l’inquiétude de ceux qui deviennent administrateurs externes quant à la possibilité d’être tenus responsables de dommages et intérêts élevés.

En revanche, avec un contrat de limitation de responsabilité, il est possible de limiter la responsabilité avant que la responsabilité pour dommages et intérêts ne survienne. De cette façon, en réduisant le risque d’être tenu responsable de dommages et intérêts élevés grâce à un contrat de limitation de responsabilité, il est plus facile d’attirer des personnes pour devenir administrateurs externes. On pense que c’est pour cette raison que le nombre de cas où un contrat de limitation de responsabilité est conclu avec un administrateur externe est en augmentation.

Cependant, dans un contrat de limitation de responsabilité, le montant maximum de la responsabilité ne peut pas être déterminé librement. Selon la loi sur les sociétés, ce montant maximum est le plus élevé des deux montants suivants :

• Le montant stipulé dans les statuts
• Le montant minimum de responsabilité stipulé par la loi sur les sociétés (Article 425, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés)

Le montant minimum de responsabilité pour les administrateurs externes est fixé à “deux fois la rémunération” (Article 113 du règlement d’application de la loi sur les sociétés).

Les administrateurs exécutifs ne sont pas éligibles à la limitation de responsabilité

Seuls les administrateurs qui ne sont pas des administrateurs exécutifs peuvent conclure un contrat de limitation de responsabilité avec la société. Par conséquent, les administrateurs représentatifs ou les administrateurs qui ont été désignés comme administrateurs exécutifs par une résolution du conseil d’administration ne peuvent pas conclure un contrat de limitation de responsabilité.

Les administrateurs externes sont choisis parmi les administrateurs qui ne sont pas des administrateurs exécutifs, il n’y a donc pas de problème à conclure un contrat de limitation de responsabilité si vous êtes un administrateur externe. Cependant, si un administrateur externe devient un administrateur exécutif, il faut noter que l’effet du contrat de limitation de responsabilité est perdu (Article 427, paragraphe 2 de la loi sur les sociétés).

Procédures pour conclure un contrat à responsabilité limitée

Pour conclure un contrat à responsabilité limitée, il ne suffit pas simplement de conclure le contrat, il est nécessaire de respecter les procédures prévues par la loi japonaise sur les sociétés. Ici, nous expliquerons les procédures qui doivent être effectuées à l’avance pour conclure un contrat à responsabilité limitée.

Création des statuts permettant la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée

Pour conclure un contrat à responsabilité limitée, il est nécessaire que les statuts de l’entreprise stipulent qu’un tel contrat peut être conclu. Par conséquent, la première étape consiste à modifier les statuts pour inclure des dispositions relatives à la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée.

Décider si le montant maximum de la responsabilité doit être fixé dans les statuts

Le montant maximum de la responsabilité en cas de conclusion d’un contrat à responsabilité limitée est le montant fixé dans les statuts ou le montant minimum de responsabilité fixé par la loi, le montant le plus élevé étant retenu. Par conséquent, il n’est pas utile de fixer un montant de responsabilité maximale dans les statuts qui serait inférieur à ce montant minimum de responsabilité.

Par conséquent, il est utile de fixer le montant maximum de la responsabilité dans les statuts si vous souhaitez fixer un montant de responsabilité maximale supérieur au montant minimum de responsabilité fixé par la loi. Par conséquent, l’entreprise doit décider si elle doit fixer le montant de la responsabilité dans les statuts.

La décision de fixer le montant maximum de la responsabilité dans les statuts varie d’une entreprise à l’autre. Du point de vue des actionnaires qui cherchent à tenir les dirigeants responsables, il serait préférable que le montant maximum soit fixé dans les statuts à un montant supérieur au montant minimum de responsabilité fixé à l’article 425, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés.

D’un autre côté, lorsqu’un investisseur accepte un administrateur externe, bien que l’investisseur soit un actionnaire, il peut être préférable que le montant maximum de la responsabilité soit plus faible.

Exemple de disposition lorsque le montant maximum de la responsabilité est fixé dans les statuts

Lorsque le montant maximum de la responsabilité est fixé dans les statuts, une disposition comme celle-ci peut être envisagée :

Article ○ (Contrat à responsabilité limitée avec les directeurs)
Notre société peut, conformément à l’article 427, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés, conclure un contrat limitant la responsabilité pour dommages et intérêts de l’article 423, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés avec les directeurs (à l’exception de ceux qui sont des directeurs exécutifs, etc.). Cependant, le montant maximum de la responsabilité pour dommages et intérêts en vertu de ce contrat sera le montant préalablement fixé à ○ yens ou plus, ou le montant minimum de responsabilité fixé par la loi, le montant le plus élevé étant retenu.

Exemple de disposition lorsque le montant maximum de la responsabilité n’est pas fixé dans les statuts

Lorsque le montant maximum de la responsabilité n’est pas fixé dans les statuts, une disposition comme celle-ci peut être envisagée :

Article ○ (Contrat à responsabilité limitée avec les directeurs)
Notre société peut, conformément à l’article 427, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés, conclure un contrat limitant la responsabilité pour dommages et intérêts de l’article 423, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés avec les directeurs (à l’exception de ceux qui sont des directeurs exécutifs, etc.). Cependant, le montant maximum de la responsabilité pour dommages et intérêts en vertu de ce contrat sera le montant minimum de responsabilité fixé par la loi.

Consentement des commissaires aux comptes

Lorsque vous prévoyez d’inclure une disposition dans les statuts permettant la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée, vous devez obtenir l’approbation de cette modification des statuts par une résolution de l’assemblée générale des actionnaires.

Dans le cas d’une entreprise avec des commissaires aux comptes, avant de soumettre une proposition de modification des statuts à l’assemblée générale des actionnaires, vous devez obtenir le consentement de tous les commissaires aux comptes (articles 427, paragraphe 3, et 425, paragraphe 3, point 1, de la loi japonaise sur les sociétés). Il convient de noter que même dans une entreprise avec un conseil d’audit, l’approbation de cette proposition par une résolution du conseil d’audit n’est pas nécessaire.

Résolution spéciale de l’assemblée générale des actionnaires

Une fois que vous avez obtenu le consentement des commissaires aux comptes pour la proposition de modification des statuts, vous devez obtenir l’approbation de cette proposition par une résolution de l’assemblée générale des actionnaires.

Pour modifier les statuts, vous devez obtenir l’approbation par une résolution spéciale de l’assemblée générale des actionnaires (articles 466 et 309, paragraphe 2, point 11, de la loi japonaise sur les sociétés).

Une résolution spéciale nécessite, en principe, la présence d’actionnaires détenant plus de la moitié des droits de vote pouvant être exercés par les actionnaires, et la résolution ne peut être adoptée sans l’approbation de plus des deux tiers des droits de vote des actionnaires présents.

Comme une décision prudente est requise pour des actions qui modifient les fondements de l’entreprise, comme la modification des statuts, l’approbation de plus des deux tiers des droits de vote des actionnaires présents est requise.

Enregistrement du changement

La disposition des statuts concernant le contrat à responsabilité limitée est un élément à enregistrer. Par conséquent, si la modification des statuts est approuvée par une résolution de l’assemblée générale des actionnaires et que les statuts incluent une disposition concernant la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée, cette disposition doit être enregistrée (article 911, paragraphe 3, point 25, de la loi japonaise sur les sociétés).

L’enregistrement doit être effectué dans les deux semaines suivant l’entrée en vigueur de la modification des statuts (article 915, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés).

Points à noter lors de la rédaction d’un contrat à responsabilité limitée

Lors de la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée avec un administrateur externe, il est nécessaire de faire attention à ce que le contenu défini dans les statuts, tel que le montant de la responsabilité limitée, ne soit pas en contradiction.

Plus précisément, les clauses suivantes peuvent être envisagées (où A est une société par actions et B est un administrateur externe).

Article ○ (Limitation de la responsabilité pour dommages)
Si B cause des dommages à A en négligeant ses devoirs en tant que directeur de A, lorsque B n’a pas commis de faute grave et de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions, il est responsable envers A à hauteur du montant défini dans les statuts de A ou du montant minimum de responsabilité limitée défini à l’article 425, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés, le montant le plus élevé étant retenu, et A exonère B pour toute somme dépassant ce montant.

De plus, il peut être envisagé d’inclure des clauses concernant les restrictions en vertu de la loi japonaise sur les sociétés et stipulant que ce contrat s’applique aux actes accomplis par ledit administrateur pendant la durée du contrat, même après l’expiration de la durée de validité du contrat à responsabilité limitée.

Comment réduire la responsabilité des directeurs exécutifs dans l’exécution de leurs fonctions

Contrairement aux directeurs non exécutifs, les directeurs exécutifs tels que les directeurs généraux ne peuvent pas conclure de contrats à responsabilité limitée.

Cependant, même pour ces directeurs, il est possible de réduire leur responsabilité jusqu’à un montant minimum légal par une résolution spéciale de l’assemblée générale des actionnaires (Article 425, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés).

De plus, il est possible de réduire leur responsabilité jusqu’à un montant minimum légal par une résolution du conseil d’administration (Article 426, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés). Dans ce cas, il est nécessaire de stipuler dans les statuts que la responsabilité peut être réduite par une résolution du conseil d’administration. Si tous les actionnaires sont d’accord, la responsabilité du directeur peut être annulée (Article 424 de la loi japonaise sur les sociétés).

Conclusion : Consultez un avocat lors de la rédaction d’un contrat à responsabilité limitée

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent des administrateurs externes, l’utilisation de contrats à responsabilité limitée est devenue une pratique courante pour faciliter leur accueil. Cependant, la conclusion d’un contrat à responsabilité limitée nécessite de nombreux points à vérifier au préalable, tels que la nécessité d’une disposition préalable dans les statuts, les restrictions sur les administrateurs qui peuvent conclure un contrat et les limites de montant.

En particulier, si vous négligez les procédures stipulées par le droit des sociétés, comme la modification des statuts, il est possible que le contrat ne soit pas reconnu comme valide, il est donc nécessaire de faire preuve de prudence. Si vous envisagez de conclure un contrat à responsabilité limitée avec un administrateur externe, nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit des affaires.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Notre cabinet s’occupe de la création et de la révision de contrats pour diverses affaires, allant des entreprises cotées sur le Tokyo Stock Exchange Prime (le marché principal de la Bourse de Tokyo) aux startups. Si vous rencontrez des difficultés avec vos affaires juridiques d’entreprise, veuillez vous référer aux informations ci-dessous.

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