Les assemblées générales d'actionnaires virtuelles deviennent possibles : Explication du nouveau système d' 'Assemblées générales d'actionnaires sans lieu fixe'

Récemment, il est devenu difficile d’organiser des assemblées générales d’actionnaires qui rassemblent un grand nombre d’actionnaires sur un même lieu. Par conséquent, de nombreuses entreprises ont adopté un modèle hybride d’assemblée générale d’actionnaires virtuelle qui combine l’utilisation d’un lieu physique et la diffusion sur Internet.

Une “Assemblée Générale d’Actionnaires Virtuelle Seulement” est une évolution de ce modèle hybride, où l’assemblée est tenue exclusivement par diffusion sur Internet, sans lieu physique défini.

Cet article explique les conditions requises pour tenir une Assemblée Générale d’Actionnaires Virtuelle Seulement et comment la mener à bien. Nous aborderons également les points à surveiller lors de l’organisation de ces assemblées, ce qui pourrait être utile lorsque votre entreprise envisage de tenir une assemblée générale d’actionnaires, que ce soit en présentiel, en mode hybride ou en mode virtuel seulement.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement ?

Une assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement est un système où les actionnaires assistent à l’assemblée générale uniquement par diffusion sur Internet, sans avoir à se rendre dans un lieu spécifique. Cependant, jusqu’à présent, la loi japonaise sur les sociétés exigeait un lieu physique pour la tenue de l’assemblée générale, rendant impossible la réalisation de ce type d’assemblée.

Les quatre types d’assemblées générales d’actionnaires

En juin 2020, le Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie du Japon a classé les assemblées générales d’actionnaires en quatre types dans son “Guide pour la mise en œuvre des assemblées générales d’actionnaires virtuelles hybrides[ja]“.

1. Assemblée générale d’actionnaires en présentiel
2. Assemblée générale d’actionnaires virtuelle hybride avec participation
3. Assemblée générale d’actionnaires virtuelle hybride avec présence
4. Assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement

Le type 2, l’assemblée générale d’actionnaires virtuelle hybride avec participation, permet aux actionnaires d’écouter le contenu de l’assemblée générale en présentiel en ligne. Cependant, les actionnaires qui écoutent ne sont pas considérés comme étant présents à l’assemblée générale.

Le type 3 va un pas plus loin que le type 2, en permettant que l’écoute en ligne soit considérée comme une “présence” selon la loi japonaise sur les sociétés.

Le type 4, l’assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement, est une méthode qui permet de tenir l’assemblée générale uniquement en ligne, ce qui était impossible selon la loi japonaise sur les sociétés jusqu’à présent.

Dispositions de la loi japonaise sur les sociétés et contexte de la mise en œuvre du système

Depuis 2020, pour éviter les situations où un grand nombre d’actionnaires se rassemblent, le nombre d’entreprises qui organisent des assemblées générales d’actionnaires virtuelles hybrides de type 2 ou 3 en interprétant la loi japonaise sur les sociétés a augmenté.

En d’autres termes, tout en organisant une assemblée générale dans un lieu physique, elles ont demandé aux actionnaires de s’abstenir de participer et de voter à l’avance.

Cependant, selon la loi japonaise sur les sociétés jusqu’à présent, il était nécessaire de tenir l’assemblée générale dans un lieu physique, donc l’assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement de type 4 était impossible à réaliser sans modification de la loi.

Exception à la loi japonaise sur les sociétés par la loi sur le renforcement de la compétitivité industrielle

Compte tenu de ce contexte, une modification partielle de la “Loi sur le renforcement de la compétitivité industrielle” (Japanese Industrial Competitiveness Enhancement Act), qui a été mise en œuvre en juin 2021, a permis la tenue d’une assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement, à condition que certaines conditions soient remplies.

Une assemblée générale d’actionnaires virtuelle uniquement présente les avantages suivants :

• Facilite la participation des actionnaires éloignés
• Réduit les coûts d’exploitation car il n’est pas nécessaire de réserver un lieu

Conditions pour tenir une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle

Pour organiser une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle, il est nécessaire de remplir les quatre conditions suivantes :

1. Être une entreprise cotée
2. Obtenir la “confirmation” du Ministre de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie et du Ministre de la Justice concernant l’applicabilité des “exigences de l’ordonnance ministérielle”
3. Établir des dispositions statutaires par le biais d’une résolution spéciale de l’Assemblée Générale des Actionnaires pour modifier les statuts (des mesures transitoires sont disponibles)
4. Être conforme aux “exigences de l’ordonnance ministérielle” au moment de la décision de convocation

Nous expliquerons en détail ci-dessous.

Confirmation de l’applicabilité des “exigences de l’ordonnance ministérielle”

Pour organiser une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle, il faut répondre à toutes les “exigences de l’ordonnance ministérielle” ci-dessous et obtenir la confirmation du Ministre de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie et du Ministre de la Justice à cet égard.

＜exigences de l’ordonnance ministérielle＞

1. Mise en place d’un responsable des affaires relatives à la méthode de communication
2. Élaboration d’une politique concernant les mesures à prendre en cas de problèmes liés à la méthode de communication
3. Détermination d’une politique visant à prendre en compte la protection des intérêts des actionnaires qui ont des difficultés à utiliser Internet comme méthode de communication
4. Le nombre d’actionnaires inscrits ou enregistrés dans le registre des actionnaires est de 100 ou plus

Les actionnaires étant les propriétaires de l’entreprise, il est inacceptable que leur participation à l’Assemblée Générale des Actionnaires soit entravée par des problèmes de communication. Par conséquent, il est nécessaire de prendre des mesures contre les problèmes de communication et de désigner un responsable en prévision de toute éventualité.

Pour protéger les intérêts de tous les actionnaires, il est également nécessaire de prendre des mesures pour tenir compte de la protection des intérêts des actionnaires qui ne sont pas familiarisés avec Internet. De plus, si le nombre d’actionnaires est faible, il n’est pas nécessaire d’organiser une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle, c’est pourquoi ce système cible les entreprises ayant 100 actionnaires ou plus.

Modification des statuts pour tenir une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle

Pour organiser une Assemblée Générale des Actionnaires uniquement virtuelle, il est nécessaire de modifier les statuts pour stipuler que l’entreprise peut tenir une “Assemblée Générale des Actionnaires sans lieu fixe”.

Cependant, une résolution spéciale de l’Assemblée Générale des Actionnaires est nécessaire pour modifier les statuts. Une résolution spéciale de l’Assemblée Générale des Actionnaires nécessite la participation d’actionnaires détenant les deux tiers des droits de vote et l’approbation de la majorité des droits de vote des actionnaires présents. Cependant, pour les entreprises cotées, des mesures transitoires ont été prises pour considérer que les dispositions statutaires existent pendant deux ans après l’entrée en vigueur le 16 juin 2021.

Méthode de mise en œuvre de l’Assemblée Générale des Actionnaires Virtuelle Seulement

Nous expliquerons ci-dessous la méthode spécifique de mise en œuvre de l’Assemblée Générale des Actionnaires Virtuelle Seulement.

Convocation de l’Assemblée Générale des Actionnaires

Tout d’abord, la décision de faire de l’Assemblée Générale des Actionnaires une assemblée sans lieu fixe, l’adoption de l’exercice préalable du droit de vote par écrit, la méthode de communication, le traitement en cas de double exercice préalable et le jour même, etc., sont décidés par une résolution de convocation du conseil d’administration.

Dans l’avis de convocation réel, en plus des éléments de décision de convocation de l’Article 299, paragraphe 4, de la Loi sur les Sociétés Japonaises[ja], les éléments suivants sont indiqués et envoyés aux actionnaires.

1. Admettre l’exercice préalable du droit de vote par écrit
2. Méthode de communication
3. Traitement en cas de double exercice du droit de vote préalable et le jour même
4. Méthode de participation à l’Assemblée Générale des Actionnaires Virtuelle Seulement (URL, ID, mot de passe, etc.)
5. Politique de réponse aux pannes de communication
6. Politique de considération pour les actionnaires qui ne peuvent pas s’adapter au numérique

Déroulement des délibérations de l’Assemblée Générale des Actionnaires

Le déroulement des délibérations de l’Assemblée Générale des Actionnaires Virtuelle Seulement ne diffère pas beaucoup de celui d’une assemblée réelle. Un système est préparé pour diffuser en direct sur le site web spécial mentionné dans l’avis de convocation, et pour soumettre des questions et des motions, ou pour exercer le droit de vote.

Les résolutions sont prises en intégrant les données de vote préalable et les données de vote du jour même par le système d’exercice du droit de vote. Grâce à cette méthode, il sera également possible de rapporter les résultats préliminaires du vote le jour même de l’Assemblée Générale des Actionnaires.

Points à noter pour l’organisation d’une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle

Organiser une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle permet de réduire les coûts et les efforts nécessaires pour réserver un lieu physique. Cependant, il est important de prêter attention aux points suivants.

La période de transition pour la disposition de modification des statuts est de 2 ans

Depuis la mise en œuvre du système le 16 juin 2021 (2021 dans le calendrier grégorien), il est présumé que les sociétés cotées ont modifié leurs statuts pour permettre la tenue d’assemblées générales d’actionnaires uniquement virtuelles pendant deux ans. Cependant, cette présomption est une mesure transitoire de deux ans.

De plus, une modification des statuts pour permettre la tenue d’une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle ne peut pas être décidée lors d’une telle assemblée. Par conséquent, une assemblée générale d’actionnaires physique doit être tenue au moins une fois pour approuver la modification des statuts par une résolution spéciale.

Pour une résolution spéciale lors d’une assemblée générale d’actionnaires, la présence d’actionnaires détenant plus de la moitié des droits de vote est nécessaire, et plus des deux tiers des droits de vote des actionnaires présents doivent être en faveur (Article 309, paragraphe 2, du Code des sociétés japonais[ja]).

Des mesures pratiques contre les pannes de communication sont essentielles

Dans la mise en œuvre d’une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle, les mesures contre les pannes de communication et la réponse en cas de panne peuvent constituer un risque réel. Selon le moment où la panne de communication se produit, cela pourrait être une raison d’annuler la résolution.

Comme mesures contre les pannes de communication, il est nécessaire de renforcer les lignes de communication à l’avance, de préparer une sauvegarde, ou de fixer une date de réserve.

De plus, si une résolution de délégation au président pour le report ou la continuation (Article 66, paragraphe 2, de la Loi japonaise sur le renforcement de la compétitivité industrielle[ja]) est prise à l’avance, le président peut rapidement décider de reporter ou de continuer en cas de panne de communication.

Conclusion : Consultez un avocat pour organiser une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle

La possibilité d’organiser une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle offre des avantages tels que la réduction des efforts et des coûts pour l’entreprise, ainsi que la possibilité pour les actionnaires de réduire le temps et les frais associés à la participation à distance.

Cependant, pour mettre en œuvre cette mesure, il est nécessaire de préparer diverses choses à l’avance, comme la modification des statuts, la gestion des problèmes de communication, et la prise en compte des actionnaires qui ne sont pas à l’aise avec le numérique.

La tenue d’une assemblée générale d’actionnaires uniquement virtuelle doit être préparée en consultant un avocat qui est non seulement familier avec le droit des sociétés, mais aussi avec les problèmes de système.

Présentation des mesures prises par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith est un cabinet d’avocats spécialisé dans l’IT, et plus particulièrement dans l’Internet et le droit. Ces dernières années, l’assemblée générale des actionnaires virtuels a attiré l’attention, et le besoin de vérification juridique du processus de tenue de ces assemblées a augmenté. Notre cabinet fournit des solutions concernant l’IT et les startups. Les détails sont décrits dans l’article ci-dessous.