A japán munkajogban a vállalati rendszer jogi keretei: szolgálati szabályzatok, belső jelentéstevők védelme, fegyelmi intézkedések hatékonysága

A vállalati tevékenységek zökkenőmentes végrehajtása és a folyamatos növekedés érdekében elengedhetetlen egy világos és igazságos belső rend fenntartása. Azonban a japán vállalati rend nem csupán szokásokon vagy a vezetők egyoldalú utasításain alapul, hanem a munkaszerződéseken alapuló jogi keretrendszer által szigorúan szabályozott. Ennek a jogi keretrendszernek a pontos megértése és betartása kulcsfontosságú a potenciális munkaügyi viták megelőzésében és az egészséges munkáltató-munkavállaló kapcsolatok kialakításában. Különösen három elem – a ‘munkavállalói magatartási szabályzat’, az ‘organizációs öntisztító funkciót elősegítő belső jelentéstételi rendszer’, és a rend megsértésére vonatkozó ‘fegyelmi intézkedések’ – alkotják a vállalati rend gerincét. Ezek a rendszerek részletesen szabályozottak a japán munkaszerződési törvényben (Labor Contract Act), a munkaügyi alaptörvényben (Labor Standards Act) és a közérdekű bejelentők védelméről szóló törvényben (Whistleblower Protection Act), és működtetésük során kiemelt figyelmet igényelnek. Ebben a cikkben ezekre a fontos témákra összpontosítunk, és bemutatjuk a vállalatok által betartandó jogi követelményeket és a gyakorlati megfontolásokat, konkrét jogszabályok és bírósági döntések segítségével. Célunk, hogy segítséget nyújtsunk a vállalatvezetőknek és jogi szakembereknek a jogi kockázatok megfelelő kezelésében, és hogy elősegítsük az hatékony és törvényes szervezeti működést.

A jogi alapok a japán vállalati rendszerben

Japánban a vállalatoknak joga van bizonyos rendet követelni az alkalmazottaiktól és ezt fenntartani, amely jog az alkalmazó és a munkavállaló közötti munkaszerződésből ered. Ez a kapcsolat nem csupán egy irányítási és parancsolgatási viszony, hanem jogilag egyenrangú felek közötti megállapodáson alapuló szerződéses viszonyként van meghatározva.

A munkaszerződésen alapuló kapcsolat

A japán munkaszerződési törvény (Labor Contract Act) 6. cikke kimondja, hogy a munkaszerződés akkor jön létre, “amikor a munkavállaló a munkáltató által történő foglalkoztatás keretében munkát végez, és a munkáltató ezért bért fizet, amiben a munkavállaló és a munkáltató megegyeznek”. E megállapodás alapján a munkavállaló köteles munkaerőt biztosítani, a munkáltató pedig köteles bért fizetni. A munkavállaló kötelezettségei nem korlátozódnak csupán a meghatározott munka elvégzésére. A szerződéshez kapcsolódóan szélesebb körű kötelezettségeket is magában foglal, mint például a vállalat vagyonának megőrzése, a munkafolyamatok zavartalan működésében való együttműködés, és a vállalat egészének érdekeinek figyelembe vétele. A vállalati rendszer betartásának kötelezettsége jogilag elismert, a munkaszerződésből eredő kiegészítő kötelezettségek egyikeként. Vagyis az alkalmazottaknak a vállalati szabályok betartása alapvető felelősségként értelmezendő a szerződéses kötelezettségek teljesítése során.

A “hűség és őszinteség elve” és a “joggyakorlás visszaélésének tilalma”

Ezt a szerződéses kapcsolatot tovább szabályozza a japán munkaszerződési törvény 3. cikke által meghatározott alapelvek. A cikk 4. bekezdése a “hűség és őszinteség elvét” határozza meg, amely kimondja, hogy “a munkavállalónak és a munkáltatónak kötelessége a munkaszerződést betartani, és hűségesen, őszintén gyakorolni a jogokat, valamint teljesíteni a kötelezettségeket”. A vállalati rendszer megsértése az alkalmazottak részéről e hűség és őszinteség elvének megsértésének minősülhet.

Másrészről, a cikk 5. bekezdése a “joggyakorlás visszaélésének tilalmát” határozza meg, amely kimondja, hogy “a munkavállalóknak és a munkáltatóknak a munkaszerződés alapján gyakorolt jogokat nem szabad visszaélniük”. Ez az elv jelentős jogi korlátozást jelent a munkáltató hatalomgyakorlására. Ha például a vállalati rend fenntartása érdekében gyakorolt fegyelmi jog túlzottnak vagy nem megfelelőnek bizonyul a céljával vagy eszközeivel kapcsolatban, akkor jogi értelemben visszaélésnek minősülhet, és érvénytelennek tekinthető.

Így a japán munkajogban a vállalati rend a kölcsönös szerződéses kapcsolaton alapul, ahol a hűség és őszinteség elve alapozza meg az alkalmazottak betartási kötelezettségét, miközben a joggyakorlás visszaélésének tilalma szigorúan korlátozza a munkáltató hatalomgyakorlását, egyensúlyozott szerkezetet létrehozva. E kétirányú jogi kötelezettségek megértése az első lépés a vállalati renddel kapcsolatos kérdések megfontolásában.

Szabályok megalapozása: Szolgálati rend és Munkaszabályzat Japánban

A vállalati rend konkrét és világos megfogalmazásához, valamint az alkalmazottak betartásának elvárásához a legfontosabb jogi dokumentum a “munkaszabályzat”. Ezen belül a dolgozók viselkedési normáit részletező dokumentum a “szolgálati rend”.

A munkaszabályzat központi szerepe

A japán munkaügyi alaptörvény (Labor Standards Act) 89. cikke előírja, hogy a folyamatosan tíz vagy annál több munkavállalót foglalkoztató munkaadóknak kötelező munkaszabályzatot készíteniük, és azt a területileg illetékes munkaügyi felügyelőség vezetőjének bejelenteniük. A munkaszabályzatban szerepelnie kell a munkaidő kezdete és vége, valamint a bérrel kapcsolatos “abszolút szükséges tartalmi elemeknek”, és amennyiben meghatározásra kerülnek, úgy a “relatív szükséges tartalmi elemeket” is tartalmaznia kell. Az alkalmazottak elleni szankciók, azaz a fegyelmi intézkedések, a relatív szükséges tartalmi elemek közé tartoznak, és ahhoz, hogy a vállalat fegyelmi intézkedést hajthasson végre, jogilag alapvető előfeltétel, hogy a munkaszabályzatban egyértelműen szerepeljenek a fegyelmi intézkedés alapját képező okok és a büntetés típusai.

A szolgálati rend helyzete

A szolgálati rend konkrétan meghatározza azokat a szabályokat, amelyeket a dolgozóknak munkavégzés során be kell tartaniuk, mint például a munkához való odaadás kötelezettsége, a titoktartás kötelezettsége, a cég létesítményeinek és eszközeinek megfelelő használata, a zaklatás tilalma stb. Jogilag a szolgálati rend a munkaszabályzat részeként kezelendő. A vállalatoknak lehetőségük van arra, hogy a munkaszabályzatban egy “szolgálati fegyelem” című fejezetet hozzanak létre, vagy külön “szolgálati rend” néven dokumentumot készítsenek. Az utóbbi esetben is a rend jogilag a munkaszabályzat részének tekintendő, így annak létrehozása vagy módosítása során ugyanazokat a jogi eljárásokat kell követni, mint a munkaszabályzat esetében.

A létrehozás és módosítás kötelező eljárásai

A munkaszabályzat (beleértve a szolgálati rendet is) létrehozása vagy módosítása során be kell tartani a japán munkaügyi alaptörvény által meghatározott szigorú eljárásokat. A munkaadónak először is, ha van a munkavállalók többségét képviselő szakszervezet, akkor annak a véleményét kell kikérnie, ha nincs, akkor a munkavállalók többségét képviselő személy véleményét, és ezt a véleményt tartalmazó írásos dokumentumot (vélemény nyilatkozat) kell készítenie. A törvény csak a vélemény “meghallgatását” írja elő, nem kötelezi a képviselő “egyeztetésének” megszerzésére. Azonban ez a vélemény meghallgatásának eljárása kötelező, és ha a munkaügyi felügyelőséggel folytatott kommunikáció során úgy ítélik meg, hogy a folyamatot nem hajtották végre, akkor a munkaszabályzat bejelentése nem fogadható el. A létrehozott vagy módosított munkaszabályzatot a vélemény nyilatkozattal együtt kell a területileg illetékes munkaügyi felügyelőségnek benyújtani, majd a vállalatnak kötelessége a munkaszabályzatot minden alkalmazott számára ismertté tenni, például a vállalaton belül látható helyen történő kihelyezéssel, írásos átadással vagy az intraneten való közzététellel. Ha a vállalat elmulasztja ezt a közzétételi kötelezettséget, akkor még akkor is, ha a munkaszabályzat jogilag érvényesen létrejött, előfordulhat, hogy a vállalat nem tudja alkalmazni annak tartalmát alapul véve jogi igényeket érvényesíteni (például fegyelmi intézkedés végrehajtását). Ezek az eljárások nem csupán formális követelmények, hanem a munkaszabályzat jogi hatékonyságának alapvető elemei.

A becsületesség védelme: A közérdekű bejelentők védelmének rendszere Japánban

A vállalati rend fenntartása nem csupán a belső szabályok betartását jelenti, hanem magában foglalja azt a képességet is, hogy egy szervezet képes legyen saját maga felfedezni és korrigálni a belső szabálytalanságokat. Ezt az öntisztító funkciót támogatja jogilag a Japán „Közérdekű Bejelentők Védelméről szóló Törvény”.

A közérdekű bejelentők védelméről szóló törvény áttekintése

Ez a törvény azt a célt szolgálja, hogy védelmet biztosítson azoknak a munkavállalóknak, akik a munkahelyükön történő jogszabálysértéseket és egyéb szabálytalanságokat, szándéktalanul jelentik be a meghatározott bejelentési helyeken (közérdekű bejelentés). Konkrétan megtiltja, hogy a vállalkozások a közérdekű bejelentés ténye miatt hátrányosan bánjanak a munkavállalóval, például lefokozással, fizetéscsökkentéssel vagy bármilyen más hátrányos kezeléssel. Az ilyen megtorló intézkedések jogilag érvénytelennek minősülnek.

A 2022-es módosítás és a vállalkozások kötelezettségeinek megerősítése

A 2022. június 1-jén (Reiwa 4) hatályba lépett módosított közérdekű bejelentők védelméről szóló törvény jelentősen megerősítette a vállalkozások által hozandó intézkedéseket. Különösen azok számára a vállalkozások számára, amelyek állandóan több mint 300 munkavállalót foglalkoztatnak, jogilag „kötelezővé” vált egy megfelelő belső közérdekű bejelentési rendszer kialakítása (300 fő alatti vállalkozások esetében „erőfeszítési kötelezettség” van érvényben).

Ez a rendszerkialakítási kötelezettség konkrétan a következőket foglalja magában: először is létre kell hozni egy belső közérdekű bejelentési pontot, és meg kell határozni egy „közérdekű bejelentésekkel foglalkozó munkatársat”, aki a bejelentések fogadásáért, vizsgálatáért és a korrekciós intézkedésekért felelős. Ezen munkatársra szigorú titoktartási kötelezettség vonatkozik a bejelentő személyazonosságára vonatkozó információk tekintetében. Amennyiben indokolatlanul szivárogtatja ki ezeket az információkat, a munkatárs személyesen is büntetőjogi felelősséggel sújtható, ami akár 300 ezer jen alatti pénzbüntetést is jelenthet. Ez a módosítás jelentősen megváltoztatta a belső bejelentési rendszer jellegét: egy ajánlott intézkedésből egy konkrét jogi felelősséggel járó kötelező compliance funkcióvá vált.

A megtorló intézkedések jogi érvénytelensége

A bíróságok szigorúan alkalmazzák a közérdekű bejelentőkkel szembeni hátrányos kezelés tilalmát. Ennek egy példája a 2022. április 14-i Yokohama kerületi bíróság ítélete. Ebben az esetben egy pachinko üzletet üzemeltető cég olyan tevékenységet folytatott, amely megsértette a Japán szórakoztatóipari törvényeket. Amikor a cég alkalmazottai ezt a tényt jelentették a rendőrségnek, a cég lefokozta és jelentős mértékben csökkentette az alkalmazottak fizetését. A bíróság megállapította, hogy a rendőrségnek tett bejelentés a közérdekű bejelentők védelméről szóló törvény által védett közérdekű bejelentésnek minősül, és így a lefokozás és a fizetéscsökkentés érvénytelen, mivel az törvénybe ütközik. Ez az ítélet világosan mutatja, hogy még ha a vállalatok megtorló jellegű személyzeti intézkedéseket is hajtanak végre, a bíróságok képesek megsemmisíteni azok jogi hatályát.

Szabályok érvényesítése: A fegyelmi intézkedések érvényes alkalmazásának feltételei Japánban

A vállalati rend fenntartásának végső eszközeként a munkáltatók a munkaszabályzat előírásainak megfelelően jogosultak fegyelmi intézkedéseket alkalmazni a szabályokat megszegő alkalmazottakkal szemben. Azonban ez a fegyelmi jog gyakorlása nem korlátlan, és a japán munkajog szigorú követelményeket ír elő az alkalmazásához.

A fegyelmi büntetések típusai Japánban

A fegyelmi büntetéseknek többféle típusa létezik a súlyosságuknak megfelelően. Általában a következő sorrendben növekszik a büntetések súlyossága:

• Figyelmeztetés és megrovás: Szóbeli vagy írásbeli formában történő komoly figyelmeztetés, amely a jövőre vonatkozóan intő jellegű. A megrovás esetében gyakori a magyarázatot követelő írásbeli beszámoló beküldésének kérése.
• Bércsökkentés: Büntetésként az eredetileg fizetendő bér egy meghatározott összegének levonása.
• Munkából való felfüggesztés: Egy meghatározott időtartamra a munkaszerződés fenntartása mellett a munkavégzés tilalmát elrendelő intézkedés. Ezen időszak alatt a bér nem kerül kifizetésre.
• Legráció: A beosztás vagy munkakör alacsonyabb szintre történő csökkentése.

A fizetéscsökkentési intézkedések szigorú jogi korlátozásai Japánban

Különösen a fizetéscsökkentési intézkedések esetében a munkavállalók megélhetésének védelme érdekében a japán munkaügyi törvény (Labor Standards Act) 91. cikke szigorúan meghatározza a levonható összeg felső határát. Konkrétan, egy eset kapcsán a fizetéscsökkentés összege nem haladhatja meg az átlagos bér napi összegének felét. Továbbá, egy bérkifizetési időszakon belül több fegyelmi vétség esetén is a fizetéscsökkentések teljes összege nem haladhatja meg a bérkifizetési időszak teljes bérösszegének tizedét. Ezek a korlátozások a ‘fizetéscsökkentés’ mint fegyelmi intézkedés alkalmazására vonatkoznak, és nem alkalmazhatók közvetlenül olyan esetekre, mint a munkából való felfüggesztés miatti bér nem fizetése vagy az alacsonyabb beosztásba sorolás miatt járó pótlékok megvonása.

A fegyelmi jogkörök visszaélésének jogelvei Japánban

A fegyelmi jogkörök gyakorlásának egyik legfontosabb jogi elve a “fegyelmi jogkörök visszaélésének jogelve”, amely a japán munkaszerződési törvény (2005) 15. cikkében van kodifikálva. Ez kimondja, hogy “ha a munkáltató fegyelmi intézkedést alkalmaz, és az intézkedés objektíven nem indokolt, és a társadalmi normák szerint nem tekinthető megfelelőnek a munkavállaló cselekedetének jellege és körülményei fényében, akkor a jogkör visszaélésszerű használatának minősül, és az ilyen fegyelmi intézkedés érvénytelen”.

Ez a cikk azt mutatja be, hogy a fegyelmi intézkedés érvényességéhez a következő két feltételnek kell teljesülnie:

1. Objektív indokoltság: A munkavállaló cselekedete objektíven megfelel a munkahelyi szabályzatban meghatározott fegyelmi okoknak. Ezt alátámasztó elegendő bizonyíték szükséges.
2. Társadalmi normák szerinti megfelelőség: Az intézkedés súlyosságának összhangban kell lennie a problémás cselekedet jellegével, körülményeivel, következményeivel, a munkavállaló szándékával, okozott kár mértékével, korábbi munkahelyi magatartással és fegyelmi előélettel, valamint a megbánás mértékével.

Jogi döntések és bírósági precedensek Japánban

A japán bíróságok szigorúan alkalmazzák a fegyelmi jogkörök visszaélésének elvét, és nem a munkáltató szubjektív megítélését, hanem objektív kritériumok alapján ítélik meg a szankciók érvényességét.

Például egy esetben, amikor egy egyetemi adjunktust zaklatási cselekmények miatt hat hónapos munkából való felfüggesztésre ítéltek (Kanazawa kerületi bíróság 2011. január 25-i ítélete), a bíróság elismerte az adjunktus által elkövetett egyes helytelen viselkedések tényét, de úgy ítélte meg, hogy ezek nem indokolják a hat hónapos munkából való felfüggesztést, és figyelembe véve, hogy az adjunktusnak nem volt korábbi fegyelmi előzménye és megbánást mutatott, a szankció túlzott volt és hiányzott belőle a “társadalmi normák szerinti arányosság”, így a fegyelmi jogkör visszaélése miatt érvénytelennek minősült.

Ami a munkavállalók magánéleti cselekedetei miatt kiszabott fegyelmi büntetéseket illeti, csak akkor ismerik el érvényesnek, ha a cselekedet “a vállalat társadalmi megítélésére gyakorolt káros hatása objektíven jelentősnek minősül”. Például egy átlagos alkalmazott által elkövetett, sajtó által nem közölt és a vállalaton belül senki által nem ismert kisebb magánjogi bűncselekmény esetében valószínűleg túlzottnak ítélik a súlyos fegyelmi intézkedést. Ezzel szemben, ha egy vállalat magas pozíciójú személye olyan súlyos bűncselekményt követ el, amely társadalmilag jelentős mértékben kerül nyilvánosságra, a vállalat hírnevének jelentős rongálása miatt a súlyos büntetés is elfogadható lehet. Végül is a fegyelmi intézkedések érvényességét az egyedi esetek konkrét körülményeinek összességében történő mérlegelése alapján kell megítélni.

A fegyelmi intézkedések érvényességének megfontolásakor létfontosságú az egyes típusok jellemzőinek és jogi korlátainak megértése. Az alábbiakban bemutatjuk a főbb fegyelmi intézkedések összehasonlító táblázatát.

Exportálás Google Táblázatokba

Összefoglaló

A vállalati rend fenntartása Japánban a munkaszerződési törvényen alapuló munkáltatói és munkavállalói kötelezettségeken, a munkaügyi normák törvényében meghatározott szigorú munkaszabályzati eljárásokon, valamint a bíróságok által szigorúan felügyelt fegyelmi jogkörök visszaélésén alapuló többrétegű jogi keretrendszeren nyugszik. Egy hatékony és törvényes szervezeti működés megvalósításához elengedhetetlen ezeknek a pilléreknek a pontos megértése. Először is, a munkaszabályzatokat a jogi eljárásoknak megfelelően kell megfelelően létrehozni és a munkavállalók körében ismertté tenni. Másodszor, a módosított közérdekű bejelentők védelméről szóló törvény által követelt megfelelőségi rendszert kell kiépíteni és biztosítani a bejelentők megtorlástól való védelmét. Harmadszor, amikor fegyelmi intézkedéseket hajtanak végre, alaposan meg kell vizsgálni, hogy képesek-e megfelelni a japán bíróságok által alkalmazott ‘objektív ésszerűség’ és ‘társadalmi normák szerinti megfelelőség’ szigorú kritériumainak. Ezeknek a jogi követelményeknek való megfelelés védi a vállalatot a szükségtelen jogi kockázatoktól és erős alapot biztosít a fenntartható növekedéshez.

A Monolith Jogügyi Iroda rendelkezik széleskörű tapasztalattal a japán munkajoghoz kapcsolódó összetett kérdésekben, szolgáltatva ezen a területen számos belföldi és külföldi ügyfélnek. Irodánkban több olyan ügyvéd is dolgozik, akik külföldi jogi képesítéssel és angol nyelvtudással rendelkeznek, és képesek átfogó jogi támogatást nyújtani a cikkben tárgyalt témákban, beleértve a munkaszabályzatok létrehozását és felülvizsgálatát, a megfelelőségi rendszerek kiépítésének támogatását, valamint az egyedi fegyelmi esetek jogi kockázatának értékelését és tanácsadást. Szakértelmünkkel és tapasztalatunkkal erőteljesen támogatjuk azokat, akik a vállalati rend fenntartását és a jogi kockázatkezelést egyaránt célul tűzték ki.