Kewajiban Penyusunan BCP di Fasilitas Perawatan | Metode Penyusunan dan Manfaatnya

BCP adalah singkatan dari Business Continuity Plan, yang merupakan rencana untuk melanjutkan dan memulihkan aktivitas bisnis ketika menghadapi situasi tak terduga seperti bencana alam atau wabah penyakit. Mulai April (Reiwa 6) 2024, pembuatan BCP telah menjadi kewajiban di fasilitas perawatan. Namun, mungkin ada beberapa yang tidak tahu bagaimana cara membuatnya atau bertanya-tanya apakah ada manfaat dalam membuatnya.

Oleh karena itu, artikel ini akan menjelaskan gambaran umum BCP di fasilitas perawatan, detail isi perencanaan, manfaat, dan cara pembuatannya. Kami juga akan memperkenalkan risiko yang mungkin terjadi jika BCP tidak dibuat, jadi silakan gunakan sebagai referensi.

Apa itu BCP/BCM di Fasilitas Perawatan?

BCP adalah singkatan dari Business Continuity Plan, yang merupakan rencana untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang penting tidak terganggu, atau jika terganggu, dapat segera pulih kembali meskipun terjadi situasi tak terduga seperti bencana alam, wabah penyakit, atau insiden terorisme.

Sementara itu, BCM adalah singkatan dari Business Continuity Management, yang dalam bahasa Jepang diterjemahkan sebagai manajemen kelangsungan bisnis, dan merupakan proses pengelolaan dan manajemen BCP itu sendiri.

Dalam panduan rencana bisnis yang diterbitkan oleh Kantor Kabinet Jepang (Japanese Business Plan Guidelines[ja]), BCP dan BCM dijelaskan sebagai berikut:

BCP, atau Rencana Kelangsungan Bisnis, adalah rencana yang menunjukkan kebijakan, sistem, dan prosedur untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang penting tidak terganggu, atau jika terganggu, dapat dipulihkan dalam waktu sesingkat mungkin meskipun terjadi situasi tak terduga seperti bencana alam besar, penyebaran penyakit menular, insiden terorisme, kecelakaan besar, terputusnya rantai pasokan, atau perubahan mendadak dalam lingkungan bisnis.
BCM, atau Manajemen Kelangsungan Bisnis, adalah aktivitas manajemen yang dilakukan dalam kondisi normal, termasuk penyusunan dan pemeliharaan BCP, pengamanan anggaran dan sumber daya untuk mewujudkan kelangsungan bisnis, pelaksanaan tindakan pencegahan sebelumnya, pelaksanaan pendidikan dan pelatihan untuk menyebarluaskan inisiatif, inspeksi, dan peningkatan berkelanjutan, yang dianggap sebagai aktivitas strategis pada tingkat manajemen.

Referensi: Informasi Pencegahan Bencana Kantor Kabinet Jepang | Panduan Rencana Bisnis[ja]

Pembuatan BCP di Fasilitas Perawatan Sudah Dijadikan Kewajiban

Sejak revisi tarif perawatan pada tahun Reiwa 3 (2021), dengan adanya periode transisi selama tiga tahun, pembuatan Business Continuity Plan (BCP) dan pelaksanaan Business Continuity Management (BCM) di fasilitas perawatan telah sepenuhnya diwajibkan mulai April Reiwa 6 (2024). Dalam dokumen Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang berjudul “Hal Utama tentang Revisi Tarif Perawatan Tahun Fiskal Reiwa 3[ja]“, tertulis sebagai berikut:

Dari perspektif membangun sistem yang dapat terus menyediakan layanan perawatan yang diperlukan bahkan ketika terjadi penyakit menular atau bencana, semua penyedia layanan perawatan diwajibkan untuk menyusun rencana yang ditujukan untuk kelanjutan operasional, melaksanakan pelatihan, dan melakukan latihan (simulasi). (※Diberikan periode transisi selama tiga tahun)

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang | Hal Utama tentang Revisi Tarif Perawatan Tahun Fiskal Reiwa 3[ja]

Risiko yang Dihadapi Fasilitas Perawatan Jika Mengabaikan Pembuatan BCP

Jika sebuah fasilitas perawatan mengabaikan pembuatan Business Continuity Plan (BCP), risiko berikut dapat terjadi:

• Menjadi subjek dari arahan administratif
• Berpotensi menanggung tanggung jawab ganti rugi
• Tidak dapat menerima tambahan pembayaran perawatan

Berikut ini adalah penjelasan rinci mengenai masing-masing risiko tersebut.

Menjadi Subjek dari Arahan Administratif

Jika BCP tidak disusun, saat ini belum ada sanksi khusus yang diumumkan. Namun, sebagai pelanggaran standar operasional, fasilitas tersebut dapat menjadi subjek dari arahan administratif yang harus diperhatikan. Jika arahan tersebut tidak diikuti, bisa berujung pada pencabutan izin sebagai sanksi administratif.

Jika pencabutan izin terjadi, setidaknya selama 5 tahun fasilitas tersebut tidak dapat menerima izin baru. Dalam kasus badan hukum, bukan hanya pengusaha (perwakilan) yang terkena sanksi, tetapi juga pejabat lainnya, perusahaan induk, atau pihak yang memiliki kontrol yang signifikan atas perusahaan, yang juga akan menjadi subjek sanksi dan tidak dapat menjalankan bisnis perawatan selama 5 tahun. (Undang-Undang Asuransi Perawatan Jepang Pasal 70 Ayat 2 Nomor 6 hingga 6-3)

Berpotensi Menanggung Tanggung Jawab Ganti Rugi

Tidak ada denda yang akan dikenakan karena tidak menyusun BCP. Namun, jika tanpa BCP terjadi kecelakaan atau kerugian, hal tersebut dapat dianggap sebagai pelanggaran kewajiban untuk memperhatikan keselamatan dan dapat mengakibatkan tanggung jawab ganti rugi melalui tuntutan hukum.

Sebagai contoh kasus yang menonjolkan kewajiban untuk memperhatikan keselamatan karyawan dan pelanggan adalah insiden tsunami bus Taman Kanak-kanak Biyori saat terjadi Gempa Besar Jepang Timur. Di Taman Kanak-kanak Biyori, BCP telah disusun dan manualnya menyatakan, “Ketika gempa berkekuatan besar terjadi dan ada kemungkinan bencana, semua orang harus diarahkan ke taman bermain utara dan ditenangkan tanpa kepanikan sambil mengawasi anak-anak. Anak-anak harus menunggu kedatangan orang tua mereka untuk dijemput.” Namun, pada kenyataannya, sosialisasi manual tidak dilakukan dengan baik, dan tidak ada latihan evakuasi yang dilakukan untuk mempraktikkan manual tersebut.

Sebagai hasil dari keputusan untuk mengirim anak-anak kembali kepada orang tua mereka, bus yang digunakan untuk mengantar mereka terkena tsunami, dan 5 anak meninggal. Pengadilan memutuskan bahwa kepala taman kanak-kanak dan badan hukum yang mengelola taman kanak-kanak tersebut bertanggung jawab atas ganti rugi karena telah mengabaikan kewajiban pengumpulan informasi.

Referensi: Mahkamah Agung Jepang | Insiden Tsunami Bus Taman Kanak-kanak Biyori (Putusan Pengadilan Distrik Sendai, 17 September 2013)[ja]

Tidak Dapat Menerima Tambahan Pembayaran Perawatan

Pada revisi pembayaran perawatan tahun Reiwa 3 (2021), pembayaran perawatan dinaikkan sebesar 0,7%. Namun, jika tidak memenuhi kriteria berikut, akan dikenakan pengurangan pembayaran:

• Menyusun BCP yang mempertimbangkan kemungkinan terjadinya penyakit menular dan bencana alam
• Melakukan tindakan yang diperlukan sesuai dengan BCP yang telah disusun

Besaran pengurangan pembayaran berbeda-beda tergantung pada jenis layanan, untuk ‘layanan berbasis fasilitas dan tempat tinggal’ pengurangan adalah 3% dari jumlah unit yang ditetapkan, sedangkan untuk ‘layanan lainnya’ adalah 1%. Ada periode transisi yang ditetapkan, di mana pengurangan tidak akan diterapkan selama 1 tahun hingga 31 Maret tahun Reiwa 7 (2025).

Konten yang Harus Ditetapkan dalam BCP Fasilitas Perawatan

Ada tiga peran utama yang diharapkan dari penyelenggara layanan perawatan, yaitu:

• Kontinuitas layanan
• Menjamin keamanan pengguna
• Menjamin keamanan staf

Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang Pasal 5

Pemberi kerja harus memberikan pertimbangan yang diperlukan agar pekerja dapat bekerja dengan aman, menjaga kehidupan dan fisik mereka.

Berdasarkan hal tersebut, BCP fasilitas perawatan harus menyusun metode penanganan untuk COVID-19 dan bencana alam. Berikut ini akan kami jelaskan detailnya.

Metode Penanganan COVID-19

Di fasilitas perawatan dan tempat usaha, diperlukan pembuatan Business Continuity Plan (BCP) untuk menghadapi COVID-19. Isi dari BCP saat terjadi penyakit menular seperti COVID-19 meliputi hal-hal berikut.

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang｜Panduan Kontinuitas Bisnis saat Terjadi COVID-19 di Fasilitas Perawatan dan Tempat Usaha[ja]

Perlu diperhatikan bahwa isi BCP yang disusun akan berbeda tergantung pada jenis fasilitas, seperti fasilitas kunjungan, fasilitas tempat tinggal, dan fasilitas kunjungan ke rumah, karena situasi dan respons setelah terjadi infeksi penyakit akan berbeda. Menurut panduan Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang untuk penyedia layanan kesejahteraan bagi penyandang disabilitas, Panduan Perencanaan Kontinuitas Bisnis saat Terjadi COVID-19[ja], tahap sebelum terjadinya wabah penyakit menular sangat penting. Penting untuk menyusun BCP yang memungkinkan respons cepat saat penyakit menular terjadi, serta melakukan pelatihan dan penyimpanan barang-barang yang diperlukan secara rutin.

Metode Respons terhadap Bencana Alam

Fasilitas perawatan dan tempat usaha harus menyusun Business Continuity Plan (BCP) untuk menghadapi bencana alam seperti gempa bumi dan banjir. Isi BCP saat terjadi bencana alam meliputi hal-hal berikut:

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan Jepang | Pedoman Kontinuitas Bisnis saat Terjadi Bencana Alam di Fasilitas Perawatan dan Tempat Usaha[ja]

BCP untuk bencana alam harus menyusun tidak hanya untuk kondisi normal dan darurat, tetapi juga untuk kolaborasi dengan fasilitas lain dan komunitas lokal, sehingga isi BCP menjadi lebih banyak dibandingkan dengan BCP untuk penyakit menular.

Manfaat Pembuatan BCP bagi Fasilitas Perawatan

Membuat BCP memang memerlukan waktu dan usaha. Namun, ada berbagai manfaat yang bisa didapatkan dari pembuatan BCP, seperti memastikan keselamatan penghuni dan staf serta mendapatkan insentif pajak. Berikut ini, kami akan menjelaskan manfaat-manfaat dari penyusunan BCP.

Menjamin Keamanan Penghuni dan Staf

Jika metode penanganan sudah ditetapkan saat terjadi penyebaran penyakit menular atau bencana alam, tidak hanya penghuni, tetapi juga staf dapat bertindak dengan lancar saat situasi darurat. Meskipun ada risiko kegiatan menjadi tidak mungkin dilakukan karena kebingungan saat terjadi keadaan darurat, dengan membuat Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Kontinuitas Bisnis, akan memungkinkan untuk memprioritaskan dan melaksanakan tugas-tugas penting sehingga pemulihan dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, hal ini juga akan membantu memperoleh kepercayaan dari pengguna, keluarga mereka, dan masyarakat sekitar.

Insentif Pajak

Apabila sebuah perusahaan menyertakan konten yang ditetapkan oleh Menteri Perindustrian dan Perdagangan Jepang (seperti pembangunan sistem dan langkah-langkah pencegahan sebelumnya) dalam Business Continuity Plan (BCP) mereka dan mendapatkan pengakuan sebagai “Rencana Penguatan Kemampuan Kontinuitas Bisnis,” perusahaan tersebut dapat menerima perlakuan pajak khusus berupa penyusutan khusus sebesar 18% untuk investasi dalam fasilitas pencegahan dan pengurangan bencana guna memperkuat tindakan terhadap bencana (setelah 1 April tahun Reiwa 7 (2025), tarifnya akan menjadi 16%).

Contoh spesifik dari fasilitas tersebut adalah sebagai berikut:

• Mesin dan peralatan (lebih dari 1 juta yen): seperti generator listrik sendiri dan pompa pembuangan
• Alat dan perlengkapan (lebih dari 300 ribu yen): seperti rak tahan gempa dan telepon satelit
• Fasilitas tambahan bangunan (lebih dari 600 ribu yen): seperti papan penahan air dan penutup api otomatis

Subsidi dan Dukungan Keuangan

Apabila Anda menyusun BCP (Business Continuity Plan) dan mendapatkan pengakuan atas rencana penguatan kemampuan kontinuitas bisnis, Anda akan mendapat prioritas dalam seleksi subsidi. Berikut adalah beberapa jenis dukungan yang dapat Anda terima:

Konten subsidi BCP berbeda-beda tergantung pada pemerintah daerah. Selain itu, ada juga lembaga keuangan swasta yang menyediakan skema pinjaman khusus untuk perusahaan yang menyusun BCP. Apabila Anda berencana membuat BCP, sebaiknya Anda menghubungi pemerintah daerah tempat fasilitas Anda berada atau lembaga keuangan dengan mana Anda bertransaksi.

Prioritas Vaksinasi

Berdasarkan Pasal 28 dari Undang-Undang Khusus Jepang untuk Penanganan Influenza Baru dan Infeksi Serupa (2009), para pelaku usaha yang terdaftar dan telah menyusun Business Continuity Plan (BCP) saat terjadi penyebaran penyakit menular dapat melaksanakan vaksinasi khusus. Vaksinasi khusus ini adalah vaksinasi preventif yang diberikan lebih dahulu kepada karyawan dari pelaku usaha yang terdaftar tersebut.

Untuk menjadi pelaku usaha yang terdaftar dan berhak menerima prioritas vaksinasi, perlu dilakukan pendaftaran terlebih dahulu kepada pemerintah.

Cara Membuat BCP di Fasilitas Perawatan

Mungkin ada di antara Anda yang tidak tahu bagaimana cara membuat BCP. Di sini, kami akan menjelaskan cara membuat BCP untuk fasilitas perawatan.

Mendirikan Komite Pembuatan BCP

Untuk memulai pembuatan BCP, pertama-tama Anda harus mendirikan sebuah komite. Komite pembuatan harus terdiri dari manajer dan penanggung jawab dari setiap unit dan layanan, serta orang-orang yang dapat mengumpulkan masukan dari lapangan. Setelah komite terbentuk, periksa kondisi saat ini dari fasilitas perawatan dan mulailah mengidentifikasi masalah yang ada.

Memanfaatkan Pedoman dan Template

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang telah menyediakan pedoman dan template untuk pembuatan BCP. Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana atau bagaimana cara membuatnya, Anda dapat membuat BCP dengan menggunakan template sesuai dengan pedoman dari Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang.

Template disediakan sesuai dengan jenis fasilitas, seperti fasilitas kunjungan dan fasilitas hunian, sehingga Anda dapat membuat BCP sesuai dengan template yang relevan dengan layanan yang Anda tawarkan.

Pedoman dan template dapat ditemukan di situs berikut, silakan gunakan sebagai referensi.

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang | Pelatihan untuk Dukungan Pembuatan Rencana Kelanjutan Bisnis (BCP) di Fasilitas dan Kantor Perawatan[ja]

Kesimpulan: Kewajiban Pembuatan BCP di Fasilitas Perawatan Lansia Memerlukan Tindakan Segera

Mulai April tahun Reiwa 6 (2024), pembuatan Business Continuity Plan (BCP) telah menjadi kewajiban bagi fasilitas perawatan lansia. Bagi fasilitas tersebut, pembuatan BCP sangat penting untuk memastikan respons yang cepat dan pemulihan segera saat terjadi penyebaran penyakit menular atau bencana alam. Selain itu, terdapat keuntungan seperti insentif pajak, subsidi, dukungan finansial, dan prioritas dalam penerimaan vaksinasi. Mari kita siapkan BCP untuk menghadapi situasi darurat yang mungkin terjadi kapan saja di masa depan.

Jika Anda mengalami kesulitan dalam membuat BCP atau tidak tahu bagaimana cara membuatnya, disarankan untuk berkonsultasi dengan pengacara.

Kantor Hukum Monolith adalah firma hukum yang memiliki pengalaman luas dalam IT, khususnya hukum internet dan hukum secara umum. Jika Anda memiliki kekhawatiran terkait BCP, silakan konsultasikan dengan kami tanpa ragu.

Informasi Mengenai Langkah-langkah yang Diambil oleh Kantor Kami

Bisnis perawatan lansia merupakan industri yang diatur oleh berbagai peraturan hukum seperti Undang-Undang Asuransi Perawatan (Japanese Long-Term Care Insurance Law), Undang-Undang Kesejahteraan Lansia (Japanese Welfare of the Aged Law), dan Undang-Undang Perusahaan (Japanese Companies Act). Kantor Hukum Monolith telah menjadi penasihat hukum bagi Asosiasi Bisnis Perawatan Lansia Nasional (Japanese National Association of Long-Term Care Business Operators) dan berbagai penyedia layanan perawatan lansia di seluruh prefektur, sehingga memiliki pengetahuan dan pengalaman yang luas terkait dengan hukum yang berkaitan dengan bisnis perawatan lansia.

Bidang layanan Kantor Hukum Monolith: Hukum Perusahaan IT & Startup[ja]