Apa Itu Pembayaran Gaji Digital (Gaji Digital)? Penjelasan tentang Contoh Penerapan dan Prosedur Implementasinya

Di tengah pemerintah yang menargetkan rasio pembayaran non-tunai sebesar 40% hingga tahun Reiwa 7 (2025), rasio pembayaran non-tunai pada tahun Reiwa 5 (2023) telah mencapai rekor tertinggi sebesar 39,3% (126,7 triliun yen). Menanggapi peningkatan kebutuhan pembayaran non-tunai yang signifikan belakangan ini, Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang telah melegalkan ‘Pembayaran Digital Upah (Gaji Digital)’ pada bulan April tahun Reiwa 5 (2023).

Lalu, bagaimana sebenarnya Pembayaran Digital Upah ini dapat dimanfaatkan? Artikel ini akan menjelaskan gambaran umum Pembayaran Digital Upah (Gaji Digital), kelebihan dan kekurangannya, serta prosedur pengenalan sistem ini.

Apa Itu Pembayaran Gaji Digital (Digital Salary)?

Pembayaran gaji digital (digital salary) adalah mekanisme di mana, dengan persetujuan pekerja, pembayaran gaji dilakukan melalui metode elektronik (seperti aplikasi pembayaran smartphone, kartu prabayar, atau mata uang digital seperti e-money) sebagai alternatif dari pembayaran tunai atau transfer ke rekening bank, dengan menggunakan layanan transfer dana dari penyedia layanan keuangan non-bank.

Penyedia layanan transfer dana adalah perusahaan yang terdaftar dan menyediakan layanan pengiriman uang selain dari bank. Pada Agustus 2024, terdapat 82 perusahaan yang terdaftar. Beberapa contoh yang terkenal adalah ‘PayPay’ dari SoftBank dan ‘LINE Pay’ dari LINE, yang menyediakan fungsi pembayaran melalui aplikasi smartphone. Pengguna dapat menghubungkan aplikasi penyedia layanan transfer dana ini dengan rekening bank mereka dan menggunakan uang yang telah diisi (dicharge) untuk transfer atau pembelian.

Untuk menjalankan bisnis transfer dana, perusahaan harus terdaftar terlebih dahulu oleh Perdana Menteri berdasarkan Undang-Undang Penyelesaian Dana Jepang (Japanese Funds Settlement Act). Jika melakukan bisnis transfer dana (transaksi valuta asing) tanpa registrasi, mereka akan melanggar Pasal 4 Ayat 1 dari Undang-Undang Perbankan Jepang (Japanese Banking Act) dan akan dikenakan sanksi sesuai dengan undang-undang tersebut.

Referensi: Asosiasi Penyelesaian Dana Jepang ‘Ikhtisar Bisnis Transfer Dana'[ja]

Dari penyedia layanan transfer dana yang terdaftar, hanya rekening dari penyedia layanan yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang yang dapat digunakan untuk pembayaran gaji digital (pada saat penulisan, hanya PayPay Corporation yang telah mendapatkan penunjukan dari Menteri Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang).

Pembayaran gaji digital merupakan salah satu pilihan. Pemberi kerja tidak dapat memaksa pekerja yang tidak ingin menerima pembayaran secara digital. Selain itu, pekerja juga dapat memilih untuk menerima sebagian gaji mereka melalui rekening penyedia layanan transfer dana yang ditentukan.

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang | Tentang Pembayaran Gaji ke Rekening Penyedia Layanan Transfer Dana (Pembayaran Gaji Digital)[ja]

Latar Belakang Pengakuan Pembayaran Gaji Digital

Latar belakang kemungkinan pembayaran gaji secara digital adalah perubahan cara pembayaran gaji yang mengikuti perkembangan digitalisasi belakangan ini.

Prinsip pembayaran upah adalah dengan uang tunai (Pasal 24 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang). Namun, sebagai pengecualian jika pekerja setuju, pembayaran gaji ke 1: rekening bank dan 2: rekening efek komprehensif diizinkan (Pasal 7-2 Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang).

Pasal 24 Upah harus dibayar secara langsung kepada pekerja dalam bentuk uang tunai dan dalam jumlah penuh. Namun, dalam kasus di mana ada ketentuan khusus dalam undang-undang atau perjanjian kerja, atau metode pembayaran yang pasti untuk upah yang ditentukan oleh peraturan Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan, pembayaran dapat dilakukan dengan selain uang tunai. Selain itu, dalam kasus di mana ada ketentuan khusus dalam undang-undang atau ada serikat pekerja yang terdiri dari mayoritas pekerja di tempat kerja, atau jika tidak ada serikat pekerja, ada kesepakatan tertulis dengan perwakilan yang dipilih oleh mayoritas pekerja, sebagian dari upah dapat dipotong dan dibayarkan.

Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang

Pasal 7-2 Pengusaha dapat membayar upah dengan metode berikut jika mendapat persetujuan dari pekerja. Namun, dalam kasus metode yang tercantum dalam nomor tiga, pengusaha harus memastikan bahwa pekerja dapat memilih pembayaran gaji melalui metode yang tercantum dalam nomor satu atau dua, dan setelah menjelaskan kepada pekerja tentang persyaratan yang tercantum dari (i) hingga (viii) dalam nomor tiga, persetujuan pekerja harus diperoleh.
i. Transfer ke deposit atau tabungan pekerja di bank atau lembaga keuangan lain yang ditunjuk oleh pekerja
ii. Pembayaran ke dana yang dipegang oleh pekerja di perusahaan jasa transaksi instrumen keuangan yang ditunjuk oleh pekerja (terbatas pada yang memenuhi persyaratan berikut).

Peraturan Pelaksanaan Pasal 7-2 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang[ja]

Namun, dengan latar belakang penyebaran internet banking dan mobile banking serta perkembangan teknologi blockchain, mata uang digital telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan kita.

Oleh karena itu, sebagai pilihan baru dalam pembayaran gaji, perubahan pada Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang diperlukan untuk mengizinkan pembayaran gaji ke rekening penyedia layanan transfer dana yang mengelola mata uang digital, dan digitalisasi pembayaran gaji telah dipertimbangkan.

Regulasi Terkait Pembayaran Gaji Digital

Regulasi terkait pembayaran gaji secara digital dapat dibagi menjadi dua kategori utama: ‘regulasi bagi pemberi kerja’ dan ‘regulasi bagi penyelenggara jasa transfer dana’.

Regulasi bagi Pemberi Kerja

Seperti yang telah disebutkan, ketika perusahaan sebagai pemberi kerja ingin melakukan pembayaran gaji secara digital, mereka harus mendapatkan persetujuan dari pekerja.

Dalam hal ini, pemberi kerja diwajibkan untuk memberikan penjelasan berikut kepada pekerja:

• Menetapkan batas maksimum saldo rekening sebesar 1 juta yen atau mengambil langkah untuk segera mengurangi saldo menjadi di bawah 1 juta yen jika melebihi jumlah tersebut.
• Memiliki mekanisme untuk segera menjamin kewajiban kepada pekerja jika penyelenggara jasa transfer dana mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajiban akibat kebangkrutan atau sebab lainnya.
• Memiliki mekanisme untuk mengganti kerugian kepada pekerja jika terjadi kerugian yang tidak disebabkan oleh kesalahan pekerja, seperti transaksi valuta asing yang tidak sah atau alasan lain yang tidak dapat diatributkan kepada pekerja tersebut.
• Memastikan bahwa saldo rekening tetap valid setidaknya selama 10 tahun sejak tanggal terakhir terjadi perubahan saldo.
• Memungkinkan pekerja untuk menerima transfer dana ke rekening (dalam satuan yen) melalui mesin pembayaran otomatis (ATM) dan setidaknya sekali dalam sebulan dapat melakukan penerimaan tanpa dikenakan biaya. Selain itu, transfer dana ke rekening dapat dilakukan dalam satuan yen.
• Memiliki sistem untuk melaporkan kondisi pelaksanaan pembayaran gaji dan situasi keuangan kepada Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja secara tepat waktu.

Regulasi bagi Penyelenggara Jasa Transfer Dana

Sebagai prasyarat, penyelenggara jasa transfer dana diatur berdasarkan Undang-Undang Penyelesaian Dana Jepang dan peraturan lainnya, dengan pengawasan dari Otoritas Jasa Keuangan Jepang yang meliputi ‘penyimpanan jaminan pelaksanaan’ dan ‘manajemen risiko sistem’.

Namun, penyelenggara yang melakukan pembayaran gaji, terutama karena melibatkan masalah tenaga kerja, dikenakan persyaratan tambahan oleh Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja. Berdasarkan peraturan pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, kewajiban penjelasan yang harus diberikan oleh pemberi kerja seperti yang disebutkan di atas ditetapkan sebagai persyaratan khusus untuk menjamin ‘pembayaran gaji yang pasti’.

Lebih lanjut, selain persyaratan di atas:

• Penyelenggara harus memiliki kemampuan teknis untuk melaksanakan pembayaran gaji dengan tepat dan pasti, serta memiliki kredibilitas sosial yang cukup.

Dengan memenuhi persyaratan tersebut, penyelenggara jasa transfer dana yang memenuhi kriteria dapat ditunjuk oleh Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja berdasarkan aplikasi yang diajukan oleh penyelenggara tersebut.

Keuntungan Pembayaran Gaji Digital

Beberapa keuntungan dari pembayaran gaji secara digital antara lain adalah sebagai berikut.

Keuntungan bagi Pekerja

Pertama, pekerja dapat menerima gaji secara langsung tanpa melalui rekening bank.

Lebih lanjut, gaji yang diterima dapat ditarik tunai melalui ATM tanpa biaya setidaknya sekali setiap bulan, bahkan hingga sen perak, dan dapat diambil dalam bentuk uang tunai. Selain itu, saldo maksimum rekening untuk menerima gaji ditetapkan di bawah 1 juta yen, dan jika melebihi jumlah tersebut, akan ditransfer ke rekening bank yang telah didaftarkan oleh pekerja sebelumnya.

Jika pekerja menginginkan, sebagian gaji dapat diterima melalui rekening penyedia layanan transfer dana, dan sisanya melalui rekening bank. Misalnya, jika ada keinginan untuk mendapatkan 200.000 yen dari gaji bersih 300.000 yen melalui transfer bank dan sisanya 100.000 yen sebagai gaji digital, maka pembayaran gaji dapat dilakukan dengan cara tersebut.

Keuntungan bagi Pemberi Kerja

Dari sisi pemberi kerja, tidak perlu lagi melibatkan rekening bank sehingga mengurangi beban biaya transaksi, yang tentunya menguntungkan secara ekonomi.

Selain itu, dengan mengadopsi pembayaran gaji digital, pemberi kerja dapat menunjukkan komitmen mereka dalam meningkatkan lingkungan kerja. Jika perusahaan dapat menciptakan citra yang proaktif dalam menghadapi sistem baru yang berkaitan dengan kesejahteraan yang sangat diperhatikan oleh masyarakat dan karyawan, serta berkomitmen terhadap reformasi cara kerja dan kepuasan karyawan, maka diharapkan dapat membantu mengatasi masalah kekurangan tenaga kerja.

Kerugian Penggunaan Gaji Digital

Di sisi lain, beberapa kerugian dari pembayaran gaji secara digital antara lain adalah sebagai berikut.

Kerugian bagi Pekerja

Meskipun pembayaran gaji secara digital merupakan pilihan yang dapat diambil oleh pekerja, bagi mereka yang tidak terbiasa dengan e-money dan sejenisnya, implementasinya bisa menjadi tantangan. Khususnya bagi lansia, yang mungkin memiliki tingkat penggunaan e-money yang rendah, muncul masalah seperti keharusan untuk membuka rekening baru demi menerima gaji digital.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, jumlah maksimum dalam rekening ditetapkan tidak lebih dari satu juta yen. Oleh karena itu, dengan gaji digital, jika jumlahnya melebihi batas maksimum satu juta yen, maka akan secara otomatis ditransfer ke rekening bank yang telah ditentukan sebelumnya.

Lebih lanjut, ada kemungkinan pembayaran gaji tertunda atau gagal akibat gangguan sistem atau serangan siber.

Kerugian bagi Pemberi Kerja

Untuk perusahaan global, perlu adanya perhatian khusus karena harus menyesuaikan dengan regulasi dan hukum yang berbeda-beda di tiap negara atau wilayah.

Selain itu, karena informasi gaji terkait erat dengan informasi kepegawaian, ada risiko hacking atau kebocoran data gaji, sehingga diperlukan langkah-langkah keamanan yang kuat, terlepas dari jenis mata uang digital yang digunakan.

Untuk mendukung gaji digital, terkadang diperlukan investasi awal untuk penyediaan atau peningkatan sistem internal perusahaan.

Contoh Penerapan Gaji Digital

Di Jepang, mulai Agustus 2024, SoftBank Group telah mengumumkan bahwa 10 perusahaan di bawah grupnya akan mendukung pembayaran gaji secara digital dan memulai penggunaan ‘PayPay Gaji Diterima’.

Referensi: 10 perusahaan SoftBank Group mendukung pembayaran gaji digital dan memulai penggunaan ‘PayPay Gaji Diterima'[ja]

Perusahaan yang memutuskan untuk mendukung ‘PayPay Gaji Diterima’ kali ini adalah SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corp., PayPay Corp., SB C&S Corp., SB At Work Corp., SB Technology Corp., SB Payment Service Corp., PayPay Card Corp., dan PayPay Securities Corp.

Karyawan dari grup perusahaan ini akan menerima pembayaran gaji digital melalui PayPay Corp. Namun, saat ini hanya PayPay Corp. yang merupakan perusahaan transfer dana yang memiliki lisensi di Jepang, sehingga ini menjadi contoh pertama di negara ini yang mendapatkan perhatian.

Referensi: PayPay Corp. ‘Menerima Penunjukan dari Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja untuk Pembayaran Gaji Digital’

Referensi: Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang ‘Ringkasan Layanan PayPay Corp.’

Prosedur Pengenalan Pembayaran Gaji Digital

Lalu, apa saja prosedur yang diperlukan oleh pihak pengusaha ketika akan mengenalkan pembayaran gaji secara digital? Berikut ini, kami akan menjelaskan alur dan poin penting dari prosedur tersebut.

Alur Prosedur Pengenalan

Pengusaha yang akan mengenalkan pembayaran gaji secara digital perlu melalui enam langkah berikut ini:

1. Memeriksa penyedia layanan transfer dana yang telah ditunjuk oleh Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepang
2. Mempertimbangkan layanan dari penyedia layanan transfer dana yang akan diperkenalkan
3. Penyusunan perjanjian kerja bersama dan lainnya
4. Penjelasan kepada pekerja
5. Pengambilan persetujuan individu dari pekerja
6. Verifikasi dan implementasi administrasi pembayaran gaji

Poin dalam Memilih Penyedia Layanan Transfer Dana yang Ditunjuk

Perhatikan poin-poin berikut ini dalam memilih penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk:

• Penetapan jumlah maksimum saldo rekening
• Penetapan jumlah maksimum penarikan per hari
• Adanya beban biaya dan jumlahnya
• Kebutuhan untuk menandatangani kontrak dengan penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk

Anda juga dapat memilih beberapa penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk.

Namun, perlu diperhatikan bahwa pada saat penulisan, penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk hanya satu perusahaan, yaitu PayPay Corporation.

Referensi: Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepang | Prosedur yang diperlukan untuk mengenalkan pembayaran gaji secara digital[ja]

Penyusunan Perjanjian Kerja Bersama

Dalam pengenalan pembayaran gaji secara digital, diperlukan penyusunan perjanjian kerja bersama dengan serikat pekerja yang mewakili mayoritas pekerja jika ada, atau dengan perwakilan yang mewakili mayoritas pekerja jika tidak ada serikat pekerja.

Perjanjian kerja bersama harus mencakup hal-hal berikut:

• Lingkup pekerja yang menjadi sasaran
• Lingkup dan jumlah gaji yang menjadi sasaran
• Lingkup penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk yang akan ditangani
• Waktu mulai pelaksanaan

Sebagai informasi, contoh format perjanjian kerja bersama dapat ditemukan di Situs Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepang[ja].

Penjelasan kepada Pekerja & Pengambilan Persetujuan Individu

Pengusaha diwajibkan untuk menjelaskan isi dari hal-hal yang telah disebutkan sebelumnya kepada pekerja. Penjelasan ini juga dapat didelegasikan kepada penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk.

Persetujuan individu dari pekerja dapat diperoleh tidak hanya melalui dokumen tertulis, tetapi juga melalui catatan elektronik. Contoh format surat persetujuan dapat dilihat di Situs Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepang[ja].

Kesimpulan: Prospek Masa Depan Gaji Digital

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, gaji digital merupakan sistem yang tidak hanya memberikan pilihan baru kepada pekerja dalam cara menerima gaji, tetapi juga menjadi salah satu metode kesejahteraan karyawan yang dapat diterapkan oleh perusahaan.

Pembayaran gaji secara digital memang baru saja dimulai, namun permintaan terhadap pembayaran non-tunai diperkirakan akan terus meningkat. Pada September 2024 (Reiwa 6), hanya ada satu perusahaan transfer dana yang telah ditunjuk oleh Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang, yaitu PayPay Corporation, namun saat ini ada tiga perusahaan transfer dana yang sedang mengajukan penunjukan dan sedang dalam proses peninjauan.

Jika perusahaan-perusahaan ini mendapatkan penunjukan dari Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang, maka pembayaran gaji digital menggunakan mata uang digital selain PayPay akan menjadi mungkin, sehingga di masa depan, kemungkinan akan ada peningkatan dalam pembayaran gaji digital oleh perusahaan lain.

Panduan Strategi dari Firma Kami

Firma Hukum Monolith adalah sebuah firma hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam bidang IT, khususnya hukum internet dan hukum secara umum. Kami memberikan dukungan hukum untuk tantangan manajemen yang kompleks, khususnya bagi perusahaan IT dan startup, mulai dari perusahaan yang terdaftar di Bursa Efek Tokyo hingga perusahaan rintisan. Detail lebih lanjut dapat Anda temukan dalam artikel di bawah ini.

Bidang layanan Firma Hukum Monolith: Layanan Hukum Perusahaan IT & Startup[ja]