Mengubah Bisnis yang Diberikan Menjadi Kerja Jarak Jauh. Isi yang Diperlukan untuk Penandatanganan Kontrak (Nota Kesepahaman) Baru

Dengan dampak dari penyakit infeksi virus corona baru, ‘kerja dari rumah’ atau ‘remote work’ mendadak menjadi sorotan. Dengan peningkatan layanan web dan alat gratis untuk bekerja dari rumah, diharapkan remote work akan terus berkembang.

Namun, dalam kontrak outsourcing antar perusahaan, jika perusahaan yang menerima kontrak melakukan pekerjaan melalui remote work, perlu untuk membuat kontrak baru (nota kesepahaman).

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail tentang setiap klausul dalam nota kesepahaman untuk melakukan pekerjaan yang diterima melalui remote work dalam kontrak outsourcing.

Perlu dicatat bahwa nota kesepahaman dalam artikel ini adalah dokumen yang dibuat ketika ingin memodifikasi atau menambahkan sebagian isi klausul kontrak yang telah disepakati antara kedua belah pihak. Dalam hal ini, kami akan memperkenalkan sebagai dokumen untuk menambahkan ‘perjanjian tentang pelaksanaan pekerjaan melalui remote work’ ke kontrak asli yang telah disepakati.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Mengenai Penjelasan di Bagian Awal Memorandum

【Memorandum】
Perusahaan ●● (selanjutnya disebut “Pihak A”) dan Perusahaan ●● (selanjutnya disebut “Pihak B”) telah sepakat mengenai “Kontrak Kerjasama” yang ditandatangani pada tanggal ● bulan ● tahun ● (selanjutnya disebut “Kontrak Asli”) dan dengan ini menandatangani memorandum (selanjutnya disebut “Memorandum ini”).

Pertama, dalam penjelasan di bagian awal memorandum, perlu ditentukan kontrak mana yang terkait (terhubung) dengan Memorandum ini yang akan ditandatangani antara para pihak kontrak. Oleh karena itu, seperti contoh penjelasan, kami mencantumkan tanggal penandatanganan kontrak asli dan nama kontrak untuk menentukan memorandum mana yang terkait dengan kontrak asli.

Klausul Tentang Tujuan

Pasal 1 (Tujuan)
Nota kesepahaman ini bertujuan untuk mencegah penyebaran infeksi COVID-19, dengan menetapkan hal-hal dasar terkait pelaksanaan pekerjaan yang diberikan (selanjutnya disebut “pekerjaan ini”) oleh petugas yang bertanggung jawab atas pekerjaan dalam kontrak kerja, di rumah mereka berdasarkan kontrak asli. Tujuannya adalah untuk melancarkan pelaksanaan pekerjaan ini.

Klausul tentang tujuan mencantumkan tujuan penandatanganan nota kesepahaman. Nota kesepahaman ini ditandatangani dengan tujuan untuk mencegah penyebaran infeksi COVID-19, dan hal ini dicantumkan dalam klausul tersebut.

Dalam contoh klausul nota kesepahaman ini, kami mengasumsikan bahwa petugas yang bertanggung jawab atas pekerjaan dalam kontrak kerja akan melaksanakan pekerjaannya di rumah. Tergantung pada kasusnya, mungkin perlu untuk mengubah isi deskripsi metode pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Mengenai Klausul Terkait Kerja Dari Rumah

Pasal 2 (Kerja Dari Rumah)
Kerja dari rumah adalah suatu kondisi di mana pekerja yang bertanggung jawab atas tugas-tugas dalam kontrak kerja melakukan pekerjaan mereka di rumah masing-masing, menggunakan berbagai jenis jalur jaringan, peralatan dan perangkat yang disediakan atau dipinjamkan untuk pekerjaan ini (selanjutnya disebut “peralatan yang dipinjamkan, dll.”) serta peralatan dan perangkat yang mereka miliki sendiri.

Dalam kontrak, mungkin ada penjelasan tentang definisi setiap istilah, termasuk definisi “kerja dari rumah”. Isi kontrak dapat diubah sesuai dengan jenis pekerjaan dan peralatan atau perangkat yang digunakan.

Alasan mengapa definisi ini penting untuk dicantumkan adalah untuk mencegah konflik yang mungkin timbul dari perbedaan pemahaman antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak tentang apa yang dimaksud dengan kerja dari rumah. Meskipun kerja dari rumah adalah istilah umum, masih penting untuk mencantumkan definisinya dalam kontrak.

Klausul tentang Pelaksanaan Kerja Jarak Jauh

Pasal 3 (Pelaksanaan Kerja Jarak Jauh)
1. Pihak B, berdasarkan permintaan dari Pihak A, dalam melakukan kerja jarak jauh, harus mematuhi hal-hal berikut:
1) Hari dan jam kerja untuk tugas ini, pada prinsipnya, adalah hari dan jam kerja yang ditentukan oleh Pihak A.
2) Sebagai laporan kerja, “waktu mulai kerja”, “waktu selesai kerja”, “mulai dan selesai istirahat dan perpindahan” harus dilaporkan segera.
2. Semua biaya yang timbul ketika Pihak B melakukan kerja jarak jauh (termasuk biaya utilitas dan komunikasi, tetapi tidak terbatas pada itu) akan ditanggung oleh Pihak B.
3. Pihak A, jika periode pelaksanaan kerja jarak jauh berakhir, harus memberi tahu Pihak B terlebih dahulu.

Klausul ini menentukan secara detail tentang tanggal, waktu, isi laporan, dan beban biaya ketika karyawan Pihak B melakukan tugas melalui kerja jarak jauh, serta pemberitahuan saat periode pelaksanaan kerja jarak jauh berakhir.

Dalam Pasal 3 Ayat 1 di atas, disebutkan “berdasarkan permintaan dari Pihak A”, namun juga dapat dipertimbangkan jika Pihak B yang mengajukan permintaan, oleh karena itu, persyaratan untuk melakukan kerja jarak jauh jika diperlukan, dapat ditentukan dengan konten yang berbeda dari contoh klausul di atas.

Selain itu, dalam contoh klausul di atas, Pasal 3 Ayat 1 Nomor 2 tentang “laporan kerja”, dapat dipertimbangkan untuk menambahkan “isi kerja” jika diperlukan. Pada dasarnya, dalam kerja jarak jauh, sulit untuk melihat isi pekerjaan dari pihak yang menerima kontrak, sehingga ada kemungkinan terjadi perselisihan tentang apakah pekerjaan telah dilakukan atau tidak. Dalam arti menghindari masalah seperti itu, ada arti dalam menentukan laporan isi kerja sebagai “laporan kerja”. Untuk tidak meninggalkan akar masalah di antara para pihak, perlu untuk mendiskusikan secara menyeluruh tentang apa yang akan menjadi item laporan.

Ketentuan Mengenai Penanganan Peralatan Pinjaman dan Sejenisnya

Pasal 4 (Penanganan Peralatan Pinjaman dan Sejenisnya)
1. Pihak B harus menggunakan peralatan pinjaman dan sejenisnya setelah melakukan pemeriksaan yang diperlukan, dan harus menyimpan dan mengelolanya dengan perhatian seorang pengelola yang baik. Jika Pihak A menetapkan peringatan khusus mengenai peralatan pinjaman dan sejenisnya, Pihak B harus menyimpan dan mengelolanya sesuai dengan peringatan tersebut.
2. Pihak B tidak boleh melakukan penyerahan, sub-lease, perpindahan kepemilikan, penyediaan jaminan, atau penggunaan di luar tujuan untuk peralatan pinjaman dan sejenisnya.
3. Jika Pihak B telah menyelesaikan pekerjaan ini atau jika ada permintaan dari Pihak A, Pihak B harus segera mengembalikan dokumen dan sejenisnya (termasuk salinan dan duplikat) yang telah dipinjamkan atau disediakan oleh Pihak A.
4. Jika peralatan pinjaman dan sejenisnya hilang atau rusak karena kesengajaan atau kelalaian Pihak B, atau jika pengembalian menjadi tidak mungkin (termasuk dalam kasus pencurian dan kehilangan), Pihak B harus segera melaporkan kepada Pihak A melalui telepon atau cara lainnya, dan juga melaporkan detailnya secara tertulis, dan menerima instruksi dari Pihak A. Dalam hal ini, Pihak A dapat menuntut ganti rugi kepada Pihak B, dan metode dan jumlah ganti rugi akan ditentukan melalui diskusi antara Pihak A dan Pihak B.

Ketentuan ini menetapkan tentang bagaimana cara mengelola peralatan pinjaman, tingkat kewajiban perhatian, dan tanggung jawab ganti rugi jika peralatan pinjaman hilang atau rusak, dll., ketika pihak yang ditugaskan menggunakan peralatan pinjaman dalam pelaksanaan tugasnya.

Isi peralatan pinjaman dapat bervariasi, tetapi misalnya, jika pihak yang ditugaskan kehilangan dokumen pihak yang memberikan tugas, dapat diasumsikan bahwa kerugian akan terjadi pada pihak yang memberikan tugas jika isi dokumen tersebut bocor ke luar. Mengingat karyawan pihak yang ditugaskan melakukan pekerjaan di tempat pribadi seperti di rumah, dibandingkan dengan melakukan pekerjaan di kantor pihak yang ditugaskan atau di tempat yang ditentukan, perlu ada kesadaran yang lebih besar untuk berhati-hati dalam mengelola peralatan pinjaman. Oleh karena itu, kami menetapkan ketentuan independen tentang peralatan pinjaman.

Mengenai Klausul Pengamanan Keamanan

Pasal 5 (Pengamanan Keamanan)
1. Pihak B harus berusaha untuk memastikan keamanan lingkungan koneksi dan peralatan yang dipinjamkan, serta mencegah kerusakan akibat intrusi ilegal ke area di mana pekerjaan ini dilakukan, kehilangan peralatan yang dipinjamkan, infeksi virus komputer, dan lainnya.
2. Pihak B harus segera melaporkan kepada Pihak A jika terjadi kecelakaan.

Klausul ini mengatur tentang kewajiban upaya pencegahan kerusakan dan kewajiban pelaporan saat terjadi kerusakan, terkait aspek keamanan lingkungan kerja keras dan lingkungan jaringan saat penerima tugas melakukan pekerjaan. Hal ini karena tingkat keamanan dalam bekerja secara remote mungkin lebih rendah dibandingkan saat melakukan pekerjaan di kantor atau lokasi yang ditentukan oleh penerima tugas. Misalnya, mungkin ada kasus di mana perangkat lunak keamanan tidak diinstal pada komputer karyawan penerima tugas saat mereka bekerja, dan risiko seperti kemudahan intrusi ke rumah pribadi karyawan penerima tugas dibandingkan dengan intrusi ke kantor penerima tugas. Dapat dipertimbangkan untuk meningkatkan tingkat kewajiban penerima tugas dalam memastikan keamanan dari upaya, atau menentukan item permintaan khusus dari pemberi tugas mengenai pengamanan keamanan.

Ringkasan

Kali ini, kami telah menjelaskan tentang memorandum terkait kontrak kerja yang mengizinkan kerja dari rumah. Meskipun jalan menuju penyelesaian pandemi COVID-19 masih belum jelas, perusahaan harus terus memperhatikan kesehatan karyawan setiap hari dan mengatasi krisis ini.

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menerapkan kerja dari rumah dan memiliki kekhawatiran atau ketidakpastian tentang cara kerja yang terkait dengan kerja dari rumah sesuai dengan setiap kasus, atau tentang cara penulisan kontrak, kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi dengan pengacara yang memiliki pengetahuan khusus.

Panduan Membuat dan Meninjau Kontrak oleh Kantor Kami

Di Kantor Hukum Monolis, sebagai firma hukum yang memiliki keahlian di bidang IT, Internet, dan Bisnis, kami tidak hanya menangani pekerjaan yang diberikan, tetapi juga menyediakan layanan seperti pembuatan dan peninjauan berbagai jenis kontrak untuk perusahaan klien dan perusahaan yang menjadi konsultan kami.

Jika Anda tertarik, silakan lihat detailnya di bawah ini.

https://monolith.law/contractcreation[ja]