Peranan dan Tanggungjawab Penasihat Kewangan dalam Undang-Undang Syarikat Jepun: Penerangan Terperinci

Undang-undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) bertujuan untuk memastikan pengurusan yang sihat dan ketelusan dalam perusahaan, dengan menetapkan pelbagai institusi. Di antaranya, ‘Kaikei Sanyo’ atau Penasihat Perakaunan, merupakan jawatan yang agak baru tetapi sangat penting, diperkenalkan melalui pindaan Undang-undang Syarikat pada tahun 2006 (Heisei 18). Penasihat Perakaunan memegang kedudukan unik dengan berada dalam kedudukan dalaman sebagai pegawai syarikat sambil membawa perspektif luaran sebagai pakar perakaunan. Tujuan utama mereka adalah untuk meningkatkan kebolehpercayaan dan ketepatan dokumen kewangan, terutama di dalam syarikat berskala kecil dan sederhana yang tidak diwajibkan untuk menubuhkan lembaga audit atau juruaudit. Penasihat Perakaunan terlibat secara langsung dalam proses penyediaan dokumen kewangan dengan bekerjasama dengan pengarah, memastikan kualiti laporan kewangan dari dalam. Sistem ini merupakan mekanisme penting untuk meningkatkan kepercayaan terhadap maklumat kewangan korporat dan mengukuhkan kredit dari pihak berkepentingan seperti institusi kewangan dan rakan niaga. Artikel ini akan menerangkan secara terperinci kerangka undang-undang bagi Penasihat Perakaunan di bawah Undang-undang Syarikat Jepun, termasuk kepentingan dan tujuan mereka, kaedah pelantikan dan keperluan kelayakan, tugas dan kuasa khusus, serta kewajipan dan tanggungjawab perundangan berdasarkan peraturan undang-undang.  

Kepentingan dan Tujuan Sistem Penyertaan Perakaunan di Jepun

Sistem Penyertaan Perakaunan merupakan mekanisme inovatif yang diperkenalkan dengan pelaksanaan Undang-Undang Syarikat Jepun pada tahun 2006 (Heisei 18) untuk meningkatkan kebolehpercayaan laporan kewangan syarikat. Latar belakang pembentukan sistem ini terletak pada isu berpanjangan yang dihadapi terutama oleh perusahaan kecil dan sederhana di Jepun dalam memastikan ketepatan dokumen perakaunan. Di masa lalu, telah dipertimbangkan untuk memperkenalkan sistem seperti ‘audit terhad

Sistem Penyertaan Perakaunan menyelesaikan masalah bersejarah ini dengan pendekatan yang berbeza. Bukan melalui ‘audit’ dari luar, tetapi dengan memperkenalkan konsep baru di mana pakar perakaunan bertindak sebagai ‘organisasi dalaman’ syarikat, bekerjasama dengan pengarah untuk menyusun dokumen perakaunan. Mekanisme ‘penyusunan bersama’ ini bertujuan untuk mencegah kesilapan dari awal dan secara proaktif memastikan ketepatan dengan melibatkan pakar sejak tahap pembuatan, bukan hanya memeriksa dokumen yang telah selesai. Pendekatan pencegahan ini dapat dikatakan sebagai model yang lebih efisien dan kolaboratif bagi perusahaan kecil dan sederhana berbanding audit tradisional dari luar.

Dengan mengadopsi sistem ini, syarikat dapat memperoleh banyak manfaat praktikal. Yang paling penting adalah peningkatan kepercayaan dari luar terhadap dokumen perakaunan. Informasi kewangan yang disusun dengan penyertaan pakar perakaunan mengirimkan pesan kuat kepada pemangku kepentingan seperti institusi kewangan, mitra dagang, dan kreditur bahwa situasi kewangan syarikat dilaporkan dengan tepat. Sebenarnya, banyak institusi kewangan di Jepun menawarkan syarat pinjaman yang lebih baik dan produk pembiayaan khusus kepada syarikat yang memiliki sistem Penyertaan Perakaunan. Ini adalah bukti langsung bahwa keberadaan Penyertaan Perakaunan dapat meningkatkan kredibilitas syarikat. Selain itu, kerjasama dengan pakar juga dapat menguatkan sistem pengurusan kewangan di dalam syarikat dan meningkatkan disiplin pengurusan sebagai efek sampingan yang bermanfaat.

Pemilihan dan Kelayakan Peserta Akaun di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Untuk memastikan profesionalisme dan kemandirian dalam menjalankan tugas, undang-undang syarikat Jepun telah menetapkan peraturan yang ketat berkaitan dengan pemilihan dan kelayakan peserta akaun.

Peserta akaun dipilih melalui resolusi biasa di mesyuarat agung pemegang saham, sama seperti pegawai lain. Tempoh perkhidmatan mereka biasanya berakhir dalam tempoh dua tahun selepas pemilihan, pada penutupan mesyuarat agung pemegang saham biasa yang terakhir, tetapi untuk syarikat tertentu seperti syarikat yang mempunyai sekatan dalam pemindahan saham, tempoh ini boleh dilanjutkan hingga sepuluh tahun melalui perlembagaan syarikat.

Yang paling menonjol adalah syarat kelayakan yang ditetapkan. Artikel 333, Perenggan 1, Undang-Undang Syarikat Jepun mengehadkan kelayakan untuk menjadi peserta akaun kepada profesional dalam bidang perakaunan seperti juruaudit bertauliah, firma audit, perunding cukai, atau firma perunding cukai. Ini merupakan syarat penting untuk melaksanakan tugas yang memerlukan pengetahuan pakar dalam penyediaan dokumen kewangan.

Lebih lanjut, untuk menjamin kemandirian peserta akaun, Perenggan 3 Artikel 333 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan sebab-sebab yang menyebabkan seseorang tidak layak. Ini termasuk individu berikut:

• Seorang direktur, pengawas, eksekutif, pengurus, atau pekerja lain dari syarikat tersebut atau anak syarikatnya.
• Individu yang telah dikenakan hukuman penggantungan kerja menurut undang-undang juruaudit bertauliah atau perunding cukai dan tempoh penggantungan tersebut belum berakhir.
• Individu yang dilarang menjalankan perniagaan perunding cukai menurut undang-undang perunding cukai.

Peraturan ini menjamin bahawa peserta akaun dapat menjalankan tugas mereka secara bebas dari pengurusan syarikat. Walaupun peserta akaun merupakan bagian dari ‘pegawai’ syarikat, syarat kelayakan dan kemandirian mereka berdasarkan piawaian profesional eksternal. ‘Kemandirian yang tertanam’ ini adalah inti dari sistem peserta akaun. Mereka harus bekerjasama rapat dengan dewan direksi sambil mempertahankan objektivitas dan keraguan profesional sebagai pakar, dan apabila perlu, mereka diharapkan untuk menyuarakan pendapat mereka terhadap pengurusan. Tegangan yang terkandung dalam peranan ini adalah kesulitan yang dihadapi oleh peserta akaun dan pada masa yang sama, sumber nilai mereka.

Tugas dan Kuasa Pegawai Akaun di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Tugas dan kuasa pegawai akaun didefinisikan dengan jelas di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, di mana fokus utamanya adalah untuk memastikan kebolehpercayaan dokumen kewangan.

Tugas paling penting pegawai akaun adalah untuk menyediakan dokumen kewangan syarikat (seperti neraca dan penyata untung rugi) bersama-sama dengan pengarah syarikat, berdasarkan Artikel 374(1) Undang-Undang Syarikat Jepun. ‘Penyediaan bersama’ ini bukan sekadar mengesahkan dokumen yang dibuat oleh pengarah, tetapi melibatkan pakar dalam proses penyediaan itu sendiri. Sepanjang proses ini, pegawai akaun bertanggungjawab untuk memastikan kesahihan proses akaun dan ketepatan maklumat berdasarkan pengetahuan profesional mereka. Selain itu, pegawai akaun juga bertanggungjawab untuk menyediakan ‘Laporan Pegawai Akaun’ yang merangkumi status pelaksanaan tugas mereka.

Untuk melaksanakan tugas ini dengan berkesan, pegawai akaun diberikan hak akses maklumat yang luas dan kuasa untuk melakukan penyiasatan. Menurut Artikel 374(2) Undang-Undang Syarikat Jepun, pegawai akaun boleh memeriksa dan menyalin buku akaun dan bahan berkaitan syarikat pada bila-bila masa, serta meminta laporan berkaitan akaun daripada pengarah dan pekerja. Walaupun hak ini biasanya merangkumi buku besar dan buku bantu, ia umumnya tidak termasuk minit mesyuarat lembaga pengarah.

Lebih lanjut, jika diperlukan untuk menjalankan tugas, pegawai akaun juga boleh meminta laporan berkaitan akaun daripada anak syarikat dan menyiasat keadaan operasi dan harta anak syarikat tersebut. Walau bagaimanapun, anak syarikat boleh menolak penyiasatan ini jika terdapat ‘alasan yang sah’ seperti perlindungan rahsia perdagangan, seperti yang dinyatakan dalam Artikel 374(3) dan (4) Undang-Undang Syarikat Jepun.

Pegawai akaun tidak hanya terbatas pada penyediaan dokumen kewangan, tetapi juga memainkan peranan penting dalam fungsi pengawasan dalam tadbir urus syarikat. Menurut Artikel 375 Undang-Undang Syarikat Jepun, pegawai akaun mempunyai kewajipan untuk melaporkan kepada pemegang saham (atau kepada pengawas jika syarikat mempunyai pengawas) tanpa kelewatan jika mereka menemui sebarang tindakan salah oleh pengarah atau fakta serius yang melanggar undang-undang atau perlembagaan syarikat semasa menjalankan tugas mereka. Mereka juga diwajibkan untuk menghadiri mesyuarat lembaga pengarah di mana dokumen kewangan disahkan dan menyuarakan pendapat jika perlu, seperti yang diperuntukkan dalam Artikel 376 Undang-Undang Syarikat Jepun. Hak dan kewajipan ini merupakan asas undang-undang yang menyokong kestabilan kewangan syarikat dari pelbagai sudut.

Kewajipan dan Tanggungjawab Penglibatan Perakaunan di Jepun

Penglibatan dalam perakaunan membawa tanggungjawab undang-undang yang berat sejajar dengan tugas dan kuasa penting yang dipegang. Tanggungjawab ini boleh dibahagikan kepada dua kategori utama: tanggungjawab terhadap syarikat itu sendiri dan tanggungjawab terhadap pihak ketiga seperti pemegang saham dan pemiutang.

Sebagai tanggungjawab terhadap syarikat, Artikel 423, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa penglibatan perakaunan, termasuk pegawai lain, bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi jika kelalaian dalam menjalankan tugas mereka menyebabkan kerugian kepada syarikat. ‘Kelalaian dalam menjalankan tugas’ dalam konteks penglibatan perakaunan boleh merujuk kepada situasi seperti mengabaikan kesilapan serius dalam penyediaan dokumen kewangan, membenarkan perlakuan yang tidak sesuai dengan piawaian perakaunan, atau gagal melaporkan penyelewengan yang ditemui oleh pengarah. Tanggungjawab ini boleh dikecualikan atau dibatasi di bawah syarat-syarat tertentu, seperti persetujuan keseluruhan pemegang saham atau resolusi khas mesyuarat agung pemegang saham, serta peruntukan dalam perlembagaan syarikat.

Tanggungjawab terhadap pihak ketiga juga sangat penting. Artikel 429, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun menyatakan bahawa pegawai, termasuk penglibatan perakaunan, yang bertindak dengan niat jahat atau kelalaian serius dalam menjalankan tugas mereka, bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi atas kerugian yang dialami oleh pihak ketiga. Sebagai contoh, jika institusi kewangan memberikan pinjaman kepada syarikat berdasarkan penyata kewangan yang dipalsukan dengan penglibatan pengurus perakaunan dan mengalami kerugian akibat kebankrapan syarikat tersebut, situasi ini termasuk dalam skop tanggungjawab ini.

Lebih lanjut, Perenggan 2 Artikel yang sama menetapkan peruntukan yang sangat ketat bagi penglibatan perakaunan. Menurut peruntukan ini, jika terdapat penyataan palsu mengenai perkara penting dalam dokumen kewangan atau laporan penglibatan perakaunan yang mereka terlibat dalam penyediaannya, penglibatan perakaunan bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada pihak ketiga kecuali mereka dapat membuktikan bahawa mereka tidak cuai dalam tindakan mereka. Ini bermakna beban pembuktian dipindahkan kepada penglibatan perakaunan, memudahkan pihak ketiga untuk menuntut tanggungjawab. Ini menunjukkan bahawa tanggungjawab perhatian yang sangat tinggi dikenakan ke atas penglibatan perakaunan.

Di samping tanggungjawab sivil ini, jika terdapat pelanggaran terhadap peruntukan Undang-Undang Syarikat Jepun seperti pelanggaran kewajipan menyimpan dokumen kewangan atau penyataan palsu, sanksi administratif berupa denda hingga satu juta yen juga boleh dikenakan.

Keputusan Mahkamah Mengenai Kewajipan Berhati-hati dalam Perakaunan di Jepun

Untuk memahami tahap kewajipan berhati-hati yang harus dipikul oleh peserta perakaunan, terdapat keputusan mahkamah yang sangat penting sebagai panduan. Ini adalah keputusan yang dibuat oleh Mahkamah Agung Jepun pada 19 Julai 2021 (Reiwa 3). Walaupun kes ini secara langsung berkaitan dengan ‘auditor yang tugas auditnya terhad kepada perakaunan berdasarkan peruntukan dalam anggaran dasar syarikat’ (auditor terhad kepada perakaunan), logik perundangan yang digunakan berkait rapat dengan tugas peserta perakaunan.

Dalam kes ini, isu yang timbul adalah kegagalan auditor terhad kepada perakaunan untuk mengesan tindakan pecah amanah yang berlangsung lama oleh seorang pekerja yang bertanggungjawab dalam urusan kewangan syarikat. Pekerja tersebut telah memalsukan penyata baki bank, dan auditor tidak menyedarinya, lalu menghasilkan laporan audit yang mengesahkan dokumen kewangan sebagai sesuai. Mahkamah Tinggi, yang merupakan mahkamah rendah, telah memutuskan bahawa ‘selagi tiada keadaan khusus yang memudahkan pengesanan kekurangan kebolehpercayaan dalam buku akaun, cukuplah bagi auditor untuk mempercayai isi kandungan buku akaun yang disediakan oleh syarikat untuk menjalankan audit’ dan menafikan tanggungjawab auditor.

Namun, Mahkamah Agung telah membatalkan keputusan ini. Mahkamah Agung menyatakan bahawa dalam syarikat yang tidak mempunyai juruaudit perakaunan, pegawai yang bertanggungjawab atas audit perakaunan tidak boleh ‘menganggap isi kandungan buku akaun adalah tepat sebagai prasyarat dan melakukan audit atas dokumen kewangan berdasarkan anggapan tersebut’. Mahkamah Agung juga menunjukkan bahawa terdapat situasi di mana pegawai harus meminta laporan mengenai keadaan penyediaan buku akaun dan memeriksa dokumen yang menjadi asasnya untuk memastikan dokumen kewangan mencerminkan keadaan harta syarikat dengan tepat.

Impak keputusan Mahkamah Agung ini terhadap peserta perakaunan tidak dapat diukur. Jika auditor terhad kepada perakaunan tidak dibenarkan untuk mempercayai buku akaun tanpa syarat, maka peserta perakaunan yang tidak hanya mengulas dokumen kewangan tetapi juga ‘bersama-sama menghasilkannya’ dengan pengarah, memikul peranan yang lebih aktif dan substansial, logiknya harus memikul tahap kewajipan berhati-hati yang sama atau lebih tinggi. Keputusan ini secara jelas menunjukkan bahawa peserta perakaunan mempunyai tanggungjawab untuk tidak sekadar menerima maklumat yang diberikan oleh pengurusan tetapi sebagai pakar, harus mempunyai keraguan profesional dan secara proaktif memeriksa kesahihan dokumen yang menjadi asasnya.

Perbandingan dengan Institusi Lain

Dalam Undang-Undang Syarikat Jepun, selain daripada peranan penyertaan akaun, terdapat juga institusi seperti ‘auditor’ dan ‘juruaudit akaun’ yang bertanggungjawab dalam pengawasan kewangan dan pengurusan syarikat. Walaupun peranan ini sering keliru, kuasa, kelayakan, dan kedudukan mereka dalam syarikat adalah sangat berbeza. Untuk memahami keunikan penyertaan akaun, perbandingan dengan institusi-institusi ini adalah penting.

Ciri paling menonjol penyertaan akaun adalah sebagai institusi dalaman (pegawai) syarikat, mereka ‘bersama-sama’ dengan pengarah dalam menyediakan dokumen kewangan. Tujuan utama adalah untuk membangun ketepatan maklumat kewangan dari awal dengan melibatkan pakar.  

Sebaliknya, auditor juga merupakan institusi dalaman (pegawai) syarikat, tetapi tugas utama mereka bukanlah penyediaan dokumen kewangan, tetapi ‘mengaudit (mengawasi)’ pelaksanaan tugas pengarah secara keseluruhan. Walaupun ruang lingkup audit auditor boleh terhad kepada perkara-perkara kewangan mengikut perlembagaan, peranan asas mereka adalah dalam pengawasan pengurusan dan bukan dalam proses penyediaan. Berbeza dengan penyertaan akaun, auditor tidak semestinya memerlukan kelayakan profesional seperti akauntan bertauliah atau penasihat cukai.  

Di sisi lain, juruaudit akaun adalah pakar ‘luaran’ yang sepenuhnya bebas dari syarikat. Juruaudit akaun mesti merupakan akauntan bertauliah atau firma audit, dan tugas mereka adalah untuk ‘mengaudit akaun’ dokumen kewangan yang disediakan oleh syarikat dari sudut pandangan yang bebas dan menyatakan pendapat melalui laporan audit. Penubuhan juruaudit akaun adalah wajib bagi syarikat-syarikat tertentu seperti syarikat besar. Berbanding penyertaan akaun yang membantu penyediaan dari dalam, juruaudit akaun memeriksa produk akhir dari luar, menjadikan kedudukan dan fungsi mereka jelas berbeza.  

Ringkasnya, perbezaan ini boleh dirumuskan seperti dalam jadual di bawah.

Dengan demikian, penyertaan akaun memegang peranan yang unik dan penting dalam Undang-Undang Syarikat Jepun sebagai pegawai dalaman yang memiliki kepakaran luaran dan terlibat dalam proses penyediaan sebelumnya, bukan hanya pengawasan atau audit setelahnya.

Kesimpulan

Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, ‘Kaikei Sanyo’ (会計参与) merupakan sistem inovatif yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Corporate Law) untuk meningkatkan kebolehpercayaan dokumen kewangan syarikat dari dalam. ‘Kaikei Sanyo’, sebagai pakar perakaunan yang bertindak sebagai pegawai syarikat, bekerjasama dengan pengarah untuk menyusun dokumen kewangan, secara proaktif memastikan ketepatan laporan kewangan. Peranan ini membawa manfaat praktikal yang besar, seperti meningkatkan kredibiliti korporat dan membantu dalam pembiayaan yang lancar. Namun, kuasa penting ini juga disertai dengan tanggungjawab undang-undang yang berat terhadap syarikat dan pihak ketiga. Keputusan Mahkamah Agung Jepun (Japanese Supreme Court) baru-baru ini menunjukkan bahawa tahap perhatian yang diharapkan dari ‘Kaikei Sanyo’ sangat tinggi, dan pelaksanaan tugas mereka memerlukan keahlian profesional dan etika kerja yang tinggi.

Firma guaman Monolith telah menunjukkan rekod prestasi yang kaya dalam menyediakan perkhidmatan undang-undang berkaitan tadbir urus korporat, termasuk penubuhan dan pengurusan ‘Kaikei Sanyo’, kepada pelbagai klien di dalam Jepun. Firma kami mempunyai pakar yang fasih berbahasa Inggeris dengan kelayakan peguam dari luar negara, yang memungkinkan kami menyediakan sokongan profesional untuk syarikat-syarikat yang mengembangkan perniagaan secara internasional untuk mematuhi keperluan kompleks Undang-Undang Syarikat Jepun dan membina struktur tadbir urus yang efektif dan patuh kepada peraturan.