जानकारी चुहावट रोकथाम उपायहरूको व्याख्या: कम्पनी भित्र तयार गर्नुपर्ने नियमहरूको सामग्री के हो?

जानकारी चुहावटले जापानी कम्पनीको गतिविधिमा गम्भीर क्षति पुर्‍याउन सक्छ। त्यसैले, आन्तरिक रूपमा रोकथाम उपायहरू तयार गर्नु महत्त्वपूर्ण छ।

विशेष रूपमा, कम्पनीको आन्तरिक नियमावलीलाई व्यवस्थित गर्नु र त्यसको आधारमा सञ्चालन गर्नु जस्ता उपायहरू विचार गर्न सकिन्छ। त्यसो भए, कुन प्रकारको आन्तरिक नियमावली तयार गर्नु उपयुक्त हुन्छ? यस लेखमा, जापानी कम्पनीका कानूनी विभागका कर्मचारीहरूलाई लक्षित गर्दै, जानकारी चुहावटको जोखिम घटाउनका लागि आन्तरिक नियमावलीको व्यवस्थापनबारे व्याख्या गरिनेछ।

जापानमा जानकारी चुहावट सम्बन्धी आन्तरिक नियमावली के हो

जानकारी चुहावट कहिले र कसरी हुने हो भन्न सकिँदैन। त्यसैले, पूर्व तयारीको रूपमा एक सशक्त आन्तरिक नियमावली तयार गर्नु र जानकारी चुहावटको लागि तयारी गर्नु महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

त्यसैगरी, यदि कुनै कारणवश जानकारी चुहावटको स्थिति उत्पन्न भएमा, पहिले नै निर्धारण गरिएको आन्तरिक नियमावली अनुसार उपयुक्त रूपमा प्रतिक्रिया जनाउँदा जानकारी चुहावटबाट हुने क्षति न्यूनतम गर्न सकिन्छ।

जापानमा आधारभूत नीति तयार गर्ने

सबैभन्दा पहिले, कम्पनीको रूपमा जानकारी चुहावटको सामना कसरी गर्ने भन्ने स्पष्ट गर्नका लागि, जानकारी चुहावट सम्बन्धी आधारभूत नीति तयार गर्नु उपयुक्त हुन्छ।

आधारभूत नीतिमा, उदाहरणका लागि, तलका जस्ता विषयवस्तु समावेश गर्न सकिन्छ:

• कम्पनी वा व्यवस्थापकको जिम्मेवारी सम्बन्धी विषयवस्तु
• जापानी कानुनको पालना सम्बन्धी विषयवस्तु
• आन्तरिक संरचना निर्माण सम्बन्धी विषयवस्तु
• जानकारी व्यवस्थापन सम्बन्धी विषयवस्तु
• कर्मचारीहरूसँगको संलग्नता सम्बन्धी विषयवस्तु
• जानकारी चुहावट भएमा गर्ने कार्यवाही सम्बन्धी विषयवस्तु
• आधारभूत नीतिको नियमित पुनरावलोकन सम्बन्धी विषयवस्तु

आधारभूत नीतिलाई आन्तरिक नियमको रूपमा मात्र नभई, गोपनीयता नीतिको जस्तै बाह्य रूपमा पनि स्पष्ट गर्न सकिन्छ। बाह्य रूपमा आधारभूत नीति स्पष्ट गर्दा, जानकारी चुहावटप्रति कम्पनीको उच्च सचेतना देखाउन सकिन्छ, जसले सामाजिक विश्वासको वृद्धि गर्न सक्छ।

तर, स्पष्ट छ कि, आधारभूत नीति मात्र तयार गर्नु पर्याप्त हुँदैन। कम्पनीको वास्तविकतासँग मेल खाने गरी आधारभूत नीति तयार गर्नु आवश्यक छ, र तयार गरिएको आधारभूत नीतिको अनुसार कार्यान्वयन गर्नु महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

सम्बन्धित लेख: जापानी व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण ऐनलाई ध्यानमा राखेर गोपनीयता नीति तयार गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू के हुन्?[ja]

जापानमा जानकारीको संरक्षण सम्बन्धी नियमहरू

कम्पनीको आन्तरिक नियमको रूपमा, जानकारीको संरक्षण सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई समावेश गर्नु उपयुक्त हुन सक्छ।

जानकारीको संरक्षण सम्बन्धी विषयवस्तुहरूमा, उदाहरणका लागि, तलका जस्ता विषयवस्तुहरूलाई समावेश गर्न सकिन्छ।

जानकारी चुहावटको जोखिमको विश्लेषण

जानकारी चुहावटको जोखिमको विश्लेषण पर्याप्त रूपमा नगरिएमा, जोखिम अनुसारको उचित प्रतिक्रिया दिन सकिँदैन। त्यसैले, जापानी आन्तरिक नियममा जानकारी चुहावटको जोखिमको विश्लेषण सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई समावेश गर्नु महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

कम्पनीले राखेको जानकारीको पहिचान र डाटाबेसमा रूपान्तरण

कम्पनीले राखेको जानकारीलाई राम्रोसँग नबुझ्दा, पर्याप्त व्यवस्थापन गर्न गाह्रो हुन्छ। साथै, कम्पनीले राखेको जानकारीलाई डाटाबेसमा रूपान्तरण गर्दा, जानकारीको व्यवस्थापनलाई उचित रूपमा गर्न सकिन्छ।

जानकारीको प्रयोगकर्तालाई निर्धारण गर्नु

जापानी आन्तरिक नियममा, कम्पनीले राखेको जानकारीको प्रयोगकर्तालाई निर्धारण गर्दा, जानकारीको प्रयोगको दायरा न्यूनतम राख्न सकिन्छ र जानकारी चुहावटको जोखिमलाई कम गर्न सकिन्छ।

जानकारीको खुलासा र प्रदान गर्ने प्रक्रियालाई निर्धारण गर्नु

जापानी आन्तरिक नियममा, कम्पनीले राखेको जानकारीको खुलासा र प्रदान गर्ने प्रक्रियालाई स्पष्ट रूपमा निर्धारण गर्दा, प्रक्रियाअनुसारको सञ्चालन गरिन्छ। यसले गर्दा, कर्मचारीहरूले आफ्नै निर्णयमा मात्र कम्पनीको जानकारी प्रयोग गर्ने स्थिति टार्न सकिन्छ, जसले अन्ततः जानकारी चुहावटको रोकथाममा सहयोग पुर्याउँछ।

जानकारीलाई बाहिर लैजान प्रतिबन्ध लगाउनु

जापानी आन्तरिक नियममा, कम्पनीले राखेको जानकारीलाई बाहिर लैजान सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई निर्धारण गर्दा, जानकारी अनावश्यक रूपमा बाहिर लैजानबाट रोक्न सकिन्छ र जानकारी चुहावटको रोकथाममा केही हदसम्म प्रभावकारी हुन सक्छ।

जानकारी संरक्षण प्रणालीको अडिट सम्बन्धी निर्धारण गर्नु

कम्पनीले जानकारी संरक्षण प्रणाली निर्माण गरे तापनि, त्यस प्रणालीअनुसारको सञ्चालन नभएमा यसको कुनै अर्थ हुँदैन।

त्यसैले, जापानी आन्तरिक नियममा, अडिटको विषयवस्तुबाट स्वतन्त्र निकायले जानकारी संरक्षण प्रणालीको अडिट गर्ने कुरा निर्धारण गर्नु पनि उपयुक्त हुन सक्छ।

जापानमा मानव संसाधन व्यवस्थापन सम्बन्धी नियमहरू

जानकारी चुहावटको घटनाहरू प्रायः जानकारीको हेरचाह गर्ने व्यक्तिको गल्ती (मानव त्रुटि) का कारणले पनि हुन सक्छ। त्यसैले, आन्तरिक नियमहरूमा जानकारीको हेरचाह गर्ने व्यक्तिहरूसँग सम्बन्धित विषयवस्तुहरूलाई समेट्न सकिन्छ।

यस्ता मानव संसाधन व्यवस्थापन सम्बन्धी नियमहरूलाई जापानमा रोजगार नियमावली वा गोप्य जानकारी व्यवस्थापन नियमावलीमा समेट्न सकिन्छ।

उदाहरणका लागि, तलका जस्ता विषयवस्तुहरूलाई समेट्न सकिन्छ।

जानकारीको गोपनीयता दायित्व

आन्तरिक नियमहरूमा, कर्मचारीहरूलाई लक्षित गर्दै जानकारीको गोपनीयता दायित्व सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई समेट्न सकिन्छ। जानकारीको गोपनीयता दायित्वलाई समेटेर, कर्मचारीहरूलाई सम्झौतामा आधारित दायित्वको रूपमा गोपनीयता दायित्व पालना गर्न बाध्य बनाउन सकिन्छ।

यसका साथै, कर्मचारीहरूलाई जानकारीको गोपनीयता दायित्व सम्बन्धी सचेतना गराउन सकिन्छ।

जानकारीको उद्देश्य बाहेकको प्रयोगको निषेध

जानकारीको गोपनीयता दायित्वको प्राथमिक उद्देश्य भनेको जानकारी चुहावट नगर्नु हो। तर, यसका साथै, जानकारीको उद्देश्य बाहेकको प्रयोगलाई निषेध गर्ने विषयवस्तु समेट्नु पनि जानकारी चुहावट रोक्न प्रभावकारी हुन सक्छ।

नयाँ कर्मचारीको गोपनीयता प्रतिज्ञा पत्र

कर्मचारीहरूलाई नयाँ नियुक्ति हुँदा गोपनीयता दायित्व र जानकारीको उद्देश्य बाहेकको प्रयोग निषेध समेटिएको गोपनीयता प्रतिज्ञा पत्र बुझाउन लगाउने विधि पनि अपनाउन सकिन्छ।

नयाँ नियुक्ति प्रतिज्ञा पत्रको अर्थ भनेको सम्झौतामा आधारित जिम्मेवारी दिनु मात्र नभई, कर्मचारीहरूलाई जानकारी चुहावट रोक्न सचेत गराउनु पनि हो।

सेवा समाप्ति बेला गोपनीयता प्रतिज्ञा पत्र

कर्मचारीहरूले सेवा अवधिमा जानकारी चुहावट नगर्नु त आवश्यक छ नै, तर सेवा समाप्ति पछि पनि जानकारी चुहावट नगर्नु आवश्यक छ।

त्यसैले, सेवा समाप्ति बेला, सेवा अवधिमा थाहा पाएको जानकारीलाई सेवा समाप्ति पछि पनि चुहावट नगर्ने विषयवस्तु समेटिएको प्रतिज्ञा पत्र बुझाउन लगाउन सकिन्छ। यो आवश्यक छ किनभने आन्तरिक नियमहरू सामान्यतया कर्मचारीहरूमा मात्र लागू हुन्छन् र सेवा समाप्ति पछि लागू हुँदैनन्।

जानकारी चुहावट सम्बन्धी कर्मचारी शिक्षा

कर्मचारीहरूबाट प्रतिज्ञा पत्र प्राप्त गरेर, केही हदसम्म जानकारी चुहावट सम्बन्धी सचेतना गराउन सकिन्छ, तर प्रतिज्ञा पत्र मात्रले जानकारी चुहावटको गम्भीरता बुझाउन पर्याप्त हुँदैन।

त्यसैले, निश्चित अवधिमा कम्पनी भित्र प्रशिक्षण गराएर, कर्मचारीहरूलाई जानकारी चुहावट रोक्न शिक्षा दिने विषयवस्तु आन्तरिक नियमहरूमा समेट्नु उपयोगी हुन्छ।

जापानमा भौतिक व्यवस्थापन सम्बन्धी नियमहरू

जानकारी चुहावट रोक्नको लागि, भौतिक रूपमा जानकारी चुहावट हुन नसक्ने वातावरण निर्माण गर्नु आवश्यक छ।

उदाहरणका लागि, कम्पनी भित्रका नियमहरूमा, जानकारीको व्यवस्थापन सम्बन्धी विषयवस्तुमा निम्नलिखित जस्ता विषयवस्तुहरू समावेश गर्न सकिन्छ।

जानकारी भण्डारण गर्ने कोठाको प्रवेश र निकास व्यवस्थापन

कम्पनी भित्र प्रयोग गरिने जानकारी अनुसार सुरक्षा क्षेत्रहरूलाई स्पष्ट पार्नुहोस्, र प्रत्येक क्षेत्रको प्रवेश र निकास व्यवस्थापन तथा ताला लगाउने जस्ता व्यवस्थापन गरेर जानकारीमा भौतिक पहुँचलाई कम गर्न सकिन्छ।

जानकारीमा भौतिक पहुँचलाई कम गरेर, जानकारी चुहावटको जोखिमलाई घटाउन सकिन्छ।

सर्भरमा पहुँच

जानकारीलाई सर्भरमा भण्डारण गरिएको अवस्थामा, कम्पनी भित्रका नियमहरूमा सर्भरमा पहुँचको अधिकारलाई सीमित गर्न सकिन्छ।

कर्मचारीहरूले सजिलै जानकारीमा पहुँच गर्न सक्ने भएमा, जानकारी चुहावटको जोखिम बढ्छ, त्यसैले जानकारी भण्डारण गर्ने सर्भरमा पहुँचलाई सीमित गर्नु जानकारी चुहावट रोक्नको लागि प्रभावकारी हुन्छ।

कागजात र अन्य माध्यमहरूको व्यवस्थापन

कम्पनी भित्रका नियमहरूमा, जानकारीको वास्तविक व्यवस्थापन र भण्डारण सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई स्पष्ट रूपमा निर्धारण गर्नु पनि महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

उदाहरणका लागि, जानकारी कागज माध्यममा भएमा, ताला लगाउन सकिने क्याबिनेटमा भण्डारण गर्नु वा जानकारी हेर्ने कोठा बनाउनु र अन्य कोठामा लैजान नपाउने गरी नियम बनाउनु जस्ता उपायहरू अपनाउन सकिन्छ।

जापानमा IT उपकरणको प्रयोग सम्बन्धी नियमहरू

हालसालै, इन्टरनेटको विकास र रिमोट वर्कको वृद्धि जस्ता कारणहरूले गर्दा, IT उपकरणको प्रयोग गरेर जानकारी आदानप्रदान गर्ने अवसरहरू बढेका छन्।

त्यसैले, कम्पनीको आन्तरिक नियमहरूमा, IT उपकरणको प्रयोग सम्बन्धी निम्नलिखित विषयवस्तुहरूलाई समावेश गर्ने कुरा विचार गर्न सकिन्छ।

कम्पनीबाट IT उपकरणको ऋण लिने प्रक्रियाहरू

पहिले, जब कम्पनीबाट कम्प्युटर जस्ता IT उपकरणको ऋण लिइन्छ, कसले र कहिले ऋण लिएको हो भन्ने कुरा व्यवस्थापन गर्नु महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

साथै, कम्पनीबाट IT उपकरणको ऋण लिने व्यक्तिले, जानकारी चुहावट हुन सक्ने वातावरणमा IT उपकरणको प्रयोग गरिरहेको छैन भन्ने कुरा सुनिश्चित गर्न, निश्चित अवधिमा प्रयोगको स्थिति बुझ्नु पनि महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

व्यक्तिगत उपकरण (BYOD) को प्रयोग प्रक्रियाहरू

घरबाट काम गर्ने प्रचलन बढेको कारण, कर्मचारीहरूले आफ्नो व्यक्तिगत IT उपकरणलाई काममा प्रयोग गर्ने घटनाहरू पनि बढेका छन्। PC वा USB मेमोरी जस्ता उपकरणहरू कर्मचारीको व्यक्तिगत भएमा, पर्याप्त सुरक्षा उपायहरू नभएको सम्भावना पनि रहन्छ।

साथै, प्रायः प्रयोग गरिने IT उपकरण भएकोले, कर्मचारीको रूपमा, कामसँग सम्बन्धित जानकारीको व्यवस्थापनमा ध्यान कम हुन सक्छ र व्यवस्थापन अपर्याप्त हुन सक्छ।

त्यसैले, कम्पनीको आन्तरिक नियमहरूमा, कम्पनीले कर्मचारीलाई व्यक्तिगत उपकरण (BYOD) को प्रयोग अनुमति दिने अवस्थामा, व्यक्तिगत उपकरण (BYOD) को प्रयोगका लागि प्रक्रियाहरू र निषेधित कुराहरू निर्धारण गर्ने कुरा पनि विचार गर्न सकिन्छ।

अन्य जानकारी चुहावट सम्बन्धी नियमहरू

यसका अतिरिक्त, जानकारी चुहावट सम्बन्धी जापानी कम्पनीको आन्तरिक नियमहरूमा निम्न कुराहरूलाई समावेश गर्न सकिन्छ।

SNS को व्यक्तिगत प्रयोग सम्बन्धी नियमहरू

SNS मा, वास्तविक नामले प्रयोग गरिने र गुमनाम रूपमा प्रयोग गरिने दुवै प्रकारका खाता हुन्छन्। गुमनाम अवस्थामा, गुमनाम भएको कारणले सजिलैसँग SNS मा पोस्ट गर्ने सम्भावना पनि हुन सक्छ। साथै, धेरै मानिसहरूले नदेख्लान् भन्ने हल्का सोचले पोस्ट गर्दा, त्यो पोस्ट भाइरल भई धेरै मानिसहरूको ध्यानमा पर्न सक्ने केसहरू पनि हुन्छन्।

SNS को फैलावट क्षमताका कारण, जानकारी चुहावट भएमा, त्यो तुरुन्तै फैलिन सक्ने डर हुन्छ।

त्यसैले, जापानी कम्पनीको आन्तरिक नियमहरूमा, कर्मचारीहरूको SNS प्रयोग सम्बन्धी विषयवस्तुहरूलाई नियमबद्ध गर्ने कुरा पनि विचार गर्न सकिन्छ।

उदाहरणका लागि, SNS को प्रयोग उद्देश्यलाई “कार्य उद्देश्य” र “कार्य बाहेक (निजी)” मा विभाजन गरी, कार्य उद्देश्यको अवस्थामा आवेदन र स्वीकृति वा भाइरल हुँदा रिपोर्ट गर्ने जस्ता कुराहरूलाई अनिवार्य बनाउने विधि अपनाउन सकिन्छ। कार्य बाहेकको उद्देश्य भए तापनि, कम्पनीको गोप्य जानकारी वा कानूनी उल्लंघन हुने कुरा लेख्न निषेध गर्ने र जानकारी चुहावटको सम्भावना भएमा वा भाइरल भएमा रिपोर्ट गर्न अनिवार्य बनाउने कुरा विचार गर्न सकिन्छ।

जानकारी चुहावटको उपाय समूह कम्पनीको सम्पूर्णतामा लागु गर्नुहोस्

ठूलो आकारको कम्पनी भएमा, धेरै समूह कम्पनीहरू हुने सम्भावना हुन्छ। समूह कम्पनीहरू बीच गोप्य जानकारीको आदानप्रदान हुने सम्भावना पनि हुन्छ, तर समूहको सम्पूर्णताले समान स्तरको सुरक्षा भएको नहुन सक्छ।

त्यसैले, उदाहरणका लागि, अभिभावक कम्पनीभन्दा सुरक्षा कमजोर भएको सहायक कम्पनीमा अनधिकृत पहुँच गरी जानकारी अनधिकृत रूपमा प्राप्त गर्ने सोच राख्ने व्यक्तिहरू पनि हुन सक्छन्।

यस्ता अवस्थाहरूको सामना गर्न, समूह कम्पनीहरूले छुट्टाछुट्टै जानकारी चुहावटको उपायहरू लागू गर्नुको सट्टा, समूह कम्पनीहरूले एकजुट भएर जानकारी चुहावटको उपायहरू लागू गर्नु पनि महत्वपूर्ण हुन्छ।

सारांश: जापानमा जानकारी चुहावट सम्बन्धी आन्तरिक नियमहरूको लागि वकिलसँग परामर्श गर्नुहोस्

माथि, जापानी कम्पनीहरूको कानूनी विभागका कर्मचारीहरूलाई लक्षित गर्दै, जानकारी चुहावटको जोखिमलाई कम गर्नका लागि आन्तरिक नियमहरूको व्यवस्थापनबारे व्याख्या गरिएको छ। जानकारी चुहावटलाई रोक्नका लागि विभिन्न कोणबाट व्यापक रूपमा उपायहरू लागू गर्नु महत्त्वपूर्ण हुन्छ।

यस प्रकारका उपायहरू सम्बन्धी आन्तरिक नियमहरूको लागि, विशेषज्ञ दृष्टिकोणलाई समेटेर सावधानीपूर्वक विचार गर्नु आवश्यक छ। आन्तरिक नियमहरू व्यवस्थापन गर्दा विशेषज्ञ ज्ञान भएका जापानी वकिलसँग परामर्श गर्नु सिफारिस गरिन्छ।

सम्बन्धित लेख: जापानी कम्पनीहरूको व्यक्तिगत जानकारी चुहावट र क्षतिपूर्ति जोखिम[ja]

हाम्रो फर्मद्वारा प्रदान गरिने उपायहरूको जानकारी

मोनोलिथ कानूनी फर्म, विशेष गरी इन्टरनेट र कानूनी क्षेत्रमा उच्च विशेषज्ञता भएको एक जापानी कानूनी फर्म हो। जापानमा, कम्पनीको आन्तरिक नियमावलीको निर्माण गर्दा विशेषज्ञ ज्ञान अत्यावश्यक हुन्छ। हाम्रो फर्मले, जापानमा, टोक्यो स्टक एक्सचेन्जमा सूचीबद्ध कम्पनीहरूदेखि लिएर स्टार्टअप कम्पनीहरूसम्मका विभिन्न परियोजनाहरूको समीक्षा गर्दै आएको छ। यदि तपाईं जापानमा आन्तरिक नियमावलीको बारेमा समस्यामा हुनुहुन्छ भने, कृपया तलको लेखलाई सन्दर्भ गर्नुहोस्।

https://monolith.law/contractcreation[ja]