Uitleg over de voorzorgsmaatregelen bij het gebruik van een subsidieaanvraagagent en de noodzakelijke contractuele bepalingen

Bij het runnen van een bedrijf kan het overwegen van verschillende subsidiemogelijkheden een optie zijn.

Subsidies zijn fondsen die deels worden verstrekt door de overheid of lokale autoriteiten om initiatieven van bedrijven die passen binnen hun beleidsdoelstellingen te ondersteunen.

Omdat subsidies in principe niet hoeven te worden terugbetaald, kunnen ze een grote hulp zijn voor de cashflow van een bedrijf.

Echter, niet iedereen kan zomaar een subsidie aanvragen. Er zijn complexe vereisten voor het aanvragen van subsidies, en het is noodzakelijk om de inhoud van het project waarvoor de subsidie wordt aangevraagd duidelijk te beschrijven in de aanvraagdocumenten op basis van deze vereisten.

Omdat de subsidieaanvraagdocumenten vrij omvangrijk zijn, kan het voor een bedrijf een aanzienlijke last zijn om de aanvraag voor te bereiden terwijl het zijn dagelijkse werkzaamheden uitvoert. Daarom is het vrij gebruikelijk om de subsidieaanvraag uit te besteden aan externe consultants.

Daarom zullen we enkele punten bespreken waar bedrijven die overwegen om de subsidieaanvraag uit te besteden aan externe partijen op moeten letten bij het opstellen van een consultancyovereenkomst voor de subsidieaanvraag.

Procedure voor het aanvragen van subsidies

Subsidies zijn, zoals we aan het begin al hebben uitgelegd, een systeem waarbij een deel van de noodzakelijke kosten wordt toegekend om de inspanningen van bedrijven te ondersteunen in overeenstemming met de beleidsdoelstellingen van de nationale en lokale overheden.

Voornamelijk, het Ministerie van Economie, Handel en Industrie (Japanse Ministerie van Economie, Handel en Industrie) behandelt veel subsidies.

Wanneer u een subsidie aanvraagt, moet u de meest recente openbare aanbestedingsdocumenten en aangewezen aanvraagformulieren verkrijgen en deze indienen bij het secretariaat om ervoor te zorgen dat ze op tijd zijn voor de deadline van de subsidieaanvraag.

Vervolgens zal het secretariaat de subsidieaanvraag beoordelen en beslissen of deze wordt goedgekeurd of niet.

Daarna moet de uitvoering van het project dat in aanmerking komt voor de subsidie plaatsvinden na de goedkeuringsbeslissing.

Bovendien worden subsidies niet onmiddellijk uitbetaald aan het bedrijf zodra ze zijn goedgekeurd.

Bedrijven die een subsidie hebben gekregen, moeten eerst alle kosten uitgeven en kunnen pas een subsidie ontvangen nadat ze hebben gerapporteerd over de inhoud van het project en dergelijke.

Subsidies hebben meestal een bepaald budgetplafond, dus niet alle aanvragen worden goedgekeurd.

Bijvoorbeeld, de populaire “Productie Subsidie” (Japanse Productie Subsidie) onder bedrijven heeft naar verluidt een goedkeuringspercentage van ongeveer 50%.

Daarom zijn er veel bedrijven die hun subsidieaanvraag laten doen door een professionele consultant om de beoordeling zo zeker mogelijk te laten verlopen.

Overigens, naast subsidies zijn er ook “subsidies” (Japanse subsidies). Net als subsidies, worden subsidies verstrekt door de nationale en lokale overheden en hoeven ze niet te worden terugbetaald. Het verschil tussen subsidies en subsidies is dat subsidies in principe kunnen worden ontvangen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Bovendien zijn subsidies voornamelijk voordelen met betrekking tot werkgelegenheid onder de jurisdictie van het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn (Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn).

Aan wie moet u een subsidieaanvraag uitbesteden?

Als u van plan bent uw subsidieaanvraag uit te besteden, aan wie moet u deze dan toevertrouwen? Om met de conclusie te beginnen, er is geen specifieke kwalificatie vereist om een subsidieaanvraag te behandelen. Daarom zijn er veel bureaus die zichzelf presenteren als subsidieaanvraag consultants.

Echter, in de praktijk lijkt het erop dat veel subsidieaanvragen worden behandeld door consultants met een kwalificatie voor het diagnosticeren van kleine en middelgrote ondernemingen.

Daarnaast zijn er ook veel gevallen waarin belastingadviseurs en gecertificeerde accountants subsidieaanvraagconsultaties uitvoeren.

Er wordt gezegd dat er bepaalde punten zijn om in gedachten te houden bij het schrijven van een subsidieaanvraag. Daarom, als u van plan bent uw subsidieaanvraag uit te besteden, kan het nuttig zijn om advies in te winnen bij een consultant met uitgebreide ervaring op dit gebied.

Daarnaast is de vergoeding voor een subsidieaanvraag meestal opgesplitst in een aanvangsvergoeding en een succesvergoeding.

In dit geval wordt de aanvangsvergoeding meestal vastgesteld op ongeveer 100.000 tot 150.000 yen, terwijl de succesvergoeding meestal ongeveer 10% van het toegekende bedrag is. Daarom, als de vergoeding aanzienlijk hoger is dan dit, kan het verstandig zijn om zorgvuldig te overwegen of u de opdracht wel of niet wilt geven.

Subsidieaanvraag Consultatiecontract

Wanneer u een subsidieaanvraag uitbesteedt, zult u een dienstverleningsovereenkomst opstellen en sluiten met een consultant. In dit artikel leggen we in detail uit waar u op moet letten bij het controleren van een consultatiecontract.

In het onderstaande voorbeeld van een contract, verwijst ‘Partij A’ naar het bedrijf dat de subsidieaanvraag uitbesteedt, en ‘Partij B’ naar de consultant die de subsidieaanvraag uitvoert.

Let op, wanneer u daadwerkelijk een contract opstelt, gebruik dan niet simpelweg de onderstaande voorbeeldclausules als sjabloon, maar pas ze aan aan de werkelijke situatie tussen de partijen.

Voor meer informatie over de inhoud van een algemene dienstverleningsovereenkomst, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Bepalingen betreffende de inhoud van de opdracht

Artikel ○ (Inhoud van de opdracht)
De opdrachtgever, partij A, draagt de volgende taken (hierna te noemen “deze opdracht”) over aan partij B, die deze opdracht aanvaardt.
(1) Het opstellen van aanvraagformulieren en andere benodigde documenten voor de subsidie van het fiscale jaar Reiwa ○ (20xx in de Gregoriaanse kalender)
(2) Bijkomende taken die voortvloeien uit de uitvoering van de in het vorige lid genoemde taken

Een centrale bepaling in een consultancycontract betreft de inhoud van de consultancydiensten die worden uitbesteed. Hier controleren we of de inhoud en reikwijdte van de taken duidelijk zijn omschreven. Het is met name belangrijk om duidelijk aan te geven welke subsidieaanvraag wordt uitbesteed.

Subsidies worden doorgaans geïdentificeerd door het jaar waarin ze worden aangeboden en de naam van de subsidie. Daarom is het belangrijk om de naam van de subsidie en dergelijke te controleren op fouten, in overeenstemming met de openbare aankondigingen van de nationale of lokale overheid die de subsidie aanbiedt.

Bepalingen met betrekking tot vergoedingen

Artikel ○ (Vergoedingen)
De vergoeding voor deze dienst wordt als volgt vastgesteld:
(1) Aanvangsvergoeding
Partij A betaalt aan Partij B een aanvangsvergoeding van ○○ yen (inclusief btw).
(2) Succesvergoeding
Indien de subsidieaanvraag die is ingediend als onderdeel van deze dienst wordt goedgekeurd, betaalt Partij A aan Partij B een succesvergoeding van ○○% van het goedgekeurde subsidiebedrag (inclusief btw).

Een belangrijke bepaling naast de inhoud van de opdracht is de bepaling met betrekking tot de vergoeding voor de dienst. Zoals eerder vermeld, is het gebruikelijk dat de vergoeding voor een subsidieaanvraag bestaat uit een aanvangsvergoeding en een succesvergoeding.

Daarom is het voor bedrijven die een subsidieaanvraag uitbesteden noodzakelijk om te controleren of de berekeningsmethode en het bedrag van de vergoeding duidelijk zijn vastgelegd in de consultancyovereenkomst.

Daarnaast is het raadzaam om vooraf grondig te controleren wat de inhoud van de kosten is, om problemen te voorkomen, als er kosten of uitgaven zijn vastgelegd die het bedrijf moet dragen naast de aanvangsvergoeding en de succesvergoeding.

Overigens lijkt het erop dat er tegenwoordig consultants zijn die een volledig succesvergoedingssysteem hanteren zonder aanvangsvergoeding, wellicht vanwege de toename van consultants die subsidieaanvragen behandelen.

Bepalingen met betrekking tot heruitbesteding

Artikel ○ (Heruitbesteding)
(1) Indien de Opdrachtnemer (B) van plan is de Diensten aan een derde partij uit te besteden, dient hij voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever (A) te verkrijgen.
(2) Wanneer de Opdrachtnemer (B) de Diensten aan een derde partij heruitbesteedt op basis van het vorige lid, moet de Opdrachtnemer (B) de derde partij verplichten tot verplichtingen die gelijk zijn aan of groter zijn dan de verplichtingen die hij zelf op basis van deze Overeenkomst heeft.

Subsidieaanvragen hebben een deadline die elke paar maanden wordt ingesteld, waardoor consultants die de aanvragen indienen de neiging hebben om extreem druk te zijn op bepaalde tijden.

Daarom kan het voorkomen dat de opstelling van subsidieaanvragen wordt heruitbesteed aan externe medewerkers.

Zelfs in dat geval is het noodzakelijk dat de partij die de opdracht geeft, kan begrijpen of de taak al dan niet is heruitbesteed. Daarom vereist het bovenstaande clausulevoorbeeld schriftelijke toestemming in lid 1.

Als vanaf het begin bekend is dat er heruitbesteding zal plaatsvinden, kan men overwegen om in lid 1 van het clausulevoorbeeld te stellen dat “De Opdrachtnemer (B) kan de Diensten heruitbesteden aan XX, en de Opdrachtgever (A) stemt hiermee in”.

Voor de partij die de opdracht geeft, is het raadzaam om zoveel mogelijk informatie te verkrijgen over de naam van de heruitbestedingspartij.

Daarnaast bevatten documenten met betrekking tot subsidieaanvragen vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Daarom moet u, zelfs als u heruitbesteedt aan een externe partij, ten minste controleren of de heruitbestedingspartij ook verplicht is tot geheimhouding.

Dit is het doel van lid 2 van het bovenstaande clausulevoorbeeld.

Bepalingen betreffende de beëindiging van het contract

Artikel ○ (Beëindiging van het contract)
1. Partij A of Partij B kan dit contract beëindigen door de andere partij schriftelijk te informeren in het geval dat de andere partij voldoet aan een van de volgende punten:
(1) Wanneer er een inbreuk is op de bepalingen van dit contract
(2) Wanneer de kredietstatus verslechtert
(3) Wanneer er een reden is waarom het doel van dit contract niet kan worden bereikt
2. Het contract kan niet worden beëindigd als Partij A weigert de subsidie te ontvangen nadat deze is goedgekeurd, of als Partij A de subsidie niet kan ontvangen omdat het de activiteiten niet heeft uitgevoerd.

Het eerste lid van het voorbeeld van de clausule is een algemene bepaling over de beëindiging van het contract. Wat vooral problematisch kan zijn bij het uitbesteden van subsidieaanvragen, is het tweede lid van het voorbeeld van de clausule. Het is gebruikelijk dat de succesvergoeding voor de dienstverlening van de subsidieaanvraag ontstaat op het moment dat de aangevraagde subsidie wordt goedgekeurd.

Echter, het bedrijf dat daadwerkelijk de klant is, kan de subsidie pas ontvangen nadat de goedgekeurde activiteiten zijn uitgevoerd. Volgens het tweede lid van het voorbeeld van de clausule, zal de succesvergoeding ontstaan, zelfs als de klant de subsidie niet daadwerkelijk kan ontvangen vanwege de omstandigheden van de klant na de goedkeuring van de subsidie.

Het is niet de verantwoordelijkheid van de consultant als de klant na de goedkeuring van de subsidie geen stappen heeft ondernomen om de subsidie te ontvangen, dus het is onvermijdelijk dat dergelijke clausules worden opgenomen.

Algemene bepalingen

Naast de bovengenoemde voorbeeldbepalingen zijn er algemene bepalingen die doorgaans in contracten worden vastgelegd.

Algemene bepalingen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op aansprakelijkheid voor schadevergoeding, de bevoegde rechtbank in geval van geschillen met de andere partij, en verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijkheid.

In het kader van subsidieaanvragen, waarbij bedrijven gevoelige informatie zoals bedrijfsplannen en financiële gegevens aan consultants verstrekken, is de bepaling over vertrouwelijkheid bijzonder belangrijk. Dit is omdat er een risico bestaat dat het bedrijf schade lijdt als de informatie per ongeluk wordt gelekt naar concurrerende bedrijven.

Hoewel de verplichting tot vertrouwelijkheid kan worden opgenomen in het consultancycontract, kan er gezien het belang ervan ook een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst, ook wel een NDA (Non-Disclosure Agreement) genoemd, worden opgesteld.

Voor meer informatie over de vertrouwelijkheidsovereenkomst (NDA), zie het volgende artikel:

Samenvatting

Het effectief inzetten van externe consultants voor het verkrijgen van subsidies kan een enorm voordeel zijn voor uw bedrijf.

Wanneer u besluit om taken met betrekking tot subsidieaanvragen uit te besteden, zorg er dan altijd voor dat u een contract afsluit.

Met name op het gebied van werkzaamheden en vergoedingen kunnen gemakkelijk problemen ontstaan, dus het is belangrijk om het contract zorgvuldig te controleren. Als u zich zorgen maakt over de inhoud van het contract, kunt u ook advies inwinnen bij een advocaat die gespecialiseerd is in bedrijfsrecht.

Informatie over de maatregelen van ons kantoor

Zoals hierboven vermeld, is het noodzakelijk om een contract op te stellen voor het veilig gebruik van subsidieregelingen.

Monolith Law Office is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. Ons kantoor houdt zich bezig met het opstellen en beoordelen van contracten voor verschillende zaken, variërend van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen.

Als u problemen heeft met contracten, raadpleeg dan het volgende artikel.

https://monolith.law/contractcreation[ja]