Wat zijn de regels van de 'Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten' bij niet-face-to-face transacties zoals het ontvangen van post?

Het is vanzelfsprekend geworden dat bedrijven aandacht besteden aan naleving bij het zakendoen. Met name de ‘Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten’ (Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten) trekt veel aandacht. Zoals de naam al aangeeft, is het doel van deze wet om de ‘overdracht’ van ‘opbrengsten’ verkregen uit ‘criminaliteit’ te ‘voorkomen’. De wet verplicht bedrijven om de identiteit van hun handelspartners te verifiëren voor bepaalde risicovolle transacties die kunnen worden gebruikt voor witwassen. Bijvoorbeeld, het feit dat financiële instellingen om identificatiedocumenten vragen bij het openen van een rekening is een maatregel op basis van de Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten.

Hoewel veel mensen deze wet irrelevant kunnen vinden, is dat niet altijd het geval. Zelfs als je niet direct betrokken bent bij criminele activiteiten, kun je onbewust medeplichtig worden aan witwassen door bijvoorbeeld het kopen en verkopen van rekeningen. Daarom is het verboden om passbooks, cash cards, enz. over te dragen, te ontvangen, uit te geven of te verstrekken (Artikel 28 van de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten).

Gezien de internationalisering en verfijning van witwassen, is het niet alleen voor mensen die werken bij financiële instellingen, maar ook voor algemene zakenmensen noodzakelijk om een goed begrip te hebben van de regelgeving van de Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten.

Niet alleen financiële transacties, maar ook diensten zoals postontvangstdiensten vallen onder de Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten. Naast bedrijven die postbussen installeren, kunnen ook verhuurkantoren en virtuele kantoren onder postontvangstdiensten vallen.

Daarnaast worden transacties die online worden afgerond steeds vaker. In dergelijke niet-face-to-face transacties is het een probleem hoe de identiteitsverificatie op basis van de Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten moet worden uitgevoerd.

Daarom zullen we uitleg geven over de regelgeving van de Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten en de identiteitsverificatie in niet-face-to-face transacties voor bedrijven die diensten zoals postontvangstdiensten aanbieden.

De Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten en postontvangstservices

De Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) is gebaseerd op internationale verzoeken om witwassen en financiering van terrorisme te voorkomen. Deze wet legt verplichtingen op aan ‘specifieke bedrijven’ zoals gedefinieerd in de wet, zoals de verplichting om de identiteit van de klant te verifiëren bij transacties.

Een van de ‘specifieke bedrijven’ onder de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten is de postontvangstservice-industrie. Concreet verwijst dit naar bedrijven die de volgende diensten aanbieden:

• Klanten toestaan hun woon- of kantooradres te gebruiken als postontvangstlocatie
• Post ontvangen namens klanten die aan hen is geadresseerd
• De ontvangen post aan de klant overhandigen

Bijvoorbeeld, in het geval van verhuurkantoren of virtuele kantoorbedrijven die diensten aanbieden om post te ontvangen namens de contractant, vallen ze onder de toepassing van de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten als postontvangstservicebedrijven.

Daarnaast zijn er diensten waarbij klanten hun pakketten kunnen ontvangen in huurboxen die zijn geïnstalleerd in supermarkten of gemakswinkels. Dergelijke diensten kunnen ook worden beschouwd als postontvangstservices.

Zoals u ziet, is het toepassingsgebied van de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten vrij breed. Het is daarom belangrijk om correct te beoordelen of uw diensten onder deze wet vallen.

Wat is identiteitsverificatie volgens de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten?

Specifieke bedrijven die zaken doen die onder de Japanse Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten vallen, zijn verplicht om de identiteit van de persoon te verifiëren tijdens transacties. De zaken die moeten worden gecontroleerd wanneer een specifiek bedrijf transacties uitvoert met klanten zijn als volgt:

• Identificatie van de persoon (naam, locatie van het hoofdkantoor of de belangrijkste bedrijfslocatie)
• Identificatie van de vertegenwoordiger (naam, adres, geboortedatum)
• Transactiebevoegdheid van de vertegenwoordiger
• Doel van de transactie
• Bedrijfsinhoud (beroep in het geval van een natuurlijk persoon)
• Als er een feitelijke controller is, identificatie van de feitelijke controller
• In het geval van een hoog risico transactie, vermogen en inkomen

Met “vertegenwoordiger, enz.” wordt bedoeld de vertegenwoordiger van een rechtspersoon, de persoon die verantwoordelijk is voor de transactie, de agent, enz.

Daarnaast wordt met “hoog risico transactie” de volgende transacties bedoeld:

• Transacties met klanten die in het verleden zijn gecontroleerd
• Transacties waarbij er een vermoeden is van identiteitsfraude door de vertegenwoordiger, enz.
• Transacties met klanten waarvan wordt vermoed dat ze hebben gelogen tijdens de controle bij een vorig contract
• Transacties met personen die in Iran of Noord-Korea wonen of gevestigd zijn
• Transacties met buitenlandse PEPs (buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders, hun familieleden, rechtspersonen die feitelijk worden gecontroleerd door dergelijke hoogwaardigheidsbekleders of hun familieleden)

Gevallen waarin de identiteitsverificatie wordt verminderd

Als de klant, die de handelspartner is, overeenkomt met ‘een land, enz.’, wordt de verplichting tot identiteitsverificatie verminderd. De volgende zijn van toepassing op ‘een land, enz.’ (Artikel 4, lid 5, van de Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten).

• Een land
• Lokale openbare entiteiten
• Verenigingen of organisaties zonder rechtspersoonlijkheid
• Beursgenoteerde bedrijven, enz.

Let op, want het lijkt erop dat beursgenoteerde bedrijven en dergelijke niet zijn inbegrepen in de wettelijke term ‘een land’. Bij het handelen met de bovengenoemde rechtspersonen of organisaties is de volgende identiteitsverificatie voldoende.

Verificatiemethoden voor niet-face-to-face transacties

In niet-face-to-face transacties, zoals contracten die online worden afgesloten, is er een vraag over hoe de identiteitsverificatie onder de Japanse ‘Wet ter voorkoming van overdracht van criminele opbrengsten’ moet worden uitgevoerd.

Er zijn verschillende methoden, maar hieronder introduceren we met name de verificatiemethoden die online kunnen worden voltooid en die we aanbevelen voor IT-bedrijven.

Verificatiemethode voor identificatie van een rechtspersoon

Bij transacties met algemene klanten is er een noodzaak om de identificatie van een rechtspersoon te verifiëren. Een methode om de identificatie van een rechtspersoon online te voltooien, is het gebruik van een elektronisch certificaat op basis van de Japanse ‘Wet op elektronische handtekeningen’.

Concreet kan er een methode zijn waarbij u de verzending van informatie over specifieke transacties ontvangt, die is ondertekend met een elektronische handtekening die wordt geverifieerd door een elektronisch certificaat, van de vertegenwoordiger van de klant die een rechtspersoon is. Elektronische certificaten van het elektronische authenticatiesysteem op basis van commerciële registratie worden gemaakt door de registratiefunctionaris bij het registratiekantoor.

Referentie: Ministerie van Justitie | Gids voor het verkrijgen van elektronische certificaten[ja]

Verificatiemethode voor identificatie van vertegenwoordigers

Voor de verificatie van de identificatie van vertegenwoordigers, die een van de verificatiepunten is bij transacties met klanten, zijn er twee procedures om dit online te doen:

• Gebruik van een elektronisch certificaat uitgegeven door een gecertificeerde authenticatiedienstverlener op basis van de Japanse ‘Wet op elektronische handtekeningen’
• App-ontvangsttype (verzending van gezichtsfoto + foto van identificatie document)

Over het algemeen is de app-ontvangstmethode gemakkelijker te gebruiken als de klant een individu is. Concreet wordt de verificatie uitgevoerd volgens de volgende procedure:

1. Laat de klant software gebruiken die door een specifieke zakenman wordt geleverd
2. Laat de klant foto’s maken van zowel zijn eigen gezicht als een foto-identificatiedocument
3. Laat deze beeldinformatie onmiddellijk naar uw bedrijf of een aangewezen plaats sturen
4. Bevestig bij uw bedrijf of de aangewezen plaats dat het identificatiedocument echt is en dat de ontvangen foto’s niet zijn genomen van een eerder genomen foto van het gezicht of een foto van het identificatiedocument

Let op, bij de app-ontvangstmethode is het noodzakelijk om foto’s te verzenden met behulp van software die door een specifieke zakenman wordt geleverd. Met andere woorden, het is niet toegestaan om foto’s die door de klant zijn genomen per e-mail te verzenden.

Bovendien, bij het verifiëren dat het identificatiedocument echt is, moet u controleren of er geen onnatuurlijke punten zijn in de vorm, enz. die kunnen worden gedetecteerd vanuit het beeld van het identificatiedocument.

Om te bevestigen dat de ontvangen foto’s niet zijn genomen van een eerder genomen foto van het gezicht of een foto van het identificatiedocument, kunt u bijvoorbeeld een methode overwegen waarbij u willekeurige nummers, enz. aan de klant toont tijdens de verificatie van de identificatie-informatie, en de klant vraagt om binnen een bepaalde tijd een foto te nemen van het gezicht en het identificatiedocument samen met een papier waarop de genoemde nummers, enz. zijn geschreven, en deze onmiddellijk te verzenden.

Let op, bij het online ontvangen en bewaren van identificatiedocumenten is het noodzakelijk om voldoende aandacht te besteden aan het voorkomen van informatielekken. We hebben in detail uitgelegd over gevallen waarin er daadwerkelijk informatielekken zijn opgetreden en hoe ermee om te gaan in het volgende artikel.

Gerelateerd artikel: Leren van Capcom’s informatie lekkage crisis management en de rol van advocaten[ja]

Transactiebevoegdheid van vertegenwoordigers

Traditioneel was het gebruikelijk om de transactiebevoegdheid van vertegenwoordigers te verifiëren door te bevestigen dat de betreffende vertegenwoordiger als directeur met de bevoegdheid om de klant te vertegenwoordigen, was geregistreerd op basis van een certificaat van geregistreerde zaken.

Echter, recentelijk is het aantal gevallen waarin contracten online worden afgesloten, zelfs in zakelijke transacties, toegenomen. Een methode om de transactiebevoegdheid van vertegenwoordigers te verifiëren zonder papieren uitwisseling is om te bevestigen dat de vertegenwoordiger in functie is voor de klant met betrekking tot de transactie door te bellen, faxen of e-mailen naar het hoofdkantoor of de verkoopafdeling van de klant.

Transactiedoel

Het doel van de transactie kan worden bevestigd door te bellen of te e-mailen.

Bedrijfsinhoud

Het is niet toegestaan om de bedrijfsinhoud te bevestigen via telefoon of e-mail. Normaal gesproken bevestigt u de bedrijfsinhoud door een certificaat van geregistreerde zaken van de klant te verkrijgen.

Identificatie van de werkelijke controleur

De werkelijke controleur is een natuurlijk persoon die de klant, die een rechtspersoon is, daadwerkelijk controleert. Bijvoorbeeld, als de klant een naamloze vennootschap is, wordt een natuurlijk persoon die meer dan 25% van het totale aantal stemrechten bezit, in principe beschouwd als de werkelijke controleur.

Als er een werkelijke controleur is, bevestigt u de identificatie van de werkelijke controleur, zoals de naam, het adres en de geboortedatum, door een verklaring te ontvangen van de vertegenwoordiger.

Let op, tenzij het een hoog risico transactie is, is het niet nodig om de identificatie van de werkelijke controleur te verifiëren met behulp van het identificatiedocument van de werkelijke controleur zelf, en is een verklaring van de vertegenwoordiger voldoende.

Samenvatting: Regulering van de Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten bij niet-face-to-face transacties

De Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten wordt regelmatig gewijzigd en het aantal gereguleerde onderwerpen neemt toe. Aangezien de wet bedoeld is om criminaliteit te voorkomen, wordt deze streng beheerd door de Nationale Politie Agentschap.

Aan de andere kant is de verplichting tot identiteitsverificatie onder de Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten complex en kan het moeilijk zijn om deze correct te begrijpen. Als de interpretatie van de wet verkeerd is en de vereiste identiteitsverificatie niet wordt uitgevoerd, kan dit een groot risico vormen voor het bedrijf.

Daarom, als identiteitsverificatie nodig is volgens de Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten, raden we aan om advies in te winnen bij een advocaat die gespecialiseerd is in IT om te begrijpen welk systeem moet worden opgezet.

Informatie over onze maatregelen

Monolis Law Firm is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. De afgelopen jaren heeft de ‘Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten’ veel aandacht gekregen, en de noodzaak van juridische controles neemt steeds meer toe. Ons kantoor biedt oplossingen met betrekking tot de ‘Japanse Wet ter voorkoming van de overdracht van criminele opbrengsten’. Details worden beschreven in het onderstaande artikel.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]