Representativ direktør i japansk selskapsrett: Utnevnelse, myndighet og plikter

I Japans bedriftsstyring spiller representativ direktør (daihyō torishimariyaku) en ekstremt viktig rolle. De er ikke bare ansvarlige for å lede selskapets drift, men representerer også selskapet juridisk og fungerer som dets ansikt utad. Under den japanske selskapsloven (Japanese Companies Act) er utnevnelsen av representativ direktør, deres omfattende myndighet, plikter overfor selskapet, og deres ansvar strengt definert. En dyp forståelse av disse juridiske aspektene er avgjørende for drift av virksomhet i Japan.
Den representativ direktøren er sentral i utførelsen av styrets oppgaver, som inkluderer å treffe beslutninger om selskapets drift og overvåke andre direktørers utførelse av deres plikter. Deres handlinger har direkte innvirkning på selskapets juridiske status, finansielle tilstand og omdømme. For eksempel, fra å inngå kontrakter og håndtere rettssaker til å ta viktige ledelsesbeslutninger, strekker deres myndighet seg vidt. Denne omfattende myndigheten medfører samtidig en tung plikt og ansvar som representativ direktør har overfor selskapet. I tillegg til grunnleggende plikter som omsorgsplikt og lojalitetsplikt, finnes det også spesifikke bestemmelser for å forhindre interessekonflikter mellom selskapet og den representativ direktør, som plikten til å unngå konkurranse og restriksjoner på interessekonflikter. Brud på disse pliktene kan føre til erstatningsansvar overfor selskapet eller tredjeparter.
Denne artikkelen gir en detaljert forklaring på prosedyrene for utnevnelse av representativ direktør i henhold til japansk selskapsrett, omfanget av deres myndighet, de ulike pliktene de har overfor selskapet, og ansvaret som følger ved brudd på disse pliktene. Vi fokuserer spesielt på praktisk viktige temaer og relevante japanske rettsavgjørelser, som håndhevelse av representasjonsrett overfor tredjeparter i god tro, forretningsdomsprinsippet, og ansvaret til nominelle representativ direktører. Gjennom disse forklaringene sikter vi mot å øke forståelsen av kompleksiteten og viktigheten av den juridiske statusen til representativ direktør i japansk bedriftsstyring.
Utnevnelse og status for representativ direktør under japansk selskapsrett
I Japan varierer utnevnelsesmetoden og omfanget av myndigheten til en representativ direktør i henhold til selskapets form og interne struktur.
Metoder for utnevnelse av representativ direktør
Metoden for å utnevne en representativ direktør i Japan varierer betydelig avhengig av om selskapet har et styre eller ikke. I selskaper med et styre blir den representative direktøren valgt gjennom en beslutning fattet av styret. Styret består av alle direktørene og har ansvar for å velge og avsette den representative direktøren. Denne utnevnelsesprosessen er kjernen i selskapsstyringen, ettersom styret, som er selskapets beslutningsorgan for ledelse, velger den øverste ansvarlige for selskapets drift.
På den annen side, i selskaper uten et styre, er utnevnelsen av den representative direktøren mer fleksibel. Mer spesifikt kan det fastsettes bestemmelser i vedtektene om utnevnelse av en representativ direktør, utnevnelse kan skje gjennom gjensidig valg blant direktørene basert på vedtektenes bestemmelser, eller ved en beslutning fra generalforsamlingen blant direktørene. Denne forskjellen er et resultat av at den japanske selskapsloven tillater ulike styringsstrukturer avhengig av selskapets størrelse og karakteristika. Når utenlandske investorer og forretningsdrivende etablerer et selskap i Japan, er det avgjørende å først definere den ønskede selskapsstyringsstrukturen. Misforståelser eller feilaktig gjennomføring av utnevnelsesprosessen kan føre til tvil om lovligheten av den representative direktørens handlinger og kan resultere i at kontrakter eller andre juridiske handlinger blir ugyldige. Derfor er det ekstremt viktig med korrekte prosedyrer ved etableringen.
Omfanget av representasjonsretten
En administrerende direktør har fullmakt til å utføre alle rettslige og utenrettslige handlinger relatert til virksomheten i et aksjeselskap. Dette betyr at den administrerende direktøren fungerer som selskapets juridiske enhet og kan utføre et bredt spekter av handlinger på vegne av selskapet. Artikkel 349, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter at en direktør representerer aksjeselskapet, men når en administrerende direktør er utnevnt, er representasjonsretten eksklusiv for denne personen. Selv når flere administrerende direktører er utnevnt, har hver av dem full autoritet til å representere selskapet alene.
Uttrykket “alle rettslige og utenrettslige handlinger” indikerer at denne fullmakten er svært omfattende. Denne brede autoriteten gir tredjeparter som inngår avtaler med japanske selskaper bekvemmeligheten av ikke å måtte undersøke selskapets interne godkjenningsprosesser i detalj. Dette forventes å lette forretningsforhandlinger. Samtidig pålegger denne brede autoriteten en enorm tillit og ansvar på den enkelte administrerende direktør. Derfor er det avgjørende for selskapet å etablere strenge interne kontroller og aktiv overvåkning av styret og aksjonærene for å forhindre potensiell misbruk av fullmakten av den administrerende direktøren.
Begrensninger i representasjonsretten og godtroende tredjeparter i Japan
Selv om en administrerende direktør har omfattende fullmakter, er det mulig å internt begrense disse fullmaktene gjennom selskapets vedtekter eller vedtak fra styret. Imidlertid fastsetter den japanske selskapslovens (Companies Act) artikkel 349, paragraf 5, at slike begrensninger i den administrerende direktørens fullmakter ikke kan gjøres gjeldende overfor godtroende tredjeparter som ikke kjenner til begrensningene. Denne bestemmelsen er ment for å beskytte sikkerheten i transaksjoner og sikre at tredjeparter kan handle med selskapet med tillit.
For eksempel, hvis en administrerende direktør i et selskap låner et stort beløp fra en bank uten styrets godkjenning, vil lånet være gyldig overfor selskapet så lenge banken ikke kjente til eller kunne ha kjent til mangelen på godkjenning. Dette viser at japansk selskapsrett prioriterer flyt og pålitelighet i kommersielle transaksjoner fremfor selskapets interne selvstyre.
Likevel er ikke prinsippet om beskyttelse av godtroende tredjeparter absolutt. For handlinger som har en grunnleggende innvirkning på selskapets struktur, som utstedelse av nye aksjer eller fusjoner, krever japansk selskapsrett at det foreligger et vedtak fra generalforsamlingen. Hvis en administrerende direktør går videre med utstedelse av nye aksjer uten et slikt vedtak, vil utstedelsen ofte være gyldig, mens en fusjon vil ha en tendens til å være ugyldig. Denne forskjellen antyder at det er ulike forventninger til hva tredjeparter bør undersøke i grunnleggende transaksjoner sammenlignet med viktige bedriftshandlinger som ryster selskapets fundament. Derfor, når utenlandske selskaper gjennomfører slike store transaksjoner med japanske selskaper, kreves det at de utfører grundig due diligence, ikke bare ved å bekrefte den administrerende direktørens fullmakter, men også ved å undersøke om det foreligger vedtak fra generalforsamlingen.
I tillegg, hvis en administrerende direktør handler på vegne av seg selv og ikke selskapet, vil dette bli ansett som misbruk av representasjonsretten. Japansk rettspraksis anvender da analogisk bestemmelsen i den japanske sivillovens (Civil Code) artikkel 93, forbeholdet om mental reservasjon. I henhold til dette prinsippet vil en transaksjon ikke ha virkning for selskapet hvis den andre parten kjente til eller kunne ha kjent til den administrerende direktørens sanne intensjoner. Men hvis den andre parten var i god tro og uten skyld, vil transaksjonens effekt tilfalle selskapet (Høyesterettsdom fra 5. september 1963).
Forpliktelsene til en representativ direktør i Japan
En representativ direktør i Japan har flere viktige forpliktelser overfor selskapet, som følge av sin omfattende myndighet. Disse forpliktelsene er avgjørende for å sikre selskapets sunne drift og beskyttelse av dets interesser.
Forholdet mellom tildeling av oppgaver og plikten til forsvarlig forvaltning i japanske selskaper
I henhold til japansk selskapsrett, påtar direktørene seg en forpliktelse til å utføre sine oppgaver med “den omsorg en forsvarlig forvalter” (forsvarlig forvaltningsplikt) når de mottar et mandat fra selskapet (japansk selskapsrett artikkel 330, japansk sivilrett artikkel 644). Dette innebærer at direktørene har en plikt til å utøve den oppmerksomheten som normalt kan forventes ut fra deres posisjon og kapasitet. Som selskapets øverste leder, er det forventet at en administrerende direktør utfører sine oppgaver med et særlig høyt nivå av ekspertise og forsiktighet.
Lojalitetsplikten under japansk selskapsrett
Styremedlemmer i Japan har en “lojalitetsplikt” overfor selskapet, som er fastsatt i den japanske selskapsloven (Artikkel 355) (2005). Dette innebærer at de må utføre sine oppgaver trofast, uten å bryte lover eller vedtekter, følge generalforsamlingens beslutninger og prioritere selskapets interesser. Som selskapets øverste leder er det spesielt viktig at en administrerende direktør unngår personlige interesser som kan stride mot selskapets interesser og sørger for beslutninger som er transparente og i selskapets beste.
Forpliktelsen til å unngå konkurranse og begrensninger på interessekonflikter under japansk lov
Som en konkret manifestasjon av lojalitetsplikten, pålegges direktører i Japan “forpliktelsen til å unngå konkurranse” og “begrensninger på interessekonflikter” i henhold til artikkel 356, paragraf 1 i den japanske selskapsloven. Dette krever at direktører får forhåndsgodkjenning fra generalforsamlingen (eller styret i selskaper med et etablert styre) når de foretar transaksjoner som tilhører kategorien av selskapets virksomhet eller når transaksjonene er i interessekonflikt med selskapet.
Administrerende direktører spiller en sentral rolle i selskapets forretningsaktiviteter, og derfor er det særlig strenge krav til overholdelse av denne plikten. Følgende konkrete eksempler er gitt for å forhindre risikoen for at de bruker selskapets kundeinformasjon eller know-how til privat vinning og skader selskapets interesser:
- I en sak hvor administrerende direktør i selskap A, som driver med bakerivirksomhet i Kanto-regionen, etablerte selskap B og startet produksjon og salg av brød i Osaka mens selskap A undersøkte muligheten for å ekspandere til Kansai-regionen, og dermed tok muligheten for ekspansjon fra selskap A, anerkjente retten selskap A sitt krav om erstatning for skader (Tokyo District Court, 26. mars 1981).
- En administrerende direktør som etablerte et annet selskap, overførte lojale ansatte til dette nye selskapet og overførte selskapets maskineri, slik at det nye selskapet vokste til å bli en sterk konkurrent, ble også ansett for å ha brutt forpliktelsen til å unngå konkurranse (Osaka High Court, 18. juli 1990).
- Et tilfelle hvor et ektepar som begge var administrerende direktører, men etter skilsmisse etablerte mannen et selskap i samme bransje og fungerte som administrerende direktør, ble også problemet med brudd på forpliktelsen til å unngå konkurranse reist (Tokyo District Court, 20. juli 1990).
Disse eksemplene viser at forpliktelsen til å unngå konkurranse ikke bare er en formell overholdelse, men strengt regulerer faktiske konkurrerende handlinger.
Det finnes imidlertid unntak. For eksempel, hvis en administrerende direktør som representant for selskap B gjennomfører en transaksjon med en tredjepart C som tilhører kategorien av selskap A sin virksomhet, og den økonomiske effekten i realiteten tilfaller selskap A, mener flertallet at denne transaksjonen ikke er underlagt konkurransebegrensninger, og ingen av selskapenes godkjenning er nødvendig (Osaka District Court, 11. mai 1983). Denne avgjørelsen antyder at retten ikke bare vektlegger den juridiske formen av transaksjonen, men også dens økonomiske substans, og gir rom for fleksibel tolkning i komplekse forretningsstrukturer.
Når det gjelder forpliktelsen til å unngå konkurranse etter at en administrerende direktør har trukket seg, pålegges denne plikten generelt ikke med mindre det er en separat og klar avtale med selskapet. Imidlertid finnes det tilfeller hvor handlinger etter avgang, som anses å bryte med plikten til forsvarlig forvaltning eller lojalitetsplikten som direktør, har blitt problematisert (Tokyo District Court, 25. august 1993). Dette antyder at visse etiske og juridiske forpliktelser kan fortsette etter avgang, spesielt i tilfeller hvor direktøren har planlagt eller påbegynt handlinger mens de var i stilling, som utnytter selskapets informasjon eller muligheter på en ufordelaktig måte.
Prinsippet om ledelsesmessig skjønn under japansk lov
“Prinsippet om ledelsesmessig skjønn” er en juridisk doktrine i Japan som gir styremedlemmer, inkludert administrerende direktører, bred skjønnsmargin i deres ledelsesbeslutninger. Ifølge dette prinsippet vil ikke handlingene til en administrerende direktør bli ansett som et brudd på plikten til å handle med forsvarlig omhu, så lenge beslutningsprosessen og innholdet ikke er åpenbart urimelige (Høyesterettsdom av 15. juli 2010 (2010)). Som en del av plikten til å handle med forsvarlig omhu, er det en forpliktelse til å samle inn og analysere rimelig informasjon og treffe passende beslutninger når man gjør ledelsesmessige vurderinger. Så lenge beslutningsprosessen er rasjonell og innholdet ikke er åpenbart urimelig, vil det ikke bli ansett som et brudd på plikten til å handle med forsvarlig omhu, selv om beslutningen til slutt fører til skade på selskapet.
Dette prinsippet ble etablert for å anerkjenne at det er en iboende risiko i ledelsesbeslutninger og for å forhindre at domstolene overvurderer lederes beslutninger i ettertid. Det tillater administrerende direktører å ta strategiske beslutninger uten en overdreven frykt for personlig ansvar, selv om beslutningene til slutt fører til ulemper, forutsatt at de er tatt gjennom en oppriktig beslutningsprosess. Dette prinsippet er avgjørende for å fremme et innovativt og dynamisk forretningsmiljø og understreker viktigheten av detaljerte opptegnelser av beslutningsprosessen.
Tilsynsplikten overfor andre styremedlemmer i Japan
I Japan har en representativ direktør, spesielt i selskaper med et styre, en viktig ‘tilsynsplikt’ overfor andre styremedlemmer og ansattes utførelse av arbeid. Denne plikten inkluderer å etablere et passende internkontrollsystem innad i selskapet og effektivt implementere et compliance-program.
Tilsynsplikten er en grunnleggende og omfattende del av en styremedlems rolle, og selv en nominell representativ direktør kan ikke unndra seg dette ansvaret. Japans høyesterett fastslo i en dom den 26. november 1969 (Showa 44) at selv en nominell representativ direktør kan bli funnet ansvarlig for forsømmelse av tilsyn dersom vedkommende forsømmer å overvåke utførelsen av andre (faktiske) styremedlemmers oppgaver. Videre klargjorde en dom fra den 18. mars 1980 (Showa 55) at en styremedlems tilsynsplikt er basert på deres stilling som medlem av styret, og at selv et vanlig styremedlem står i en posisjon til å overvåke den representativ direktørens utførelse av oppgaver, og at tilsynet ikke er begrenset til saker som er fremlagt for styret.
Disse rettsavgjørelsene viser at ingen styremedlemmer, inkludert den representativ direktør, kan overføre ansvaret til andre. Som leder av ledelsen bærer den representativ direktør et høyere ansvar for å sikre at selskapets struktur overholder loven og fungerer effektivt. Dette understreker viktigheten av å etablere og aktivt opprettholde et solid internkontrollsystem, samt å kultivere en sterk compliance-kultur.
Ansvar for erstatning av skader påført selskapet av dets administrerende direktør
Artikkel 423, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter at direktører, regnskapsrådgivere, revisorer, utøvende offiserer eller regnskapsrevisorer (samlet referert til som “offiserer, etc.”) har ansvar for å erstatte skader de har påført et aksjeselskap dersom de forsømmer sine plikter. Dette ansvaret kan oppstå fra ulike former for pliktforsømmelse, som brudd på forsvarlig forvaltningsplikt eller lojalitetsplikt.
Som selskapets øverste ansvarlige for forretningsdriften, kan administrerende direktørs pliktforsømmelse potensielt forårsake betydelig skade på selskapet, og spesielt følgende bestemmelser vil være anvendelige.
I tilfelle av konkurrerende transaksjoner
Hvis en administrerende direktør eller utøvende offiser utfører en transaksjon som tilhører kategorien av selskapets virksomhet på vegne av seg selv eller en tredjepart, i strid med artikkel 356, paragraf 1 i den japanske selskapsloven, vil beløpet av fortjenesten som administrerende direktør, utøvende offiser eller tredjepart har oppnådd fra transaksjonen, bli antatt å være beløpet av skaden påført selskapet (artikkel 423, paragraf 2 i den japanske selskapsloven). Denne antagelsesregelen er ment for å lette selskapets byrde med å bevise skadens omfang og gjøre det enklere å forfølge ansvar.
I tilfelle av interessekonflikttransaksjoner
Hvis selskapet lider skade på grunn av en interessekonflikttransaksjon som er regulert i artikkel 356, paragraf 1, punkt 2 eller 3 i den japanske selskapsloven, vil den administrerende direktøren eller utøvende offiseren som utførte transaksjonen, den administrerende direktøren eller utøvende offiseren som besluttet transaksjonen, og direktørene som stemte for godkjennelsen av transaksjonen i styremøtet, bli antatt å ha forsømt sine plikter (artikkel 423, paragraf 3 i den japanske selskapsloven). Også denne bestemmelsen er ment for å lette selskapets byrde med å bevise pliktforsømmelse.
Spesielle unntak for selskaper med en revisjonskomité
Det finnes imidlertid et spesielt unntak for selskaper med en revisjonskomité. Hvis en interessekonflikttransaksjon utført av en direktør som ikke er medlem av revisjonskomiteen har blitt godkjent av revisjonskomiteen, vil ikke antagelsesregelen om pliktforsømmelse i ovennevnte paragraf 3 være anvendelig (artikkel 423, paragraf 4 i den japanske selskapsloven). Dette er en politisk bestemmelse som tar hensyn til at revisjonskomiteen har en viss overvåkningsfunksjon, som inkluderer retten til å uttale seg om utnevnelse og avskjedigelse av direktører, samt deres kompensasjon. Men selv med denne godkjennelsen, er det fortsatt mulig å forfølge ansvar for direktørens pliktforsømmelse i henhold til generelle prinsipper ved å hevde og bevise at det har forekommet pliktforsømmelse.
Ansvar for skadeerstatning overfor tredjeparter for representativ direktør i Japan
Ansvar i henhold til artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven
Direktører, regnskapsrådgivere, revisorer, utøvende offiserer, eller regnskapsrevisorer (samlet referert til som “ledere osv.”) har et ansvar for å erstatte skader overfor tredjeparter hvis de med ondskapsfull hensikt eller grov uaktsomhet forårsaker skade mens de utfører sine plikter (i henhold til artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Dette ansvaret er tolket som en “spesiell lovbestemt ansvarlighet” som er spesielt anerkjent av loven fra et tredjepartbeskyttelsesperspektiv for å forhindre at kreditorer som er tredjeparter lider uforutsette skader i tilfeller der selskapet mangler finansielle midler.
En representativ direktør har omfattende myndighet som selskapets ansikt utad, og derfor er det en høy sannsynlighet for at deres ondskapsfulle hensikt eller grov uaktsomhet i utførelsen av deres plikter kan forårsake direkte skade på tredjeparter, og deres ansvar blir spesielt utfordret i slike tilfeller.
Den japanske høyesteretts plenumssak fra 26. november 1969 (1969) fastslo at selv om direktører som direkte skader tredjeparter gjennom forsett eller uaktsomhet i utførelsen av sine plikter, ikke er forhindret fra å pådra seg erstatningsansvar i henhold til generelle bestemmelser om ulovlige handlinger, kan tredjeparter som har lidd skade på grunn av direktørens forsømmelse av plikter kreve erstatning uten å måtte påstå og bevise at det foreligger forsett eller uaktsomhet i skaden påført dem.
Når det gjelder omfanget av skaden, antas det at det ikke bare inkluderer direkte personlig skade (direkte skade) som tredjeparter lider som følge av handlingene til den representative direktøren, men også indirekte skade der selskapet først lider skade og som et resultat av dette lider tredjeparter skade sekundært. Dette er i tråd med formålet med bestemmelsene om kreditorbeskyttelse.
“Tredjeparter” inkluderer enhver annen enn selskapet, så aksjonærer er også inkludert, men det er debatt om hvorvidt aksjonærer kan kreve direkte erstatning fra den representative direktøren for indirekte skade som følge av nedgang i verdien av aksjer på grunn av reduksjon i selskapets eiendeler. En innflytelsesrik oppfatning er at aksjonærer ikke er inkludert som “tredjeparter”. Imidlertid, i visse situasjoner, som i lukkede selskaper, kan det være rom for å anerkjenne krav om erstatning for indirekte skade på aksjonærer for å gi avhjelp til skade på minoritetsaksjonærer.
Ansvar for nominell representativ direktør
I praksis kan ansvaret til en person som nominelt er utnevnt som representativ direktør bli et problem. Selv en nominell representativ direktør kan bli ansett som forsømmelig i sine plikter hvis de forsømmer å overvåke utførelsen av andre (substansielle) direktørers plikter (i henhold til den japanske høyesteretts dom fra 26. november 1969). Imidlertid har det i nyere tid vært lavere rettsavgjørelser som benekter ansvar ved å hevde at en nominell direktør som ikke mottar noen form for kompensasjon ikke kan ha grov uaktsomhet i sine plikter.
For eksempel, i tilfeller der en ansatt har dødd av overarbeid i et selskap, har det vært tilfeller der erstatningsansvar er anerkjent overfor den skadelidte ansatte, selv for en “nominell representativ direktør” som ikke deltar i utførelsen av arbeidet. Dette viser at selv i en nominell posisjon, er det vanskelig å være fullstendig fri fra ansvar fastsatt i selskapsloven.
Oppsummering
Under japansk selskapsrett har en representativ direktør et bredt spekter av juridiske aspekter, fra utnevnelsen til omfattende myndighet og tunge plikter og ansvar. De overvåker selskapets drift og representerer selskapet utad, og er virkelig ansiktet til virksomheten. Deres myndighet er omfattende, og sikkerheten i transaksjoner er sikret gjennom prinsippet om beskyttelse av godtroende tredjeparter, mens det også er etablert juridiske tiltak mot interne begrensninger og misbruk av representasjonsrett.
De pliktene en representativ direktør har overfor selskapet kan hovedsakelig deles inn i plikten til å handle med forsvarlig omsorg, som er forankret i japansk sivilrett, og plikten til lojalitet som er spesifisert i japansk selskapsrett. Disse pliktene utvikler seg til konkrete atferdsnormer som plikten til å unngå konkurrerende virksomhet og begrensninger i interessekonflikter, og brudd på disse kan føre til erstatningsansvar overfor selskapet. Videre kan ondsinnet eller grov uaktsomhet resultere i direkte erstatningsansvar overfor tredjeparter. Prinsippet om forretningsdømmekraft gir representativ direktør skjønn til å ta risikofylte forretningsbeslutninger, samtidig som det legges vekt på rasjonaliteten i prosessen. Tilsynsplikten overfor andre direktører og ansatte er også et viktig ansvar som pålegges selv nominelle representativ direktører.
Å forstå og overholde disse komplekse juridiske rammene er av største viktighet for bedrifter som driver virksomhet i Japan. For å håndtere de juridiske risikoene knyttet til utnevnelse av representativ direktør, utøvelse av myndighet, oppfyllelse av plikter og oppståelse av ansvar, er spesialisert kunnskap og praktisk erfaring essensielt.
Monolith Law Office har en rik historie med å håndtere utnevnelse, myndighet, plikter og ansvar for representativ direktører under japansk selskapsrett, og tilbyr juridisk støtte til et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner, noe som gjør det mulig for oss å tilby presis og praktisk rådgivning uten språkbarrierer, selv til utenlandske bedrifter og individer som ikke er kjent med det japanske rettssystemet. For alle juridiske utfordringer knyttet til representativ direktør, vil vårt firma kraftfullt støtte din virksomhet.
Category: General Corporate
Tag: Incorporation