Krav til oppsigelse på grunn av omstrukturering i japansk arbeidsrett

Bedrifters driftsmiljø er i konstant endring på grunn av markedssvingninger, teknologisk innovasjon og intensiveringen av global konkurranse. Under slike forhold er det avgjørende for bedrifter å gjennomgå sin forretningsstruktur og reorganisere organisasjonen for å opprettholde bærekraftig vekst og konkurranseevne. I denne prosessen kan det dessverre oppstå situasjoner hvor man må vurdere nedskjæringer i personalet, det vil si “restruktureringsoppsigelser”. Restruktureringsoppsigelser refererer til oppsigelser som skjer på grunn av arbeidsgiverens forretningsmessige årsaker, som dårlig økonomi eller omstrukturering av virksomheten. Imidlertid beskytter japansk arbeidsrett arbeidstakernes stilling sterkt og begrenser strengt arbeidsgiverens rett til ensidig å avslutte arbeidskontrakten. Det juridiske grunnlaget for dette er Artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven (Labor Contract Act). Denne artikkelen fastsetter at “en oppsigelse som mangler objektivt rimelige grunner og ikke anses som passende i henhold til samfunnets normer, skal anses som et misbruk av rettigheter og dermed være ugyldig”. Dette er en kodifisering av prinsippet kjent som “misbruk av oppsigelsesrett”, som har blitt etablert gjennom mange års rettspraksis. Spesielt i tilfeller av restruktureringsoppsigelser hvor arbeidstakeren ikke har skyld, anvender domstolene denne oppsigelsesmisbruksprinsippet enda strengere. Som et rammeverk for denne vurderingen har det fra tidligere rettsavgjørelser blitt etablert fire hensynselementer kjent som “de fire elementene for restruktureringsoppsigelser”. Disse elementene er ikke bare en sjekkliste, men retningslinjer som domstolene bruker for å vurdere oppsigelsens gyldighet basert på en omfattende vurdering av de spesifikke omstendighetene i saken. Denne artikkelen vil detaljert forklare de fire elementene for restruktureringsoppsigelser, sammen med japanske rettsavgjørelser, for å hjelpe bedriftsledere og juridiske fagpersoner med å forstå dette viktige temaet i japansk arbeidsrett.

Det første elementet: Nødvendigheten av nedbemanning

For at en oppsigelse som følge av nedbemanning skal anses som gyldig, er det første elementet nødvendigheten av å redusere antall ansatte. Dette betyr at et selskap må bevise at det er avgjørende for driften å kutte i personalet, basert på objektive data. Det er vanskelig å oppfylle dette kravet hvis eneste grunn er et ønske om å øke profitten eller en vag bekymring for fremtiden.

Typiske situasjoner hvor domstolene har bekreftet nødvendigheten av nedbemanning inkluderer vedvarende og betydelige underskudd, overgjeld eller lukking av spesifikke forretningsenheter eller fabrikker. For eksempel, i saken med United Airlines (Tokyo High Court, 22. desember 2021), ble en oppsigelse som følge av nedbemanning bestridt etter at flyselskapet stengte sin Narita-operasjon på grunn av et drastisk fall i internasjonal trafikk. Retten anerkjente at beslutningen om å stenge virksomheten var rasjonell, og at det dermed var et høyt behov for å redusere antall ansatte.

Det finnes imidlertid også tilfeller der nødvendigheten av nedbemanning blir avvist. I Barclays Securities-saken (Tokyo District Court, 13. desember 2021), oppsagde en utenlandsk finansinstitusjon en ansatt som følge av avskaffelsen av en spesifikk lederstilling. Men retten konkluderte med at selskapets overordnede drift ikke var i en krise, og at avskaffelsen av en stilling ikke umiddelbart betydde at det var nødvendig med nedbemanning, og erklærte oppsigelsen ugyldig. Denne dommen antyder at “nødvendigheten av å avskaffe en stilling” og “nødvendigheten av nedbemanning” vurderes separat.

I tillegg, når et selskap hevder at det er nødvendig med nedbemanning, vil domstolene vurdere om dette er konsistent med selskapets andre forretningshandlinger. Hvis et selskap gjennomfører nedbemanning samtidig som det ansetter mange nye medarbeidere, vil domstolene sannsynligvis stille spørsmål ved behovet for å redusere antall ansatte. I Senshu Gakuen-saken (Osaka High Court, 15. juli 2011), påpekte retten at det i prinsippet ikke er tillatt å si opp ansatte med høye personalkostnader for så å ansette nesten like mange ansatte med lavere lønnskostnader.

Derfor må selskaper forberede objektive bevis som regnskap, forretningsplaner og protokoller fra styremøter, og logisk og konsekvent argumentere for at nedbemanning er en nødvendig forretningsmessig tiltak.

Det andre elementet: Anstrengelser for å unngå oppsigelse

Det andre elementet handler om i hvilken grad det er gjort anstrengelser for å unngå oppsigelser. Japanske domstoler betrakter nedbemanning som en “siste utvei”, og mener at arbeidsgivere har en plikt til å iverksette alle mulige alternative tiltak før de går til det skrittet å si opp ansatte.

Domstolene forventer at arbeidsgivere skal oppfylle sin plikt til å unngå oppsigelser gjennom ulike tiltak. Disse inkluderer spesifikt:

• Reduksjon av overtid
• Begrensning eller stans av nyansettelser
• Stopp i fornyelse av kontrakter for midlertidig ansatte
• Omplassering til andre avdelinger eller tilknyttede selskaper
• Kutt i lederlønninger
• Gjennomføring av midlertidig nedstengning
• Å tilby frivillig avgang med forbedrede betingelser, som økt sluttpakke

Omfanget av disse tiltakene vil variere fra sak til sak. I vurderingen av gyldigheten av en nedbemanning, er disse anstrengelsene for å unngå oppsigelse et svært viktig element. Et klassisk rettskildeeksempel er Asahi barnehage-saken (Høyesterettens dom av 27. oktober 1983 (1983)). I denne saken konkluderte Høyesterett med at oppsigelsene var ugyldige fordi arbeidsgiveren ikke hadde gjort noen innsats for å rekruttere frivillige avganger eller forklart nødvendigheten av personalreduksjoner og søkt samarbeid fra de ansatte. Denne dommen klargjorde at anstrengelser for å unngå oppsigelse ikke bare er en formell handling, men en plikt basert på prinsippet om god tro.

På den annen side, i United Airlines-saken, ble det ansett at tilstrekkelige anstrengelser for å unngå oppsigelse var gjort. Selskapet tilbød de som sto i fare for å bli sagt opp, omplassering til bakkejobber med samme lønnsnivå, og til slutt et frivillig avgangsprogram som inkluderte en sluttpakke tilsvarende 20 måneders grunnlønn. Domstolen vurderte disse tiltakene som “tilstrekkelige anstrengelser for å unngå oppsigelse” og godkjente oppsigelsene som en del av dette. I Hokuei Fukui-saken (Kanazawa gren av Nagoya høyere domstol, dom av 31. mai 2006), ble det imidlertid konkludert med at tiltakene ikke var tilstrekkelige for å unngå oppsigelse, da tilbudet om frivillig avgang kun inkluderte en ekstra månedslønn, noe som ble ansett som for lite.

Likevel, graden av anstrengelser som kreves for å unngå oppsigelse, korrelerer med graden av nødvendighet for personalreduksjon, som er det første elementet. I tillegg tas bedriftens spesifikke situasjon i betraktning. For eksempel, i Carnival Japan-saken (Tokyo distriktsdomstol, dom av 29. mai 2023 (2023)), involverte en bedrift som ikke kunne operere sine cruiseskip på grunn av effekten av COVID-19. Selv om selskapet ikke rekrutterte frivillige avganger, anså ikke domstolen dette som utilstrekkelig anstrengelse for å unngå oppsigelse. Domstolen anerkjente selskapets beslutning som rasjonell, med begrunnelsen at rekruttering av frivillige avganger kunne risikere at ansatte med viktig spesialkompetanse for virksomhetens gjenopptakelse ville slutte. Denne dommen viser at de fire elementene ikke er en rigid sjekkliste, men heller vurderes fleksibelt i henhold til bedriftens situasjon.

Det tredje elementet: Rasjonaliteten i valget av oppsagte ansatte

Det tredje elementet er at kriteriene for valg av ansatte som skal sies opp er objektive og rasjonelle, og at deres anvendelse er rettferdig. Ettersom oppsigelser av økonomiske årsaker ikke skyldes ansattes feil, må det ikke være rom for arbeidsgiverens vilkårlige beslutninger eller diskriminerende hensikter.

Domstolene har en tendens til å anse følgende kriterier som rasjonelle:

• Resultater fra objektive personalvurderinger
• Fraværssituasjon (for eksempel antall dager med uanmeldt fravær)
• Forekomsten av spesifikke ferdigheter eller kvalifikasjoner som er nødvendige for selskapets fremtid
• Tilhørighet til en forretningsenhet som skal stenges

Derimot finnes det kriterier som ofte anses som urimelige eller som innebærer en høy juridisk risiko. For eksempel kan abstrakte og subjektive kriterier som “potensial” eller “samarbeidsevne” bli avvist på grunn av mangel på objektivitet. Videre kan valg basert på kjønn, nasjonalitet eller medlemskap i en fagforening ha en svært høy risiko for å bli ansett som ulovlig diskriminering. Å bruke alder som hovedkriterium kan også innebære en risiko for å mangle rasjonalitet, på grunn av vanskelighetene med å finne nytt arbeid.

Det er viktig at ikke bare kriteriene i seg selv er rasjonelle, men også at de anvendes på en rettferdig måte. Selv om det på papiret finnes rasjonelle kriterier, vil rasjonaliteten i valget bli avvist hvis personalvurderingen som ligger til grunn er urettferdig, eller hvis kriteriene anvendes vilkårlig for å målrette seg mot bestemte personer. Før man identifiserer hvilke ansatte som skal sies opp, bør bedrifter utarbeide objektive kriterier for valg og dokumentere hvorfor disse kriteriene ble anvendt på de aktuelle ansatte.

I tillegg, under japanske ansettelsespraksiser, har domstolene en tendens til å forvente at bedrifter først reduserer antallet midlertidige ansatte, som vikarer og kontraktansatte, før de går til oppsigelser av fast ansatte. Om slike tiltak har blitt iverksatt før man vurderer oppsigelse av fast ansatte, kan også tas i betraktning når man vurderer rasjonaliteten i valget.

Det fjerde elementet: Prosedyrens rimelighet

Det siste elementet er prosedyrens rimelighet. Dette innebærer at arbeidsgiveren har en plikt til å gi en tilstrekkelig forklaring til de ansatte eller fagforeningen som står overfor oppsigelse, om nødvendigheten og detaljene i en masseoppsigelse, og å forhandle i god tro.

Denne forklaringen og forhandlingen kan ikke bare være en ensidig kunngjøring. Det må være en toveis kommunikasjon med mål om å oppnå forståelse og samarbeid fra de ansatte. Innholdet som vanligvis skal diskuteres inkluderer følgende:

• De forretningsmessige grunnene til at nedbemanning er nødvendig (det første elementet)
• Tidspunktet, omfanget og metoden for masseoppsigelsen
• Innholdet i de tiltakene som er tatt for å unngå oppsigelser (det andre elementet)
• Kriteriene for valg av hvem som skal sies opp (det tredje elementet)

Betydningen av denne prosedyren er understreket i mange rettsavgjørelser. I den tidligere nevnte Asahi barnehage-saken, ble arbeidsgiverens mangel på forhåndsforklaring og forhandling en stor grunn til at oppsigelsen ble ansett som ugyldig. På den annen side, i United Airlines-saken, ble selskapets gjentatte kollektive forhandlinger med fagforeningen og deres grundige forklaringer ansett som tilstrekkelige for å oppfylle prosedyrens rimelighet. Selv om partene til slutt ikke kom til enighet, var selve prosessen med oppriktige forhandlinger viktig.

Typiske eksempler på når en prosedyre anses som urimelig inkluderer nektelse av å presentere regnskapsdokumenter for å forklare den økonomiske situasjonen, eller når antallet forhandlinger er ekstremt lavt, eller bare formelt utført rett før oppsigelsen. For bedrifter er det avgjørende å ikke undervurdere forhandlingsprosessen, men å bruke tilstrekkelig tid på å gi en nøye forklaring og bevare møtereferater og lignende som bevis for å forebygge fremtidige tvister.

Sammenlignende analyse av viktige rettsavgjørelser

For å forstå hvordan de fire elementene vi har diskutert til nå faktisk anvendes i rettssaker og hvordan dommer kan variere, la oss sammenligne viktige rettsavgjørelser. Tabellen nedenfor oppsummerer de sentrale elementene som var gjenstand for tvist og hovedpunktene i domstolenes avgjørelser i representative saker som er omtalt i denne artikkelen.

Oppsummering

I henhold til japansk arbeidsrett, er omstrukturering og oppsigelser underlagt svært strenge juridiske vurderinger basert på Artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven. Domstolene tar hensyn til fire hovedelementer: “behovet for nedbemanning”, “innsats for å unngå oppsigelser”, “rasjonaliteten bak valget av ansatte som sies opp” og “rimeligheten av prosedyren”. Disse elementene er ikke stive krav, men vurderes samlet basert på bedriftens økonomiske situasjon og de spesifikke omstendighetene i hvert enkelt tilfelle. For bedrifter som vurderer omstrukturering og oppsigelser, er det avgjørende å forberede objektive bevis som grunnlag for ledelsesbeslutninger, gjøre en oppriktig innsats for å unngå oppsigelser, velge målgruppen etter rettferdige kriterier, og fremfor alt, føre en ærlig dialog med ansatte og fagforeninger. Det er essensielt å dokumentere og nedtegne hele denne prosessen i detalj. Hvis noen av disse prosessene blir forsømt, kan oppsigelsen bli ansett som ugyldig, noe som kan føre til at bedriften blir pålagt å betale store beløp i etterlønn (ubetalte lønninger), noe som kan utgjøre en alvorlig forretningsrisiko.

Monolith Law Office har en omfattende track record av å støtte et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt, med japansk arbeidsrett, spesielt i forbindelse med bedriftsomstruktureringer og de tilhørende personal- og arbeidsforholdsspørsmålene. Vårt firma har flere advokater som ikke bare er kvalifiserte i Japan, men også er engelsktalende advokater med kvalifikasjoner fra andre land, noe som gjør oss i stand til å håndtere de unike utfordringene som internasjonale bedrifter møter. Vi tilbyr strategisk juridisk støtte på alle stadier, fra de innledende planleggingsfasene, vurdering av tiltak for å unngå oppsigelser, utforming av utvelgelseskriterier, dialog med ansatte, og til og med rettssaker, hvis det skulle bli nødvendig, når det gjelder viktige ledelsesbeslutninger som omstrukturering og oppsigelser.