Forklaring av systemet for sikkerhets- og helsestyring i japansk arbeidsrett

I bedriftsledelse er det å sikre ansattes sikkerhet og helse mer enn bare en etisk fordring. Det er fundamentet som støtter kontinuiteten og veksten i virksomheten, og det er også en alvorlig forpliktelse fastsatt ved lov. Japansk arbeidslovgivning har etablert to hovedrettslige rammeverk for å oppnå dette målet. Det ene er den omfattende og inkluderende “plikten til å ta hensyn til sikkerhet”, som ligger til grunn for alle arbeidsforhold. Denne fastsetter et grunnleggende prinsipp om at arbeidsgivere skal ta nødvendig hensyn for å sikre arbeidstakernes liv og fysiske sikkerhet. Det andre er “Den japanske arbeidsmiljøloven” (Japanese Industrial Safety and Health Act), som oversetter dette prinsippet til konkrete handlingsnormer. Denne loven pålegger etableringen av spesifikke styringssystemer, utnevnelse av eksperter og etablering av organisatoriske beslutningsprosesser, tilpasset virksomhetens størrelse og bransje. Disse to rammeverkene komplementerer hverandre, og det er ikke tilstrekkelig å bare formelt overholde den ene. For eksempel, selv om man oppfyller alle prosedyrer fastsatt i arbeidsmiljøloven, kan man bli stilt til ansvar for brudd på den bredere plikten til å ta hensyn til sikkerhet hvis man forsømmer å treffe passende tiltak mot forutsigbare spesifikke farer. Derfor er forståelsen av denne tolagsstrukturen et essensielt første skritt i risikostyring for å drive virksomhet i Japan. I denne artikkelen vil vi først gi en oversikt over det juridiske grunnlaget og rekkevidden av den grunnleggende plikten til å ta hensyn til sikkerhet, deretter detaljene i de spesifikke sikkerhets- og helsestyringssystemene fastsatt av arbeidsmiljøloven, og til slutt de juridiske risikoene en virksomhet står overfor hvis den forsømmer disse pliktene, alt fra et faglig perspektiv.

Grunnleggende plikter for arbeidsgivere: Plikten til å ivareta sikkerhet

I det japanske arbeidsrettsystemet er den mest grunnleggende plikten en arbeidsgiver har overfor sine arbeidstakere, “plikten til å ivareta sikkerhet”. Denne plikten er klart definert i artikkel 5 i den japanske arbeidskontraktloven. Artikkelen fastsetter at “arbeidsgiveren skal ta nødvendig hensyn slik at arbeidstakeren kan utføre sitt arbeid mens liv, kropp og lignende sikkerhet ivaretas”. Denne plikten gjelder for alle arbeidstakere som er i et ansettelsesforhold med en bedrift, uavhengig av om de er fast ansatte, kontraktsansatte eller deltidsarbeidere. Videre inkluderer “liv, kropp og lignende sikkerhet” som skal beskyttes, ikke bare fysisk sikkerhet, men også mental helse.

Denne plikten til å ivareta sikkerhet ble kodifisert med innføringen av den japanske arbeidskontraktloven i 2008, men hadde allerede blitt etablert gjennom japanske rettsavgjørelser. To spesielt viktige høyesterettsdommer fungerer som grunnleggende rettspraksis for denne plikten.

For det første er det en høyesterettsdom fra 25. februar 1975 (kjent som “Selvforsvarsstyrkenes sak”). I denne saken ble statens ansvar (i rollen som arbeidsgiver) utfordret etter at en medlem av selvforsvarsstyrkene døde i en bilulykke mens han var på offentlig tjeneste. Høyesterett anerkjente for første gang klart at staten hadde en plikt til å beskytte offentlige tjenestemenn mot fare for deres liv og helse. Denne dommen etablerte det grunnleggende konseptet om plikten til å ivareta sikkerhet, som beskyttelse mot fysiske farer i arbeidsmiljøet.

For det andre er det en høyesterettsdom fra 10. april 1984 (kjent som “Kawagi-saken”). I denne saken ble en ansatt drept av en innbruddstyv mens han var på vaktarbeid. Høyesterett konkluderte med at selskapet hadde en plikt til å treffe nødvendige sikkerhetstiltak mot slike eksterne farer, selv når de ble forårsaket av tredjeparter, og anerkjente et brudd på plikten til å ivareta sikkerhet.

Som disse dommene viser, er plikten til å ivareta sikkerhet ikke bare en plikt til å forhindre ulykker under arbeid, men også en svært omfattende og dynamisk plikt som krever at arbeidsgivere treffer passende tiltak mot alle forutsigbare farer som kan true arbeidstakernes fysiske og mentale helse, fra trakassering og overarbeid til kriminelle handlinger utenfra.

Den konkrete sikkerhets- og helsestyringssystemet fastsatt av den japanske arbeidssikkerhetsloven

Den japanske arbeidssikkerhetsloven illustrerer hvordan arbeidsgivere konkret skal oppfylle den overordnede plikten til å ivareta sikkerhet, som tidligere nevnt. Denne loven etablerer et rammeverk for systematisk og organisert styring av sikkerhet og helse på arbeidsplassen. Kjernen i dette systemet er eksperter som er pålagt å bli utnevnt i henhold til arbeidsplassens størrelse og bransje, samt et beslutningsorgan i form av et utvalg. Dette systemet fungerer som en ‘operativ enhet’ og ‘kommandosentral’ for å omdanne abstrakte forpliktelser til konkrete handlinger.

Kjerneeksperter i styringssystemet

I Japan er det obligatorisk å utnevne flere ledere med spesialkunnskap for å sikre sikkerhets- og helsenivået på arbeidsplassen i henhold til den japanske arbeidsmiljøloven. Disse ekspertene håndterer risiko på arbeidsplassen fra sine respektive fagområder og utgjør den tekniske kjernen for å beskytte arbeidernes sikkerhet og helse.

Den overordnede sikkerhets- og helselederen utnevnes basert på artikkel 10 i den japanske arbeidsmiljøloven og er den øverste ansvarlige for å koordinere sikkerhets- og helsearbeidet på hele arbeidsplassen. Vanligvis er det personer som har autoritet til å overordnet styre virksomheten, som fabrikksjefer eller arbeidsledere, som innehar denne rollen. Utnevnelsesplikten varierer etter bransje, og pålegges arbeidsplasser med et visst antall ansatte, for eksempel over 100 i skogbruk og byggebransjen, over 300 i produksjonsindustrien og over 1000 i andre bransjer. Den overordnede sikkerhets- og helselederens hovedoppgaver inkluderer å lede sikkerhetsledere og helseledere, utarbeide planer for forebygging av arbeidsulykker, gjennomføre sikkerhets- og helseopplæring og håndtere helseundersøkelser.

Sikkerhetslederen utnevnes i henhold til artikkel 11 i den japanske arbeidsmiljøloven og er eksperten som håndterer tekniske saker relatert til sikkerhet. Denne stillingen er obligatorisk for arbeidsplasser med over 50 ansatte i spesifikke bransjer med relativt høy risiko for arbeidsulykker, som byggebransjen og produksjonsindustrien. Sikkerhetslederen må oppfylle spesifikke kvalifikasjonskrav, som å ha fullført en vitenskapelig universitetsgrad og ha minst to års relevant arbeidserfaring. Hovedoppgavene inkluderer inspeksjon av arbeidsområder, kontroll av utstyr og arbeidsmetoders sikkerhet, og å iverksette umiddelbare forebyggende tiltak ved oppdagelse av farer.

Helselederen utnevnes i henhold til artikkel 12 i den japanske arbeidsmiljøloven og er eksperten som håndterer tekniske saker relatert til hygiene, det vil si forebygging av helseproblemer blant arbeidere og forbedring av hygieniske forhold på arbeidsplassen. I motsetning til sikkerhetslederen, som er begrenset til spesifikke bransjer, er utnevnelsen av helselederen obligatorisk for alle arbeidsplasser med over 50 ansatte, uavhengig av bransje. For å bli helseleder kreves det en nasjonal helselederlisens. Hovedoppgavene inkluderer å utføre ukentlige inspeksjoner av arbeidsområder og iverksette tiltak for å forhindre helseproblemer blant arbeidere når det oppdages potensielt skadelige forhold.

Bedriftslegen utnevnes i henhold til artikkel 13 i den japanske arbeidsmiljøloven og er legen som gir profesjonell veiledning og råd om håndtering av arbeidernes helse. På samme måte som helselederen, er utnevnelsen av bedriftslegen obligatorisk for alle arbeidsplasser med over 50 ansatte, uavhengig av bransje. Bedriftslegen støtter vedlikehold av arbeidernes helse gjennom tiltak basert på resultater fra helseundersøkelser, inspeksjoner av arbeidsplassen og samtaler med arbeidere. Arbeidsgivere har en plikt til å respektere anbefalinger fra bedriftslegen.

Utnevnelsesplikten for disse ekspertene er spesielt viktig med tanke på grensen på 50 ansatte. Når en virksomhet vokser og antall ansatte når 50, oppstår det en samtidig plikt til å utnevne både en helseleder og en bedriftslege, uavhengig av bransje. Dette markerer et juridisk vendepunkt for å heve bedriftens sikkerhets- og helsestyringssystem til et nytt nivå, og ledere må derfor planlegge organisasjonen med denne standarden i tankene.

Sammenligning av plikten til å utnevne eksperter

Pliktene til å utnevne en sikkerhetsansvarlig, en hygieneansvarlig og en bedriftslege, som vi har forklart tidligere, er basert på ulike krav. For å forstå disse forskjellene klart, organiserer vi de viktigste punktene i tabellen nedenfor. Denne tabellen vil hjelpe deg med å avgjøre hvilke eksperter din virksomhet er forpliktet til å utnevne.

Som tabellen viser, er plikten til å utnevne en sikkerhetsansvarlig begrenset til spesifikke bransjer, mens plikten til å utnevne en hygieneansvarlig og en bedriftslege universelt pålegges alle virksomheter med 50 eller flere ansatte.

Organisasjon for beslutningstaking og overvåkning: Sikkerhetskomiteen og Helsekomiteen i Japan

Den japanske arbeidsmiljøloven krever opprettelsen av komiteer som ikke bare inkluderer eksperter, men også reflekterer arbeidstakernes meninger for å systematisk undersøke og vurdere saker relatert til sikkerhet og helse. Disse komiteene fungerer som en plattform der ledelsen, arbeidstakere på bakkenivå og eksperter samles for å ta viktige beslutninger om arbeidsplassens sikkerhet og helse.

Sikkerhetskomiteen, basert på artikkel 17 i den japanske arbeidsmiljøloven, undersøker og vurderer grunnleggende tiltak for å forhindre farer for arbeidstakere. Kravet om å etablere en slik komité varierer etter bransje og gjelder hovedsakelig for virksomheter med en forpliktelse til å utnevne en sikkerhetsleder, rettet mot arbeidsplasser med 50 eller flere ansatte.

Helsekomiteen, basert på artikkel 18 i den japanske arbeidsmiljøloven, undersøker og vurderer grunnleggende tiltak for å forhindre helseproblemer blant arbeidstakere og fremme deres helse. Kravet om å etablere en slik komité gjelder for alle virksomheter som jevnlig sysselsetter 50 eller flere arbeidstakere.

Arbeidsplasser som har et krav om å etablere både en sikkerhetskomité og en helsekomité, kan i henhold til artikkel 19 i den japanske arbeidsmiljøloven, opprette en integrert sikkerhets- og helsekomité.

Disse komiteene har strenge driftsregler. Først og fremst må medlemmene inkludere en overordnet sikkerhets- og helseleder, sikkerhetsledere og helseledere, bedriftsleger og arbeidstakere fra den aktuelle virksomheten. Det er spesielt viktig at halvparten av komitémedlemmene, bortsett fra de som representerer arbeidsgiveren, må utpekes basert på anbefalinger fra en arbeidstakerorganisasjon som representerer flertallet av arbeidstakerne (eller, hvis en slik ikke finnes, en representant for flertallet av arbeidstakerne). Dette sikrer at arbeidstakernes meninger faktisk reflekteres i komiteens beslutninger.

I tillegg er komiteene pålagt å møtes minst en gang i måneden. Arbeidsgiveren må lage møtereferater og oppbevare disse i tre år, samt raskt informere arbeidstakerne om innholdet i møtene. Disse reglene sikrer at komiteene ikke bare er formelle møter, men at de fører substansielle diskusjoner, at innholdet blir dokumentert og delt med alle ansatte i en prosess med høy grad av gjennomsiktighet. Disse møtereferatene kan bli viktige bevis som viser hvordan en bedrift har oppfattet og håndtert sikkerhets- og helseutfordringer, i tilfelle en arbeidsulykke skulle inntreffe.

Forretningsrisiko som følge av manglende oppfyllelse av juridiske forpliktelser i Japan

Når en bedrift ikke oppfyller sine forpliktelser, som sikkerhetshensyn og diverse plikter i henhold til den japanske arbeidssikkerhets- og helseloven, står den overfor alvorlige forretningsrisikoer. Disse risikoene er ikke begrenset til enkeltstående straffer, men kan ramme bedriften fra tre sider samtidig: administrativt, sivilt og strafferettslig.

Først og fremst er det det administrative ansvaret. Dette er direkte sanksjoner for brudd på den japanske arbeidssikkerhets- og helseloven. For eksempel, hvis en bedrift ikke utnevner en hygieneansvarlig eller en bedriftslege, eller ikke etablerer et hygieneutvalg, kan det ifølge lovens artikkel 120 pålegges en bot på opptil 500 000 yen. Dette er den mest direkte konsekvensen av å ikke overholde compliance.

For det andre er det sivile ansvaret. Hvis en arbeidstaker blir skadet eller drept i en arbeidsulykke, kan den skadede arbeidstakeren eller deres etterlatte kreve erstatning fra bedriften for brudd på sikkerhetshensyn (basert på artikkel 415 i den japanske sivilloven om mislighold av forpliktelser) eller for uaktsomhet (basert på artikkel 709 i den japanske sivilloven). I retten kan det faktum at bedriften har forsømt tiltak fastsatt i arbeidssikkerhets- og helseloven (for eksempel plikten til å installere sikkerhetsutstyr på farlige maskiner) betraktes som sterke bevis for at bedriften har brutt sin sikkerhetsforpliktelse. Det finnes faktisk mange rettsavgjørelser der bedrifter er blitt dømt til å betale erstatning i størrelsesorden millioner av yen for brudd på sine forpliktelser, som i tilfeller av ulykker forårsaket av manglende sikkerhetsutstyr på pressmaskiner (Tokyo District Court, dom av 27. april 2015) eller dødsfall på grunn av utilstrekkelige tiltak mot heteslag.

Til sist er det straffeansvaret, som er det mest alvorlige. Hvis en arbeidstaker blir skadet eller drept i en arbeidsulykke, kan bedriftens representanter eller ansvarlige på stedet bli tiltalt for uaktsomt drap eller skade i tjenesten (artikkel 211 i den japanske straffeloven). I tillegg har den japanske arbeidssikkerhets- og helseloven en “dobbeltstraffebestemmelse”, som betyr at ikke bare den enkelte som har begått overtredelsen, men også bedriften som juridisk person kan bli ilagt bøter. Rettspraksis viser at det ikke er uvanlig at bedrifter som har forårsaket arbeidsulykker blir ilagt bøter på 500 000 yen, samtidig som de ansvarlige på stedet eller administrerende direktører personlig blir dømt til fengselsstraffer (med betinget gjennomføring).

Slik kan mangler i sikkerhets- og helsestyringssystemet føre til en kombinasjon av administrative straffer, høye sivile erstatningskrav og personlig straffeansvar for ledere, noe som kan påføre bedriftens finansielle grunnlag, sosiale omdømme og ledelsens karriere uopprettelig skade.

Oppsummering

Forvaltningen av helse og sikkerhet i henhold til japansk arbeidsrett bygger på to grunnpilarer: “plikten til å ta hensyn til sikkerhet”, som er grunnlaget for alle arbeidsforhold, og “Arbeidssikkerhets- og helseloven” i Japan, som gir en konkret forvaltningsstruktur for å realisere denne plikten. Når en virksomhets størrelse øker, spesielt når antallet ansatte som brukes regelmessig overstiger 50, oppstår det universelle forpliktelser som å utnevne en hygieneansvarlig og en bedriftslege, samt å etablere et hygieneutvalg, noe som betydelig øker bedriftens juridiske ansvar. Å overholde disse juridiske forpliktelsene er ikke bare en kostnad, men en essensiell investering for å forebygge arbeidsulykker, opprettholde ansattes helse og produktivitet, og dermed beskytte bedriftens vedvarende vekst og verdier. Risikoen ved å forsømme disse forpliktelsene kan manifestere seg i form av bøter, erstatningsansvar og strafferettslige sanksjoner, noe som kan ryste selve grunnlaget for virksomheten.

Monolith Law Office har omfattende erfaring i å støtte et stort antall klientbedrifter i Japan med komplekse juridiske saker knyttet til den japanske arbeidssikkerhets- og helseloven og plikten til å ta hensyn til sikkerhet. Vårt firma har flere medarbeidere som er kvalifiserte utenlandske advokater og engelsktalende, noe som gjør det mulig å tilby praktiske og strategiske juridiske tjenester for bedrifter som driver internasjonal virksomhet, slik at de kan forstå og riktig håndtere japanske arbeidsrettslige reguleringer. Hvis du trenger å etablere eller revidere et helse- og sikkerhetsstyringssystem, eller har spørsmål om relaterte lover og forskrifter, vennligst kontakt oss hos Monolith Law Office.