Japans oppholdskvalifikasjonssystem: Det juridiske rammeverket for oppholdskvalifikasjoner basert på aktiviteter, status eller posisjon, og dets innvirkning på bedriftspraksis

I Japan er rekruttering av utenlandsk talent blitt en uunnværlig del av forretningsstrategien for bedrifter som opererer innenlands. Men for at utlendinger skal kunne oppholde seg og engasjere seg i aktiviteter i Japan, kreves det alltid en juridisk tillatelse kjent som “oppholdskvalifikasjon”. Det er ‘Immigration Control and Refugee Recognition Act’ (heretter referert til som ‘Immigration Act’) som regulerer hele dette systemet i Japan. Denne loven etablerer et strengt rammeverk for å juridisk administrere aktivitetene og oppholdslengden for alle utlendinger som kommer til Japan. Derfor er det å forstå dette systemet nøyaktig ikke bare et spørsmål om administrativ prosedyre, men en vital komponent av en bedrifts compliance-struktur og personalstrategi. Spesielt viktig er det at Immigration Act klassifiserer alle oppholdskvalifikasjoner i to hovedkategorier basert på vedleggene til loven. Den ene er ‘Annex 1 of Residence Qualifications’, som tillater spesifikke aktiviteter, og den andre er ‘Annex 2 of Residence Qualifications’, som er basert på en persons status eller posisjon. Denne klassifiseringen er avgjørende for å bestemme omfanget av tillatte aktiviteter, så det er ekstremt viktig for bedriftsledere og juridiske fagpersoner å forstå forskjellen klart. I denne artikkelen vil vi forklare de juridiske grunnlagene og de spesifikke innholdene i disse to kategoriene av oppholdskvalifikasjoner, samt de juridiske forpliktelsene bedrifter har, basert på lovgivning og rettspraksis.

Den juridiske grunnlaget for Japans oppholdskvalifikasjonssystem

Japans system for oppholdskvalifikasjoner er fullstendig basert på landets innvandringskontrollov (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Artikkel 1 i den japanske innvandringskontrolloven fastsetter formålet med loven som “å sikre rettferdig administrasjon av inn- og utreise av alle personer som kommer til eller forlater Japan, samt oppholdet til alle utlendinger i landet”. Dette konseptet med “rettferdig administrasjon” er sentrert rundt ideen om “oppholdskvalifikasjoner”. Artikkel 2-2, paragraf 1 i den japanske innvandringskontrolloven definerer “oppholdskvalifikasjoner” som en klassifisering av de aktivitetene en utlending kan utføre mens de oppholder seg i Japan. Uten en av de oppholdskvalifikasjonene som er definert i loven, kan utlendinger i prinsippet ikke oppholde seg i Japan.

Den mest grunnleggende strukturen i dette systemet ligger i at oppholdskvalifikasjonene er delt inn i to hovedkategorier i henhold til innvandringskontrollovens vedlegg. Den ene kategorien, “Vedlegg 1”, omfatter oppholdskvalifikasjoner basert på spesifikke yrkes- eller akademiske aktiviteter som utføres i Japan. Den andre kategorien, “Vedlegg 2”, omfatter oppholdskvalifikasjoner som er tildelt basert på personens “status eller posisjon”, som for eksempel ekteskap med en japansk statsborger eller å være en permanent resident. Denne klassifiseringen fører til avgjørende forskjeller i omfanget av aktiviteter, spesielt arbeidsaktiviteter, som en utlending kan utføre i Japan. Når bedrifter ansetter utlendinger eller ønsker å inkludere dem som ledere, er det første skrittet i all juridisk risikostyring å bekrefte hvilken kategori av oppholdskvalifikasjon den aktuelle personen har eller forventes å oppnå. Forvaltningen av disse oppholdskvalifikasjonene innebærer en rekke administrative prosedyrer, inkludert søknad om “Certificate of Eligibility for Status of Residence” ved ny innreise, “Change of Status of Residence” ved endring av aktiviteter, og “Extension of Period of Stay” for å forlenge oppholdet. Bedrifter må kontinuerlig håndtere disse prosessene.

Oppholdstillatelse basert på aktivitet: Vedlegg 1

Vedlegg 1 definerer oppholdstillatelser som tillater utlendinger å utføre bestemte profesjonelle, tekniske eller forretningsmessige aktiviteter i Japan. Det mest fremtredende trekket ved denne kategorien er at aktivitetene en utlending kan utføre mens de oppholder seg i landet, er strengt begrenset til de som er tillatt innenfor rammen av den gitte oppholdstillatelsen. Dette reflekterer en økonomisk politisk side av Japan som søker å presist akseptere talent med spesialiserte ferdigheter innen bestemte felt. Når et selskap ansetter en utlending med en oppholdstillatelse i denne kategorien, bærer de ansvaret for å bevise at personens spesialkompetanse og de jobboppgavene selskapet tilbyr, er i samsvar med de spesifikke kategoriene som er juridisk definert. Nedenfor vil vi forklare de viktigste oppholdstillatelsene som er spesielt relevante for bedriftsledelse.

Ledelse og administrasjon

Dette oppholdstillatelsen er etablert for aktiviteter som involverer ledelse av handel eller annen virksomhet i Japan, eller engasjement i administrasjonen av slik virksomhet. Spesifikt inkluderer dette roller som representativ direktør eller styremedlem i et aksjeselskap, eller som leder av en filial eller fabrikk. Kravene for å oppnå denne oppholdstillatelsen er strenge. For det første må det sikres et fysisk kontor innenfor Japans grenser. I de senere år har virtuelle kontorer generelt ikke blitt akseptert. Videre kreves det at virksomhetens størrelse enten har en kapital eller total investering på over 5 millioner yen, eller at den ansetter minst to fulltidsansatte som bor i Japan. For de som er engasjert i en lederrolle, er det nødvendig med mer enn tre års erfaring i ledelse eller administrasjon av en virksomhet, samt å motta en lønn som er lik eller høyere enn det en japansk person ville fått for samme jobb. Spesielt ved fornyelse av oppholdstillatelsen blir virksomhetens kontinuitet og stabilitet strengt vurdert. For eksempel, hvis finansrapporter viser vedvarende tap eller overgjeld, kan det kreves ytterligere dokumentasjon som forretningsplaner eller finansieringsbevis, ikke bare formelle krav, men også virksomhetens reelle soliditet blir vurdert av Japans immigrasjonskontor.

Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet under japansk lov

Dette visumet er rettet mot et bredt spekter av profesjonelle yrker og er en av de mest brukte arbeidsvisumene i Japan. Det deles inn i tre hovedområder. For det første omfatter ‘teknologi’-området arbeid som krever tekniske ferdigheter eller kunnskap innen naturvitenskap, som fysikk, ingeniørfag og andre naturvitenskapelige felt, med typiske eksempler som IT-ingeniører og maskinteknikere. For det andre dekker ‘humaniora’-området arbeid som krever kunnskap innen humanistiske fag som jus, økonomi, sosiologi og andre humanistiske vitenskaper, inkludert roller innen planlegging, markedsføring og regnskap. For det tredje peker ‘internasjonal virksomhet’-området på arbeid som krever en forståelse basert på utenlandsk kultur, tenkning eller følsomhet, som oversettelse, tolking, språkundervisning og internasjonal handel. Det mest kritiske punktet i vurderingen av dette visumet er at det eksisterer en direkte og rasjonell sammenheng mellom søkerens utdanningsbakgrunn eller yrkeserfaring og den jobben de ønsker å utføre i Japan. Som en generell regel kreves det at man har fullført universitet eller er uteksaminert fra en japansk fagskole med en fagbrevtittel. Selv om man ikke oppfyller disse utdanningskravene, vil ti års relevant arbeidserfaring innen ‘teknologi’ eller ‘humaniora’, eller tre års erfaring innen ‘internasjonal virksomhet’, bli ansett som tilstrekkelig for yrkeserfaringskravet. En lovendring i 2015 (Heisei 27) integrerte de tidligere separate visumkategoriene for ‘teknologi’ og ‘humaniora & internasjonal virksomhet’, noe som gjør det mulig å fleksibelt tilpasse seg moderne karriereveier som kombinerer kunnskap fra både realfag og humaniora, for eksempel når en ingeniør blir forfremmet til en lederstilling innen salg.

Bedriftsinterne overføringer i Japan

Denne visumstatusen er opprettet for ansatte som overføres fra en utenlandsk virksomhet til en virksomhet i Japan for en bestemt periode. Aktivitetene som kvalifiserer for denne statusen under japansk lov må tilsvare arbeid innen “teknologi, humaniora kunnskap eller internasjonale tjenester”. Overføringsformene inkluderer ikke bare bevegelser mellom hovedkontor og filialer innenfor samme selskap, men også overføringer mellom morselskap, datterselskap og tilknyttede selskaper. Det mest kritiske kravet for denne visumstatusen er at søkeren har jobbet kontinuerlig i mer enn ett år ved hovedkontoret, en filial eller en annen virksomhet i utlandet før overføringen til Japan. Den strategiske betydningen av denne visumstatusen ligger i at det ikke stilles krav til utdanningsbakgrunn. For eksempel, selv om en dyktig leder eller tekniker med mange års praktisk erfaring, men uten universitetsgrad, ikke kan oppfylle utdanningskravene for visumstatusen “teknologi, humaniora kunnskap eller internasjonale tjenester”, kan de overføres til Japan under “bedriftsinterne overføringer” hvis de oppfyller kravet om mer enn ett års ansettelse. Det er imidlertid viktig å merke seg at denne visumstatusen forutsetter overføringer innenfor samme bedriftsgruppe, og det er derfor ikke mulig å bytte jobb til en annen bedrift mens man beholder samme visumstatus i Japan. Ved jobbskifte må man søke om endring av visumstatus til en annen kategori, som for eksempel “teknologi, humaniora kunnskap eller internasjonale tjenester”.

Høyt kvalifiserte fagpersoner i Japan

“Høyt kvalifiserte fagpersoner” er ikke en spesifikk oppholdskvalifikasjon, men et privilegert system opprettet for å tiltrekke seg utenlandske fagpersoner med høy kompetanse. Systemet bruker et poengbasert system der søkernes utdanningsbakgrunn, arbeidserfaring, årsinntekt og forskningsresultater blir omgjort til poeng. Når totalen når 70 poeng eller mer, blir oppholdskvalifikasjonen “Høyt kvalifisert fagperson 1” innvilget. Denne oppholdskvalifikasjonen er kategorisert i henhold til grunnleggende aktivitetsinnhold som “Høyt kvalifisert fagperson 1, type i (forskningsaktiviteter, etc.)”, “Høyt kvalifisert fagperson 1, type ro (spesialiserte/tekniske aktiviteter)” og “Høyt kvalifisert fagperson 1, type ha (ledelses-/administrasjonsaktiviteter)”. Innehavere av denne oppholdskvalifikasjonen får flere privilegier, som tillatelse til å utføre aktiviteter som spenner over flere oppholdskvalifikasjoner, en uniform oppholdstid på fem år, og en betydelig reduksjon i oppholdstiden som kreves for å søke om permanent oppholdstillatelse (vanligvis kreves 10 år, men det kan søkes etter så lite som 1 til 3 år). Videre kan utenlandske fagpersoner som har vært aktive under “Høyt kvalifisert fagperson 1” i mer enn tre år, søke om å endre sin status til “Høyt kvalifisert fagperson 2”, som gir ubegrenset oppholdstid og nesten fullstendig fjerning av aktivitetsrestriksjoner. Dette systemet reflekterer en klar politisk intensjon fra Japan om å tiltrekke seg og beholde spesielt talentfulle individer i den internasjonale konkurransen om å sikre menneskelige ressurser, og det kan bli et kraftfullt verktøy for bedrifter for å sikre dyktige utenlandske fagpersoner og få dem til å bidra over lang tid.

Oppholdsstatus basert på status eller posisjon: Vedlegg 2 (Japan)

Mens oppholdsstatus i Vedlegg 1 tillater spesifikke “aktiviteter”, blir oppholdsstatus definert i Vedlegg 2 i Japan tildelt basert på søkerens egen “status eller posisjon”. For eksempel kan grunnlaget være at man er ektefelle til en japansk statsborger eller en permanent bosatt. Det mest avgjørende og viktige kjennetegnet ved denne kategorien av oppholdsstatus er at det i prinsippet ikke er noen begrensninger på aktiviteter innenfor Japan. Dette gjelder også for arbeidsaktiviteter; innenfor lovens rammer kan man lovlig engasjere seg i ethvert yrke, fra spesialiserte oppgaver til enkle arbeidsoppgaver.

Sett fra et bedriftsledelsesperspektiv, representerer utenlandske borgere med oppholdsstatus i henhold til Vedlegg 2 i Japan de mest fleksible og juridisk lavrisiko kandidatene for ansettelse. Bedrifter trenger ikke å være sponsorer for å oppnå oppholdsstatus, og de trenger heller ikke kontinuerlig å overvåke om personens arbeidsoppgaver faller innenfor rammen av en spesifikk oppholdsstatus. Siden vedlikehold av oppholdsstatus ikke er avhengig av ansettelsesforholdet, kan rekrutteringsprosessen nesten følge samme prosedyrer som ved ansettelse av japanske borgere. Derfor, når det finnes flere kandidater med tilsvarende kvalifikasjoner, blir innehavere av oppholdsstatus i henhold til Vedlegg 2 svært attraktive kandidater for bedrifter på grunn av enkelheten i ansettelsesprosedyrene og juridisk stabilitet.

Nedenfor er de viktigste oppholdsstatusene i henhold til Vedlegg 2 listet opp.

• Permanent bosatt: Oppholdstiden er ubegrenset, og det er ingen restriksjoner på aktiviteter. Kravene for tillatelse inkluderer i prinsippet å ha bodd i Japan kontinuerlig i mer enn 10 år, å ha god oppførsel, og å kunne forsørge seg selv uavhengig.
• Ektefelle til en japansk statsborger osv.: Målgruppen inkluderer ektefeller til japanske statsborgere, personer født som barn av japanske statsborgere, eller spesielle adopterte barn av japanske statsborgere. Det er ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter.
• Ektefelle til en permanent bosatt osv.: Målgruppen inkluderer ektefeller til “permanente bosatte” eller “spesielle permanente bosatte”, samt barn født i Japan. Det er ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter for denne oppholdsstatusen heller.
• Fast bosatt: Denne oppholdsstatusen er rettet mot hovedsakelig personer av japansk avstamning eller de som av andre spesielle grunner er tillatt å bo i Japan. Justisministeren gir tillatelse basert på individuelle omstendigheter, og det er ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter.

Forskjellene mellom Anhang 1 og Anhang 2 under japansk lov

Som vi har beskrevet i detalj, er Japans system for oppholdsstatus delt inn i to grunnleggende kategorier: Anhang 1 og Anhang 2. Denne inndelingen er avgjørende for å bestemme graden av frihet en utlending har til å utføre aktiviteter i Japan, og har direkte innvirkning på de juridiske forpliktelsene en bedrift har når de ansetter og administrerer utenlandske arbeidstakere. Oppholdsstatus under Anhang 1 gis på grunnlag av at personen skal utføre spesifikke profesjonelle aktiviteter, og omfanget av disse aktivitetene er strengt definert. Arbeidsgiveren har ansvar for å sikre at den utenlandske arbeidstakeren kun engasjerer seg i arbeid innenfor det tillatte området. På den annen side er oppholdsstatus under Anhang 2 basert på personens familieforhold eller status, og det er ingen begrensninger på aktivitetene. Derfor kan arbeidsgiveren fritt bestemme jobbinnholdet, og byrden med å opprettholde oppholdsstatusen reduseres betydelig. En klar forståelse av denne grunnleggende forskjellen er avgjørende for å utvikle en passende personalstrategi og unngå juridiske risikoer.

For å oppsummere forskjellene mellom de to, se tabellen nedenfor.

Forvaltning av oppholdsstatus og bedrifters juridiske ansvar i Japan

Når bedrifter ansetter utenlandske arbeidstakere i Japan, er de juridisk forpliktet til å sørge for at de ansatte overholder aktivitetene tillatt av deres oppholdsstatus. Å engasjere dem i aktiviteter, spesielt arbeidsaktiviteter, som ikke er tillatt av deres oppholdsstatus, tilsvarer “aktiviteter utenfor kvalifikasjonene” og utgjør et brudd på Japans innvandringskontroll- og flyktninganerkjennelseslov. Hvis en bedrift bryter disse reguleringene, kan den stå overfor alvorlig juridisk ansvar.

Den mest direkte risikoen bedrifter står overfor er “forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid” som er fastsatt i artikkel 73-2 i Japans innvandringskontroll- og flyktninganerkjennelseslov. Denne bestemmelsen pålegger en straff på opptil tre års fengsel eller en bot på opptil 3 millioner yen, eller begge deler, for de som får en utlending til å utføre ulovlig arbeid eller formidler dette i forbindelse med forretningsaktiviteter. Det er viktig å merke seg at dette ansvaret ikke bare gjelder for den direkte arbeidsgiveren, men også for bedrifter som tar imot utleide arbeidstakere. Det har vært tilfeller der bedrifter som har mottatt utenlandske arbeidstakere fra bemanningsbyråer har blitt etterforsket for forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid fordi de utenlandske arbeidstakerne var engasjert i arbeid som ikke var tillatt av deres oppholdsstatus. Dette indikerer at bedrifter må sørge for at alle utenlandske arbeidstakere som arbeider på deres område har en oppholdsstatus som samsvarer med det faktiske arbeidet de utfører.

Bedrifters ansvar stopper ikke ved straffesanksjoner. Det er også mulig at de kan bli holdt ansvarlige for sivilrettslig erstatning, som vist i rettspraksis. En dom fra Hiroshima High Court den 26. mars 2021 (2021) er et viktig eksempel på dette. I denne saken ble en utenlandsk arbeidstaker som oppholdt seg i Japan med en “teknisk internopplæring” oppholdsstatus, arrestert for å ha engasjert seg i arbeid utenfor det tillatte omfanget av sin internopplæringsplan. Retten konkluderte med at ikke bare den direkte arbeidsgiveren, opplæringsinstitusjonen, men også tilsynsorganet som hadde en overvåkende rolle, hadde forsømt sin plikt til å forhindre aktiviteter utenfor kvalifikasjonene og dermed var ansvarlige for erstatning basert på ulovlige handlinger. Denne dommen klargjør at selv om bedrifter outsourcer mottakelsen av utenlandsk arbeidskraft til eksterne organisasjoner, kan de ikke unngå det endelige ansvaret for compliance. Mottakende bedrifter har en plikt til å overvåke at aktivitetene til utenlandske arbeidstakere som arbeider under deres ledelse er lovlige, selv om det ikke er et direkte ansettelsesforhold, og unnlatelse av å gjøre dette kan føre til at de blir holdt ansvarlige for sivilrettslige krav.

Oppsummering

Det japanske systemet for oppholdsstatus regulerer strengt den juridiske statusen til utlendinger i Japan basert på typen av aktiviteter de utfører. Kjernen i dette systemet er den grunnleggende distinksjonen mellom “Første Skjema Oppholdsstatus”, som gis basert på spesifikke aktiviteter, og “Andre Skjema Oppholdsstatus”, som er basert på individets status og ikke har restriksjoner på aktiviteter. For bedriftsledere og juridiske ansvarlige i Japan er det avgjørende å forstå forskjellen mellom disse to kategoriene for strategisk bruk av utenlandsk talent, oppbygging av compliance-strukturer, og for å unngå alvorlige juridiske risikoer som medvirkning til ulovlig arbeid. Håndtering av oppholdsstatus er ikke en engangsprosedyre, men en ledelsesutfordring som krever kontinuerlig oppmerksomhet og spesialisert kunnskap.

Monolith Law Office har en omfattende erfaring med å håndtere komplekse juridiske utfordringer knyttet til Japans innvandringslov for et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har japanske advokater som behersker både japansk og engelsk, i tillegg til eksperter med advokatbevillinger fra andre land, og vi er godt forberedt på å tilby kraftfull støtte til bedrifter som opererer globalt. Vi kan tilby optimal juridisk service basert på spesialisert kunnskap, fra søknad om ny oppholdsstatus, oppbygging av compliance-strukturer, til håndtering av eventuelle problemer som måtte oppstå. Hvis du har spørsmål relatert til dette temaet, vennligst kontakt oss hos Monolith Law Office.