Viktige punkter for å oppnå arbeidsvisum for utenlandske ansatte i Japan, basert på ulike rekrutteringsmetoder

I dagens globaliserte forretningsmiljø er det avgjørende for japanske selskaper å sikre seg talentfulle medarbeidere uavhengig av nasjonalitet for å opprettholde og forbedre sin internasjonale konkurranseevne. Det er en økende tendens til å rekruttere ledere og høyt kvalifiserte fagfolk fra utlandet. Men for å ansette utlendinger i Japan, må man følge de komplekse prosedyrene fastsatt av Japans innvandringskontroll- og flyktninganerkjennelseslov (heretter kalt “Japansk innvandringslov”) og tilhørende forskrifter fra Justisdepartementet. Selv om ordet “visum” ofte brukes i dagligtale, er det juridisk sett en forskjell mellom “visumet” som utstedes av utenriksstasjoner for innreise til Japan, og “oppholdstillatelsen” som definerer aktivitetene man kan utføre i Japan. Mange av utfordringene bedrifter står overfor er knyttet til å skaffe og håndtere denne oppholdstillatelsen. Japans oppholdstillatelsessystem er strengt basert på de tillatte aktivitetene, og selskaper har en juridisk forpliktelse til å sikre at de utenlandske arbeidstakerne de ansetter har riktig oppholdstillatelse for arbeidet de skal utføre. Denne artikkelen fokuserer på tre typiske rekrutteringsformer som bedriftsledere og juridiske ansvarlige kan støte på når de vurderer å ansette utenlandsk talent: “når man utnevner en utlending til en lederposisjon”, “når man aksepterer en overføring fra et utenlandsk tilknyttet selskap”, og “når man tar imot en utlending som utleid arbeidskraft”. Vi vil detaljert diskutere kravene til oppholdstillatelse, søknadsprosedyrer og juridiske punkter som bedrifter spesielt bør være oppmerksomme på, basert på spesifikke juridiske forordninger.

Når utlendinger utnevnes til ledere i Japan: Visumkategorien “Business Management”

Når utlendinger skal ansettes som representativ direktør, styremedlem eller andre lederstillinger, som for eksempel avdelingsledere i japanske selskaper, er det som hovedregel nødvendig å oppnå visumkategorien “Business Management”. I henhold til Japans innvandringslov, Anhang 1, Punkt 2, er denne visumkategorien definert som aktiviteter som involverer “å drive handel eller annen virksomhet i Japan, eller å engasjere seg i administrasjonen av slik virksomhet”. Under vurderingen av denne visumkategorien er det ikke bare søkerens personlige erfaring som er avgjørende, men også virksomhetens substans, stabilitet og kontinuitet som den personen skal lede eller administrere, er ekstremt viktige faktorer.

Kriterier for landingsrettigheter: Krav knyttet til forretningsfundamentet

For å oppnå oppholdsstatus som “Forretningsledelse” i Japan, er det nødvendig å oppfylle flere krav fastsatt i ministerforordningen som definerer standardene i artikkel 7, avsnitt 1, punkt 2 i den japanske loven om inn- og utreisekontroll og flyktninganerkjennelse (heretter kalt “standardforordningen”). Spesielt for nye virksomheter kreves det at disse kravene bevises med objektive dokumenter.

Først og fremst er det nødvendig at virksomheten har sikret seg et forretningssted innenfor Japans grenser. Dette forretningsstedet kan ikke bare være en kontaktpunkt, men må være en fysisk base hvor forretningsaktiviteter utføres kontinuerlig. Derfor er virtuelle kontorer uten reell substans eller rom leid på korttidskontrakter generelt ikke akseptert. Det er mulig å bruke en boligeiendom som forretningssted, men i så fall må leieavtalen tillate bruk for forretningsformål, og det må være en klar skille mellom bolig- og forretningsområder, blant andre strenge betingelser.

For det andre må søkeren selv objektivt demonstrere evnen og kvalifikasjonene som kreves for å utføre virksomheten som leder. Spesifikt kreves det mer enn tre års erfaring med ledelse og administrasjon, eller en mastergrad eller høyere i et felt relevant for virksomheten som skal drives.

For det tredje, fra et perspektiv om å forhindre misbruk av systemet og sikre virksomhetens stabilitet, er det nødvendig å ansette minst én fulltidsansatt.

For det fjerde kreves det at virksomhetens størrelse oppfyller visse standarder. For aksjeselskaper er det fastsatt at kapitalbeløpet må være på minst 30 millioner yen, mens for selskaper som kommandittselskap, partnerskap og enkeltpersonforetak, er det totale bidragsbeløpet som kreves.

For det femte, for å drive virksomheten jevnt i Japan og kommunisere hensiktsmessig med forretningsforbindelser og ansatte, kreves det at søkeren eller de fulltidsansatte har tilstrekkelig japansk språkferdighet.

For det sjette er det avgjørende at virksomhetens stabilitet og kontinuitet anerkjennes. Det viktigste dokumentet for å vurdere dette punktet er forretningsplanen. Ved søknad om oppholdsstatus kreves det bekreftelse av forretningsplanen fra en sertifisert revisor eller skatterådgiver, og virksomheter som anses å ha en mangel på faktisk forretningsdrift, som for eksempel outsourcing av tjenester, vil ikke bli godkjent. Dette reflekterer den politiske beslutningen om at oppholdsstatus for “Forretningsledelse” kun bør gis til de som kan bidra til den japanske økonomien gjennom bærekraftig virksomhetsledelse og administrasjon.

Søknadsprosedyrer og nødvendige dokumenter

Når et selskap i Japan ønsker å rekruttere en utenlandsk person som bedriftsleder, vil det vanligvis være slik at det japanske mottakende selskapet fungerer som agent og søker om utstedelse av Certificate of Eligibility (COE) på vegne av den utenlandske personen.

Kontaktpunktet for prosedyren er den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over bedriftens beliggenhet. Den standard gjennomgangsperioden fra søknad til utstedelse av sertifikatet er vanligvis mellom en og tre måneder, men for nye virksomheter eller komplekse saker kan det ta lengre tid.

Dokumentene som kreves varierer avhengig av fire kategorier fastsatt av innvandringsmyndighetene, basert på størrelsen og påliteligheten til det mottakende selskapet. Store selskaper som faller inn under kategori 1 (for eksempel selskaper notert på den japanske børsen) og kategori 2 (for eksempel organisasjoner med en årlig inntektsskatt på over 10 millioner yen) har betydelig forenklede dokumentkrav på grunn av deres sosiale kredibilitet. På den annen side kreves det mer detaljerte dokumenter for å bevise lovligheten og stabiliteten til virksomheten fra grunnen av for nyetablerte selskaper og små og mellomstore bedrifter som faller inn under kategori 3 og 4.

Følgende dokumenter er nødvendige for alle kategorier:

• En søknad om utstedelse av Certificate of Eligibility (COE)
• Ett fotografi
• En returkonvolutt

Disse skjemaene kan lastes ned fra innvandringsmyndighetenes nettside “Residence Status ‘Business Manager'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

I tillegg til det ovennevnte, er de generelt nødvendige dokumentene for selskaper som faller inn under kategori 3 og 4 og som søker på vegne av utenlandske personer som skal engasjere seg i bedriftsledelse, som følger:

• Kopi av forretningsplanen
• Selskapets registreringsbevis
• Kopi av selskapets vedtekter
• Kopi av de siste årsregnskapene (for eksisterende virksomheter)
• Dokumentasjon som bekrefter et kapitalinnskudd på over 5 millioner yen (for eksempel kopi av bankbok)
• Kopi av eiendomsregisteret eller leiekontrakten for virksomhetsstedet
• Fotografier av innsiden og utsiden av virksomhetsstedet
• Kopi av registreringsskjema for lønnsutbetalingskontor, etc.
• Kopi av vedtektene som fastsetter styrehonorar eller kopi av protokollen fra generalforsamlingen der styrehonoraret ble vedtatt

Dette kategorisystemet reflekterer innvandringsmyndighetenes risikobaserte tilnærming til å vurdere påliteligheten til et selskap. Selskaper i kategori 1 og 2 anses for å ha en allerede sikret stabilitet på grunn av ekstern evaluering fra markedet eller skattemyndighetene. I kontrast har nye virksomheter i kategori 3 og 4 ikke slike eksterne evalueringer, og det er derfor opp til søkeren å bevise virksomhetens sunnhet og fremtidsutsikter fra bunnen av gjennom forretningsplaner og finansielle dokumenter.

Overføring fra utenlandske morselskaper eller datterselskaper: Oppholdskvalifikasjonen ‘Intra-company Transferee’ i Japan

Når globale selskaper ønsker å overføre ansatte som arbeider ved utenlandske avdelinger til en avdeling i Japan, blir oppholdskvalifikasjonen ‘Intra-company Transferee’ anvendt. Japansk innvandringslov definerer denne oppholdskvalifikasjonen som aktiviteter utført av ansatte fra en offentlig eller privat institusjon med hovedkontor, filialer eller andre forretningssteder i utlandet, som blir overført til et forretningssted i Japan for en bestemt periode. Aktivitetene som utføres må falle inn under oppholdskvalifikasjonen ‘Engineering, Humanities/International Services’.

Essensielle krav for oppnåelse

For å oppnå visumstatus for “bedriftsintern overføring” i Japan, er det nødvendig å oppfylle flere strenge krav.

Først og fremst er omfanget av overføringen begrenset. Dette inkluderer ikke bare overføringer mellom hovedkontoret og filialer innenfor samme selskap, men også mellom morselskap og datterselskap, eller mellom datterselskaper.

For det andre, rett før søknaden, er det nødvendig å ha jobbet kontinuerlig i mer enn ett år ved hovedkontoret, en filial eller et tilknyttet selskap i utlandet. Dette kravet sikrer at søkeren er en regulær ansatt i selskapsgruppen og forhindrer misbruk av systemet.

For det tredje må arbeidet som utføres i Japan kreve teknisk kunnskap i naturvitenskap eller ingeniørfag, eller kunnskap i humaniora som jus eller økonomi, eller arbeid som krever tankegang eller følsomhet basert på utenlandsk kultur. Enkel arbeidskraft, som arbeid på en fabrikklinje, er ikke tillatt.

For det fjerde kreves det at beløpet av lønnen som mottas i Japan er lik eller høyere enn det en japansk person ville motta for det samme arbeidet. Dette er en viktig bestemmelse for å forhindre at bedriftsintern overføring brukes som et middel for å skaffe billig arbeidskraft.

Søknadsprosedyrer og dokumenter under japansk lov

Den vanlige prosessen for å søke om oppholdstillatelse i Japan starter med å søke om Certificate of Eligibility (COE). En japansk vertsinstitusjon vil søke på vegne av den utenlandske ansatte til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over institusjonens beliggenhet. Den standard gjennomgangsperioden varierer fra én til tre måneder.

Dokumentene som må sendes inn varierer avhengig av kategorien (fra 1 til 4) til mottaksbedriften, på samme måte som for “Business Management”.

Følgende dokumenter er felles for alle kategorier:

• En søknad om utstedelse av Certificate of Eligibility (COE)
• Ett fotografi
• En returkonvolutt

Søknadsskjemaet kan lastes ned fra Immigration Services Agency of Japan sin nettside for “Intra-Company Transferee” status (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

For bedrifter i kategori 3 og 4, i tillegg til dokumentene nevnt ovenfor, er de viktigste dokumentene som kreves som følger:

• Kopi av overføringsordre eller varsel om arbeidsforhold som klargjør aktiviteter, varighet, status og lønn i Japan
• Dokumenter som klargjør kapitalforholdet mellom bedriften som overfører og bedriften som mottar
• Søkerens CV
• Dokumenter utstedt av den siste utenlandske arbeidsplassen før overføringen, som bekrefter jobbinnhold, status, lønn og ansettelsesperiode
• Dokumenter som klargjør virksomheten til bedriften som mottar overføringen (for eksempel selskapspresentasjon, sertifikat for registrerte opplysninger osv.)
• Kopi av de siste årsregnskapene for bedriften som mottar overføringen

Sammenligning av ‘Intra-company Transfers’ og ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’ i Japan

‘Intra-company Transfers’ og den generelle arbeidstillatelsen for fagfolk, ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’, overlapper i de arbeidsoppgavene man kan utføre, men det er avgjørende forskjeller i kravene. Spesielt viktig er kravet til utdanningsnivå. For å få ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’ kreves det som hovedregel en universitetsgrad eller mer enn 10 års relevant arbeidserfaring. Imidlertid er det ingen slike krav til utdanningsnivå eller lang arbeidserfaring for ‘Intra-company Transfers’. I stedet kreves det mer enn ett års arbeidserfaring i selskapet man overføres fra.

Denne systemutformingen kan være en strategisk ressurs for globale selskaper for å fleksibelt plassere viktige ansatte som har opparbeidet seg spesifikk teknisk kunnskap eller know-how gjennom lang tjeneste, selv om de ikke har høyere utdanning. Med andre ord, ved å sette krav om mer enn ett års kontinuerlig tjeneste, bekrefter den japanske regjeringen at søkeren er en uunnværlig ressurs for selskapsgruppen, og som en motytelse, fritas de fra kravet om høyere utdanning. Derfor må selskaper strategisk velge hvilken arbeidstillatelse som er mest optimal, basert på utdanningsnivået og arbeidshistorikken til talentet de ønsker å ansette.

Viktige hensyn når man ansetter utenlandske arbeidstakere som vikarer i Japan

Å benytte seg av bemanningstjenester for å ansette utenlandsk arbeidskraft gir bedrifter fleksibilitet i personalhåndteringen, men det medfører også spesifikke juridiske risikoer. I denne ansettelsesformen etableres et trepartssamarbeid mellom utenlandske arbeidstakere, bemanningsbyrået (som sender arbeidstakeren) og klientbedriften (som faktisk gir arbeidsinstruksjoner). Juridisk sett er bemanningsbyrået arbeidsgiveren til den utenlandske arbeidstakeren, og det er de som har ansvaret for å søke om og håndtere oppholdstillatelse, samt å betale lønn. Men klientbedriften kan ikke unngå ansvar under japansk immigrasjonslov.

Klientbedriftens plikt til å bekrefte og risikoen for å fremme ulovlig arbeid

Den viktigste juridiske plikten for klientbedriften er å forsikre seg om at den utenlandske arbeidstakeren de tar imot har en gyldig oppholdstillatelse som tillater arbeidet de skal utføre. Selv om bemanningsbyrået forsikrer at “alt er i orden” med prosedyrene, er det svært risikabelt å ta dette for god fisk.

Artikkel 73-2 i den japanske immigrasjonsloven definerer “forbrytelsen å fremme ulovlig arbeid”. Denne forbrytelsen gjelder ikke bare de som ansetter ulovlige arbeidstakere, men også de som “setter dem under sin kontroll” for å utføre ulovlig arbeid. I en bemanningskontrakt utfører den utenlandske arbeidstakeren arbeid under klientbedriftens instruksjoner, noe som kan føre til at klientbedriften anses for å ha “satt arbeidstakeren under sin kontroll” og dermed kan bli holdt ansvarlig for å fremme ulovlig arbeid. Hvis en vikar ikke har en gyldig oppholdstillatelse, eller hvis de arbeider utover det som er tillatt av deres tillatelse, kan klientbedriften ikke bare si “vi visste ikke” og unngå straff.

For å unngå denne risikoen må klientbedriften ta følgende forholdsregler:

Først og fremst, før en bemanningskontrakt inngås og før den utenlandske arbeidstakeren begynner sitt arbeid, må klientbedriften alltid sjekke originalen av arbeidstakerens oppholdskort og lagre en kopi. På oppholdskortet må man bekrefte tre ting: typen av oppholdstillatelse, utløpsdatoen for oppholdet, og om det er noen restriksjoner på arbeid.

For det andre, klientbedriften må nøye bekrefte at arbeidsoppgavene som tildeles er innenfor rammen av aktivitetene som den utenlandske arbeidstakerens oppholdstillatelse tillater. For eksempel, hvis en IT-ingeniør med oppholdstillatelse for “teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester” blir ansatt som vikar, kan de ikke settes til å utføre enkle arbeidsoppgaver som monteringslinjearbeid i en fabrikk eller kundeservice i en butikk. Slike uoverensstemmelser i arbeidsoppgaver kan regnes som ulovlig arbeid. Klientbedriften må derfor i bemanningskontrakten med bemanningsbyrået spesifikt angi de planlagte arbeidsoppgavene og gjensidig bekrefte at disse er innenfor rammen av oppholdstillatelsen.

I tillegg, i henhold til den japanske loven om arbeidskraftutleie, har klientbedriften også et ansvar for å håndtere sikkerhet og helse for vikarer, blant annet. Videre forbyr retningslinjer fastsatt av det japanske arbeids- og velferdsdepartementet diskriminerende behandling basert på nasjonalitet og krever sikring av passende arbeidsforhold, og disse retningslinjene tolkes som gjeldende også for klientbedrifter. Klientbedriften må være klar over at de ikke bare har ansvar under immigrasjonsloven for å bekrefte oppholdstillatelse, men også ansvar under arbeidslovgivningen, og må derfor etablere et compliance-system.

Oppsummering

Prosessen med å ansette utenlandske arbeidstakere i Japan varierer betydelig avhengig av ansettelsestypen, med spesifikke lover og prosedyrer som må følges. For å rekruttere som en leder, er det nødvendig å oppnå “Business Manager” oppholdskvalifikasjon, og både forretningsplanens gjennomførbarhet og forretningsgrunnlagets stabilitet blir strengt vurdert. Når man overfører personell fra et utenlandsk tilknyttet selskap, er “Intra-company Transferee” oppholdskvalifikasjonen passende, hvor utdanningskravet er unntatt, men arbeidserfaringen fra det overførende selskapet blir vektlagt. Videre, når man tar imot en ansatt gjennom et bemanningsbyrå, bærer ikke bare bemanningsbyrået, men også klientfirmaet, risikoen for å fremme ulovlig arbeid, og det er en streng plikt å selv bekrefte at oppholdskvalifikasjonen og arbeidsinnholdet er kompatible. Disse prosedyrene krever spesialisert kunnskap, og nøkkelen til å sikre compliance og realisere en smidig rekruttering av talent er å gå frem med forsiktighet basert på passende juridisk rådgivning.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å tilby juridiske tjenester relatert til ansettelse av utenlandsk personell i Japan, som beskrevet i denne artikkelen, til et stort antall klienter i landet. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, og vi kan tilby optimale løsninger tilpasset bedriftens situasjon på både japansk og engelsk, for prosedyrer relatert til Japans innvandringslov og tilhørende regelverk. Vårt team av erfarne spesialister gir kraftfull støtte for å løse juridiske utfordringer som oppstår i alle situasjoner, fra utnevnelse av utenlandske ledere til intra-selskapsoverføringer og mottak av bemanningsansatte.