Obligatorisk utarbeidelse av BCP for omsorgsinstitusjoner | En forklaring på hvordan man utarbeider og fordelene

BCP står for forretningskontinuitetsplanlegging, og refererer til en plan for å opprettholde og gjenopprette forretningsaktiviteter i møte med uforutsette omstendigheter som naturkatastrofer eller smittsomme sykdommer. Fra april i Reiwa 6 (2024), har det blitt obligatorisk for omsorgsinstitusjoner å utarbeide en BCP. Det kan imidlertid være noen som lurer på hvordan de skal lage en slik plan, eller om det i det hele tatt er noen fordel ved å gjøre det.

I denne artikkelen vil vi forklare hovedpunktene og detaljene i BCP-utforming for omsorgsinstitusjoner, fordelene med en slik plan, og hvordan man går frem for å lage den. Vi vil også belyse risikoene ved ikke å ha en BCP, så dette er definitivt noe å ta hensyn til.

Hva er BCP/BCM i omsorgsinstitusjoner?

BCP står for Business Continuity Plan, og er en plan for å sikre at viktige forretningsoperasjoner ikke blir avbrutt, eller at de kan gjenopptas raskt i tilfelle uforutsette hendelser som naturkatastrofer, pandemier, terrorangrep og lignende.

BCM, som står for Business Continuity Management, handler om å operere og administrere BCP, og på japansk oversettes dette til forretningskontinuitetsstyring.

I retningslinjene for forretningsplanlegging fra det japanske Kabinettskontoret (Japanese Cabinet Office’s Business Planning Guidelines[ja]) står det følgende om BCP og BCM:

En forretningskontinuitetsplan (Business Continuity Plan, BCP) er en plan som viser politikk, systemer og prosedyrer for å sikre at viktige forretningsoperasjoner ikke blir avbrutt, eller at de kan gjenopprettes så raskt som mulig, selv i tilfelle uforutsette hendelser som store jordskjelv, pandemier, terrorangrep, alvorlige ulykker, avbrudd i forsyningskjeden, eller plutselige endringer i forretningsmiljøet.
Managementaktiviteter i fredstid, som utarbeidelse og vedlikehold av BCP, sikring av budsjett og ressurser for å realisere forretningskontinuitet, gjennomføring av forebyggende tiltak, utdanning og trening for å spre innsatsen, inspeksjon og kontinuerlig forbedring, kalles forretningskontinuitetsstyring (Business Continuity Management, BCM) og er posisjonert som en strategisk aktivitet på ledelsesnivå.

Kilde: Kabinettskontorets informasjon om katastrofeforberedelser | Retningslinjer for forretningsplanlegging[ja]

Det er påkrevd å opprette en BCP for omsorgsinstitusjoner

I forbindelse med revisjonen av omsorgslønnen i det tredje året av Reiwa (2021), ble det innført en treårig overgangsperiode, hvoretter det fra april i det sjette året av Reiwa (2024) ble fullstendig påkrevd for omsorgsinstitusjoner å opprette en Business Continuity Plan (BCP) og gjennomføre Business Continuity Management (BCM). Det står følgende i det japanske helsedepartementets dokument “Hovedpunkter i omsorgslønnsrevisjonen for det tredje året av Reiwa[ja]“:

Med tanke på å bygge et system som kan fortsette å tilby nødvendige omsorgstjenester selv i tilfelle av smittsomme sykdommer eller katastrofer, pålegges alle omsorgstjenesteleverandører å utarbeide planer for forretningskontinuitet, gjennomføre opplæring og øvelser (simuleringer). (※En treårig overgangsperiode vil bli etablert)

Kilde: Det japanske helsedepartementet | Hovedpunkter i omsorgslønnsrevisjonen for det tredje året av Reiwa[ja]

Risikoen ved manglende BCP-utvikling i omsorgsinstitusjoner

Dersom en omsorgsinstitusjon forsømmer å utarbeide en BCP (Business Continuity Plan), kan følgende risikoer oppstå:

• Å bli gjenstand for administrativ veiledning
• Å pådra seg erstatningsansvar
• Å ikke motta tillegg i omsorgslønn

Her vil vi forklare hver av disse risikoene i detalj.

Å bli gjenstand for administrativ veiledning

Hvis en BCP ikke er utarbeidet, er det for øyeblikket ingen spesifikke straffer som er kunngjort. Men, det kan føre til at man blir gjenstand for administrativ veiledning på grunn av brudd på driftsstandardene. Videre kan manglende etterlevelse av veiledningen føre til at man får en administrativ sanksjon som opphevelse av godkjenning.

Hvis man får en slik sanksjon, vil man ikke kunne få ny godkjenning i minst fem år. For en juridisk person vil ikke bare forretningsføreren (representanten), men også andre styremedlemmer, morselskapet og andre faktiske kontrollører være underlagt sanksjonen, og vil ikke kunne drive omsorgsvirksomhet i fem år. (Japansk ~Long-Term Care Insurance Law, Artikkel 70, paragraf 2, punkt 6 til 6-3)

Å pådra seg erstatningsansvar

Det vil ikke påløpe noen bøter som følge av manglende BCP-utvikling. Men, hvis en ulykke eller skade skulle inntreffe uten at en BCP er på plass, kan dette bli sett på som et brudd på sikkerhetsforskriftene, og kan føre til at man blir holdt ansvarlig for skader gjennom rettssaker.

Et eksempel på en sak hvor forpliktelsen til å sikre ansattes og kunders sikkerhet ble sterkt vektlagt, var bussulykken med tsunami-skadene ved Biyori barnehage under det store østjapanske jordskjelvet.

Biyori barnehage hadde utarbeidet en BCP, og i deres manual stod det: “Når det oppstår et jordskjelv med stor styrke, og en katastrofe kan inntreffe, skal alle ledes til den nordlige delen av barnehagens gårdsplass. Berolige barna uten å forårsake panikk og holde oppsyn med barna. Barna skal vente på å bli hentet av sine foresatte.” Imidlertid var ikke manualen tilstrekkelig kjent, og de hadde heller ikke gjennomført nødvendige evakueringsøvelser for å følge manualen.

Som et resultat av beslutningen om å sende barna tilbake til sine foresatte, ble skolebussen tatt av tsunamien, og fem barn mistet livet. Barnehagens leder og den juridiske personen som drev barnehagen ble begge funnet ansvarlige for skadeerstatning på grunn av forsømmelse av sin informasjonsinnhentingsplikt.

Referanse: Japansk ~Supreme Court | Biyori barnehage buss tsunami-skade hendelse (Sendai District Court, 2013 (Heisei 25) September 17 dom)[ja]

Å ikke motta tillegg i omsorgslønn

I løpet av det tredje året av Reiwa (2021), ble omsorgslønnen økt med 0,7%. Men, hvis følgende standarder ikke er oppfylt, vil en reduksjon bli anvendt:

• Å utarbeide en BCP som tar høyde for utbrudd av smittsomme sykdommer og en BCP som tar høyde for naturkatastrofer
• Å treffe nødvendige tiltak i henhold til den utarbeidede BCP

Reduksjonens omfang varierer avhengig av tjenesten, og for “institusjonelle og boligbaserte tjenester” er det en reduksjon på 3% av de fastsatte enhetstallene, mens for “andre tjenester” er det en reduksjon på 1%. Det er en overgangsordning på plass, som innebærer at reduksjonen ikke vil bli anvendt i løpet av ett år frem til 31. mars i det syvende året av Reiwa (2025).

Innhold som må utarbeides i en BCP for omsorgsinstitusjoner

De roller som kreves av omsorgstjenesteleverandører er de følgende tre:

• Kontinuitet i tjenestene
• Sikring av brukernes sikkerhet
• Sikring av de ansattes sikkerhet

Arbeidskontraktsloven (Japanese Labor Contract Act) § 5

Arbeidsgiveren skal, i henhold til arbeidskontrakten, ta nødvendig hensyn slik at arbeidstakeren kan utføre arbeidet sitt med sikkerhet for liv og helse.

Ut fra dette kreves det at BCP-en for omsorgsinstitusjoner må utarbeide tiltak for å håndtere både COVID-19 og naturkatastrofer. Her vil vi forklare detaljene i hver av disse.

Tiltak mot smitte av det nye koronaviruset

I omsorgsinstitusjoner og virksomheter kreves det utarbeidelse av en beredskapsplan (BCP) for å håndtere det nye koronaviruset. Innholdet i en BCP ved utbrudd av smittsomme sykdommer kan inkludere følgende:

Referanse: Helsedepartementets alderdoms- og helsebyrå | Retningslinjer for kontinuitet i tjenester ved utbrudd av det nye koronaviruset i omsorgsinstitusjoner og virksomheter[ja]

Avhengig av om det dreier seg om dagtilbud, langtidsopphold eller hjemmebesøk, vil situasjonen og tiltakene etter et smitteutbrudd variere. Det er viktig å være oppmerksom på at innholdet i BCP-en må tilpasses etter typen av tjeneste. Helsedepartementets “Retningslinjer for beredskapsplaner ved utbrudd av det nye koronaviruset for tilbydere av tjenester til personer med funksjonshemninger[ja]” understreker at det er viktig å ha en BCP på plass før en pandemi oppstår. Det er avgjørende å utarbeide en BCP som muliggjør en smidig respons ved et smitteutbrudd, og å regelmessig gjennomføre trening og opplæring, samt å sikre nødvendige forsyninger.

Metoder for å håndtere naturkatastrofer

I omsorgsinstitusjoner og virksomheter må man også utarbeide en BCP (Business Continuity Plan) for å kunne håndtere naturkatastrofer som jordskjelv og flom. Innholdet i en BCP for naturkatastrofer inkluderer følgende:

Referanse: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | Guidelines for Business Continuity in the Event of a Natural Disaster at Care Facilities and Businesses[ja]

En BCP for naturkatastrofer krever ikke bare forberedelser for normal og nødsituasjoner, men også for samarbeid med andre fasiliteter og lokalsamfunnet, noe som gjør innholdet mer omfattende enn en BCP for smittsomme sykdommer.

Fordelene ved at omsorgsinstitusjoner oppretter en BCP

Det krever tid og innsats å utarbeide en BCP (Business Continuity Plan). Men det er også et faktum at det å utarbeide en BCP kan sikre sikkerheten til beboere og ansatte, samt muliggjøre skattemessige fordeler. Her vil vi forklare fordelene ved å utvikle en BCP.

Sikrer sikkerheten til beboere og ansatte

Hvis man har en etablert handlingsplan for tider med smittsomme sykdomsutbrudd eller naturkatastrofer, vil ikke bare beboerne, men også de ansatte kunne håndtere nødsituasjoner på en smidig måte. Selv om det er en risiko for at virksomheten kan bli lammet av kaos når en krisesituasjon oppstår, vil utarbeidelsen av en beredskapsplan for kontinuitet (BCP) sikre at de mest kritiske oppgavene blir prioritert, noe som muliggjør en rask gjenoppretting. Dette vil også styrke tilliten fra brukere, deres familier og lokalsamfunnet.

Skattefordeler

Når en bedrift inkluderer elementer (som systemoppbygging og forebyggende tiltak) fastsatt av den japanske økonomi-, handels- og industriministeren i sin Business Continuity Plan (BCP) og får godkjennelse for sin “Plan for styrking av forretningskontinuitet”, kan den motta en særskilt avskrivning på 18 % på skatten for investeringer i utstyr for katastrofeforberedelser og skadereduksjon. Etter 1. april i det 7. året av Reiwa (2025) vil denne satsen være 16 %.

Konkrete eksempler på utstyr inkluderer:

• Maskiner og utstyr (over 1 million yen): for eksempel generatorer og dreneringspumper
• Verktøy og utstyr (over 300 000 yen): for eksempel seismiske isolasjonsracks og satellittelefoner
• Bygningsrelatert utstyr (over 600 000 yen): for eksempel vannbarrierer og brannsikre lukkere

Tilskudd og finansiell støtte

Hvis du utarbeider en BCP (Business Continuity Plan) og oppnår godkjenning for din forretningskontinuitetsforsterkningsplan, vil du bli favorisert ved tildeling av tilskudd. Følgende typer støtte kan være tilgjengelige:

Innholdet i BCP-tilskudd varierer fra kommune til kommune. I tillegg tilbyr noen private finansinstitusjoner låneordninger rettet mot bedrifter som utarbeider BCP. Når du skal utarbeide en BCP, kan det være lurt å kontakte den lokale myndigheten eller den finansinstitusjonen du har forretningsforbindelser med.

Prioritert vaksinasjon

I henhold til artikkel 28 i den japanske loven om spesielle foranstaltninger mot ny influensa og lignende (Special Measures Act on New Influenza and Other Diseases), kan registrerte virksomheter som har utarbeidet en forretningskontinuitetsplan (BCP) i tilfelle en smittsom sykdomsutbrudd, gjennomføre prioritert vaksinasjon. Prioritert vaksinasjon refererer til forebyggende vaksinasjon som tilbys først og fremst til ansatte i registrerte virksomheter.

For å bli en registrert virksomhet som kan motta prioritert vaksinasjon, er det nødvendig å søke om registrering hos staten på forhånd.

Hvordan utarbeide en BCP for omsorgsinstitusjoner

Mange er usikre på hvordan man skal gå frem for å lage en BCP. Her vil vi forklare hvordan man utarbeider en BCP for omsorgsinstitusjoner.

Opprett en komité for utarbeidelse av BCP

For å kunne ta fatt på utarbeidelsen av en BCP, bør man først opprette en komité. Komiteen bør inkludere ledere og ansvarlige fra ulike avdelinger og tjenester, samt personer som kan samle innspill fra de ansatte. Når komiteen er etablert, bør dere gjennomgå omsorgsinstitusjonens nåværende situasjon og identifisere eventuelle problemer.

Bruk av retningslinjer og maler

Det japanske helse- og arbeidsdepartementet tilbyr retningslinjer og maler for utarbeidelse av BCP. Hvis du er usikker på hvor du skal begynne eller hvordan du skal lage en BCP, kan du følge retningslinjene fra departementet og bruke de tilgjengelige malene.

Maler er tilgjengelige for ulike typer fasiliteter, som dagtilbud og boenheter, så du kan tilpasse BCP etter den tjenesten som er relevant for din institusjon.

Retningslinjer og maler finner du på følgende nettsted, så ta en titt for mer informasjon:

Det japanske helse- og arbeidsdepartementet | Opplæring i støtte til utarbeidelse av forretningskontinuitetsplaner (BCP) for omsorgsinstitusjoner og virksomheter[ja]

Oppsummering: Omsorgsinstitusjoner må umiddelbart etterkomme kravet om å utarbeide BCP

Fra april i Reiwa 6 (2024), har det blitt obligatorisk for omsorgsinstitusjoner å utarbeide en Business Continuity Plan (BCP). For omsorgsinstitusjoner er utarbeidelsen av en BCP viktig for å kunne håndtere situasjoner som spredning av smittsomme sykdommer og naturkatastrofer på en smidig måte og for å kunne gjenopprette driften raskt. Det er også fordeler som skattelettelser, tilgang til subsidier og økonomisk støtte, samt muligheten for å få prioritert vaksinasjon. La oss forberede en BCP slik at vi kan håndtere uforutsette nødsituasjoner som kan oppstå i fremtiden.

Hvis du har problemer med å utarbeide en BCP eller er usikker på hvordan du skal gå frem, anbefales det å konsultere en advokat.

Monolith Law Office er et advokatfirma med omfattende erfaring innen IT, spesielt internett og juss. Hvis du har bekymringer knyttet til BCP, ikke nøl med å ta kontakt for en konsultasjon.

Veiledning om tiltak fra vår advokatfirma

Omsorgstjenesten er en bransje som er regulert av en rekke forskjellige lover, som den japanske Long-Term Care Insurance Law (介護保険法), Elderly Welfare Law (老人福祉法), og Companies Act (会社法). Monolith Law Office fungerer som rådgivende advokater for The National Association of Long-Term Care Service Providers (一般社団法人 全国介護事業者連盟) og for omsorgstjenesteleverandører i hver enkelt prefektur over hele landet, og besitter omfattende kunnskap og erfaring med lovgivning knyttet til omsorgstjenester.

Monolith Law Offices tjenesteområder: Juridiske tjenester for IT og oppstartsbedrifter[ja]