Beslutninger i styret i henhold til japansk selskapsrett: Disponering av viktige eiendeler og opptak av betydelig gjeld

I Japan har en representativ direktør for et aksjeselskap omfattende myndighet og utfører selskapets forretningsvirksomhet. Imidlertid er det ikke hensiktsmessig å overlate visse handlinger, som kan ha en betydelig innvirkning på selskapets forretningsgrunnlag og finansielle tilstand, til den representative direktørens eneavgjørelse. Derfor krever den japanske selskapsloven at beslutninger om slike handlinger skal gjennomgås og vedtas av et styre bestående av alle direktørene, for å sikre forsiktig beslutningstaking og beskytte selskapets interesser. Dette systemet er kjernen i sunn corporate governance. Spesielt i praksis blir “disposisjon og overføring av viktige eiendeler” og “opptak av betydelige lån” ofte problematiske. Disse begrepene er ikke definert med spesifikke beløp i loven, så tolkningen har blitt overlatt til domstolenes skjønn. I denne artikkelen vil vi først forklare i detalj hva disse viktige beslutningspunktene betyr, basert på japanske rettsavgjørelser. Deretter vil vi dykke dypere inn i de juridiske konsekvensene av å utføre slike handlinger uten styrets vedtak, både i forhold til den juridiske behandlingen av transaksjonen (den eksterne effekten) og det ansvar de involverte direktørene påtar seg (det interne ansvaret). Gjennom denne analysen tilbyr vi en omfattende forståelse av viktigheten av styrets beslutningsprosess og de juridiske risikoene forbundet med å drive virksomhet i Japan.

Viktige saker som krever styrets beslutning i henhold til japansk selskapsrett

I Japan krever selskapsloven at selskaper med et styre gir dette styret eksklusiv beslutningsrett over visse viktige saker. Paragraf 362, ledd 4 i den japanske selskapsloven forbyr eksplisitt delegasjon av beslutninger om ‘viktige forretningsoperasjoner’ som påvirker kjernen i selskapets ledelse til individuelle direktører . Formålet med denne bestemmelsen er å forhindre autonome ledelsesbeslutninger av spesifikke personer, som representativ direktør, og å sikre selskapets eiendeler og sunnheten i ledelsen gjennom forsiktig overveielse av et kollegium av alle direktørene .  

Listen over saker som ikke kan delegeres til enkeltdirektører inkluderer følgende .  

• Disposisjon og overføring av viktige eiendeler
• Opptak av betydelige lån
• Utnemning og avskjedigelse av en forvalter eller andre viktige ansatte
• Opprettelse, endring eller avvikling av filialer eller andre viktige organisasjonsenheter

Disse sakene har direkte innvirkning på selskapets eiendeler, likviditet, personalpolitikk og organisasjonsstruktur, og derfor anses kollektiv beslutningstaking i styret som essensielt. I denne artikkelen vil vi fokusere på de to sakene som spiller en sentral rolle i et selskaps finansielle aktiviteter og eiendomsstrategi: ‘disposisjon og overføring av viktige eiendeler’ og ‘opptak av betydelige lån’, og vi vil forklare de spesifikke beslutningskriteriene og den juridiske betydningen av disse.

Kriteriene for å bedømme “vesentlig overdragelse og mottak av eiendom” under japansk selskapsrett

Artikkel 362, paragraf 4, punkt 1 i den japanske selskapsloven definerer ikke en konkret pengeverdi for “vesentlig overdragelse og mottak av eiendom”. Derfor må det vurderes på en sak-til-sak-basis om en eiendomstransaksjon er “vesentlig”, og denne tolkningen har lenge vært overlatt til domstolenes skjønn.

Den mest autoritative veiledningen på dette området ble gitt av Høyesterett i en dom av 20. januar 1994 (Heisei 6). Dommen klargjorde at vurderingen av hva som er “vesentlig” ikke skal baseres på en enkelt standard, men heller ved å ta hensyn til flere faktorer samlet. Domstolen identifiserte følgende faktorer for vurdering:

1. Verdien av den aktuelle eiendommen: Den absolutte pengeverdien av eiendommen som er gjenstand for transaksjonen.
2. Andelen av selskapets totale aktiva: Dette viser den relative verdien av eiendommen i forhold til selskapets finansielle størrelse. Det er en indikator for kvantitativ betydning.
3. Formålet med å holde eiendommen: Dette er et element som vurderer den kvalitative siden. For eksempel, en fabrikk som brukes for selskapets hovedvirksomhet eller patenter knyttet til kjerne teknologi kan anses som strategisk “vesentlig” sammenlignet med investeringseiendom av samme verdi.
4. Måten eiendommen blir disponert på: Metoden for å disponere eiendommen tas også i betraktning. For eksempel, en uforpliktende overføring som en gave eller donasjon, som innebærer en utstrømning av selskapets eiendeler, kan anses som en “vesentlig” disposisjon selv ved lavere verdier sammenlignet med salg til markedspris.
5. Selskapets tidligere håndtering: Hvordan selskapet har behandlet lignende transaksjoner i fortiden, eller selskapets interne praksis, blir også et materiale for vurdering.

Det denne flerdimensjonale vurderingsrammen betyr er at bedrifter ikke kan hvile på formelle kriterier som “det er under X% av de totale aktiva, så det er greit”. I stedet er det avgjørende at bedrifter selv etablerer rasjonelle og klare kriterier i sine interne regler, som for eksempel styrets vedtekter, for å bestemme hvilke transaksjoner som skal være gjenstand for styrets beslutninger, for å håndtere risiko i forbindelse med styring.

Kriterier for å bedømme “betydelig gjeld” under japansk selskapsrett

Akkurat som med “vesentlige eiendeler”, finnes det ingen klar lovfestet pengegrense for “betydelig gjeld” som definert i artikkel 362, paragraf 4, punkt 2 i den japanske selskapsloven. Tolkingen av dette har også blitt formet av rettspraksis. En særlig relevant dom er fra Tokyo District Court den 17. mars 1997 (1997). Denne dommen fastslår at følgende elementer bør vurderes samlet for å avgjøre om en gjeld kan anses som “betydelig”:

1. Beløpet av den aktuelle gjelden: Den absolutte summen av lån eller gjeldsgarantier.
2. Forholdet til selskapets totale aktiva og ordinære inntekter: Ikke bare selskapets størrelse, men også den relative størrelsen på gjelden i forhold til selskapets inntjeningsevne.
3. Formålet med den aktuelle gjelden: Hvordan bruken av midlene er meningsfull i forhold til selskapets virksomhet.
4. Selskapets tidligere håndtering: Intern praksis knyttet til tidligere finansiering og garantier.

I saken som ble behandlet i denne rettsavgjørelsen, var det en tvist om en solidarisk garantiforpliktelse på 1 milliard yen som et selskap (Y-selskapet) hadde gjort for et tilknyttet selskap (A-selskapet) kunne anses som “betydelig gjeld”. Retten la vekt på at selv om garantibeløpet på 1 milliard yen utgjorde bare 0,51 % av Y-selskapets totale aktiva, utgjorde det 7,75 % av aksjekapitalen og spesielt 24,6 % av den ordinære inntekten. Det ble også påpekt at Y-selskapets styrevedtekter selv definerte “garantiforpliktelser på over 500 millioner yen” som saker som krever styrets beslutning.

Det bemerkelsesverdige ved denne avgjørelsen er at retten ikke bare tok hensyn til den statiske indikatoren for totale aktiva på balansen, men også den dynamiske indikatoren for ordinær inntekt på resultatregnskapet. Dette viser en rettslig holdning som vektlegger ikke bare selskapets størrelse, men også dets evne til å tilbakebetale gjeld og påvirkningen på lønnsomheten, det vil si risikoen for virksomhetens kontinuitet. Selv en gjeld som kan virke liten i forhold til aktiva, kan anses som “betydelig” hvis den sterkt belaster selskapets fortjeneste.

Sammenligning av vurderingskriterier

Domstolenes vurderingskriterier for de to viktige beslutningene nevnt ovenfor har mange likheter, men også viktige forskjeller. Ved å sammenligne disse kriteriene kan vi få en klarere forståelse av hvordan japanske domstoler vurderer selskapers viktige saker. Tabellen nedenfor organiserer de to settene med vurderingskriterier.

Som det er tydelig fra denne sammenligningen, består begge vurderingsrammeverkene av tre pilarer: kvantitative aspekter, kvalitative aspekter og interne praksiser, noe som viser at domstolene har en konsistent tankegang når de vurderer disse problemstillingene. Den største forskjellen ligger i vurderingen av det kvantitative aspektet, hvor ‘stor gjeldsopptak’ inkluderer en indikator for lønnsomhet, nemlig ‘ordinært overskudd osv.’. Dette antyder at domstolene nøyaktig anerkjenner den grunnleggende forskjellen at mens eiendomsdisposisjon hovedsakelig er en engangsakt som påvirker balansen, medfører gjeldsopptak kontinuerlige rentebetalinger og har en langsiktig effekt på selskapets kontantstrøm og inntektsstruktur. Denne fleksible og situasjonsbestemte tilnærmingen reflekterer modenheten i rettslige avgjørelser innen japansk corporate governance.

Effekten av transaksjoner uten styrets vedtak i Japan (Ytre påvirkning)

Når en administrerende direktør i Japan utfører transaksjoner som “disponering av viktige eiendeler” eller “opptak av betydelige lån”, som normalt krever et styrevedtak, uten et slikt vedtak, oppstår spørsmålet om hvorvidt kontrakten er juridisk gyldig. Dette problemet representerer en kollisjon mellom kravene til intern prosedyrefeil i selskapet og beskyttelsen av den andre partens tillit.

Den grunnleggende holdningen til japanske domstoler i denne saken ble etablert av Høyesteretts dom den 22. september 1965 (1965). Ifølge denne dommen anses transaksjoner utført av en administrerende direktør uten vedtak som gyldige i prinsippet, til tross for at de mangler en intern beslutningsprosess. Dette er et viktig prinsipp for å beskytte tredjeparter som har handlet i god tro på at den administrerende direktøren har legitim autoritet til å representere selskapet, og for å sikre sikkerheten i transaksjoner.

Det finnes imidlertid betydelige unntak fra dette prinsippet. Hvis den andre parten visste at det ikke var noe styrevedtak (ondsinnet) eller var uaktsom i ikke å vite dette (med skyld), vil transaksjonen være ugyldig. Denne doktrinen forklares ofte som en analog anvendelse av artikkel 93 i den japanske sivilloven og kalles “relativ ugyldighetsteori”.

Det denne doktrinen innebærer, er at det pålegges en viss grad av aktsomhetsplikt på den andre parten, spesielt profesjonelle aktører som finansinstitusjoner og eiendomsselskaper. Når en transaksjon objektivt sett anses som “viktig” eller “betydelig”, kan ikke den andre parten bare hevde at de “ikke visste”, men det forventes at de utviser tilstrekkelig aktsomhet, som å sjekke styrets møtereferater for å bekrefte om det finnes et vedtak. I en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 17. mars 1997 (1997) ble nettopp dette spørsmålet behandlet, og domstolen fant at en bank som hadde inngått en garantireservasjonskontrakt på 1 milliard yen hadde vært uaktsom ved ikke å sjekke for et vedtak, og anerkjente ugyldigheten av garantireservasjonen.

Det er verdt å merke seg at det i prinsippet kun er selskapet selv som kan hevde denne ugyldigheten, og det er ikke tillatt for den andre parten å hevde ugyldighet for sin egen vinnings skyld.

Styremedlemmers ansvar (interne konsekvenser) under japansk selskapsrett

De juridiske konsekvensene av transaksjoner som mangler styrevedtak strekker seg ikke bare til gyldigheten av eksterne transaksjoner. Snarere er det ansvaret som de involverte styremedlemmene pådrar seg internt i selskapet som kan være mer direkte og alvorlig.

Artikkel 423, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter at styremedlemmer som forsømmer sine plikter og dermed forårsaker skade på selskapet, er ansvarlige for å erstatte denne skaden. Å bevisst ignorere den juridisk fastsatte prosedyren med styrevedtak for å utføre viktige forretningshandlinger er klart et brudd på denne pliktforsømmelsen.

Ansvaret er ikke begrenset til den representasjonstyremedlemmet som faktisk utførte transaksjonen. Andre styremedlemmer har også en tilsynsplikt som medlemmer av styret, og de er ansvarlige for å overvåke utførelsen av andre styremedlemmers oppgaver. Derfor kan andre styremedlemmer som er klar over eller burde ha vært klar over en representasjonstyremedlems overtramp, men som har unnlatt å handle, også holdes ansvarlige for skadeerstatning på grunn av brudd på tilsynsplikten.

Betydningen av styremedlemmers tilsynsplikt har blitt gjentatte ganger understreket i japansk rettspraksis gjennom kjente saker som Daiwa Bank aksjonærrepresentasjonssøksmål. Disse rettsavgjørelsene viser at styremedlemmer har en aktiv plikt til å etablere og overvåke et effektivt internkontrollsystem for å sikre overholdelse av lover og regler. En passiv holdning med å bare unngå å delta i uregelmessigheter er ikke tilstrekkelig, og unnskyldninger som “jeg visste ikke” eller “det var ikke mitt ansvarsområde” er generelt ikke akseptable.

I tillegg er denne skadeerstatningsansvaret et solidaransvar. Dette betyr at hvert ansvarlig styremedlem er ansvarlig for å kompensere hele beløpet av skaden selskapet har lidt, noe som kan føre til svært strenge konsekvenser for styremedlemmene personlig.

Oppsummering

Som forklart i denne artikkelen, krever japansk selskapsrett (Japanese Corporate Law) at styrets beslutninger er juridisk påkrevd for forvaltningen av selskapets kjernevirksomhet, som “disponering og overdragelse av viktige eiendeler” og “opptak av betydelig gjeld”. Tolkingen av disse begrepene er basert på en flerdimensjonal standard formet av rettspraksis, og krever en substansiell vurdering tilpasset den individuelle situasjonen, snarere enn en formell dom. Hvis et selskap ikke overholder disse juridiske kravene, står det overfor en dobbel risiko. Den ene er en ekstern risiko der kontrakten kan bli ugyldig avhengig av motpartens god tro og mangel på feil. Den andre er en mer alvorlig intern risiko der direktører som er involvert i ulovlig forretningsførsel, og til og med de som har oversett slik atferd, kan bli holdt ansvarlig for betydelige erstatningskrav mot selskapet. Å håndtere disse risikoene på en passende måte er en avgjørende ledelsesutfordring for alle selskaper som driver virksomhet i Japan.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å støtte et stort antall nasjonale og internasjonale klienter innen juridiske tjenester relatert til japansk corporate governance. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner, som kan forklare de komplekse kravene i japansk selskapsrett (Japanese Corporate Law) innenfor en internasjonal forretningskontekst og tilby praktisk rådgivning. Vi står klare til å støtte din virksomhet i Japan med en omfattende tilnærming, inkludert styring av styremøter, juridisk due diligence for viktige beslutninger, og risikostyring av styreansvar, for å sikre at din virksomhet opererer jevnt og i samsvar med loven.