Sjekkpunkter ved inngåelse av rådgivningsavtale om ledelse og lignende

De siste årene har forretningsmiljøet endret seg raskt, og det har blitt stadig mer vanlig for selskaper å søke råd fra eksterne eksperter for å forbedre ledelsen. Nylig har trenden med å ansette personer som har utmerket seg i næringslivet som rådgivere for å dra nytte av deres erfaringer i ledelsen, også økt. Derfor vil vi denne gangen forklare rådgivningskontrakter som selskaper inngår med eksperter for ledelsesrådgivning.

Hva er en rådgivningsavtale?

En rådgivningsavtale er en kontrakt som har som mål å få råd fra et faglig ståsted angående selskapets ledelse eller tekniske aspekter. Den juridiske naturen til avtalen er lik den for en såkalt oppdragsavtale, hvor selskapet engasjerer en ekspert til å gi råd, og eksperten aksepterer dette oppdraget. I en vanlig oppdragsavtale er det ikke nødvendigvis slik at den som påtar seg oppdraget er en ekspert, men i en rådgivningsavtale er det alltid et mål å få råd fra en person med spesialisert kunnskap.

Tradisjonelt har man inngått rådgivningsavtaler med autoriserte regnskapsførere, skatterådgivere og bedriftskonsulenter for å få råd om ledelse, regnskap og finans. I tillegg, som nevnt innledningsvis, har det i det siste blitt mer vanlig å inngå rådgivningsavtaler med personer som, selv om de ikke har tittelen bedriftskonsulent, har lang erfaring fra bransjens frontlinje og kan gi råd om salgsaspekter.

Den juridiske naturen til rådgivningsavtaler

Rådgivningsavtaler er juridisk sett en type oppdragsavtale. Når det gjelder oppdragsavtaler, finnes det to hovedtyper: en der betaling er betinget av at et bestemt resultat oppnås (kontraktsarbeid), og en der det ikke garanteres et bestemt resultat, men hvor det er en plikt til å gjøre sitt beste for å oppnå det (oppdragsavtale). I en rådgivningsavtale er det vanligvis rådgivning for å oppnå ledelsesmessige nøkkelindikatorer (KPI) som er arbeidsinnholdet. Gjennomføringen av konkrete tiltak for å oppnå disse nøkkelindikatorene er ledelsens ansvar, som mottar rådgivning fra rådgiveren, og derfor garanterer ikke rådgiveren oppnåelsen av nøkkelindikatorene. Følgelig kan den juridiske naturen til en rådgivningsavtale sies å være en oppdragsavtale. I en oppdragsavtale for rådgivning er arbeidsinnholdet definert som følger. Her refererer甲 til oppdragsgiver og乙 til rådgiver.

Artikkel 〇 (Arbeidsinnhold)
甲 gir乙 i oppdrag å gi råd om 甲s〇〇, og乙 aksepterer dette oppdraget.

Videre, når det gjelder betaling, er det vanlig at det betales et fast beløp månedlig under betegnelsen rådgivningshonorar, siden betaling ikke er betinget av resultatoppnåelse som i kontraktsarbeid.

Artikkel 〇 (Honorar)
甲 skal betale乙 et månedlig honorar på ● yen (ekskl. mva) innen utgangen av hver måned.

For en detaljert forklaring om oppdragsavtaler generelt, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Viktige punkter i rådgivningsavtaler

Nedenfor introduserer vi konkrete klausulforslag for viktige bestemmelser i rådgivningsavtaler, og forklarer hvilke punkter som bør bekreftes for hver bestemmelse. I klausulforslagene refererer “甲” til oppdragsgiveren og “乙” til rådgiveren.

Bestemmelser om arbeidsinnhold

Artikkel 〇 (Arbeidsinnhold)
1.甲 skal overlate til 乙 å svare på spørsmål angående 甲s virksomhet og andre oppgaver som er avtalt mellom 甲 og 乙 (heretter kalt “denne oppgaven”), og 乙 skal akseptere dette.
2.乙 skal, for å utføre denne oppgaven, svare på spørsmål en gang i måneden på den måten som 甲 spesifiserer.

Den viktigste bestemmelsen i en rådgivningsavtale er bestemmelsen om arbeidsinnhold. Når det gjelder arbeidsinnholdet, er det vanlig å definere det abstrakt som i første ledd av klausulforslaget, og deretter bestemme det konkrete arbeidsinnholdet i individuelle avtaler hver gang en spesifikk oppgave oppstår. Imidlertid, i tilfeller hvor rådgivning er begrenset til et bestemt prosjekt, som for eksempel søknader om tilskudd til myndighetene, anbefales det å spesifisere arbeidsinnholdet direkte i hoveddelen av rådgivningsavtalen i stedet for i individuelle avtaler.

En individuell avtale er typisk en stil hvor en bestillings- og akseptbekreftelse utveksles hver gang en spesifikk oppgave oppstår, basert på en grunnleggende avtale. I en rådgivningsavtale er det imidlertid vanlig at oppdragsgiveren sender en forespørsel til rådgiveren via e-post, og at rådgiveren svarer med en aksept eller avslag.
Det andre leddet i klausulforslaget er en bestemmelse som gjelder når det er nødvendig for rådgiveren å gi regelmessige råd om de oppgavene som er mottatt.

For eksempel, i tilfeller som bedriftsrådgivning, er det nødvendig å måle effekten med jevne mellomrom og vurdere neste tiltak basert på dette. Derfor vil det være fastsatt i rådgivningsavtalen at rådgiveren skal gi regelmessige råd. På den annen side, i rådgivningsavtaler hvor rådgivning gis etter behov hver gang en oppgave oppstår, er en bestemmelse om regelmessig rådgivning som i andre ledd av klausulforslaget unødvendig. Derfor må nødvendigheten av det andre leddet i klausulforslaget vurderes basert på formålet med rådgivningsavtalen.

Bestemmelser om godtgjørelse

Artikkel 〇 (Godtgjørelse)
1. Part A skal betale Part B et månedlig honorar på ● yen (ekskl. mva) som rådgivningsavgift, som skal overføres til en bankkonto spesifisert av Part B innen utgangen av hver måned. Overføringsgebyret skal bæres av Part A.
2. Det månedlige honoraret i forrige avsnitt dekker opptil ● timer med arbeid per måned.
3. Hvis det forventes at tiden som kreves for å utføre arbeidet overstiger det som er angitt i forrige avsnitt, må Part B varsle Part A på forhånd. Hvis arbeidstiden i en måned overstiger det som er angitt i forrige avsnitt, og Part B har varslet Part A på forhånd, skal godtgjørelsen for den overskytende tiden være ● yen per time.
4. Vanlige utgifter som kreves for å utføre arbeidet skal bæres av Part B. Hvis Part B pådrar seg spesielle utgifter, kan disse kun kreves fra Part A hvis Part A har gitt forhåndsgodkjenning.

For rådgivningstjenester er det vanlig å inngå en avtale om å betale en fast månedlig godtgjørelse, som angitt i første avsnitt av bestemmelsene. Dette er fordi en rådgivningsavtale forutsetter kontinuerlig rådgivning. Imidlertid, hvis arbeidsmengden i en måned blir for stor, kan det være en ubalanse mellom arbeidsinnsatsen og godtgjørelsen hvis alt dekkes av den faste månedlige godtgjørelsen. Derfor inkluderer man ofte bestemmelser som i andre og tredje avsnitt, som tillater å kreve ekstra betaling hvis den månedlige arbeidstiden overstiger det som er forventet. Rådgiveren må være oppmerksom på at for å kunne kreve ekstra betaling, må man måle arbeidstiden regelmessig.

Hvis det er vanskelig å forutsi plutselige økninger i arbeidsmengden, og hvis tidsstyring er tidkrevende, kan man vurdere å sette en månedlig godtgjørelse som gir rom for en viss mengde ekstra arbeid, i stedet for å inkludere bestemmelser om ekstra betaling. Det er også viktig å være klar over at det kan oppstå konflikter med klienten om rimeligheten av tidsmålingen når man krever ekstra betaling. Derfor bør man vurdere å konsultere klienten på forhånd hvis det er sannsynlig at man vil kreve ekstra betaling for spesifikke oppgaver. Tredje avsnitt av bestemmelsene krever forhåndsvarsel til klienten for å kunne kreve ekstra betaling.

Hvis klienten ønsker å unngå at godtgjørelsen øker mer enn forventet på grunn av timebasert fakturering, kan man be rådgiveren om å estimere nødvendig tid for oppgaven på forhånd og angi et budsjettmaksimum. Fjerde avsnitt av bestemmelsene omhandler kostnader som reise- og kommunikasjonsutgifter som er nødvendige for å utføre arbeidet. I en rådgivningsavtale er det vanligvis ikke store utgifter forbundet med å utføre arbeidet, så det er sjelden at man krever ekstra kostnader fra klienten i tillegg til den månedlige godtgjørelsen. Imidlertid, hvis det er spesielle utgifter, som å implementere et spesielt system for å utføre oppgaven, kan det være nødvendig å kreve disse kostnadene fra klienten. Fjerde avsnitt av bestemmelsene krever forhåndsgodkjenning fra klienten for spesielle utgifter. Hvis slike spesielle utgifter oppstår, bør man dele en detaljert kostnadsoversikt med klienten på forhånd og enten spesifisere dette i rådgivningsavtalen eller lage en separat avtale.

Klausuler om Konkurranseforbud

Artikkel 〇 (Konkurranseforbud)
Part B kan, kun etter å ha gitt forhåndsvarsel til Part A, påta seg en rådgivende rolle for tredjeparter som driver med samme eller konkurrerende virksomhet som Part A, eller utføre arbeid som ligner eller konkurrerer med det aktuelle arbeidet, enten selv eller gjennom en tredjepart.

Spesielt når det gjelder rådgivning innen ledelse eller salg, ønsker ikke oppdragsgivere at deres rådgiver gir lignende råd til konkurrerende selskaper. Hvis dette tillates, kan det føre til at fordelen ved å ha en rådgiver forsvinner, og det er en risiko for at forretningshemmeligheter kan lekke. For oppdragsgivere er det derfor bedre å inkludere en klausul om konkurranseforbud, men for rådgiveren kan et totalforbud mot å tilby tjenester til konkurrerende selskaper begrense inntektskildene betydelig. Derfor vil rådgiveren ofte kreve en kompensasjon som står i forhold til denne begrensningen.

Som et kompromiss kan man, som i klausulutkastet, avtale at rådgiveren skal gi forhåndsvarsel til oppdragsgiveren hvis de mottar en forespørsel fra en konkurrerende part. Ved å gi varsel er det ikke nødvendig å innhente samtykke fra oppdragsgiveren, og rådgiveren kan dermed akseptere oppdrag fra konkurrerende selskaper uten å måtte ta hensyn til oppdragsgiverens ønsker. Samtidig kan oppdragsgiveren være klar over at deres rådgiver også gir råd til konkurrerende selskaper.

Selv om denne artikkelen ikke tar opp temaet lekkasje av forretningshemmeligheter, er dette vanligvis regulert i klausuler om konfidensialitetsplikt i kontrakten. Derfor er det viktig for rådgiveren å forklare og sikre at oppdragsgiveren forstår at så lenge konfidensialitetsplikten overholdes, vil ikke rådgivning til andre selskaper føre til lekkasje av oppdragsgiverens forretningshemmeligheter.

Bestemmelser om immaterielle rettigheter

Artikkel 〇 (Immaterielle rettigheter)
Alle immaterielle rettigheter som oppstår i løpet av utførelsen av dette arbeidet (inkludert rettigheter fastsatt i artikkel 27 og 28 i den japanske opphavsrettsloven) skal tilhøre Part A fra det øyeblikket de oppstår, med unntak av de rettigheter som Part B allerede eide før inngåelsen av denne avtalen eller som Part B spesifiserer separat. Videre skal Part B ikke utøve noen personlige rettigheter knyttet til disse immaterielle rettighetene overfor Part A eller tredjeparter utpekt av Part A.

I rådgivningstjenester kan det være tilfeller hvor man ikke bare gir muntlige råd, men også utarbeider rapporter som visualiserer forretningssituasjonen og markedsanalyser i form av grafer. Siden slike rapporter er utarbeidet for klientens skyld som en del av rådgivningstjenesten, er det vanlig at immaterielle rettigheter knyttet til disse rapportene tilhører klienten. Bestemmelsen foreslår at alle immaterielle rettigheter skal tilhøre klienten. Imidlertid er det nødvendig å reservere immaterielle rettigheter for rådgiveren når det gjelder generiske data som rådgiveren har utarbeidet selv. I slike tilfeller kan man inkludere en erklæring i materialet som leveres til klienten, som sier at “immaterielle rettigheter tilhører rådgiveren”. Bestemmelsen tillater at slike spesifikasjoner kan gjøres separat, slik at immaterielle rettigheter kan reserveres for rådgiveren.

For mer informasjon om opphavsrett og opphavsrettslige personlige rettigheter, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Bestemmelser om kontraktsperiode

Artikkel 〇 (Kontraktsperiode)
Denne kontrakten er gyldig fra kontraktsdatoen og i ● måneder. Med mindre det gis en spesiell melding innen ● dager før utløpsmåneden, fornyes denne kontrakten automatisk for ett år på samme vilkår, og dette gjelder også for fremtidige perioder.

For rådgivningskontrakter som har som mål å motta kontinuerlig rådgivning om ledelse og drift, er det vanlig å sette kontraktsperioden til mellom seks måneder og ett år, og inkludere en automatisk fornyelsesklausul som i eksempelet. Imidlertid, for rådgivningskontrakter som kun har som mål å motta rådgivning om spesifikke prosjekter, kan kontraktsperioden begrenses til den nødvendige perioden for prosjektgjennomføringen, og det kan være uten en automatisk fornyelsesklausul.

Oppsummering

Selv om man sier rådgivningsavtale med ett ord, kan formålet med avtalen og innholdet i de nødvendige rådene variere. Spesielt når det gjelder rådgivning innen salg og ledelse, er det viktig å nøye avstemme forventningene med klienten, da innholdet kan være omfattende. Siden rådgivningsarbeid innebærer en langsiktig kontrakt, anbefales det å konsultere en advokat eller annen ekspert for å sikre at det ikke er noen problemer med klausulene i rådgivningsavtalen, for å unngå konflikter.

Selv om man sier rådgivningsavtale med ett ord, kan formålet med avtalen og innholdet i de nødvendige rådene variere. Spesielt når det gjelder rådgivning innen salg og ledelse, er det viktig å nøye avstemme forventningene med klienten, da innholdet kan være omfattende. Siden rådgivningsarbeid innebærer en langsiktig kontrakt, anbefales det å konsultere en advokat eller annen ekspert for å sikre at det ikke er noen problemer med klausulene i rådgivningsavtalen, for å unngå konflikter.

Veiledning om utarbeidelse og gjennomgang av kontrakter ved vårt firma

Hos Monolith Advokatfirma, som er et advokatfirma med sterk kompetanse innen IT, internett og forretningsjus, tilbyr vi tjenester som utarbeidelse og gjennomgang av ulike kontrakter, ikke bare rådgivningskontrakter, til våre rådgivningskunder og klientbedrifter.

Hvis du er interessert, vennligst se detaljene nedenfor.