Prøveperiode og den juridiske statusen til ikke-fast ansatte i japansk arbeidsrett

Den japanske arbeidsloven bygger et system som kraftig beskytter arbeidstakere. Denne beskyttelsen manifesterer seg i form av betydelige begrensninger på arbeidsgiverens evne til ensidig å avslutte en arbeidskontrakt, det vil si å foreta oppsigelser, så snart en formell arbeidsavtale er inngått. Imidlertid, fra et bedriftsledelsesperspektiv, er det et behov for å evaluere om nyansatte virkelig passer inn i bedriftens kultur og jobbkrav gjennom faktisk arbeid. For å balansere dette ledelsesmessige kravet med prinsippet om arbeidstakerbeskyttelse, finnes det et juridisk system kalt “prøveperiode”. Prøveperioden brukes av mange selskaper som en del av ansettelsesprosessen, men det er ofte misforståelser knyttet til dens juridiske natur og lovligheten av å avslutte en arbeidskontrakt under eller ved utløpet av prøveperioden. Under japansk lov er en arbeidskontrakt i prøveperioden juridisk sett en “arbeidskontrakt med forbehold om oppsigelsesrett”, og handlingen å avslutte en slik kontrakt tilsvarer en “oppsigelse”. Derfor blir dens gyldighet vurdert innenfor rammen av de strenge oppsigelsesreguleringene fastsatt av japansk arbeidsrett. I denne artikkelen vil vi forklare lovligheten av å utøve oppsigelsesretten under prøveperioden, basert på japanske domstolers vurderingskriterier og konkrete rettsavgjørelser. Videre vil vi også vurdere juridiske problemer knyttet til ansettelsesformer for midlertidige arbeidstakere som har en lignende funksjon som prøveperioden, spesielt med hensyn til arbeidsformidling med sikte på fast ansettelse.  

Den juridiske naturen av prøveperioder: Arbeidskontrakter med forbehold om oppsigelsesrett i Japan

I japansk arbeidsrett er den juridiske naturen av prøveperioder klart definert gjennom etablerte rettsprinsipper. Prøveperioden som mange selskaper etablerer ved ansettelse, er ikke bare en evalueringsperiode, men tolkes som at en formell arbeidskontrakt er etablert mellom arbeidsgiver og arbeidstaker fra den første dagen. På dette punktet er det ingen vesentlig forskjell i den juridiske statusen mellom en arbeidstaker i prøveperioden og en arbeidstaker som er fast ansatt.

Det som skiller en arbeidskontrakt under prøveperioden fra en vanlig arbeidskontrakt, er at arbeidsgiveren har forbeholdt seg “oppsigelsesretten”. Den dommen som Japans høyesterett avsa den 12. desember 1973 (kjent som Mitsubishi Plastics-saken) har fortsatt sin gyldighet i dag som en ledende presedens i dette feltet. I denne dommen definerte høyesterett en arbeidskontrakt under prøveperioden som en “arbeidskontrakt med forbehold om oppsigelsesrett”. Dette er en kontrakt som innebærer at arbeidsgiveren, på grunn av begrenset informasjon tilgjengelig i begynnelsen av ansettelsen, forbeholder seg retten til å observere arbeidstakerens kvalifikasjoner, personlighet og evner i forhold til jobben over en viss periode, og basert på denne evalueringen, ta den endelige avgjørelsen om fast ansettelse.

Derfor, når en arbeidsgiver avviser fast ansettelse ved utløpet av prøveperioden, eller avslutter kontrakten under prøveperioden, er det ikke et spørsmål om å nekte å inngå en ny kontrakt, men snarere en ensidig oppsigelse av en allerede etablert arbeidskontrakt fra arbeidsgiverens side, det vil si en “oppsigelse”. Forståelsen av denne juridiske naturen er ekstremt viktig i håndteringen av personal- og arbeidsforhold knyttet til prøveperioder. Dette er fordi en slik handling, som kvalifiserer som “oppsigelse”, vil være underlagt de strenge oppsigelsesreguleringene fastsatt i den japanske arbeidskontraktsloven som vil bli diskutert senere.

Grensene for utøvelsen av retten til å heve en arbeidskontrakt under prøvetid: Misbruk av oppsigelsesrett i henhold til japansk arbeidsrett

En arbeidsgivers rett til å heve en arbeidskontrakt under prøvetiden er ikke ubegrenset. Som nevnt tidligere, blir utøvelsen av retten til å heve kontrakten juridisk sett vurdert som en “oppsigelse”, og derfor underlagt de strenge reguleringene av misbruk av oppsigelsesrett i henhold til artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven (Heisei 20 (2008)).

Artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven fastsetter at “en oppsigelse som mangler objektivt rimelige grunner og som ikke anses som passende i henhold til samfunnets normer, skal anses som et misbruk av rettigheten og dermed være ugyldig”. Denne bestemmelsen krever at en arbeidsgiver, for å si opp en ansatt, må oppfylle to krav: “objektivt rimelige grunner” og “passende i henhold til samfunnets normer”. Dette gjelder også for oppsigelser under prøvetiden.

Imidlertid, når det gjelder oppsigelser under prøvetiden, tar rettspraksis hensyn til prøvetidens særegenheter. I dommen fra Mitsubishi Rayon-saken ble det fastslått at oppsigelser basert på retten til å heve kontrakten ikke kan diskuteres på samme måte som vanlige oppsigelser etter endelig ansettelse, og at det for førstnevnte bør anerkjennes en “bredere rekkevidde av frihet til å si opp”. Dette uttrykket “bredere rekkevidde” betyr ikke at kravene til oppsigelse er mildere, men snarere at omfanget av gyldige grunner for oppsigelse er utvidet. Spesifikt, siden formålet med prøvetiden er å vurdere arbeidstakerens egnethet, kan en konklusjon om manglende egnethet, basert på objektive og rimelige bevis, utgjøre en gyldig grunn for oppsigelse. Mens det er svært vanskelig å si opp en ansatt etter endelig ansettelse kun basert på “mangel på egnethet”, blir dette et sentralt vurderingspunkt under prøvetiden.

I tillegg må man også overholde prosessuelle krav når man utfører en oppsigelse. Artikkel 20 i den japanske arbeidsstandardloven pålegger arbeidsgivere å varsle arbeidstakere minst 30 dager i forveien om oppsigelsen, eller betale et beløp tilsvarende minst 30 dagers gjennomsnittslønn (oppsigelsesvarselgodtgjørelse) når de sier opp en ansatt. Imidlertid, for arbeidstakere under prøvetiden, er denne plikten til å gi oppsigelsesvarsel utelukket hvis oppsigelsen skjer innen 14 dager etter ansettelsen.

Domstolsavgjørelser og vurderingen av lovligheten ved utøvelse av retten til å heve en avtale under japansk rett

Om utøvelsen av retten til å heve en avtale er “objektivt rimelig” og “passende etter samfunnets normer” vurderes til slutt av domstolene i Japan på en sak-til-sak basis. Derfor er det essensielt å analysere tidligere domstolsavgjørelser for å forstå kriteriene for lovlighetsvurderingen på en konkret måte.

Eksempler på gyldige oppsigelser under japansk lov

I tilfeller hvor domstolene har ansett oppsigelser under prøvetiden som gyldige, er det ofte fastslått at den ansatte objektivt sett mangler de forventede ferdighetene eller egnetheten i betydelig grad. Dette gjelder spesielt når en person er ansatt for en spesialistrolle som krever visse ferdigheter eller erfaring, og det viser seg at de grunnleggende evnene mangler, noe som gjør at oppsigelsen blir lettere akseptert.

For eksempel, i saken der en ansatt var ansatt som en kvalifisert sosialforsikringsarbeider og forventet å håndtere arbeidsforvaltningsoppgaver, men ikke kunne utføre grunnleggende oppgaver (Klimaklær-saken, Tokyo High Court, 3. august 2016 (Heisei 28)), anerkjente retten oppsigelsen som gyldig. I slike tilfeller kan det tolkes at bedriftens plikt til å tilby omfattende opplæring er begrenset. På samme måte ble en ansatt i et verdipapirfirma, som ble ansatt for å være umiddelbart operativ, men som gjentatte ganger gjorde feil til tross for flere runder med veiledning og uten tegn til forbedring, funnet å ha en gyldig avvisning av fast ansettelse i saken (G-selskapet, Tokyo District Court, 25. februar 2019 (Heisei 31)). Disse dommene antyder at utøvelsen av en rett til å heve en avtale kan være berettiget når det er klart at den ansatte mangler de sentrale ferdighetene som var forutsatt ved ansettelsen.  

Tilfeller hvor oppsigelse er blitt ansett som ugyldig i Japan

På den ene siden er det tilfeller hvor domstolene har ansett oppsigelser som ugyldige, og disse har ofte involvert problemer med arbeidsgiverens håndtering. De vanligste typene inkluderer situasjoner hvor grunnlaget for oppsigelsen mangler objektivt bevis, eller hvor arbeidsgiveren har forsømt nødvendig veiledning og opplæring.

I en sak hvor et designfirma avviste fast ansettelse av en ansatt på grunn av manglende evne til å lage tegninger, til tross for at vedkommende ble ansatt som erfaren (Designfirmaets ansattes oppsigelsessak, Tokyo District Court, 28. januar 2015 (2015)), erklærte retten oppsigelsen for ugyldig. Retten påpekte at firmaets instruksjoner manglet spesifisitet, og at det var en mangel på objektive bevis for å fastslå at den ansattes evner var utilstrekkelige. I en annen sak, hvor en ansatt som var ansatt som veterinær og gjorde feil i arbeidet, men hvor det ikke kunne sies at det ikke var rom for forbedring, ble fast ansettelse avvist (Fanimedick-saken, Tokyo District Court, 23. juli 2013 (2013)), ble oppsigelsen også ansett som ugyldig. Disse tilfellene viser at prøveperioden ikke bare er en periode for å evaluere ansatte, men også en periode hvor arbeidsgiveren skal gi passende veiledning og muligheter for forbedring. Hvis arbeidsgiveren forsømmer denne prosessen, øker risikoen for at en oppsigelse blir ansett som ugyldig, selv om det foreligger problemer med den ansattes ytelse.  

Komparativ analyse

Når vi sammenligner disse rettsavgjørelsene, blir det tydelig hva som utgjør grenselinjen for gyldigheten av oppsigelser i prøveperioden i Japan. Dommen baseres ikke bare på den ansattes prestasjoner, men også på en helhetlig vurdering av prosessen, inkludert jobbinnholdet ved ansettelse (om det er en spesialistrolle eller ikke), problemets natur og alvorlighetsgrad, og fremfor alt, arbeidsgiverens veiledning og muligheter for forbedring. Oppsigelse av ansatte som er ansatt i spesialistroller og som ikke kan utøve sin spesialitet, kan lettere rettferdiggjøres, mens det forventes mer omfattende veiledning og opplæring fra selskapets side for uerfarne eller nyutdannede. Oppsigelser basert på en vag “mangel på kompetanse” har en svært høy sannsynlighet for å bli ansett som juridisk ugyldige uten konkrete veiledningsopptegnelser eller objektive vurderinger.

Tabellen nedenfor sammenligner de viktigste punktene i dommene fra representative rettssaker.

Juridiske problemstillinger knyttet til ikke-fast ansatte og prøveperioder i Japan

På samme måte som prøveperioder tillater bedrifter å vurdere en arbeidstakers egnethet, finnes det også mekanismer for å vurdere ikke-fast ansatte i Japan. Spesielt tilbyr rammen for bemanningsarbeid muligheter for juridisk risikostyring som er forskjellig fra direkte ansettelser.

Avslag på fast ansettelse ved introduksjonsutleie i Japan

“Introduksjonsutleie” er en form for arbeidsutleie i Japan hvor det er forutsatt at utleide arbeidstakere skal bli direkte ansatt av utleiebedriften etter endt utleieperiode. I henhold til den japanske arbeidsutleieloven er utleieperioden begrenset til maksimalt seks måneder, og denne perioden fungerer i praksis som en prøveperiode.  

Den avgjørende juridiske forskjellen mellom introduksjonsutleie og en direkte ansettelses prøveperiode ligger i naturen av avslaget på fast ansettelse etter utløpet av perioden. Mens avslag på fast ansettelse etter en direkte ansettelses prøveperiode regnes som en “oppsigelse”, tolkes avslag på fast ansettelse ved introduksjonsutleie i utgangspunktet som et “avslag på å inngå en direkte arbeidskontrakt”.

En viktig rettsavgjørelse i denne sammenhengen er Nintendo-saken (Kyoto District Court, Reiwa 6 (2024) February 27th decision). I denne saken påpekte retten at introduksjonsutleiesystemet “naturlig forutsetter at det kan forekomme tilfeller hvor direkte ansettelse ikke oppnås”, og konkluderte med at arbeidstakerens forventning om direkte ansettelse ikke er en rettighet som er juridisk beskyttet. Som et resultat ble utleiebedriftens avslag på direkte ansettelse ansett som lovlig. Denne dommen viser at ved bruk av introduksjonsutleie kan utleiebedriften vurdere arbeidstakerens egnethet med en lavere juridisk risiko sammenlignet med en direkte ansettelses prøveperiode. Dette skyldes at det ikke eksisterer et direkte arbeidskontraktsforhold mellom utleiebedriften og arbeidstakeren i løpet av utleieperioden.  

Begrensninger på varigheten av utleide arbeidstakere og direkte ansettelse i Japan

I henhold til den japanske arbeidsutleieloven (Japanese Worker Dispatch Law) er det fastsatt at en utleid arbeidstaker kan fortsette å arbeide i den samme organisatoriske enheten på samme arbeidsplass i maksimalt tre år. Når denne tidsbegrensningen er nådd, og hvis bedriften ønsker å fortsette å benytte arbeidstakeren, anses det som om bedriften har tilbudt arbeidstakeren direkte ansettelse. Det er imidlertid viktig å merke seg at denne forpliktelsen til å tilby ansettelse ikke nødvendigvis krever at arbeidstakeren ansettes som en fast ansatt uten tidsbegrensning; det er også mulig å tilby en tidsbegrenset kontrakt.

Oppsummering

Under det japanske arbeidsrettsystemet er prøveperioden et viktig ledelsesverktøy for å vurdere egnetheten til nyansatte. Det er imidlertid ikke en periode der arbeidsgivere fritt kan avskjedige ansatte. Arbeidskontrakter under prøveperioden er “arbeidskontrakter med forbehold om oppsigelsesrett”, og avslutningen av disse regnes som “oppsigelse”, som er gjenstand for streng granskning under misbruk av oppsigelsesrettens prinsipper. For å rettferdiggjøre utøvelsen av forbeholdt oppsigelsesrett juridisk, er det avgjørende med objektive og rasjonelle grunner som støtter manglende egnethet, en rettferdig vurderingsprosess, og fremfor alt, tilbud om nøye veiledning og muligheter for forbedring. Rettspraksis har en tendens til å dømme strengt mot lettvinte oppsigelser som mangler disse prosessene. På den annen side kan rammer for atypisk ansettelse, som for eksempel bemanningsformidling med sikte på fast ansettelse, tilby en annen risikoprofil enn direkte ansettelser og kan være et effektivt alternativ under visse omstendigheter. Å forstå disse juridiske rammene nøyaktig og praktisere passende personal- og arbeidsforvaltning er nøkkelen til å forhindre juridiske konflikter og realisere stabil forretningsdrift.

Monolith Law Office har en rik historie med å tilby spesialiserte juridiske tjenester til et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt, i komplekse arbeidsrettslige saker, som beskrevet i denne artikkelen. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, som forstår nyansene i japanske ansettelsespraksiser og juridiske reguleringer, og som kan gi kraftig støtte til bedrifter som driver internasjonal virksomhet. Vi bistår med etablering av prøveperioder, utforming av arbeidsreglement, håndtering av oppsigelsessaker, og alle andre henvendelser relatert til personal- og arbeidsforhold.