Explicação Jurídica sobre a Criação de Estatutos na Constituição de Empresas no Japão

No processo de estabelecimento de uma empresa no Japão, a criação dos estatutos não é meramente um passo procedimental. Os estatutos são um documento legal que define a organização, operação e as regras fundamentais da empresa, sendo também conhecidos como a ‘constituição da empresa’. A forma como este documento é desenhado e elaborado tem um impacto profundo na estrutura de governança da empresa após a sua fundação, nos processos de tomada de decisão e até no potencial de crescimento futuro. As disposições dos estatutos têm um poderoso efeito vinculativo legal sobre os acionistas, diretores e a própria empresa, e a sua criação exige conformidade com as regras rigorosas estabelecidas pela Lei das Sociedades Japonesas. Este artigo explica detalhadamente a estrutura básica dos estatutos sob a lei das sociedades japonesas, os itens que devem ser obrigatoriamente incluídos, os itens que precisam ser mencionados para conferir certos efeitos legais e os itens que podem ser opcionalmente incluídos para refletir a individualidade da empresa. Em particular, focamos em pontos de discussão críticos que estão diretamente ligados às decisões de gestão, como a interpretação do ‘objetivo’ que define o escopo das atividades empresariais e as complexas regras relacionadas com ‘contribuições em espécie’, que são investimentos feitos com bens que não são dinheiro. Por fim, detalhamos também os procedimentos de autenticação essenciais para que os estatutos criados tenham efeito legal, fornecendo um conhecimento jurídico abrangente para construir a base da fundação de uma empresa.

Estrutura Básica dos Estatutos: Três Tipos de Cláusulas

A lei das sociedades japonesas (Japanese Companies Act) classifica as cláusulas que devem constar nos estatutos em três categorias, de acordo com a sua natureza jurídica. São elas: “cláusulas absolutamente obrigatórias”, “cláusulas relativamente obrigatórias” e “cláusulas facultativas”. Esta estrutura tripartida reflete a intenção legislativa de garantir um quadro legal mínimo comum a todas as empresas, ao mesmo tempo que permite que cada empresa desenhe a sua governança de forma flexível, de acordo com as suas circunstâncias específicas.

As cláusulas absolutamente obrigatórias são, como o nome indica, aquelas que devem constar obrigatoriamente nos estatutos. Se qualquer uma destas cláusulas estiver ausente ou se o seu conteúdo for legalmente inválido, os estatutos como um todo serão inválidos e a constituição da empresa não será reconhecida. Isto deve-se ao facto de incluírem informações essenciais para identificar a identidade básica da empresa, como o nome comercial, o objetivo e a localização da sede, que são cruciais para garantir a segurança nas transações.

Em seguida, as cláusulas relativamente obrigatórias não afetam a validade dos estatutos se não estiverem incluídas. No entanto, se a empresa desejar estabelecer regras relativas a essas matérias, elas devem constar nos estatutos para terem efeito legal. Por exemplo, disposições que restrinjam a transferência de ações ou que estabeleçam a criação de um conselho de administração enquadram-se nesta categoria. Como muitas vezes estabelecem disposições que diferem das regras principais definidas pela lei das sociedades japonesas, a sua inclusão nos estatutos visa esclarecer a sua força legal e vincular todos os acionistas e partes interessadas.

Por fim, as cláusulas facultativas são aquelas que não pertencem às duas categorias anteriores e que a empresa pode estabelecer livremente, desde que não contrariem a lei das sociedades japonesas, outras leis imperativas ou a ordem pública e bons costumes. Exemplos incluem a definição do exercício fiscal ou o período de convocação da assembleia geral ordinária de acionistas. Embora estas matérias possam ser estabelecidas em regulamentos internos que não os estatutos, a sua inclusão nos estatutos aumenta a importância das disposições e exige procedimentos rigorosos, como uma resolução especial da assembleia de acionistas para alterações, garantindo assim a estabilidade da gestão. Portanto, decidir quais matérias incluir nos estatutos como que categoria é uma decisão estratégica importante que deve levar em conta a futura operação da empresa.

Elementos Essenciais Absolutos na Constituição de uma Empresa no Japão

Os elementos essenciais absolutos constituem as informações mais importantes que formam a base da personalidade jurídica de uma empresa. O Artigo 27 da Lei das Sociedades por Ações do Japão estabelece que os estatutos de uma sociedade por ações devem conter obrigatoriamente os seguintes cinco itens:

1. Objetivo
2. Nome comercial
3. Localização da sede principal
4. O valor ou o montante mínimo do capital subscrito no momento da constituição
5. Nomes ou denominações e endereços dos fundadores

Entre estes, a especificação do ‘objetivo’ é particularmente crucial, pois define legalmente o âmbito das atividades da empresa. O objetivo da empresa deve possuir legalidade, lucratividade e clareza. No entanto, existe uma discrepância notável entre a interpretação legal e as exigências práticas no que diz respeito ao ‘âmbito do objetivo’.

O Supremo Tribunal do Japão, em decisões como a conhecida como o caso da Yawata Steel (decisão do plenário do Supremo Tribunal de 24 de junho de 1970), tem consistentemente defendido que, embora a capacidade de direito de uma empresa seja limitada pelo objetivo estipulado nos seus estatutos, o âmbito deste deve ser interpretado de forma ampla. Segundo a jurisprudência, as ações de uma empresa não se limitam apenas ao objetivo expressamente declarado nos estatutos, mas também incluem ‘todos os atos diretamente ou indiretamente necessários’ para a realização desse objetivo. Esta interpretação visa proteger terceiros que realizam transações com a empresa e garantir a segurança das transações. Se as ações de uma empresa fossem estritamente limitadas ao âmbito do seu objetivo, as contrapartes nas transações seriam constantemente obrigadas a verificar se a transação está dentro do escopo dos estatutos da empresa, o que poderia prejudicar a fluidez das atividades econômicas.

Contudo, esta interpretação legal ampla não é aplicável em todos os contextos práticos. Por exemplo, ao receber financiamento de uma instituição financeira, se o negócio objeto do empréstimo não estiver claramente especificado no objetivo dos estatutos, a aprovação do financiamento pode enfrentar dificuldades. Além disso, em setores como construção e agências de emprego temporário, onde é necessária uma licença administrativa para operar, a inclusão do tipo de negócio no objetivo dos estatutos é uma condição prévia para a concessão da licença. Durante inspeções fiscais, também pode surgir a questão de se as despesas geradas por atividades não especificadas nos estatutos serão reconhecidas como despesas empresariais.

Portanto, mesmo que legalmente o âmbito das atividades de uma empresa seja amplamente reconhecido, para prevenir obstáculos práticos e assegurar uma gestão empresarial eficiente, é uma estratégia prudente incluir nos estatutos, de forma concreta e abrangente, não apenas os negócios atuais, mas também aqueles que se pretende desenvolver no futuro.

Requisitos para a Eficácia dos Assuntos de Declaração Relativa sob a Lei Japonesa

Os assuntos de declaração relativa são matérias que, respeitando a autonomia da empresa, exigem a inclusão nos estatutos como condição para a sua eficácia, devido ao potencial impacto significativo que podem ter sobre os interesses dos acionistas, credores e outras partes interessadas. Se esses assuntos não estiverem descritos nos estatutos, mesmo que aprovados em assembleia geral de acionistas, serão legalmente inválidos.

Exemplos comuns de assuntos de declaração relativa incluem disposições sobre restrições à transferência de ações, a criação de órgãos como o conselho de administração ou o auditor, e a nomeação de um gestor do registo de acionistas. Estas disposições permitem que a empresa adicione a sua própria configuração às regras uniformes da Lei das Sociedades Japonesas, mas, dada a sua importância, a sua inclusão nos estatutos fundamentais é exigida.

Dentro dos assuntos de declaração relativa, aqueles que estão sujeitos a uma disciplina particularmente rigorosa são os ‘assuntos de estabelecimento atípico’, conforme estabelecido no Artigo 28 da Lei das Sociedades do Japão (Japanese Companies Act). Este termo refere-se a assuntos relacionados com um estabelecimento ‘atípico’, diferente da fundação normal através de contribuições monetárias. Os assuntos de estabelecimento atípico incluem os seguintes quatro:

• Contribuições em espécie: contribuições para a empresa com bens que não sejam dinheiro;
• Aquisição de bens: contrato pelo qual os promotores se comprometem a adquirir certos bens após a formação da empresa;
• Remuneração dos promotores e outros benefícios especiais: benefícios patrimoniais recebidos pelos promotores como recompensa pelo seu papel na criação da empresa;
• Custos relacionados com a formação da sociedade anónima suportados pela empresa.

O que é comum a estes assuntos é o risco de que, numa fase inicial e vulnerável, quando ainda não existe um órgão de decisão independente, a base patrimonial da empresa possa ser prejudicada pela discrição dos promotores. Por exemplo, se os ativos de baixo valor forem sobrevalorizados em contribuições em espécie, ou se os promotores receberem remuneração excessivamente alta, o capital da empresa recém-formada poderá ser apenas nominal, criando uma ‘empresa vazia’ sem valor substancial.

Para prevenir tal situação e assegurar a base patrimonial da empresa, a Lei das Sociedades do Japão exige que estes assuntos de estabelecimento atípico sejam incluídos nos estatutos e, além disso, impõe geralmente uma investigação por um inspetor nomeado pelo tribunal, estabelecendo assim múltiplas funções de verificação.

O Cerne da Constituição de Empresas por Aportes Não Monetários e a sua Regulação Legal no Japão

Dentro dos assuntos relacionados à constituição de empresas, o aporte não monetário é aquele que é mais frequentemente utilizado na prática e que possui a regulamentação mais detalhada. Aporte não monetário refere-se ao sistema pelo qual, em vez de dinheiro, ativos como imóveis, veículos ou direitos de propriedade intelectual são investidos, recebendo-se em troca a emissão de ações da empresa. Este sistema oferece a vantagem de poder fortalecer o capital social da empresa utilizando ativos possuídos, mesmo quando há escassez de capital líquido.

Contudo, para garantir a objetividade da avaliação e prevenir a inflação artificial do valor do capital, a lei das sociedades japonesas impõe regulamentações rigorosas sobre o aporte não monetário. Estas regulamentações baseiam-se no princípio fundamental de “fortalecimento do capital”, que visa assegurar a base patrimonial da empresa e proteger os credores.

Em primeiro lugar, ao realizar um aporte não monetário, é necessário detalhar na constituição da empresa, conforme o Artigo 28, Número 1 da Lei das Sociedades do Japão, informações como o nome do investidor, os ativos a serem investidos e o seu valor, bem como o número de ações a serem atribuídas ao investidor.

Em segundo lugar, como regra geral, após a autenticação da constituição, deve-se solicitar ao tribunal a nomeação de um inspetor para avaliar o valor dos ativos investidos (Artigo 33 da Lei das Sociedades do Japão). Este procedimento pode ser demorado e custoso, representando um fardo significativo na prática.

Por isso, a Lei das Sociedades do Japão estabelece casos excepcionais nos quais a rigorosa inspeção pelo inspetor não é necessária. Na prática, a maioria dos aportes não monetários é realizada utilizando-se destas disposições excepcionais. As exceções são geralmente permitidas nos seguintes três casos:

• Quando o valor total dos ativos não monetários especificados na constituição é inferior a 5 milhões de ienes.
• Quando os ativos investidos são valores mobiliários com preço de mercado e o valor especificado na constituição não excede esse preço de mercado.
• Quando o valor especificado na constituição é considerado adequado com base na certificação de profissionais como advogados, contadores públicos certificados ou consultores fiscais (no caso de imóveis, é também necessária a avaliação de um avaliador de imóveis).

Em terceiro lugar, a Lei das Sociedades do Japão estabelece um sistema de responsabilidade retrospectiva. O Artigo 52 da Lei das Sociedades do Japão determina que, se o valor real dos ativos aportados na constituição da empresa for “significativamente inferior” ao valor especificado na constituição, os promotores e diretores no momento da constituição são solidariamente responsáveis por pagar à empresa a diferença (responsabilidade de compensação de valor). Esta responsabilidade é, em princípio, uma responsabilidade sem culpa, sendo portanto muito grave. Os profissionais que certificaram o valor também são solidariamente responsáveis, a menos que possam provar que não foram negligentes.

Assim, a Lei das Sociedades do Japão, através de uma tríplice regulamentação que inclui a especificação na constituição, a inspeção prévia e a responsabilidade posterior, previne o abuso do aporte não monetário e assegura substancialmente o princípio do fortalecimento do capital.

Itens Opcionais de Inclusão nos Estatutos que Refletem a Personalidade da Empresa

Os itens opcionais de inclusão nos estatutos são regras que uma empresa pode decidir incluir nos seus estatutos para facilitar a sua gestão, além dos itens de inclusão obrigatória ou relativa. Estes itens não se tornam inválidos legalmente se não estiverem incluídos nos estatutos e podem ser estabelecidos em regulamentos internos inferiores, como as regras do conselho de administração. No entanto, incluí-los deliberadamente nos estatutos, que são a norma suprema da empresa, tem um significado importante.

Para alterar os itens incluídos nos estatutos, é geralmente necessário uma resolução especial da assembleia geral de acionistas, ou seja, a presença de acionistas com mais de metade dos direitos de voto e a aprovação de pelo menos dois terços dos direitos de voto dos acionistas presentes. Isto representa requisitos muito mais rigorosos em comparação com os regulamentos internos da empresa, que podem ser alterados com mais facilidade através de uma resolução do conselho de administração.

Portanto, decidir quais itens incluir nos estatutos como itens opcionais é uma decisão estratégica que leva em conta o equilíbrio entre a “flexibilidade” e a “estabilidade” da gestão. Por exemplo, é comum estabelecer os seguintes itens como itens opcionais de inclusão:

• Período de convocação da assembleia geral ordinária de acionistas
• Número de diretores e auditores
• Método de determinação da remuneração dos executivos
• Ano fiscal

Especialmente em joint ventures com vários acionistas ou empresas que recebem investimentos de investidores externos, “fixar” regras operacionais específicas nos estatutos como itens opcionais pode ser um meio eficaz de proteger os direitos dos acionistas minoritários e garantir a adesão aos acordos entre os fundadores. Por exemplo, ao especificar o número de diretores nos estatutos, é possível prevenir que os acionistas majoritários alterem unilateralmente a composição do conselho de administração. Dessa forma, os itens opcionais de inclusão funcionam como uma ferramenta de governança para refletir a personalidade da empresa e a dinâmica entre as partes interessadas, prevenindo conflitos futuros.

Última Etapa na Criação de Estatutos: O Processo de Autenticação

Na fundação de uma sociedade anónima no Japão, os estatutos iniciais criados pelos promotores devem ser autenticados por um notário, conforme estabelecido no Artigo 30, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades Japonesas. Este processo de autenticação é um passo crucial para garantir a clareza dos estatutos, prevenir disputas futuras e atestar oficialmente que os estatutos foram elaborados de acordo com procedimentos legais apropriados.

Existem dois métodos de autenticação: a tradicional “autenticação por documento escrito” e a moderna “autenticação de estatutos eletrónicos”. A principal diferença entre os dois reside nos custos, especialmente no que diz respeito à existência ou não de imposto de selo. Os estatutos redigidos em papel são considerados documentos tributáveis sob a Lei do Imposto de Selo do Japão, exigindo a aplicação de um selo fiscal de 40.000 ienes. Por outro lado, os estatutos eletrónicos, sendo dados eletrónicos, não se enquadram na categoria de “documentos” e, portanto, não estão sujeitos a este imposto de selo.

Contudo, para criar e autenticar estatutos eletrónicos, são necessários equipamentos específicos, como software para assinatura eletrónica, leitores de cartões IC, e certificados eletrónicos armazenados em cartões My Number. Se estas ferramentas tiverem de ser preparadas individualmente do zero, o investimento inicial pode exceder a economia feita com o imposto de selo. Por isso, especialmente no caso de uma fundação de empresa única, recorrer a profissionais como solicitadores judiciais ou advogados, que já têm um ambiente de autenticação eletrónica estabelecido, pode ser a escolha mais eficiente em termos de custos e tempo.

A tabela a seguir resume as principais diferenças entre a autenticação por documento escrito e a autenticação eletrónica.

Como a tabela indica, a autenticação eletrónica tem uma clara vantagem de não incorrer em imposto de selo, mas para aproveitar esse benefício, é necessário um preparo técnico. É importante escolher o método mais adequado à situação da sua empresa.

Conclusão

Como detalhado neste artigo, os estatutos não são meramente um dos documentos de constituição, mas sim o documento mais importante que estabelece a identidade legal, a governança e a essência da gestão empresarial de uma companhia. Sobre a estrutura obrigatória dos elementos absolutos, a concepção estratégica das instituições da empresa é realizada através dos elementos relativos, e as regras de operação únicas são tecidas por meio dos elementos opcionais, completando assim uma ‘constituição’ personalizada para cada empresa. Em particular, o equilíbrio entre a interpretação legal e as exigências práticas na redação do ‘objetivo’ que define o âmbito de negócios da empresa, e as complexas regras relacionadas com ‘contribuições em espécie’ que materializam o princípio do capital integralizado, são difíceis de abordar adequadamente sem conhecimento especializado. Compreender estas disposições corretamente e refleti-las apropriadamente nos estatutos é essencial para construir uma base sólida que minimize riscos legais futuros e alcance um crescimento sustentável.

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