Что должны знать руководители и члены правления о своей ответственности? Объяснение рисков и мер предосторожности

Руководители и члены правления компаний сталкиваются с необходимостью принимать ключевые решения и выполнять важные задачи, однако это всегда сопровождается юридической ответственностью и операционными рисками. Неправильные суждения или действия могут привести к судебным искам, требованиям о компенсации ущерба, а также конфликтам с акционерами и сотрудниками, что может оказать серьезное воздействие на компанию. Подготовка к таким рискам, правильное понимание ответственности членов правления и принятие соответствующих мер являются ключевыми для стабильности управления и устойчивого роста бизнеса.

В данной статье мы подробно рассмотрим случаи, когда лица, занимающиеся управлением, могут быть привлечены к ответственности, и представим конкретные меры, которые помогут руководителям и членам правления уверенно выполнять свои обязанности.

Что такое ответственность руководителей

Лица, участвующие в управлении компании в качестве руководителей, должны упорядочить вопросы своей ответственности и принять соответствующие меры. Находясь в положении руководителя, в следующих случаях вы несете обязанность возместить ущерб:

• Если вы причинили ущерб компании
• Если вы вызвали утечку денежных средств из компании
• Если из-за злого умысла или грубой небрежности в вашей работе третьим лицам был причинен ущерб

Преследование ответственности со стороны акционеров или третьих лиц представляет собой значительный риск для руководителей. Для того чтобы способствовать росту компании и защитить свою карьеру и активы, необходимо принимать соответствующие меры управления рисками и быть готовым к ответственности.

Лица, занимающие следующие позиции, могут быть привлечены к ответственности за действия руководства:

• Лица, занимающие должности руководителей в компаниях (публичных, венчурных, малых и средних предприятиях)
• Лица, которые основали собственную компанию и передали управление третьим лицам
• Лица, принявшие приглашение занять должности независимых директоров или аудиторов
• Лица, которые лишь формально включены в список руководителей

Поскольку вопросы ответственности руководителей могут возникнуть неожиданно, важно хорошо понимать случаи, когда может быть предъявлена ответственность, и методы реагирования на них.

Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание, подготавливаясь к ответственности за ущерб со стороны руководства

Существует множество видов ответственности руководства, но мы рассмотрим общие меры подготовки, которые должны быть в центре внимания руководителей в контексте любой ответственности за ущерб.

Подготовка доказательств

Для адекватного ведения переговоров и возражений в случае привлечения к ответственности необходимо иметь подтверждающие доказательства.

Ответственность руководства имеет множество аспектов, и существуют различные доказательства, которые следует подготовить заранее. Однако в случае привлечения к ответственности за нарушение долга добросовестности или ненадлежащее выполнение обязанностей, следующие документы всегда являются ключевыми доказательствами:

Особенно важно обеспечить достоверность доказательств по ключевым фактам, чтобы они выдержали судебное разбирательство. К доказательствам с высокой степенью достоверности относятся следующие документы:

• Документы о распоряжении
• Договоры, квитанции
• Рабочие журналы, накладные, товарные чеки
• Бухгалтерские книги

В случае возможного привлечения к ответственности следует постоянно управлять и хранить информацию, которая может служить доказательством.

Организация доказательств

Доказательства необходимо не только иметь, но и организовать таким образом, чтобы их можно было использовать при привлечении к ответственности.

Проблемы ответственности руководства не ограничиваются только нарушением долга добросовестности или ненадлежащим выполнением обязанностей, но также могут включать привлечение к ответственности за незаконные действия в соответствии с гражданским законодательством. Поэтому не всегда легко предвидеть все ситуации, в которых может потребоваться привлечение к ответственности. При возникновении конкретной проблемы необходимо организовать доказательства, соответствующие конкретному случаю.

Сначала следует уточнить содержание претензий и выстроить доказательства, соответствующие фактам, на которых основан иск, независимо от того, выгодны они или нет.

Затем следует рассмотреть доказательства, необходимые для поддержки истории, которую вы будете объяснять в суде.

На практике рекомендуется обратиться к адвокату, как только вы почувствуете, что может возникнуть проблема.

Случаи, когда может быть поднят вопрос о ответственности руководителей: нарушение обязанностей добросовестного управления и лояльности

Руководители могут быть привлечены к ответственности за обязанности, которые они несут перед компанией в ходе своей деятельности. В данной статье мы рассмотрим случаи, когда может быть поднят вопрос о нарушении обязанностей добросовестного управления и лояльности.

Что такое нарушение обязанностей добросовестного управления и лояльности

Руководители компании несут обязанности добросовестного управления и лояльности по отношению к компании.

В случае нарушения этих обязанностей, руководители несут ответственность за возмещение ущерба компании, вызванного их недобросовестным выполнением обязанностей.

Руководителям необходимо проявлять особую осторожность, чтобы не вызвать подозрений в нарушении своих обязанностей. Они должны полностью выполнять обязанности добросовестного управления и лояльности, избегать умышленных действий и халатности, а также должны организовать и сохранять документацию, способную подтвердить выполнение этих обязанностей.

В случае нарушения законодательства

Выбор действий, противоречащих законодательству, в процессе принятия управленческих решений недопустим в любых обстоятельствах. Даже если нарушение произошло без вины, существует вероятность нести за это ответственность, поэтому необходимо проявлять осторожность.

Под «законодательством» здесь подразумеваются все нормативные акты, которым компания должна следовать при ведении своей деятельности. Для руководителей важно глубоко понимать конкретные действия, которые могут привести к нарушению законодательства.

Когда вас обвиняют в нарушении устава компании

Устав компании – это основной документ, определяющий цели, организацию и методы управления компании, и все члены руководства обязаны соблюдать его в соответствии с Японским законом о компаниях. В устав включены следующие положения:

• Цели компании и виды её деятельности
• Срок полномочий членов руководства и правила их назначения и отставки
• Правила распределения прибыли и передачи акций

Устав является официальным документом, который регистрируется и служит обещанием компании её акционерам и заинтересованным сторонам.

Вопрос о том, входит ли действие в рамки целей, указанных в уставе, решается на основе необходимости, исходя из объективной природы действия. Однако такое решение может варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств, что делает его труднопредсказуемым.

Необходимо регулярно проверять содержание устава, пересматривать соответствие управленческой политики, укреплять систему взаимного контроля между членами руководства и сотрудничество с юридическим отделом. В случае необходимости изменения устава, следует провести соответствующие процедуры через общее собрание акционеров.

Случаи, когда может быть оспорено решение управления

Директорам предоставляется дискреционное право ведения дел в соответствии с принципами управленческого решения, поэтому они в основном не несут ответственности за убытки, вызванные неудачными управленческими решениями. Однако ответственность за ошибки в управленческих решениях может быть возложена в следующих случаях:

• Если в процессе признания фактов, лежащих в основе управленческого решения (сбор и анализ информации и т.д.), имеются небрежные ошибки
• Если в процессе принятия решений на основе признания фактов и содержание этих решений имеют явную нерациональность

При принятии рискованных управленческих решений важно тщательно изучить судебную практику, чтобы понять, что именно может быть оспорено как нарушение принципов управленческого решения. Для того чтобы избежать подозрений в нерациональности принимаемых решений во время управленческого решения, важно тщательно организовать доказательства, такие как протоколы заседаний и материалы для обсуждения.

Ответственность за сделки с конфликтом интересов

Сделки с конфликтом интересов относятся к транзакциям, в которых интересы компании и её руководителей противоречат друг другу. При осуществлении таких сделок требуется одобрение совета директоров. Даже если сделка одобрена, она не должна приводить к убыткам для компании. Руководители, нарушившие это правило, могут быть признаны неисполнением своих обязанностей.

Случаи привлечения к ответственности за сделки с конфликтом интересов встречаются часто, и юридическая ответственность в таких случаях усиливается. Если невозможно полностью исключить возможность сделки с конфликтом интересов, необходимо проявлять особую осторожность, чтобы не причинить ущерб компании.

Ответственность за совершение конкурирующих сделок

Конкурирующие сделки — это когда директор компании совершает сделки в той же сфере, что и бизнес компании, для себя или третьих лиц. Если это делается без одобрения совета директоров, это может рассматриваться как нарушение законодательства и ненадлежащее исполнение обязанностей.

При определении ответственности за конкурирующие сделки важно установить, является ли сделка, совершенная руководителем, конкурирующей.

Конкурирующими считаются сделки, которые конкурируют с действующим бизнесом компании на рынке и вызывают конфликт интересов. Это включает не только уже осуществляемые виды деятельности, но и те, в которых участие компании достаточно вероятно, а также временно приостановленные бизнес-направления.

Ущерб компании обычно оценивается исходя из прибыли, полученной директором или третьими лицами в результате конкурирующих сделок.

Когда вас могут привлечь к ответственности за нарушение обязанностей надзора и контроля

Обязанности надзора и контроля подразумевают долг следить за тем, чтобы другие члены руководства и сотрудники не совершали неправомерные действия. При оценке того, были ли нарушены обязанности надзора и контроля, важно учитывать, является ли объект надзора членом руководства или сотрудником, а также были ли условия для осуществления контроля. Вопрос заключается в том, до какой степени необходимо было выполнять обязанности.

Для тщательной профилактики следует проконсультироваться с адвокатом. Обращение за консультацией к адвокату и последующее действие на основе полученных рекомендаций сами по себе являются доказательством исполнения обязанностей надзора и контроля. Кроме того, важно создать и эффективно управлять системой, которая позволит обнаруживать проблемное поведение других членов руководства, даже если эти вопросы не поднимаются на уровне совета директоров.

Когда вас могут привлечь к ответственности за нарушение обязанности построения системы внутреннего контроля

Обязанность построения системы внутреннего контроля – это обязанность создать систему, необходимую для обеспечения надлежащего ведения дел компании. Если система вообще не построена, или построена, но не соответствует необходимым стандартам и не позволяет предотвратить или решить проблемы, связанные с действиями руководителей или сотрудников, то руководители могут быть привлечены к ответственности за нарушение обязанности.

При оценке нарушения обязанности следующие случаи обычно не рассматриваются как нарушение:

• Если была создана система управления, способная предотвратить обычно предполагаемые случаи мошенничества
• Если у директоров не было особых обстоятельств, которые позволили бы предвидеть возникновение мошенничества

Необходимо учитывать общепринятые стандарты, индивидуальные обстоятельства компании и официальные руководящие принципы, а также провести консультации со специалистами.

Случаи 2, когда может быть востребована ответственность руководителей: Особая юридическая ответственность

Здесь мы рассмотрим случаи, когда руководители могут быть привлечены к особой юридической ответственности.

Случаи ответственности за предоставление выгод

Если компания предоставляет выгоды в связи с осуществлением прав акционеров, участвующие в этом директора несут солидарную ответственность с получателями выгод за выплату компании суммы, эквивалентной стоимости предоставленных выгод.

Примером может служить ситуация, когда компания выплачивает акционерам деньги в качестве “молчаливого соглашения”, чтобы информация о личных проступках менеджмента не стала общедоступной на собрании акционеров.

При совершении сделок, которые могут вызвать подозрения в предоставлении выгод, необходимо действовать с особой осторожностью. Важно четко обозначить, что это законная оплата за необходимые компании услуги и упорядочить обстоятельства так, чтобы не возникало сомнений в действиях.

Случаи ответственности за распределение излишков

Распределение излишков включает в себя выплату дивидендов из излишков и расходы, связанные с приобретением собственных акций компании.

Проблема возникает, когда при распределении излишков выплачивается сумма, превышающая доступную для распределения сумму на дату вступления в силу распределения излишков. Исполнители, осуществляющие соответствующие действия, и директора, предложившие такие решения, несут солидарную ответственность перед компанией за выплату сумм, эквивалентных бухгалтерской стоимости полученных средств.

Чтобы избежать преследования за неисполнение обязанностей, необходимо тщательно проверять правильность и адекватность финансовой отчетности и предложений по дивидендам вместе с директорами и бухгалтерами.

Как действовать, если против руководителя компании возбуждена ответственность

Здесь мы объясним, какие шаги должен предпринять руководитель, если в отношении него возбуждена ответственность перед компанией.

Что требуется для начального реагирования

Если акционеры предъявляют исковые требования, необходимо поделиться информацией с другими членами руководства и согласовать стратегию ответа. Чтобы избежать иска от имени акционеров, необходимо в течение 60 дней с момента получения требования провести анализ содержания претензий и расследование фактов. Важно, чтобы не только руководители, ставшие объектом требований, но и другие члены руководства сотрудничали и рассматривали адекватные меры реагирования.

Кроме того, при ответе на претензии к ответственности руководителей, необходимо обратиться к адвокатам, не являющимся консультантами компании. Это связано с тем, что между компанией и её руководителями возникает конфликт интересов, и поэтому корпоративные адвокаты не должны выступать в качестве представителей руководителей.

Способы частичного освобождения от ответственности

Даже если руководителю признается ответственность, существуют способы частичного освобождения от неё, если действия были совершены в доброй вере и по легкомыслию.

Ответственность, которая не подлежит частичному освобождению, включает следующее:

• Предоставление выгод
• Ответственность за распределение дивидендов сверх допустимой суммы и за покрытие убытков
• Ответственность директоров, непосредственно проводивших сделки с конфликтом интересов

Частичное освобождение от ответственности может быть осуществлено следующими способами:

• Решение общего собрания акционеров
• Решение совета директоров на основе полномочий, предоставленных уставом
• Договор об ограничении ответственности

Однако следует отметить, что на практике случаи частичного освобождения от ответственности встречаются редко. Это связано с тем, что уменьшение ответственности предпочтительно проводить после того, как суд установит содержание ответственности, и изменить уже установленную сумму ущерба бывает сложно.

Способы полного освобождения от ответственности

Для полного освобождения директора от ответственности требуется согласие всех акционеров. Поэтому на практике у публичных компаний нет возможности применить это.

Даже если акционер владеет 100% акций, для освобождения от ответственности необходимо выражение воли компании об освобождении.

Заявление о предоставлении обеспечения

Директор может подать заявление в суд с требованием обязать акционера, подавшего иск, предоставить соответствующее обеспечение. Если суд вынесет такое решение, но акционер не предоставит обеспечение, иск акционера может быть отклонен до рассмотрения по существу.

Однако следует учитывать, что заявление о предоставлении обеспечения возможно только в случае, если акционер подал иск по злому умыслу.

Ответственность директоров за ущерб третьим лицам: содержание и моменты, на которые следует обратить внимание

Если директора причиняют ущерб третьим лицам (например, кредиторам), они могут нести особую ответственность в соответствии со статьей 429 Японского закона о компаниях (Japanese Companies Act). В данной статье мы рассмотрим содержание и моменты, на которые следует обратить внимание в отношении возможной ответственности директоров за ущерб третьим лицам.

Существуют косвенное и прямое нарушение

«Ущерб», определенный в статье 429 Японского закона о компаниях (Japanese Companies Act), может быть косвенным или прямым. Содержание косвенного и прямого нарушения следующее:

Прежде всего, важно понимать, в каких случаях директора могут быть привлечены к ответственности.

Обратите внимание на ложные записи в финансовой отчетности и других документах

Директора могут совершать ложные записи важных пунктов в финансовой отчетности и других определенных документах, а также делать ложные регистрации и объявления. Если это приводит к ущербу для третьих лиц, они обязаны возместить ущерб в соответствии с Японским законом о компаниях (Japanese Companies Act).

Ответственность за халатность в выполнении обязанностей перед третьими лицами предполагает наличие «злого умысла или грубой небрежности». В то же время, в случае ложных записей и т.п., ответственность может наступить даже при легкой небрежности (статья 429, пункт 2 Японского закона о компаниях (Japanese Companies Act)).

Ответственность несут только те лица, которые участвовали в принятии решения о совершении ложных записей и т.п. Другие директора, которые лишь голосовали за утверждение таких решений, ответственности не несут, однако они могут быть привлечены к ответственности за нарушение обязанностей надзора.

Методы использования корпоративных компенсационных контрактов и страхования ответственности директоров компании

В качестве меры защиты от претензий, связанных с ответственностью руководителей, стоит рассмотреть использование корпоративных компенсационных контрактов и страхования ответственности директоров компании. В этой статье мы объясним основные аспекты этих двух инструментов и их внедрение.

Что такое корпоративный компенсационный договор?

Корпоративный компенсационный договор — это соглашение, по которому компания обязуется возмещать следующие виды расходов:

• Расходы, понесенные должностными лицами при подозрении в нарушении законодательства в процессе выполнения своих обязанностей и в связи с преследованием за такие нарушения
• Расходы на возмещение ущерба третьим лицам, возникшего в результате выполнения служебных обязанностей, а также урегулирование убытков или выплату компенсаций в рамках таких споров

Поскольку для введения такого договора не требуется изменение устава компании, достаточно решения общего собрания акционеров (или совета директоров, если таковой имеется). Содержание решения включает критерии и объекты компенсации, предельные суммы и сроки возмещения.

Должностные лица несут риск, связанный с принятием решений в ходе своей деятельности, но наличие такого договора позволяет снизить беспокойство по поводу этих рисков, что облегчает привлечение квалифицированных специалистов на должности членов совета директоров и исполнительных органов. Кроме того, благодаря корпоративному компенсационному договору, должностные лица могут принимать оптимальные решения в интересах компании, не опасаясь чрезмерных рисков. Это способствует агрессивному управлению и ожидается, что будет способствовать росту компании.

Что такое страхование ответственности руководителей компании

Страхование ответственности руководителей компании – это один из видов страховых контрактов, заключаемых компанией со страховой компанией, также известный как D&O страхование. Оно предусматривает возмещение убытков, возникающих в результате несения ответственности руководителями за исполнение своих обязанностей.

Для определения условий страхования ответственности руководителей необходимо решение общего собрания акционеров (или совета директоров, если таковой имеется). Содержание страхового полиса должно включать следующие пункты:

• Страховая компания
• Застрахованные лица
• Страховая премия
• Срок страхования
• Основания для выплат
• Лимиты выплат
• Объем покрытия
• Исключения из страхового покрытия и специальные условия

Объектами страхования являются компенсации, урегулирования, гонорары адвокатов и другие судебные издержки.

Если руководитель сталкивается с риском судебного преследования, прямое возмещение убытков компанией может оказать значительное финансовое давление на корпоративные финансы. D&O страхование помогает снизить эту нагрузку и защищает капитал компании. Наличие D&O страхования свидетельствует о том, что компания придает большое значение управлению рисками и имеет здоровую систему корпоративного управления, что повышает доверие инвесторов, акционеров и партнеров.

Сравнение корпоративных компенсационных контрактов и страхования ответственности директоров компании

Корпоративные компенсационные контракты и страхование ответственности директоров компании на первый взгляд кажутся похожими системами.

Однако, как показано ниже, между этими двумя системами есть несколько различий.

Более подробно об этих системах вы можете прочитать в следующей статье.

Связанные статьи: Что такое контракт страхования ответственности директоров? Разъяснение процедур после изменений в Японском корпоративном законе и различий с корпоративной компенсацией[ja]

Ключевые моменты при внедрении корпоративных компенсационных соглашений и страхования ответственности руководителей компании

Корпоративные компенсационные соглашения и страхование ответственности руководителей компании представляют собой инструменты, которые могут способствовать привлечению квалифицированных кадров для должностей руководителей, а также позволяют им выполнять свои обязанности без опасений и сдерживания. Поскольку каждый из этих инструментов имеет свои сильные и слабые стороны в плане покрытия рисков, эффективным решением является сочетание обоих систем.

В первую очередь рассмотрите возможность внедрения страхования ответственности руководителей компании, которое относительно легко внедрить из-за меньшего уровня конфликта интересов. Затем, исключая уже покрытые риски, внедрите корпоративные компенсационные соглашения.

При внедрении этих систем важно сформировать такую структуру, которая будет понятна и принята всеми заинтересованными сторонами.

Заключение: По вопросам ответственности руководителей обращайтесь к адвокату

Лица, занимающие руководящие должности и участвующие в управлении компанией, всегда несут риск быть привлеченными к ответственности за ущерб, причиненный компании или третьим лицам. Для защиты роста компании и личных активов необходимо полностью понимать, в каких случаях может быть предъявлено требование о возмещении ущерба, и принимать соответствующие меры.

При разработке мер по предотвращению проблем, связанных с ответственностью руководителей, требуется подготовка доказательств, урегулирование споров и принятие решений в повседневной управленческой деятельности на основе юридических знаний. Поэтому, при рассмотрении мер по защите от ответственности руководителей, рекомендуется проконсультироваться с адвокатом.

Создание системы, позволяющей своевременно обращаться за консультацией к адвокату, поможет правильно понять систему ответственности руководителей и принимать адекватные решения в случае риска.

Руководство по мерам, предпринимаемым нашей юридической фирмой

Юридическая фирма “Монолит” специализируется на IT, особенно в области интернета и права, предлагая высокий уровень экспертизы в обеих сферах. В процессе продвижения семейного управления иногда возникает необходимость в составлении контрактов. Наша фирма занимается созданием и рецензированием контрактов для различных дел, от компаний, зарегистрированных на Токийской фондовой бирже Prime (ранее известной как Первая секция Токийской фондовой биржи), до стартапов. Если у вас возникли трудности с контрактами, пожалуйста, ознакомьтесь со следующей статьей.

Сферы деятельности юридической фирмы “Монолит”: Создание и рецензирование контрактов и т.д.[ja]